Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Chương II- Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lí văn bản Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

Chương II- Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lí văn bản Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

Tải bản đầy đủ - 0trang

2.1.2. Xử lí thơng tin quản lí văn bản

- Là quá trình chuyển đổi từ dữ liệu đầu vào thành dạng có ý nghĩa đối với

người sử dụng.

- Dữ liệu:

+ Phân chia thơng tin đầu vào thành 3 nhóm văn bản để có sự thống nhất và

khoa học:

Văn bản đi

Văn bản đến

Văn bản trong nội bộ PGD

+ Dù là văn bản đi, văn bản đến hay văn bản trong phạm vi PGD thì cũng chỉ 1

màn hình nhập thơng tin, dữ liệu sẽ tự động phân chia vào 3 nhóm văn bản trên để

dễ dàng tra cứu, sử dụng, in ấn.

+ Đối với bất cứ văn bản hành chính nào thì đều đảm bảo các dữ liệu cơ bản

sau:

+ Số thứ tự văn bản đến (đi)

+ Ngày tháng đến/đi

+ Tên cơ quan ban hành

+ Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn bản

+ Tên loại văn bản: Chỉ thị/công văn/hướng dẫn/quyết định/thơng báo...

+ Lĩnh vực văn bản: Đảng/ Đồn - Đội/ Cơng đồn/ Trường

+ Trích yếu nội dung văn bản

+ file mềm đính kèm

+ Nơi nhận

+ Số lượng văn bản đi/đến

- Xử lí thơng tin: Chỉnh sửa thơng tin đã nhập, tra cứu, in ấn.

2.1.3. Cung cấp (Phân phối) thông tin quản lí văn bản

Sự phân phối các thơng tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt

động cần sử dụng thơng tin đó. Khi đã nhập dữ liệu và xử lí dữ liệu xong, từ địa

chỉ gmail của người nhận, file mềm của văn bản sẽ tự động chuyển về gmail cá

nhân có liên quan hoặc người phải sử dụng thơng tin đó.

14



2.1.4. Lưu trữ thơng tin quản lí văn bản

Các thơng tin cần được lưu trữ để sử dụng trong tương lai, khi tiến hành phân

tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống khi

cần vẫn được sử dụng.

Khi văn bản đến bằng giấy đã dược chuyển sang dạng hình ảnh để lưu trữ trong

cơ sở dữ liệu thì việc lưu trữ thơng tin điện tử vơ cùng hiệu quả, khơng chỉ cho

việc tra cứu để xử lí ngay trong thời gian văn bản có hiệu lực mà ngay cả sau nhiều

năm vẫn có thể tra cứu với đầy đủ thông tin và nội dung văn bản.

2.1.5. Sơ đồ phân cấp chức năng.

Các chức năng chi tiết

1. Ghi sổ

2. Nhân bản

GỬI CV

3. Lưu

4. Phân phát

5. Phân loại



Quản lý công

văn



6. Ghi sổ

NHẬN CV

7. Nhân bản

8. Lưu

9. Mượn, trả

10. Cấp quyền sử dụng



QL

TRẢ



15



MƯỢN



QUẢN LÝ CV



GỬI CV



NHẬN CV



QL MƯỢN TRẢ



GHI SỔ



PHÂN LOẠI



CÂP QUYỀN SD



NHÂN BẢN



GHI SỔ



MƯỢN TRẢ



LƯU CV



NHÂN BẢN



PHÂN PHÁT



LƯU CV



2.2. Yêu cầu về thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin biến đổi.

2.2.1. Yêu cầu về thông tin đầu vào

* Đối với văn bản đến:

- Chia thành các lĩnh vực:

+ Công tác Đảng ( Huyện ủy, Đảng ủy khối cơ quan huyện)

+ Cơng tác chính quyền (UBND huyện, các cơ quan chuyên môn cùng cấp,

UBND các xã, thị trấn, các đơn vị trường học mầm non, tiểu học, trung học cơ sở)

+ Công tác chuyên môn (Sở GD&ĐT, các đơn vị trường học mầm non, tiểu

học, trung học cơ sở)

+ Cơng tác đồn thể (Cơng đồn GD tỉnh,Liên đồn lao động huyện, Huyện

đoàn, Hội cựu giáo chức huyện, hội khuyến học huyện…..)

- Thuộc các loại:

16



+ Đề án

+ Chỉ thị

+ Công văn

+ Thông báo

+ Quyết định

+ Hướng dẫn

+ Kế hoạch

+ Giấy mời

+ Giấy triệu tập….

- Gồm các thông tin:

+ Số thứ tự văn bản đến

+ Ngày tháng đến

+ Tên cơ quan ban hành

+ Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn bản

+ Tên loại văn bản: Đề án/chỉ thị/công văn/hướng dẫn/quyết định/thơng báo...

+ Lĩnh vực văn bản: Đảng/ chính quyền/ chun mơn/ đồn thể

+ Trích yếu nội dung văn bản

+ file mềm đính kèm

+ Nơi nhận (địa chỉ gmail để tự động chuyển về cho người nhận)

+ Số lượng văn bản đi/đến

* Đối với văn bản đi:

- Chia thành các lĩnh vực:

+ Công tác Đảng ( Huyện ủy, Đảng ủy khối cơ quan huyện)

+ Cơng tác chính quyền (UBND huyện, các cơ quan chuyên môn cùng cấp,

UBND các xã, thị trấn, các đơn vị trường học mầm non, tiểu học, trung học cơ sở)

+ Công tác chuyên môn ( Sở GD&ĐT, các đơn vị trường học mầm non, tiểu

học, trung học cơ sở)

+ Cơng tác đồn thể (Cơng đồn GD tỉnh, Liên đoàn lao động huyện, Huyện

đoàn, Hội cựu giáo chức huyện, Hội khuyến học huyện…..)

17



- Gồm các loại:

+ Tờ trình

+ Báo cáo

+ Đề nghị

+ Giấy giới thiệu

+ Kế hoạch, hướng dẫn, Giấy triệu tập ( đối với các đơn vị trường học)

- Gồm các thông tin:

+ Số thứ tự văn bản đi

+ Ngày tháng gửi đi

+ Tên cơ quan ban hành

+ Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn bản

+ Tên loại văn bản: Tờ trình/ báo cáo/ Đề nghị/hướng dẫn….

+ Lĩnh vực văn bản: Đảng/ chính quyền/ chun mơn/ đồn thể

+ Trích yếu nội dung văn bản

+ file mềm đính kèm

+ Nơi nhận (địa chỉ gmail để tự động chuyển về cho người nhận)

+ Số lượng văn bản đi

* Đối với văn bản lưu hành trong phạm vi Phòng GD&DT

- Chia thành các lĩnh vực:

+ Công tác Đảng

+ Công tác cơ quan (chia ra các lĩnh vực cấp mầm non, tiểu học, THCS, tổ chức

cán bộ, thanh tra, tổng hợp thi đua, tài chính, CSVC….)

+ Cơng tác Cơng đồn, đồn thanh niên

- Gồm các loại:

+ Quyết định bổ nhiệm, chuẩn y….

+ Quy chế hoạt động, quy chế phối hợp, quy chế chi tiêu nội bộ. quy chế làm

việc, quy chế dân chủ ….

+ Kế hoạch: kế hoạch năm học, kế hoạch bồi dưỡng giáo viên, kế hoạch thực

hiện đề án...

18



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chương II- Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lí văn bản Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x