Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Xây dựng lại bộ máy các phòng ban

Xây dựng lại bộ máy các phòng ban

Tải bản đầy đủ - 0trang

47



cao.Do vậy cơng ty nên xây dựng thêm một phòng ban. Đây có thể được

gọi là phòng kế hoach và nghiên cứu thị trường. Còn phòng chuẩn bị kế

hoạch và kinh doanh đổi thành phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh.

Nhiệm vụ của hai phòng được phân bổ rất rõ ràng.

Đối với phòng kế hoach và nghiên cứu thị trương: Phòng này sẽ có

nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và phương hướng hành động cho công ty.

Đồng thời nghiên cứu thị trường tìm kiếm các bạn hàng, phân tích tình

hình cơng ty so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường, và tìm giải pháp

nâng cao được hình ảnh của cơng ty trên thị trường kinh doanh

Đối với phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh: Phòng này có nhiệm

vụ chủ yếu là lập các phương án dự thầu, tìm các nhà đầu tư, tìm nguồn

đầu vào.Liên hệ với các nhà cung ứng cũng như các nhà mở thầu, đàm

phán kế hoạch với họ.

Mặt khác, do Giám đốc công ty điều hành trực tiếp nhiều cấp dưới.

Trong khi đó, nhà lãnh đạo chỉ nên quản lý từ 4 đến 5 cấp là hiệu quả

nhất. Do vậy, khi mới cổ phần Giám đốc có thể điều hành nhiều phòng

ban nhưng về dài thì dám đốc nên phân quyền cho cấp dưới. Theo ý kiến

của tôi, Giám đốc nên lập một phó giám đốc mới chuyên về mảng kinh

doanh. Phó giám đốc này sẽ đảm nhận về hoạt động kinh doanh cũng

như tình hình tài chính của tổ chức và có trách nhiệm báo cáo với lãnh

đạo. Làm như vậy, sẽ giảm được gánh nặng cho giám đốc, đồng thời

quđó sẽ quản lý về hoạt động kinh doanh được tốt hơn do có sự quản lý

tập chung của phó giám đốc.

2.2. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận

Giảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận là một trong những

nhược điểm lớn của mơ hình trực tuyến chức năng so với mơ hình trực

tuyến.Chính việc phân cấp tổ chức theo chức năng đã dẫn đến việc phối

hợp giữa các bộ phận khác nhau về chức năng suy giảm. Điều này làm



48



cho tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác

và văn hố tổ chức bị rời rạc.

Để khắc phục nhược điểm trên trong bộ máy cơ cấu của cơng ty ta có

những giải pháp sau:

Thứ nhất, dựng một sơ đồ cơ cấu đặt tại vị trí thuận tiện để mọi nhân

viên đều dễ dàng nhìn thấy thường xun. Nhờ đó nắm vững được mối

liên hệ chức năng giữa các phòng, ban để biết được những bộ phận phối

hợp khi cần thiết.

Thứ hai, ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp bao

gồm các phó giám đốc hoặc trưởng phòng ở các lĩnh vực có liên quan

cùng tham gia thảo luận và giải quyết vấn đề chung. Đôi khi cần triệu tập

tất cả các nhân viên trong tổ chức để thông báo mục tiêu chiến lược và

lấy ý kiến của mọi người. Thông qua hình thức này sẽ tạo động lực cho

các thành viên của cơng ty được phát biểu, từ đó tạo nên sự quan trọng

của mỗi thành viên trong tổ chức, góp phần tạo động lực để mọi người

làm việc tốt hơn.

Thứ ba, xây dựng những sứ giả thường là những nhà tham mưu hoặc

những người có quan hệ tốt trong tổ chức tìm hiểu cơng việc của phòng

ban, bộ phận qua đó thơng tin trog tổ chức được tun truyền và trở

thành thông suốt sẽ là tăng hiệu quả phối hợp

Thứ tư, cơng bố rộng rãi những chiến lược, chính sách, kế hoach lớn

cho tất cả các thành viên, bộ phận có liên quan.

2.3.Khơng ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực trong cơng ty có chất lượng tương đối cao. Tuy nhiên

khơng vì lý do đó mà công ty lơi lỏng việc nâng cao chất lượng nguồn

nhân lực. Do môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và khó đốn

trước nên cơng ty cần phải nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để có thể

phù hợp với những điều kiện mới. Việc nâng cao chất lượng nguồn nhân



49



lực không chỉ nâng cao cho cán bộ nhân viên mà ngay cả nhà lãnh đạo

cũng cân đươc nâng cao nhất là về chuyên môn quản lý. Do Công ty Cổ

phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Đường Sắt là một xí nghiệp phát triển

lên nên khả năng quản lý của các nhà lãnh đạo vẫn chưa phù hợp với

môi trường mới do vậy cần đặc biệt đến việc nâng cao kĩ năng quản lý

cho nhà lãnh đạo

2.3.1 Hoàn thiện kĩ năng quản lý cho nhà lãnh đạo

Trước hết cần đào tạo đội ngũ những nhà lãnh đạo gồm Giám đốc,

các phó Giám đốc, các trưởng, phó phòng trong cơng ty

Để hồn thiện kĩ năng quảnl ý cần thực hiện các giải pháp cụ thể sau:

Thứ nhất, Hoàn thiện kĩ năng lãnh đạo trực tiếp: Là kĩ năng làm việc

với con người trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài liên quan đến

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thứ hai, Hoàn thiện kĩ năng uỷ quyền: Là kĩ năng mà người lãnh đạo

cho phép cấp dước có quyền chịu trách nhiệm, quyền ra quyết định ở

một số khâu, một số giai đoạn. Cần phải thấy rõ ở đây, là mặc dù người

cấp trên giao quyền cho cấp dưới nhưng vẫn phải chịu trách nhiêm trước

quản lý cấp trên trực tiếp của mình.

Thứ ba, Hồn thiện kĩ năng tư duy và xây dựng hệ thống: Đây là một

trong những kĩ năng quan trọng cần phải phối hợp mọi người trong tổ

chức thành một khối thống nhất đồng thời phải biết phân tích tổ chức

một cách hồn hảo trước khi ra quyết định. Đây là một kĩ năng phức tạp

mà doanh nghiệp có quy mơ càng lớn thì đòi hỏi càng cao.

Thứ tư, Hoàn thiện kĩ năng nghiệp vụ: Mặc dù người Giám đốc là

người điều hành giám sát nhưng muốn điều hành và giám sát được các

bộ phận đòi hỏi người quản lý phải nắm chác được chuyên mơn của các

cán bộ, phân hệ mình quản lý. Người Giám đốc cần phải hiểu sâu sắc



50



công việc chuyên môn của doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp hoạt

động một cách có hiệu quả.

Để hồn thiện được những kĩ năng trên Giám đốc công ty cần cho cán

bộ quản lý đi đào tạo chuyên sâu về kiến thức quản lý tại các trường đại

học có uy tín hoặc tai các trung tâm có thể do quốc tế đào tạo. Bên cạnh

đó cơng ty cũng có thể tự tổ chức các lớp học đào tạo cán bộ cấp cấp cao

và thuê giảng viên trong và ngoài nước về trực tiếp giảng dạy. Hoặc có

thể đi học hỏi kinh nghiệp quản lý ở các đơn vị khác. Hiện nay trong

thực tế, công ty cũng đã thực hiện những việc làm này. Tuy nhiên quy

mơ và chất lượng vẫn chưa đảm bảo. Vì vậy cơng ty cần phải thực hiện

hơn nữa để có chất lượng tốt hơn.

Do công ty bây giờ đã hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào Tổng

công ty Đường Sắt, do vậy các cấp cán bộ cần được trang bị những kiến

thức về thị trường. Để thực hiện được điều này cần:

- Trang bị các kiến thức về thị trường: Bằng cách cử cán bộ quản lý

tham gia cá lớp học tìm hiểu về thị trường, cơ chế thị trường để hiểu rõ

những khái niệm, tác động của thị trường đến hoạt động kinh doanh của

công ty.

- Cho cán bộ đi ra nước ngoài học tập kinh nghiệm của các nước

trên thế giới, từ đó xem các cơng ty này kinh doanh trong lĩnh vực xây

dựng như thế nào từ đó áp dụng cho phù hợp với điều kiện mơi trường

kinh doanh của nước ta.

- Cử cán bộ tham gia vào các buổi thảo luận lớn về những vấn đề có

liên quan để học hỏi kinh nghiệm

Đặc biệt chú ý đến việc đào tạo cán bộ dự thầu. Do tính chất của sản

phẩm trong công ty, nên cán bộ dự thầu có vai trò rất lớn đến việc kinh

doanh của công ty. Đào tạo cán bộ dự thầu sao cho việc xác định các

mức giá dự thầu đạt hiệu quả để cơng ty có thể trúng thầu là việc hết sức



51



quan trọng nó ảnh hưởng đến sự sống còn của cơng ty. Vì vậy việc đào

tạo này cần phải được đầu tư và đặc biệt quan tâm.

2.3.2 Hoàn thiện hơn nữa nguồn nhân lực

Thứ nhất, về số lượng nguồn nhân lực : Do công ty mới từ một bộ

phận thuộc Tổng công ty Đường Sắt tách ra, nên số lượng nguồn nhân

lực vừa thừa lại vừa thiếu. Nguồn nhân lực trong các khâu kĩ thuật còn

khá nhiều do vậy làm mất tính hiệu quả của tổ chức. Trong khi đó nguồn

nhân lực về các lĩnh vực kinh doanh, tìm hiểu thị trường lại thiếu. Do đó

cơng ty cần phải thay đổi lại cơ cấu nhân lực ở mỗi phòng ban. Ví dụ

như ở các phòng kĩ thuật chỉ cần có khoảng từ 4 đến 5 kĩ sư. Mặt khác,

công ty cần tổ chức tuyển dụng các cán bộ chuyên về lĩnh vực kinh tế để

có thể đảm nhận cơng việc trong lĩnh vực kinh doanh, tìm hiểu thị

trường.

Thứ hai, về chất lượng nguồn nhân lực

Đối với một tổ chức dù là tư nhân hay quốc doanh hay bất cứ một

loại hình nào khác thì cơng tác đào tạo lao động luôn là một nhiệm vụ

quan trọng quyết định đến sự sống còn của tổ chức. Ý thức được tầm

quan trọng của công tác đào tạo, Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây

dựng Đường Sắt luôn tổ chức những khoá bồi dưỡng, cập nhật và nâng

cao kiến thức cho cán bộ. Hiện tại công ty đang liên kết với hiệp hội tư

vấn xây dựng Việt Nam VECAS tổ chức ra các khố đào tạo chun

mơn cho cán bộ để không ngừng nâng cao chất lượng phù hợp với những

thay đổi mới. Những hình thức đào tạo mà cơ quan Công ty đang thực

hiện là:

- Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ : Do nhu cầu cũng như

tiêu chuẩn về lĩnh vực thiết kế đầu tư luôn thay đổi rất nhanh. Vì vậy

cơng ty liên tục liên kết với các tổ chức để bồi dưỡng các kĩ năng mới

cho nhân viên.



52



- Đào tạo chủ yếu cho cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm và làm

việc lâu năm tại công ty, hướng dẫn công việc cho nhân viên mới hoặc

nhân viên có chun mơn kém hơn mau chóng đáp ứng được môi trường

làm việc của doanh nghiệp

- Đào tạo tại chỗ: Đây là hình thức đào tạo mang tính thực nghiệm

nhiều hơn lý thuyết. Theo hình thức đào tạo này những nhân viên được

đào tạo trực tiếp những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ thông qua sự

quan sát, hướng dẫn trực tiếp tại chỗ của những người hướng dẫn. Do

vậy, xét về chi phí đào tạo hình thức nay tiết kiệm đáng kể chi phí. Tuy

nhiên, hình thức đào tạo này cần kết hợp với đào tạo hệ thống chương

trình đào tạo lý thuyết theo hệ thống trong một khoảng thời gian nhất

định mới đạt được hiệu quả tối ưu.

Bên cạnh việc đào tạo về chuyên môn, công ty cũng cần tạo cơ hội

cho cán bộ, nhân viên thường xun thay đổi cơng tác để họ có thể nắm

vững được nhiều kĩ năng ở các vị trí khác nhau để từ đó phát huy khả

năng thực sự của họ để sắp xếp, bố trí vị trí phù hợp nhằm tận dunạg

những năng lực của họ. Bên cạnh đó tao điều kiện cho họ thay đổi môi

trường làm việc nhằm đưa lại những tác động tốt về mặt tâm lý nhằm

cho họ hoạt động trong môi trường mà họ thấy phù hợp

2.4. Chế độ đãi ngộ hợp lý

Đãi ngộ người lao động tốt là một trong những phương pháp hữu hiệu

nhằm thu hút những lao động giỏi về công ty và cũng là phương pháp

hữu hiệu nhằm duy trì sự gắn kết giữa người lao động với tổ chức, giữ

chân những người lao động giỏi hay huy động tối đa năng lực làm việc

của người lao động trong tổ chức. Vì vậy cơng ty cần có chế độ đãi ngọ

hợp lý.Ta có thể đưa ra một số chế độ đãi ngộ hợp lsy cho công ty như:

- Tổ chức định kì các đợt tham quan, nghỉ mát cho cán bộ, nhân viên



53



- Đối với các cán bộ nhân viên các bộ phận có thành tích tốt bên cạnh

việc tun dương trước tổ chức, nhận phần thưởng về vật chất có thể

thưởng cho một kì nghỉ dài cùng gia đình nhằm khuyến khích lao động

phát huy năng lực, hết lòng với công việc.

- Con của cán bộ nhân viên học giỏi, đạt được các giải thưởng quốc

gia được cử đào tạo ở nước ngồi bằng nguồn kinh phí của cơng ty.Hoặc

có thể tạo điều kiện tuyển dụng đối với các con em trong ngành có kết

quả học tập tốt.

- Đối với những cán bộ cá nhân có nhu cầu muốn được học tập nâng

cao trình độ chun mơn, cơ quan công ty nên tạo điều kiện cho họ di

học với điều hiện họ phải phục vụ lâu dài khi học xong.

2.5. Xây dựng văn hố cơng ty

Văn hóa được sử dụng nhằm tăng sự phối hợp trong tổ chức. Văn hoá

tổ chức là những giá trị, những chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày mang tính

đặc trưng của tổ chức. Chính văn hố là chất keo dính thượng hạng để

gắn kết những con người trong tổ chức làm cho các nhân viên trong tổ

chức tăng cường khả năng phối hợp nhằm đạt tới một mục đích chung.

Tuy nhiên văn hố tổ chức khơng phải cái tự nhiên sẵn có mà nó cần

được gây dựng và giữ gìn dựa trên phong cách làm việc và cách thức

làm việc của tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan công ty.

Để xây dựng một văn hố làm việc mang đặc trưng của Cơng ty trong

thời gian tới tôi xin kiến nghị một số giải pháp sau:

Thứ nhất, tăng sự đoàn kết của toàn bộ công nhân viên trong công ty,

tạo cho mọi người có một niềm tin về sự phát triển của cơng ty trong

tương lai.

Từ đó tạo ra động lực làm việc cho tất cả mọi người. Muốn làm được

điều này Giám đốc phải hiểu được tâm lý của nhân viên và tìm ra những



54



giải pháp mang tính xúc tác để liên kết mọi người trong công ty. Đây là

một việc rất phức tạp và nếu không khéo léo dễ gây ra kết quả ngược lại.

Thứ hai, Tạo cho công nhân viên phong cách làm việc mang tác

phong công nghiệp, điều này có thể thực hiện thơng qua các quy chế của

cơng ty nhưng cũng không nên cứng nhắc quá.

Thứ ba, định kì tiến hành đánh giá cơng việc của cơng nhân viên.

Việc đánh giá cần được thực hiện công khai, xây dựng nên những tiêu

chuẩn chung để đánh giá nhằm tạo sự cơng bằng và khơng khí tích cực

trong tổ chức. Thông qua việc đánh giá những cá nhân đã làm tốt được

khuyến khích sẽ tạo động lực để họ tiếp tục phấn đấu vì được quan tâm,

còn những cá nhân làm chưa tốt sẽ tự có ý thức phấn đấu.

Bên cạnh đó, quan tâm tới nhân viên, hiểu biết cơng việc của nhân

viên sẽ tạo được mối quan hệ ngoài công việc rất tốt giữa cán bộ và nhân

viên. Từ đó tác động đến mối quan hệ trong cơng việc.

Tất cả các giải pháp mà tôi kiến nghị ở trên có thể cơ cấu tổ chức của

cơng ty khơng hẳn 100% sẽ hồn thiện nhưng tơi tin chắc đây là những

giải pháp sẽ giúp cho cơ cấu tổ chức của công ty tốt hơn và sẽ giúp cho

công ty tận dụng được những cơ hội cũng như có khả năng chống đỡ

được với các mối đe doạ.

3. Kiến nghị cơ cấu tổ chức mới

Với các giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã được đề cập ở trên

tôi sẽ đưa ra mơ hình cơ cấu tổ chức mới phù hợp hơn với điều kiên cạnh

tranh trong giai đoạn hiện nay



55



Mơ hình cơ cấu tổ chức mới của cơng ty



Giám đốc



Các Phó Giám đốc



Khối

Quản lý



Phòng Tổ chức Hành

Phòng Nhân chính

Phòng TC Kế toán

Phòng CBĐT&KD



Phòng Công trình 1

Phòng Công trình 2

Phòng Địa kỹ thuật

Phòng Địa hình

Trung tâm QH Kiến trúc

CNTT TH VT



Chi nhánh,

Văn phòng

đại diện



Nhóm các tổ

t vấn và

chuyên gia t

vấn



Chi nhánh Miền Trung

VP Đại diện Miền Nam



Kiến trúc

T vấn giám sát XDCT



Khối

Sản xuất



56



Vi mụ hỡnh ny ta có thể thấy rất rõ được ưu điểm nổi bật của nó

hơn mơ hình hiện tại của doanh nghiệp. Trên cơ sở của mơ hình cũ mơ

hình này có các điểm khác biệt cơ bản sau:

Thứ nhất, Mơ hình này có thêm một phòng chun về lĩnh vực kế

hoạch và nghiên cứu thị trường. Nếu như trước kia, công ty khơng chú ý

nhiều đến lĩnh vực này, thì khi ra nhập nền kinh tế thế giới đây là vấn đề

cần đặc biệt quan tâm. Qua việc xây dựng thêm phòng kế hoạch và

nghiên cứu thị trường sẽ giúp cơng ty giải quyết về lĩnh vực thị trường

vốn trước kia do phòng chuẩn bị đầu tư và kinh doanh đảm nhiệm. Nếu

trước kia nhiệm vụ này được giao cho phòng chuẩn bị đầu tư đảm nhiệm

nhưng vì phòng này có quá nhiều công việc cần phải làm nên không

nhiệm vụ này không được chú ý nhiều do vậy không mang lại hiệu quả

cao.

Thứ hại, Mơ hình này đã có sự phân cấp rõ ràng hơn. Thông qua việc

lập thêm một vài phó giám đốc chuyên về một mảng nhất định sẽ làm

cho cơng việc có tính chun mơn hố hơn. Giám đốc không cần phải

theo dõi tất cả các công việc một cách cụ thể mà có thể thơng qua phó

giám đốc vẫn biết được tình hình cơng ty. Nhờ vậy việc quản lý của giám

đốc sẽ đơn giản hơn và mang lại hiệu qủa cao hơn.



57



Kết luận

Trong xu thế phát triển chóng mặt như hiện nay, trong bất cứ ngành

nghề nào, bất cứ môi trường kinh doanh nào, các tổ chức đều phải đối

mặt với những mối đe doạ. Các đe doạ này dù hữu hình hay vơ hình đều

có ảnh hưởng đến sự sống còn của tổ chức. Tổ chức không thể lường hết

cũng như không thể kiểm sốt được các đe doạ vì chúng thuộc về mơi

trường khách quan. Nhưng mặt khác để hạn chế được các ảnh hưởng xấu

của mơi trường khách quan, tổ chức có thể hồn thiện chính mình để có

thể chống đỡ được các mối đe doạ, cũng như tận dụng được các cơ hội

mà môi trường khách quan tạo ra. Với những kiến nghị mà tôi đã nêu ra

ở trên với mục đích có thể làm tài liệu tham khảo để Cơng ty Cổ phần Tư

vấn Đầu tư và Xây dựng Đường Sắt có thể tham khảo hi vọng sẽ giúp

q Cơng ty có thể hồn thiện được tổ chức của mình.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Xây dựng lại bộ máy các phòng ban

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×