Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh:

Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh:

Tải bản đầy đủ - 0trang

1.2.



Kĩ năng giao tiếp cơ bản dành cho nhà quản trị, phân tích ví dụ

thực tế:



Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng v ới th ời

gian và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau d ồi và hình thành. Sau đây

là tổng kết của các nhà nghiên cứu về các kỹ năng mà các nhà qu ản tr ị nên

lưu ý và cần được áp dụng trực tiếp vào quá trình giao tiếp hàng ngày.

Hãy là một người lắng nghe tốt

Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên. “Nghe có vẻ rất đơn gi ản, nh ưng

đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà qu ản lý

thường mắc phải”, – Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân s ự t ại

hãng Chapel Hill, cho biết.

Lắng nghe là kĩ năng quan trọng nhất của giao tiếp, bên cạnh vi ệc

tạo cho nhân viên cảm giác được cảm thông, thấu hiểu. Khi nhân viên cảm

thấy được tôn trọng, hiệu suất công việc cũng sẽ được nâng cao.

Dành thời gian cho nhân viên

Thơng thường, những cuộc nói chuyện trực tiếp với các nhân viên

trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm vi ệc ở xa, m ới

nên nói chuyện qua điện thoại.

Nếu khơng thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần

trong một tháng. Và đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có vi ệc

khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của nhà

quản trị. Nhà quản trị cùng nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của

họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong cơng ty.

Trò chuyện với nhân viên về công việc

Nhà quản trị nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi

tại cơng sở từ trên xuống dưới. Việc này có th ể khá khó khăn. Sẽ r ất d ễ

quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần bi ết liên quan

tới công việc của họ, nhưng cần nhớ rằng: Cơng việc có th ể khơng được

hồn thành và nhà quản trị có thể là người duy nhất bi ết những điều mà

mọi người chưa biết.

Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản

thân. Điều này giúp các nhân viên đưa ra được nh ững quy ết đ ịnh t ốt. N ếu

thông tin nhà quản trị đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên sẽ r ơi vào tr ạng

thái mơ hồ và doanh nghiệp sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai

lầm của họ.

Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh nh ững đi ều ng ạc nhiên

bất ngờ

Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải gi ật

mình trước những đánh giá của nhà quản trị về công việc họ làm. Họ nên

biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một vài đi ều

họ cần phải cải thiện kỹ năng giao tiếp nhằm đáp ứng nhu cầu công vi ệc

tốt hơn. Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi tổng kết l ại và cùng

với các nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.

Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên



10



Vấn đề ở đây khơng phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông,

mà là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Vi ệc trò

chuyện trước sẽ tạo nền tảng cho sự thành công của

Đừng che đậy đằng sau các e-mail

E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu h ết các v ấn

đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần ph ải

được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít

nhất là qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các c ảm xúc, tình c ảm…,

thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất. Và email cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp đ ể nói v ới ai đó r ằng h ọ đang

làm việc khơng hiệu quả.

Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân

Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc trên

cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi đi ều đó sẽ gia tăng lòng

trung thành của nhân viên, và giúp nhà quản trị tr ở thành một ơng chủ tốt

hơn.

Vậy có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những

cơng ty lớn – chẳng hạn như Microsoft, Apple,… – có các mẫu góp ý v ề

cơng việc của “sếp” tại cơng sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý đ ịnh

kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quy ết đ ịnh c ủa nhân

viên).

Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách th ức hi ệu

quả để đánh giá những vấn đề khác. Việc không ngừng n ỗ lực thu th ập

các phản hồi cá nhân như là một phần trong các cu ộc trò chuy ện v ới các

nhân viên.

Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuy ện

trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý ki ến đóng góp

của họ về phong cách quản lý và giao tiếp. Với đôi chút hài hước và t ế nhị,

nhà quản trị có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên v ề mình. Và

hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng

góp.

Việc này có thể có đơi chút khó khăn đối, nhưng nói ra suy nghĩ c ủa

mình là điều khơng hề đơn giản đối với những người dưới quyền của bạn.

Kết quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Vậy còn trong trường hợp các nhân viên khơng chịu nói ra ý ki ến

của họ?

Vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách th ức thơng

minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu

nhiên (nhưng nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày khơng?”

và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng v ới th ời gian, m ột

khi đã tạo được lòng tin, nhà quản trị sẽ được nghe nhân viên th ổ lộ nhi ều

hơn những suy nghĩ của họ.

Hành động trên những phản hồi của nhân viên

Có thể khơng đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân

viên. Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng. Ph ản ứng

bác bỏ hoàn toàn là một hành động khơng nên làm. Thay vào đó, cần nói

11



với nhân viên rằng sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý ki ến đóng

góp, và chắc chắn sẽ có câu trả lời.

Các nhân viên ln cảm kích trước thái độ giao ti ếp và tình c ảm

chân thành của các “sếp” trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả

khi “sếp”, sau khi đã suy nghĩ, vẫn khơng đồng tình với họ.

Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực

điều chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của nhân viên sẽ giúp hồn

thiện chính mình trong vai trò một nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Một “ông

sếp” như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín nhiệm, và hiệu quả kéo

theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ không b ỏ b ạn mà đi v ới lý do “hành vi

và thái độ quản lý nghèo nàn”.

2. Một số lưu ý trong giao tiếp trong kinh doanh:

Không có bất kỳ một thang đánh giá chuẩn nào cho hoạt động giao

tiếp trong kinh doanh. Tuy nhiên như đã nói ở trên giao ti ếp ảnh hưởng

rất lớn đến hiệu quả cơng việc. Một nhà quản trị có kĩ năng giao ti ếp kém

sẽ làm nhân viên không hài lòng với cách cư xử của h ọ. Vi ệc khơng th ể nói

lưu lốt trong một cuộc họp hồn tồn có thể dẫn đến việc nhà qu ản tr ị

có thể mất đi sự tín nhiệm và mức độ tin cậy cần có.

Hoạt động giao tiếp ln đi liền với hoạt động quản trị nguồn nhân

lực, việc nắm bắt được tâm lí đối phương khi giao ti ếp là chi ếc chìa khóa

vạn năng dẫn đến thành cơng trong mọi phương diện từ những buổi phát

biểu nhỏ, cho đến những buổi thương thảo, hợp tác, làm ăn. Dưới đây là

một vài những lưu ý cho nhà quản trị, kết hợp với việc rèn luy ện ngh ệ

thuật giao tiếp trong kinh doanh như phần trên đã đề cập, các nhà quản

trị sẽ từng bước xây dựng được vị thế và sự tín nhiệm của nhân viên, từ đó

mà xây dựng được một môi trường làm việc chuyên nghiệp đối v ới doanh

nghiệp.

Hiểu rõ ảnh hưởng của thái độ và hành động của người lãnh đạo

tác động đến văn hoá công ty và tâm lý của nhân viên nh ư th ế nào đ ể có

trách nhiệm hơn với bản thân.

-



-



Nâng cao khả năng giao tiếp và truyền đạt quan điểm và mục tiêu mới của

doanh nghiệp.

Nâng cao nhận thức của nhà quản trị và nhân viên v ề tầm quan tr ọng của

việc truyền đạt và giao tiếp, cũng như vai trò của chính h ọ trong vi ệc t ạo

ra môi trường giao tiếp lành mạnh và hiệu quả trong cơng ty.

Xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chi ến lược của doanh nghi ệp và hành

động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, tại sao đi ều đó lại

quan trọng và cách thức thực hiện. Người lãnh đạo có nhi ệm v ụ giúp ban

giám đốc lập kế hoạch và hiện thực hố các dự tính ấy.

Tìm ra một nhân vật trung tâm để truyền đạt thông tin gi ữa các c ấp và

động viên nhân viên cho đến cấp thấp nhất. Những người đó phải được

đào tạo tốt về kỹ năng để truyền đạt thông tin một cách ngắn g ọn, súc

tích mà vẫn đầy đủ nội dung và dễ hiểu, trong trường hợp cần thi ết có

thể tổ chức thảo luận để lấy ý kiến.

12



-



Ln nhớ tóm tắt lại nội dung của các quyết định đã đạt được bằng văn

bản và gửi đến tất cả các nhân viên.

Thường xuyên nhận xét và góp ý: cần tìm hiểu thái độ và ph ản ứng c ủa

các cổ đông đối với những thay đổi trong công ty và hiệu quả của vi ệc

truyền đạt theo cách thức mới đối với hoạt động của công ty đ ể đi ều

chỉnh kịp thời.



13



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×