Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Cơ sở lí luận của đề tài:

Cơ sở lí luận của đề tài:

Tải bản đầy đủ - 0trang

giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục mầm non,

giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên.

- Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 của Chính phủ về quản lí, cung

cấp, sử dụng dịch vụ internet và thông tin trên mạng.

- Thông tư số 12/2016/TT-BGDĐT ngày 22/4/2016 quy định về ứng dụng cơng

nghệ thơng tin trong quản lí, tổ chức đào tạo qua mạng.

- Quyết định số 117/QĐ-TTg ngày 25/1/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê

duyệt đề án "Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lí và hỗ trợ các

hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục

và đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025".

- Kế hoạch số 345/KH-BGDĐT ngày 23/5/2017 thực hiện Đề án “Tăng cường

ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy - học,

nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn

2016 - 2020, định hướng đến năm 2025”.

6.2. Hệ thống thơng tin quản lí giáo dục (QLGD):

- Hệ thống thơng tin quản lí giáo dục là hệ thống thơng tin cung cấp thơng tin

cho các nhà quản lí để điều hành, tổ chức và ra quyết định. Hệ thống thơng tin

QLGD gồm con người, thiết bị, quy trình thu thập, phân tích, phân phối thơng tin

cần thiết, kịp thời, chính xác với mục đích giúp các nhà quản lí điều hành, tổ chức

ca ra quyết định.

- Mục tiêu tổng qt của hệ thống thơng tin quản lí là:

+ Cung cấp thơng tin cho Quản lí giáo dục (Phục vụ);

+ Thiết lập ngân hàng thông tin để cung cấp cho khách hàng (dịch vụ);

+ Nâng cao hiệu quả quản lí cơ sở giáo dục.

- Mục tiêu cụ thể:

+ Tăng cường nâng lực và trách nhiệm của các cơ quan, cơ sở giáo dục;

+ Tạo các bản tin dữ liệu vể QLGD;

+ Tin học hóa hệ thống thơng tin QLGD; Xây dựng hệ thống dữ liệu thống

nhất; Thành lập cơ quan thông tin QLGD.

- Đặc trưng của hệ thống thông tin QLGD

4



+ Hỗ trợ chức năng xử lí dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ

+ Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất

+ Cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin cho các nhà quản lí

+ Có khả năng thích ứng với thay đổi trong quản lí

+ Đảm bảo an tồn và tồn vẹn dữ liệu

+ Biến quy trình xử lí, sử dụng và khai thác thơng tin thành nguồn lực trong tổ chức

+ Quản lí, điều hành tổ chức

+ Tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

+ Trao đổi thơng tin với bên trong và bên ngồi hệ thống.

PHẦN HAI

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

Chương I - Khảo sát thực trạng về hệ thống tin quản lí văn bản của Phòng

Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

1.1. Sơ lược về Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải

Dương.

Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương được thành lập

năm 1954 cùng với việc thành lập các cơ quan hành chính sau hòa bình lập lại.

Ban đầu với tên gọi là Ban giáo dục huyện Ninh Giang, đến tháng 4/1979 hai

huyện Ninh Giang và Thanh Miện của tỉnh Hải Hưng sát nhập thành huyện Ninh

Thanh. Phòng có tên gọi là Phòng Giáo dục huyện Ninh Thanh, đến 01/4/1996

huyện Ninh Thanh lại tách ra thành hai huyện Ninh Giang và Thanh Miện, từ khi

huyện Ninh Giang được tái lập 4/1996 qua nhiều lần đổi tên Phòng Giáo dục &

Đào tạo thành Phòng Giáo dục, từ 5/2007 đến nay là Phòng Giáo dục & Đào tạo

huyện Ninh Giang.

Trải qua hơn 20 tái lập với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện; giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý

5



nhà nước về giáo dục và đào tạo trên địa bàn huyện. Phòng GD&ĐT huyện Ninh

Giang đã tích cực, chủ động sáng tạo trong thực hiện nhiệm vụ; Tham mưu có hiệu

quả cho UBND huyện và phối hợp với các cơ quan chuyên mơn cùng cấp, chính

quyền các địa phương để thực hiện tốt quản lí nhà nước về giáo dục và đào tạo trên

địa bàn. Phòng Giáo dục và Đào tạo Ninh Giang đã gặt hái được nhiều thành công

được các cấp có thẩm quyền tặng nhiều bằng khen, giấy khen từ cấp huyện, cấp

tỉnh, cấp trung ương.

1.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh

Hải Dương.

MƠ HÌNH CỦA PHỊNG GD&ĐT

NINH GIANG



CHI BỘ ĐẢNG CƠ QUAN



CẤP ỦY CHI BỘ

( Bí thư, Phó Bí thư, chi ủy viên)



ĐẢNG

VIÊN



CÁC ĐỒN THỂ CƠ

QUAN PHỊNG



CƠ QUAN PHỊNG

GD&ĐT



TRƯỞNG

PHỊNG



CÁC PHĨ

TRƯỞNG

PHỊNG



6



TỔ

CƠNG

ĐỒN



ĐỒN

THANH

NIÊN



CÁC CHUN VIÊN PHỤ

TRÁCH CÁC LĨNH VỰC



1.3. Các đơn vị có liên quan:

3.1. Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dương.

3.2. Huyện uỷ, Uỷ ban nhân dân huyện Ninh Giang, Đảng ủy khối cơ quan

huyện.

3.3. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc huyện.

3.4. Đảng ủy, UBND các xã, thi trấn.

3.5. Các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở.

1.4. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin:

4.1. Các phần mềm hỗ trợ: Quản lý cán bộ, thống kê phổ cập, thống kê Emis

quản lý tài chính.

4.2. Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft

PowerPoint.

1.5. Thực trạng hệ thống thơng tin quản lí văn bản của Phòng Giáo dục &

Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương trên website.

1.5.1. Các loại văn bản trong hệ thống thông tin quản lí hiện tại

Hiện tại, Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang thực hiện quản lí văn

bản trên website, phân chia thành 2 nhóm văn bản như sau:

- Văn bản đến: là những văn bản từ cấp trên gửi đến, chủ yếu là từ Sở Giáo dục

và Đào tạo tỉnh Hải Dương (gồm Chỉ thị, kế hoạch, đề án, công văn, hướng dẫn,

giấy mời, giấy triệu tập, thông báo, quyết định,... ở lĩnh vực công tác quản lý nhà

nước, cơng tác chun mơn, cơng tác cơng đồn, cơng tác đồn thanh niên……

thơng qua website liên kết tự động của Phòng với Sở .



7



- Văn bản đi: là những văn bản gửi đi từ Phòng GD&ĐT đến các trường mầm

non, tiểu học, trung học cơ sở (gồm công văn, hướng dẫn, giấy mời, giấy triệu tập,

thông báo, kế hoạch, quyết định, lịch công tác, biểu mẫu thống kê...ở lĩnh vực công

tác quản lý nhà trường, công tác chuyên mơn, cơng tác cơng đồn, cơng tác đồn

thanh niên… thơng qua website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/



8



1.5.2. Hình thức quản lí văn bản trên website :

+ Theo dõi các văn bản đến

+ Tải văn bản về, lưu vào máy tính

+ In văn bản đến



9



1.5.3. Việc quản lí văn bản đi, văn bản cũng được cập nhật, sửa chữa, tải về,in ấn.



10



Mỗi văn bản đi trên website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ đều có các thơng

tin sau:

- Trích yếu nội dung văn bản

- Số hiệu văn bản

- Nơi ban hành văn bản

- Chuyên mục văn bản (các lĩnh vực điều hành như mầm non, tiểu học, THCS,

tổ chức cán bộ, tổng hợp thi đua, thanh tra….)

- Hình thức văn bản (như công văn, hướng dẫn, giấy mời, giấy triệu tập, thông

báo, kế hoạch, quyết định, biểu mẫu tổng hợp…..)

- Nơi soạn ( Sở GD&ĐT, UBND huyện, Phòng GD&ĐT…..)

- Ngày ra văn bản

- Người kí văn bản.

- Người gửi văn bản.

11



1.5.3. Đánh giá hệ thống thơng tin quản lí văn bản trên website của Phòng

Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang

- Ưu điểm:

+ Hệ thống thơng tin của Phòng khá đầy đủ các loại văn bản cần lưu trữ, việc

quản lí trên website cơ bản đã được thực hiện khá thường xuyên.

+ Các thao tác xử lí văn bản đi, văn bản đến, như thường xuyên cập nhật, tra

cứu, lưu trữ in ấn... khá thuận tiện, cơng văn đi có thể sửa chữa.

- Hạn chế:

+ Hệ thống văn bản lưu trữ điện tử cập nhật chưa thường xuyên.

+ Việc tra cứu văn bản đi, văn bản đến đến khá trừu tượng, khó sử dụng, chưa

tạo được Tab phân biệt văn bản đi, văn bản đến, thể loại, chuyên mục khác nhau…

trên website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/



12



+ Nhóm văn bản từ các cơ quan, đơn vị gửi đến Phòng bằng giấy hoặc gửi qua

điện tử bằng file mềm nhưng khơng có phần ứng dụng để tải công văn lên trang

Website để lưu trữ vào phần văn bản đến. Phần quản lí văn bản đến của Phòng chỉ

là cuốn sổ ghi theo dõi các văn bản đến chứ khơng có nội dung của văn bản. Như

vây, việc tra cứu văn bản cũng chỉ biết được có văn bản về nội dung đó, đến trong

thời gian nào, số hiệu,.. chứ không thể xem dược nội dung của văn bản đó. Nghĩa

là vẫn phải lưu văn bản bằng giấy. Việc quản lí, lưu trữ văn bản đến trên website

của Phòng Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang hiện nay chủ yếu là nhờ trên website

liên kết với Sở Giáo dục & Đào tạo Hải Dương, tại http://www.haiduong.edu.vn/.

Tiểu kết chương I: Như vậy, hiện nay Phòng Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang

đã sử dụng hệ thống thông tin quản lí văn bản bằng cổng thơng tin điện tử. Đây là

một sự khá tiến bộ, tiếp cận được với xu thế phát triển của thời đại công nghệ

thông tin, bước đầu có tác dụng tích cực cho cơng tác quản lí. Tuy nhiên, việc cập

nhật cơ sở dữ liệu còn rườm rà, phân chia các nhóm văn bản chưa khoa học. Văn

bản đến không cập nhật được vào cơ sở dữ liệu bằng file mềm trên Website.



Chương II- u cầu của hệ thống thơng tin quản lí văn bản Phòng Giáo

dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

2.1. Yêu cầu về chức năng xử lý công văn.

2.1.1. Thu thập thơng tin quản lí văn bản

- Thu thập thơng tin là q trình thu thập và nhận dữ liệu từ một tổ chức hoặc từ

môi trường bên ngồi dể xử lí trong một hệ thống thơng tin.

- Nguồn văn bản đến bằng giấy (chủ yếu là văn bản đến của các tổ chức Đảng,

Cơng đồn, Đồn thanh niên) và bằng điện tử thông qua địa chỉ mail:

pgdninhgiang@gmail.com (chủ yếu là văn bản của Sở giáo dục, phòng Nội vụ

huyện, Tổ chức cán bộ, …) và website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ (chủ yếu

là văn bản của Sở GDĐT).



13



2.1.2. Xử lí thơng tin quản lí văn bản

- Là q trình chuyển đổi từ dữ liệu đầu vào thành dạng có ý nghĩa đối với

người sử dụng.

- Dữ liệu:

+ Phân chia thông tin đầu vào thành 3 nhóm văn bản để có sự thống nhất và

khoa học:

Văn bản đi

Văn bản đến

Văn bản trong nội bộ PGD

+ Dù là văn bản đi, văn bản đến hay văn bản trong phạm vi PGD thì cũng chỉ 1

màn hình nhập thơng tin, dữ liệu sẽ tự động phân chia vào 3 nhóm văn bản trên để

dễ dàng tra cứu, sử dụng, in ấn.

+ Đối với bất cứ văn bản hành chính nào thì đều đảm bảo các dữ liệu cơ bản

sau:

+ Số thứ tự văn bản đến (đi)

+ Ngày tháng đến/đi

+ Tên cơ quan ban hành

+ Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn bản

+ Tên loại văn bản: Chỉ thị/công văn/hướng dẫn/quyết định/thông báo...

+ Lĩnh vực văn bản: Đảng/ Đồn - Đội/ Cơng đồn/ Trường

+ Trích yếu nội dung văn bản

+ file mềm đính kèm

+ Nơi nhận

+ Số lượng văn bản đi/đến

- Xử lí thơng tin: Chỉnh sửa thông tin đã nhập, tra cứu, in ấn.

2.1.3. Cung cấp (Phân phối) thơng tin quản lí văn bản

Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt

động cần sử dụng thông tin đó. Khi đã nhập dữ liệu và xử lí dữ liệu xong, từ địa

chỉ gmail của người nhận, file mềm của văn bản sẽ tự động chuyển về gmail cá

nhân có liên quan hoặc người phải sử dụng thơng tin đó.

14



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Cơ sở lí luận của đề tài:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x