Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
III>Thông tin và sự cần thiết phải tổ chức thông tin trong khách sạn

III>Thông tin và sự cần thiết phải tổ chức thông tin trong khách sạn

Tải bản đầy đủ - 0trang

Đề án môn học

GVHD : Mai Kiều Anh

Hơn nữa , tình trạng chất lượng khơng đảm bảo trong khách sạn là xuất phát từ những sai

lệch giữa các mức chất lượng . Trong đó , sai lệch loại 1 sinh ra từ nhận thức sai lầm về những

mong đợi của khách hàng ; sai lệch loại 2 xuất phát từ sự lệch lạc giữa ý muốn của người cung

ứng cái thực sự được thực hiện ; sai lệch loại 3 xảy ra khi sự nhận thức của khách hàng vào lúc

cuối cung ứng dịch vụ mà khách sạn không nắm bắt được .

Nguyên nhân cả ba sai lệch trên đều do thông tin kém hiệu quả . Biện pháp khắc phuvj là

thiết lập và duy trì hệ thống thơng tin có hiệu quả , xây dựng hệ thóng thơng tin nội bộ và coi

trọng việc truyền thông nội bộ

Vậy , công tác tổ chức thông tin trong khách sạn là rất cần thiết .



PHẦN II

NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THƠNG TIN



I) Những vấn đề liên quan đến thơng tin trong khách sạn :

1) Yêu cầu của thông tin trong khách sạn :

Thơng tin được coi như hữu ích cho cơng tác quản trị kinh doanh khi nó đạt được những

yêu cầu cơ bản sau :

SVTH : Cao Thị Cẩm Hương



9



Đề án mơn học

GVHD : Mai Kiều Anh

- Tính kịp thời và tính chính xác : thơng tin trong quản trị kinh doanh khách sạn đòi hỏi

phải đảm bảo tốt yêu cầu này . Nếu thông tin không kịp thời và chính xác sẽ đem lại những hậu

quả khơn lường trong q trình kinh doanh . Ví dụ như việc đặt buồng của khách , đặt tiệc của

khách cũng như sự thay đổi thường xuyên của giá và tỷ giá trên thị trường.

- Tính đầy đủ , tính hệ thống và tính tổng hợp : Mọi thơng tin được đưa vào để xử lý và ban

hành các quyết định quản lý phải có đầy đủ các dữ kiện , mang tính hệ thống từ đơn giản đến

phức tạp và có tính tổng hợp . Như vậy mới đảm bảo cho các quyết định dúng dắn và đạt hiệu

quả cao .

- Tính pháp lý và tính có ích : Trong quản trị kinh doanh tính pháp lý đóng vai trò quan

trọng khi xử lý công việc . Không phải ngẫu nhiên hiện nay mọi việc đăng ký buồng nghỉ hoặc

đặt tiệc tại khách sạn phải được thực hiện bằng fax hoặc bằng những hợp đồng cụ thể .

- Tính bí mật của thông tin : Những thông tin cung cấp cho q trình quản trị kinh doanh

phải đảm bảo tính bí mật khơng chỉ theo nội dung của thơng tin mà cả theo tính thời gian . Nếu

thơng tin khơng đảm bảo được những yêu cầu trên , khi giải quyết vấn đề sẽ gặp những khó khăn

và hiệu quả khơng cao . Yếu tố bí mật thơng tin trong kinh doanh được coi là yếu tố quyết định

đến việc thành bại của hoạt động kinh doanh trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay .

2) Vấn đề nhiễu thơng tin :

Thơng tin thu nhận được có thể khơng đúng với thực tế hoặc không đúng với nguồn truyền

tin . Hiện tượng này được gọi là nhiễu thông tin và do một số nguyên nhân sau :

- Nhiễu thông tin do vật lý : là sự ảnh hưởng của các phương tiện kỹ thuật gây ra như :

điện thoại , máy fax , máy vi tính hoặc các đường truyền dẫn thông tin bị trục trặc , dẫn đến việc

cung cấp thông tin sai lệch

- Nhiễu về ngữ nghĩa : Trong q trình truyền đạt thơng tin , việc sử dụng ngơn ngữ đòi hỏi

phải chính xác . Nếu sử dụng ngơn ngữ khơng chính xác sẽ gây ra việc hiểu lầm và dẫn tới việc

thực hiện kết quả không như mong muốn . Điều này được chú ý không chỉ đối với việc sử dụng

ngôn ngữ Việt Nam mà đặc biệt chú trọng khi sử dụng ngôn ngữ nước ngồi .

- Nhiễu do tính thực dụng của con người : Điều này xảy ra khi những người phát thơng tin

có ý đồ cá nhân . Chính vì vậy mà những thông tin mà họ đưa ra thường sai lệch hồn tồn với

thực tế , nếu xử lý thơng tin thiếu chính xác sẽ mang lại hiệu quả xấu.

II) Cơ sở tổ chức thông tin :

Thông tin được tổ chức trong khách sạn có thể được tổ chức dựa trên những cơ sở sau :

1) Phân loại thông tin :

Theo dõi và ghi chép các hành vi biểu hiện trong kinh doanh , người ta phân loại thông tin

kinh tế thành thông tin vào , thông tin ra , thông tin lên , thông tin xuống , hoặc thông tin nội bộ ,

thơng tin bên ngồi . Hình thức phản ánh của thơng tin có thể bằng văn bản , bằng điện thoại ,

điện tín được cất giữ bằng những vật mang tin khác nhau

Căn cứ vào chức năng của hạch toán trong quản lý sản xuất kinh doanh , thông tin kinh tế

được phân thành 3 loại sau :

+ Thơng tin thống kê

+ Thơng tin kế tốn

+ Thơng tin nghiệp vụ kỹ thuật

a) Thông tin thống kê :

Thông tin thống kê là thông báo , là sự phản ảnh về kết quả ghi chép , phân tích tổng hợp

các hiện tượng và các quá trình kinh tế xã hội số lớn bằng các phương pháp riêng có như điều

tra , phân tổ , số bình quân , chỉ số , tương quan , dự báo ,..... để tổng hợp , phân tích , xử lý số

liệu đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo các cấp các nghành trong chỉ đạo và quản lý nền

kinh tế xã hội . Đặc điểm của thông tin thống kê chính là giá trị của thơng tin được xác lập trên

SVTH : Cao Thị Cẩm Hương

10



Đề án môn học

GVHD : Mai Kiều Anh

cơ sở quan sát số liệu hiện tượng bằng số để tìm hiểu bản chất và tính quy luật vốn có của chúng

( mặt chất ) trong điều kiện thời gian và không gian cụ thể .

b) Thông tin kế tốn :

Là những thơng tin bằng số chỉ sự quay vòng vận động của các phương tiện tài chính , các

nguồn nhân lực bắt buộc phải được thể hiện trên các chứng từ , sổ sách , các chi tiêu tài chính ,

tiền tệ trong đơn vị theo phương pháp ghi chép riêng biệt như ghi sổ kép , vào tài khoản nhằm

giám sát các quá trình sản xuất và chế độ hoạch toán kinh tế . Đặc điểm nổi bật của thơng tin kế

tốn phải là những thông tin đã được thể hiện trên sổ sách kế tốn và phải đảm bảo tính chính xác

tuyệt đối của hiện tượng nghiên cứu đến tận ly , tận tấc .

Thơng tin kế tốn khơng chỉ có tác dụng phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

của đơn vị doanh nghiệp mà quan trọng hơn là công cụ quản lý kinh tế , tài chính của mọi đơn vị

cơ sở sản xuất kinh doanh , của các nhà quản lý cấp trên doanh nghiệp đối với mọi chế độ kinh tế

ở tất cả các quốc gia .

c)Thông tin nghiệp vụ kỹ thuật ( còn gọi là thơng tin tác nghiệp ):

Thông tin nghiệp vụ kỹ thuật chỉ sự ghi chép hiện tượng , sự việc nhằm phục vụ cho nhu

cầu quản lý hàng ngày . Đối tượng cần được thông tin hàng ngày thường là tiến bộ sản xuất ( lao

động , vật tư , phương tiện) , các sự cố và diễn biến khác của các quá trình cơng nghệ sản xuất

hoặc do tác động của thiên nhiên gây ra trên địa bàn hay đơn vị doanh nghiệp .

Tuy nhiên , trong thực tế , nhiều khi cũng khó xác định ranh giới và phân biệt rạch ròi đâu

là thơng tin nghiệp vụ kỹ thuật , đâu là thông tin thống kê và đâu là thông tin kế tốn khi cả 3 loại

thơng tin này đều phản ánh về cùng một hiện tượng nghiên cứu thuộc chức năng quản lý của đơn

vị .Ví dụ thơng tin về lao động , tiền lương vừa là thông tin thống kê vừa là thơng tin kế tốn .

Vậy làm thế nào để biết thông tin phản ánh về các hiện tượng nói trên là thơng tin thống kê hay

thơng tin kế tốn hoặc thơng tin nghiệp vụ kỹ thuật ? Điều này có thể giải thích và phân biệt

chúng căn cứ vào mục đích nghiên cứu và đặc trưng phản ánh của thơng tin .

Tóm lại ,ba loại thơng tin nói trên cũng đều nhằm phục vụ cho sự điều hành , quản lý doanh

nghiệp . Nói cách khác , ba loại thông tin này đều là thông tin kinh tế , mà thông tin kinh tế

không phải là cái gì khác , nó chính là cơng cụ , là phương pháp quản lý sản xuất , kinh doanh

theo kế hoạch của từng đơn vị hạch toán kinh tế .

2) Yêu cầu thông tin ở các bộ phận :

Trong khách sạn gồm nhiều bộ phận khác nhau , mỗi bộ phận đảm nhận những nghiệp vụ

tương đối độc lập . Do đó , u cầu về thơng tin ở các bộ phận là khác nhau và căn cứ và nghiệp

vụ chính của từng bộ phận :

a) Bộ phận đón tiếp :

- Là bộ phận làm việc tại sảnh (bao gồm có bảo vệ ,lễ tân , nhân viên đặt chỗ , nhân viên

chỉ dẫn , nhân viên phụ trách bàn ) liên quan tới những công việc : nhận đặt chỗ trước , phân phối

phòng , phục vụ khách khi lưu trú ( thông tin , chỉ dẫn , thư tín ,...)

Bộ phận đón tiếp là bộ phận liên hệ trực tiếp với khách trước và trong khi khách lưu trú tại

khách sạn , cũng như làm trung gian giữa khách và các bộ phận trong khách sạn .

- Các nhiệm vụ chủ yếu :

+ Nhận đặt chỗ.

+ Đón tiếp và làm thủ tục .

+ Môi giới và cung cấp dịch vụ cho khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn (như nhận

các yêu cầu cung cấp các dịch vụ , giao nhận và bảo quản chìa khố , giao nhận ,bảo quản tài sản

của khách , nhận tin và tiếp tân , các dịch vụ bưu điện ).

+ Cung cấp thông tin cho khách .

+ Lên lịch và phân phối phòng .

SVTH : Cao Thị Cẩm Hương

11



Đề án môn học

GVHD : Mai Kiều Anh

+ Quản lý thông tin về khách , phòng , buồng .

+ Tiến hành các thủ tục thanh toán , tiễn khách.

+ Lập báo cáo về tình hình khách , tình hình sử dụng phòng .

.............

b) Bộ phận nhà hàng :

- Là bộ phận phục vụ nhu cầu ăn uống của khách du lịch , bán và phục vụ khách các dịch

vụ ăn uống .

- Các nghiệp vụ chính :

+ Làm thực đơn hàng ngày và thực đơn đặc biệt .

+ Quản lý thu chi , thanh toán với thực khách .

+ Phục vụ ăn uống .

c) Bộ phận phòng ngủ:

- Là bộ phận quản lý phòng của khách , đảm bảo vệ sinh và an tồn nghỉ ngơi cho khách

trong q trình lưu trú tại khách sạn .

- Nhiệm vụ :

+ Theo dõi tình hình phòng , có kế hoạch làm vệ sinh , tu sửa phòng để đảm bảo khả năng

phục vụ khách có hiệu quả nhất .

+ Theo dõi tình hình khách để đảm bảo vệ sinh và an toàn nghỉ ngơi cho khách .

+ Thường xuyên thông báo cho quản lý , đặc biệt là cho bộ phận đón tiểp về tình trạng

phòng và khả năng sẵn sàng đón tiếp .

d) Bộ phận kinh doanh :

- Là bộ phận giữ vai trò chủ đạo trong cơng tác quản lý kinh doanh khách sạn . Bộ phận này

có hai nhiệm vụ cơ bản :

+ Một là nhiệm vụ tổng hợp : Với nhiệm vụ này , bộ phận kinh doanh tổng hợp phải nâng

cao uy tín của khách sạn , xây dựng và phát triển hình tượng tốt của khách sạn; phải xây

dựngquan hệ thông tin hai chiều với công chúng , tranh thủ tình cảm của cơng chúng , được cơng

chúng thơng cảm và ủng hộ ; phân tích các điều kiện , tình hình và phản hồi thơng tin của công

chúng tới Tổng giám đốc và các bộ phận khác , khi nâng cao hiệu quả kinh tế của khách sạn thì

đồng thời phải nâng cao hiệu quả xã hội .

+ Hai là nhiệm vụ kinh doanh : trong nhiệm vụ này bộ phận kinh doanh tổng hợp phải dựa

trên cơ sở điều tra nghiên cứu thị trường để xác định thị trường kinh doanh ,lựa chọn nhóm sản

phẩm tối ưu của khách sạn , kênh kinh doanh , mục tiêu kinh doanh , kịp thời thu lượm thông tin

trên thị trường du lịch và các thông tin phản hồi trong quá trình kinh doanh , thường ký tổng hợp

và báo cáo thông tin tại hội nghị kinh doanh của khách sạn .

e) Bộ phận tài vụ :

- Là bộ phận quản lý cực kỳ quan trọng trong khách sạn , chịu trách nhiệm tồn diện cơng

tác quản lý tài vụ , hạch toán kế toán , quản lý vật tư và quản lý thông tin của khách sạn .

- Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận tài vụ là : Kịp thời hoạch tốn một cách chính xác và kiểm

tra tình hình tài vụ , hoạt động kinh tế và hiệu quả kinh doanh của khách sạn , cung cấp cho người

quản lý khách sạn những thông tin kế toán , tài vụ tin cậy ; tăng cường quản lý kế hoạch , lập ra

kế hoạch tài vụ ; tăng cường hoạch tốn kinh tế , làm tốt cơng tác kiểm sốt chi tiêu , tiết kiệm

chi phí , hạ giá thành , gia tăng doanh lợi ; tăng cường cơng tác phân tích tài vụ , kiểm tra tình

hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế , phản ánh ình hình quản lý kinh doanh , tổng kết kinh

nghiệm , phát hiện vấn đề , thúc đẩy khách sạn cải tiến quản lý kinh doanh ; huy động và tích luỹ

vốn ; phân phối và sử dụng một cách hợp lý để đạt hiệu quả kinh tế ngày càng lớn ; tăng cường

giám sát kế toán , quán triệt chế độ tài vụ , giữ gìn kỷ luật về kinh tế tài chính , bảo vệ tài sản và

lợi ích của khách sạn .

SVTH : Cao Thị Cẩm Hương

12



Đề án môn học

GVHD : Mai Kiều Anh

f) Bộ phận nhân sự :

- Là bộ phận chức năng về quản lý nhân sự và công tác đào tạo của khách sạn .

- Nhiệm vụ : xác định cơ cấu tổ chức của khách sạn và biên chế của các bộ phận; lập kế

hoạch và thực hiện tuyển dụng cán bộ , công nhân viên ; quy định chế độ và thực hiện đánh giá

công việc của cán bộ công nhân viên ; đề ra và chấp hành chế độ quản lý cán bộ công nhân viên,

tham gia biên soạn và sửa chữa “ quy chế , điều lệ” của khách sạn; làm tốt công tác lao động tiền

lương , phúc lợi và bảo hộ lao động ; quản lý công tác bồi dưỡng và đào tạo cán bộ công nhân

viên . Thực hiện cơng tác quản lý hành chính khác .

g) Bộ phận bảo vệ :

- Là bộ phận có vị trí đặc biệt và vai trò quan trọng vì việc làm tốt công tác bảo vệ chẳng

những giúp các bộ phận khác của khách sạn hoạt động bình thường mà còn trực tiếp bảo vệ an

tồn cho khách .

- Nhiệm vụ : Bảo vệ lợi ích của khách sạn , tăng cường công tác bảo vệ nội bộ , đề ra các

chế độ , quy định và các biện pháp an tồn có hiệu quả , tiến hành tun truyền , giáo dục pháp

luật , nâng cao ý thức bảo vệ an tồn của cán bộ cơng nhân viên , phòng ngừa xảy ra các sự cố bất

ngờ .

h) Bộ phận kỹ thuật :

-Là bộ phận quản lý cơ sở vật chất của khách sạn , cung cấp các điều kiện vật chất cần

thiết để nâng cao chất lượng phục vụ , bảo đảm hoạt động kinh doanh của khách sạn diễn ra bình

thường .

- Nhiệm vụ : Lập kế hoạch quản lý việc vận hành các thiết bị ; bảo dưỡng ,sửa chữa và

đổi mới các thiết bị điện , máy điều hồ khơng khí , thiết bị cung cấp nước , thiết bị cung cấp hơi

đốt , các máy thông tin liên lạc , các phương tiện và đồ dùng , dụng cụ gia dụng .

3) Cơ cấu tổ chức của khách sạn :

Tuỳ thuộc vào quy mô khách sạn , các dịch vụ mà khách sạn phát triển , các điều kiện kinh

tế - xã hội nơi khách sạn hoạt động ... mà mỗi khách sạn lựa chọn một cơ cấu tổ chức cho phù

hợp . Mỗi mơ hình có phương thức quản lý riêng và do đó có cách thức tổ chức thơng tin khác

nhau .

a) Cơ cấu trực tuyến :

Theo mơ hình cơ cấu trực tuyến , luồng thông tin mệnh lệnh được truyền đạt một cách

nhanh chóng từ trên xuống dưới và luồng thông tin phản hồi từ dưới lên cấp trên nhanh.

b) Cơ cấu tổ chức theo chức năng :

Ở mơ hình cơ cấu tổ chức theo chức năng , nhân viên thực hiện chịu sự chỉ đạo của một số

thủ trưởng là chuyên gia trong từng lĩnh vực khác nhau . Do đó , luồng thơng tin từ trên xuống sẽ

dày đặc , đan chéo nhau .

c)Cơ cấu tổ chức hỗn hợp :

Theo mơ hình này , ở các bộ phận cấp thấp luồng thông tin chỉ đi theo một đường thẳng và

chịu sự lãnh đạo của một cấp trên .

Nhưng cấp trung gian lại chịu sự lãnh đạo của một số người là chuyên gia trong lĩnh vực

nhất định dẫn đến luồng thông tin đến cấp trung gian là luồng thông tin tổng hợp .

* Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp càng có nhiều cấp thì khoảng cách giữa người phát

tin và người nhận tin càng xa . Do đó tính hiệu quả của truyền thơng giảm .

Bảng minh hoạ sự suy giảm tính chính xác của thơng điệp theo cơ cấu

Cấp bậc

Thông điệp ban đầu

Mức độ giảm tính chính xác

- Ban lãnh đạo cấp cao

100%

0%

- Các phó giám đốc

66%

34%

- Các chuyên viên , trưởng dự án 56%

44%

SVTH : Cao Thị Cẩm Hương

13



Đề án môn học

- Các quản đốc

- Các đốc công

- Công nhân sản xuất



GVHD : Mai Kiều Anh

60%

70%

80%



40%

30%

20%



Để khắc phục những trở ngại này , cần thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý , giảm đến mức tối đa

các cấp trung gian để tăng tính chính xác và giảm thời gian truyền thơng.

4) Theo cấp quyết định :

a) Ba cấp quản lý trong một tổ chức

Trong một tổ chức có 3 mức quản lý có tên là : Lập kế hoạch chiến lược , kiểm soát quản

lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp .

Sau đây là tháp quản lý



Quyết định



Cấp chiến

lược



Thông tin



Cấp chiến

thuật

Quyết định



Thông tin

Cấp tác

nghiệp



Quyết định



Thông tin



Xử lý giao

dịch

Dữ liệu



Dữ liệu



Dữ liệu



Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục

đích , mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức . Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và những

đường lối . Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến thuật có nhiệm vụ tiềm kiếm

các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược ,thiết lập các chiến lược mua sắm ,

đa dạng hoá và định vị sản phẩm , tung ra các sản phẩm mới , thiết lập và theo dõi ngân sách.

Cuối cùng ở mức điều hành tác nghiệp ,người ta quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu

lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân

thủ những ràng buộc về tài chính , thời gian và kỹ thuật .

Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau .

Việc ra quyết định khác nhau cần được cung cấp thông tin khác nhau . Căn cứ vào 3 cấp quản lý

tên người ta chia quyết định của một tổ chức thành 3 loại : quyết định chiến lược ,quyết định

chiến thuật và quyết định tác nghiệp

Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây

dựng nguồn lực cho tổ chức .

Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những

quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực .

Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ .

SVTH : Cao Thị Cẩm Hương

14



Đề án môn học

GVHD : Mai Kiều Anh

b) Tính chất của thơng tin theo mức quyết định :

Với mỗi cấp quyết định thì thơng tin phục vụ cần có những tính chất riêng theo bảng sau :

Bảng : Tính chất của thơng tin theo cấp quyết định

Đặc trưng thông tin Tác nghiệp

Chiến thuật

Tần suất

Đều đặn , lặp lại

Phần lớn là thường

kỳ , đều đặn

Tính độc lập của kết

quả

Thời điểm



Dự kiến trước được



Mức chi tiết

Nguồn



Rất chi tiết

Trong tổ chức



Tính cấu trúc



Cấu trúc cao



Độ chính xác



Rất chính xác



Cán bộ sử dụng



Giám sát họat động

tác nghiệp



Quá khứ và hiện tại



Dự đoán sơ bộ , có

thơng tin bất ngờ .

Hiện tại và tương lai

Tổng hợp , thống kê

Trong và ngoài tổ

chức

Chủ yếu là có cấu

trúc. Một số phi cấu

trúc .

Một số dữ liệu có

tính chủ quan

Cán bộ quản lý

trung gian



Chiến lược

Sau một kỳ dài,

trong trường hợp

đặc biệt.

Chủ yếu khơng dự

kiến được

Dự đốn cho tương

lai là chính

Tổng hợp , khái qt

Ngồi tổ chức là

chính

Phi cấu trúc cao

Mang nhiều tính chủ

quan

Cán bộ quản lý cấp

cao



Các quyết định chiến lược thường đòi hỏi những thơng tintừ các nguồn bên ngồi như

thơng tin về khuynh hướng thị trường , sự thay đổi thị hiếu của khách hàng , thông tin về đối thủ

cạnh tranh...Các quyết định chiến lược còn đòi hỏi những thơng tin có phạm vi phổ biến rộng rãi ,

hỗn hợp , định hướng vào tương lai và mang tính định hướng.

Trái lại các quyết định tác nghiệp đòi hỏi những khối lượng lớn thông tin nội bộ ,dễ xác định ,

khá chi tiết , từ các báo cáo hằng ngày hay hàng tuần , chính xác và mang tính định lượng .Còn

các quyết định chiến thuật có những u cầu về thơng tin nằm giữa yêu cầu của các quyết định

chiến lược và các quyết định tác nghiệp .

III) Tổ chức thông tin trong khách sạn

1) Tổ chức thông tin liên hệ bên ngồi :

a) Các đầu mối thơng tin của khách sạn

Các đầu mối thông tin của khách sạn bao gồm tất cả các đối tượng trong môi trường kinh

doanh của khách sạn :khách hàng , khách sạn cạnh tranh , khách sạn có liên quan , khách sạn sẽ

cạnh tranh , nhà cung cấp .

Sơ đồ các đầu mối thông tin của khách sạn

Nhà nước

và cấp trên

KHÁCH SẠN

Hệ thống quản lý



Khách hàng

Khách sạn

cạnh tranh

SVTH : Cao Thị Cẩm Hương



Đối tượng quản lý



15



Đề án môn học



GVHD : Mai Kiều Anh

Các DN lưu trú

khác

Nhà cung

cấp



Về các đầu mối trong sơ đồ :

- Nhà nước và cấp trên : Mọi doanh nghiệp hoạt động trong một quốc gia phải chịu sự quản lý

của nhà nước quốc gia đó . Mọi thơng tin mang tính định hướng của nhà nước và cấp trên đối với

doanh nghiệp như luật thuế , luật môi trường , quy chế bảo hộ , tiêu chuẩn xếp hạng khách sạn ...

là những thông tin mà bất kỳ một khách sạn nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên .

- Khách hàng : Trong nền kinh tế thị trường thì thơng tin về khách hàng là tối quan trọng . Tổ

chức thu thập , lưu trữ và khai thác thông tin về khách hàng như thế nào là một trong những

nhiệm vụ lớn của một doanh nghiệp .

- Khách sạn cạnh tranh : Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày của khách

sạn .

- Các doanh ngiệp lưu trú khác :là những hình thức lưu trú khác cạnh tranh với khác sạn như

hotel ,bungalow , resort ,... đây là đầu mối thông tin quan trọng thứ tư của khách sạn.

- Khách sạn sẽ cạnh tranh : Muốn khách sạn tồn tại trong thời gian dài , nhà quản lý cần phải

có những thơng tin về những đối thủ sẽ xuất hiện - các khách sạn sẽ cạnh tranh.

- Các nhà cung cấp :Nhà cung cấp là những đơn vị cung cấp cho khách sạn các trang thiết bị ,

nguyên liệu , điện , nước và các hàng hoá để phục vụ khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn.

Các nhà cung cấp đối với các khách sạn là đầu mối cần có sự chú ý đặc biệt . Thông tin về họ

giúp khách sạn hoạch định được kế sách phát triển cũng như kiểm sốt tốt chi phí và chất lượng

sản phẩm hay dịch vụ của mình .

Các đầu mối thơng tin trên đều quan trọng đối với khách sạn , nhưng đó lại là những tổng

thể lớn , rất biến động , và họ khơng có trách nhiệm cung cấp thơng tin cho khách sạn vì vậy việc

tổ chức thu thập , lưu trữ , và xử lý thông tin từ các nguồn trên như thế nào là một cơng việc khó

khăn và đòi hỏi chi phí lớn .

b) Tổ chức thơng tin :

Việc tổ chức thơng tin liên hệ bên ngồi của khách sạn được thực hiện theo sơ đồ sau :

Thông tin từ MT



Hệ thống quản lý



Thông tin tác nghiệp



Đối tượng quản lý



Thông tin ra môi trường



Thông tin ra quyết

định



SVTH : Cao Thị Cẩm Hương



16



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

III>Thông tin và sự cần thiết phải tổ chức thông tin trong khách sạn

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×