Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
CHƯƠNG 2: BÀI TOÁN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH HẠNH HƯỜNG

CHƯƠNG 2: BÀI TOÁN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH HẠNH HƯỜNG

Tải bản đầy đủ - 0trang

ngững phát triển và mở rộng quy mô các gian hàng, các mặt hàng đảm bảo chất lượng.

Với hình thức kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau cửa hàng đã cung cấp một lượng

hàng hoá tương đối lớn cho người tiêu dùng trên địa bàn của huyện và các vùng lân

cận như Phú Lộc và Hương Thủy. Số lượng hàng hố trong Cơng ty ngày càng lớn, đa

dạng và phong phú về chủng loại các sản phẩm nhằm phục vụ cho người tiêu dùng,

trong Công ty được chia thành nhiều gian hàng, các gian hàng được chứa từng loại sản

phẩm riêng biệt, thuận tiện cho việc quản lý, kiểm kê.

Các mặt hàng đặc thù của Cơng ty là:



*Quy trình bán hàng của Công ty hiện nay.



H



+ Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng.



uế



+ Phân phối bia cũng như các loại nước giải khát



tế



Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu về hàng hóa thì phát sinh u cầu nhập hàng.

Nếu hàng không đủ số lượng hoặc không đặt yêu cầu thì:



nh



+ Báo cáo kiểm tra hàng khơng chấp nhận được chuyển tới bộ phận mua



Ki



hàng.



+ Những mặt hàng không đạt yêu cầu sẽ để riêng chở chuyển lại cho nhà



họ



c



cung cấp.



Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới bộ phận quản lý kho đối với



ại



hàng đã được chấp nhận.



Đ



Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu xuất hàng bán cho khách hàng, thì hóa đơn sẽ

được bộ phận bán hàng bán viết theo yêu cầu mua hàng hóa của khách hàng.

Khi hàng hóa bán cho khách hàng mà không được khách hàng chấp nhận( do

không đạt yêu cầu kỷ thuật hoặc không đảm bảo chất lượng) thì hàng sẽ được chuyển

tới bộ phận kiểm tra, nếu đúng thì sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho.

- Khi có u cầu về thơng tin xuất nhập hàng hóa thì bộ phận quản lí kho phải

lập các báo cáo về hàng hóa cho bộ phận quản lí bán hàng biết được tình hình về các

thơng tin hàng hó. Trong kho có những loại hàng hóa nào, số lượng là bao nhiêu…để

tiến hành thủ tục xuất hàng.



28



- Mọi thông tin cũng như doanh thu của hàng hóa bán cũng như hàng hóa nhập

được các bộ phận ghi chép lại cẩn thận chuyển đến lãnh đạo Công ty ở mỗi cuộc họp

của Cơng ty( hàng tuần, hàng tháng, hàng q…)

*Phân tích SWOT

- Tình hình thực tế

+Tại huyện Nam Đơng nói riêng và tồn tỉnh Thừa Thiên Huế nói chung

việc phân phố sĩ lẻ các mặt hàng hóa như bia, rượu và các nhu yếu phẩm diễn ra

rất nhiều và có rất nhiều doanh nghiệp tham gia, đó là thách thức khơng nhỏ đối

với Cơng ty TNHH Hạnh Hường.



uế



+ Điển hình là Công ty TNHH Anh Phương, Công ty TNHH Lê Minh,



H



cùng với đó là hàng loạt các doanh nghiệp vừa và nhỏ phân bố rộng khắp trên toàn địa



tế



bàn, sức cạnh tranh cao.



-Phân tích SWOT Cơng ty TNHH Hạnh Hường.



nh



+ Điểm mạnh: Là một thương hiệu có tầm bao quát lớn trong toàn huyện



Ki



cũng như trong Tỉnh Thừa Thiên Huế, sản phẩm đa dạng, giá cả cạnh tranh, dây

chuyên phân phối cũng như sản xuất tiên tiến, ban lãnh đạo cơng ty có năng lực quản



họ



c



lý tốt, danh mục sản phẩm đa dạng ( 50 mẫu mã sản phẩm), quan hệ bền vững với các

đối tác, đội ngủ tiếp thị và phân phối sản phẩm giàu kinh nghiệp.



ại



+ Điểm yếu: Chủ yếu tập sản phẩm vào thị trường trong vùng huyện,

Lộc.



Đ



trong tỉnh thì nhỏ giọt, hoặt động Marketing chủ yếu là thị trường Nam Đơng, Phú

+ Cơ hội: Các chính sách của tỉnh về ưu tiên cho doanh nghiệp được

phát tiển bền vững và thúc đẩy GDP toàn tỉnh. Nguồn cung cấp sản phẩm đa dạng và

phong phú, dân trí người dân đang càng ngày càng tăng cao thúc đẩy q trình nhu cầu

tăng mạnh.

+ Thách thức: Tính cạnh tranh trong ngành nghề cao cũng là một tác

nhân không nhỏ cho q trình phát triển Cơng ty, giá cả đang có xu hướng tăng khiến

q trình nhập hàng gặp nhiều khó khăn trong việc tài chính.



29



nh



tế



H



uế



2.3. u cầu của cơng tác quản lý bán hàng tại Công ty và mô tả bài tốn



Ki



Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức của quản lý bán hàng trong Cơng ty



họ



*Nhập hàng mới



c



Quy trình bán hàng



Khi bộ phận nhập kho có phiếu yêu cầu nhập kho thì phía nhà cung cấp sẽ tiến



ại



hành nhập kho cho phía Cơng ty.



Đ



-Với những mặt hàng đã được nhập kho, người quản lý bán hàng sẽ lựa chọn

những mặt hàng đang được tiêu thụ nhanh nhất rồi gửi đơn nhập hàng cho nhà cung

cấp. Khi hàng mới được nhập về thì bộ phận kiểm kê sẽ kiểm tra lại các mặt hàng có

đạt chuẩn hay khơng , nếu đã đạt thì số lượng hàng hóa sẽ được nhập kho. Sau khi q

trình nhập kho diễn ra bên phía Cơng ty tiến hành thanh tốn hóa đơn cho phía nhà

cung cấp. Lúc đó hợp đồng giữa nhà cung cấp và Cơng ty đã hồn tất.

*Xuất hàng



30



-Khi khách hàng đã tìm được các sản phẩm cần mua thì phía Cơng ty sẽ tiến

hành các thủ tục xuất hàng cần thiết như xem số lượng sản phẩm, đơn giá sản phẩm rồi

xem có giảm giá khơng tiến hành in phiếu hóa đơn cho khách hàng.

- Sau đó hố đơn bán hàng được đưa cho bộ phận kế toán lưu giữ và thống kê.

Cuối mỗi tháng bộ phận kế toán thống kê và tổng hợp mặt hàng bán chạy nhất trong

tháng.

- Sau mỗi ngày làm việc, các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ sắp xếp kiểm tra

lại các mặt hàng kho, để kiểm kê, báo cáo với trưởng ca. Sau khoảng một tuần hay một

tháng phía Cơng ty, tổ trưởng nhân viên sẽ dựa vào sổ sách, giấy tờ để tổng hợp lượng



uế



hàng hố đã bán được, lượng hàng hố còn tồn đọng trong kho những mặt hàng nào đã



H



hết, sắp hết, mặt hàng nào cần phải nhập thêm, mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng,

thống kê số nợ của khách hàng dựa và hoá đơn bán hàng rồi yêu cầu khách hàng trả



tế



nợ.



nh



*Nghiệp vụ hệ thống



Ki



- Hằng ngày bộ phận giao dịch phải lập báo cáo tình hình bán hàng trong ngày, lập

danh sách những khách hàng còn nợ đại lý và đại lý còn nợ nhà cung cấp và gởi cho ban



họ



c



quản lý.



- Hệ thống cho phép ban quản lý xem tình hình doanh, lợi nhuận qua các năm,



ại



các tháng để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho hợp lý trong thời gian tới.



Đ



- Thứ sáu hàng tuần, nhân viên kho hàng sẽ kiêm kê kho để chuẩn hóa lại số

hàng tồn thực và số hàng tồn trên máy. Lập danh sách mặt hàng cần nhập và gởi cho

bộ phận giao dịch để đặt hàng.

- Ngoài ra, cứ 3 tháng hệ thống phải cập nhật lại đơn giá bán mới do ban quản lý gởi

xuống.

- Khi có thay đổi về đơn giá mua, ban quản lý gởi hợp đồng ký kết xuống cho hệ

thống.

*Những thông tin hệ thống cần lưu trữ:

- Thông tin khách hàng: Tên khách hàng, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại.



31



- Thơng tin hàng hóa: Tên hàng, đơn giá, đơn vị,loại hàng, nhà sản xuất.

- Thông tin loại hàng: Tên loại hàng, nhà sản xuất.

- Thông tin nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, email.

- Thông tin nhân viên: Tên nhân viên,chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, email.

- Thông tin hóa đơn: Số hiệu hóa đơn, số lượng mặt hàng, người lập hóa đơn,

ngày tháng lập hóa đơn.

- Thơng tin hàng hóa: Mã hàng, loại hàng, tên hàng, đơn giá, số lượng, mã

loại hàng,

- Thông tin tồn kho: Mã hàng, tháng, năm, tổng nhập, tổng xuất, tồn đầu kì,



Đ



ại



họ



c



Ki



nh



tế



H



uế



tồn cuối kì.



32



CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG

CHO CƠNG TY TNHH HẠNH HƯỜNG

3.1. Phân tích hệ thống quản lý bán hàng cho Công ty TNHH Hạnh Hường

Phân tích hệ thống là việc xác định xem chức năng nghiệp vụ của hệ thống là gì.

Trong giai đoạn này bao gồm việc nghiên cứu hệ thống hiện thời, tìm ra ngun lý

hoạt động của nó và những vị trí mà nó có thể được nâng cao, cải thiện. Bên cạnh đó là

việc nghiên cứu xem xét các chức năng mà hệ thống cần cung cấp và các mối quan hệ



uế



của chúng, bên trong cũng như phía bên ngồi hệ thống.

Mục đích: Xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ



H



thống thơng tin. Trong giai đoạn này cần phải xác định rõ ràng những gì mà hệ thống



tế



cần phải thực hiện phân tích phải đề cập đến những mô tả cơ sở, các mô tả này sẽ được

trình bày rõ trong một tài liệu gửi cho người sử dụng phê chuẩn trước khi tiến hành



nh



những cơng việc tiếp theo.



Ki



Phân tích hệ thống sử dụng các sơ đồ chính như sơ đồ chức năng, sơ đồ ngữ cảnh

và sơ đồ luồng dữ liệu. Ngoài ra sử dụng các sơ đồ phân rã để thể hiện chi tiết hơn



họ



c



từng nội dung của sơ đồ chính.



Sơ đồ chức năng: mơ tả cụ thể và chính xác các chức năng mà hệ thống cung



ại



cấp. Các sơ đồ khác phải được thiết kế dựa trên sơ đồ chức năng.

thống.



Đ



Sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện mối quan hệ của hệ thống với các tác nhân bên ngoài hệ

Sơ đồ luồng dữ liệu: thể hiện rõ mối liên hệ giữa các chức năng bên trong hệ

thống cũng như các tác nhân bên ngoài hệ thống. Sơ đồ này cho biết các luồng thông

tin hay dữ liệu di chuyển như thế nào.

3.1.1. Phân tích các nghiệp vụ trong hệ thống

3.1.1.1. Quản lý bán hàng

Chức năng này cho phép hệ thống quản lý về các thơng tin liên quan đến q trình

bán hàng như thơng tin hàng, lập hóa đơn, cập nhật hóa đơn và tiến hành thanh tốn.

33



3.1.1.2. Quản lý thơng tin nhập hàng

Chức năng quản lý thơng tin nhập hàng có nhiệm vụ lưu lại các thơng tin hàng

hóa đã được nhập, bởi nhà cung cấp nào, đơn giá, số lượng hàng hóa. Nhân viên bán

hàng sẽ tiến hành nhập vào hệ thống và in phiếu nhập hàng chuyển đến bộ phận kho

hàng.

3.1.1.3. Quản lý thanh toán

Chức năng quản lý thanh toán cho phép hệ thống quản lý về việc thanh tốn các

hóa đơn bán, hóa đơn xuất của Cơng tyqua các nghiệp vụ kế tốn như tiếp nhận hóa



uế



đơn, duyệt hóa đơn, kết tốn và thanh tốn hóa đơn.

3.1.1.4. Quản lý kho hàng



H



Chức năng này cho phép hệ thống quản lý những sản phẩm đã được nhập vào



nh



kho hàng đáp ứng những nghiệp vụ bán hàng.



tế



kho hàng về thông tin, số lượng các mặt hàng để tiến hành các thủ tục báo cáo kiểm kê

3.1.1.5. Quản lý về mặt thống kê báo cáo.



Ki



Chức năng này cho phép hệ thống đưa ra những tính tốn và cho phép in ra các



họ



Đ



ại



cơng nợ của cơng ty.



c



hóa đơn chứng từ kê khai báo cáo doanh thu của Công tycũng như những thống kê về



34



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CHƯƠNG 2: BÀI TOÁN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH HẠNH HƯỜNG

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×