Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Chương I - Khảo sát thực trạng về hệ thống tin quản lí văn bản của Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

Chương I - Khảo sát thực trạng về hệ thống tin quản lí văn bản của Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

Tải bản đầy đủ - 0trang

nhà nước về giáo dục và đào tạo trên địa bàn huyện. Phòng GD&ĐT huyện Ninh

Giang đã tích cực, chủ động sáng tạo trong thực hiện nhiệm vụ; Tham mưu có hiệu

quả cho UBND huyện và phối hợp với các cơ quan chun mơn cùng cấp, chính

quyền các địa phương để thực hiện tốt quản lí nhà nước về giáo dục và đào tạo trên

địa bàn. Phòng Giáo dục và Đào tạo Ninh Giang đã gặt hái được nhiều thành cơng

được các cấp có thẩm quyền tặng nhiều bằng khen, giấy khen từ cấp huyện, cấp

tỉnh, cấp trung ương.

1.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh

Hải Dương.

MƠ HÌNH CỦA PHỊNG GD&ĐT

NINH GIANG



CHI BỘ ĐẢNG CƠ QUAN



CẤP ỦY CHI BỘ

( Bí thư, Phó Bí thư, chi ủy viên)



ĐẢNG

VIÊN



CÁC ĐỒN THỂ CƠ

QUAN PHỊNG



CƠ QUAN PHỊNG

GD&ĐT



TRƯỞNG

PHỊNG



CÁC PHĨ

TRƯỞNG

PHỊNG



6



TỔ

CƠNG

ĐỒN



ĐỒN

THANH

NIÊN



CÁC CHUN VIÊN PHỤ

TRÁCH CÁC LĨNH VỰC



1.3. Các đơn vị có liên quan:

3.1. Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hải Dương.

3.2. Huyện uỷ, Uỷ ban nhân dân huyện Ninh Giang, Đảng ủy khối cơ quan

huyện.

3.3. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc huyện.

3.4. Đảng ủy, UBND các xã, thi trấn.

3.5. Các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở.

1.4. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin:

4.1. Các phần mềm hỗ trợ: Quản lý cán bộ, thống kê phổ cập, thống kê Emis

quản lý tài chính.

4.2. Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft

PowerPoint.

1.5. Thực trạng hệ thống thơng tin quản lí văn bản của Phòng Giáo dục &

Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương trên website.

1.5.1. Các loại văn bản trong hệ thống thơng tin quản lí hiện tại

Hiện tại, Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang thực hiện quản lí văn

bản trên website, phân chia thành 2 nhóm văn bản như sau:

- Văn bản đến: là những văn bản từ cấp trên gửi đến, chủ yếu là từ Sở Giáo dục

và Đào tạo tỉnh Hải Dương (gồm Chỉ thị, kế hoạch, đề án, công văn, hướng dẫn,

giấy mời, giấy triệu tập, thông báo, quyết định,... ở lĩnh vực công tác quản lý nhà

nước, công tác chuyên môn, công tác cơng đồn, cơng tác đồn thanh niên……

thơng qua website liên kết tự động của Phòng với Sở .



7



- Văn bản đi: là những văn bản gửi đi từ Phòng GD&ĐT đến các trường mầm

non, tiểu học, trung học cơ sở (gồm công văn, hướng dẫn, giấy mời, giấy triệu tập,

thông báo, kế hoạch, quyết định, lịch công tác, biểu mẫu thống kê...ở lĩnh vực công

tác quản lý nhà trường, cơng tác chun mơn, cơng tác cơng đồn, cơng tác đồn

thanh niên… thơng qua website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/



8



1.5.2. Hình thức quản lí văn bản trên website :

+ Theo dõi các văn bản đến

+ Tải văn bản về, lưu vào máy tính

+ In văn bản đến



9



1.5.3. Việc quản lí văn bản đi, văn bản cũng được cập nhật, sửa chữa, tải về,in ấn.



10



Mỗi văn bản đi trên website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ đều có các thơng

tin sau:

- Trích yếu nội dung văn bản

- Số hiệu văn bản

- Nơi ban hành văn bản

- Chuyên mục văn bản (các lĩnh vực điều hành như mầm non, tiểu học, THCS,

tổ chức cán bộ, tổng hợp thi đua, thanh tra….)

- Hình thức văn bản (như cơng văn, hướng dẫn, giấy mời, giấy triệu tập, thông

báo, kế hoạch, quyết định, biểu mẫu tổng hợp…..)

- Nơi soạn ( Sở GD&ĐT, UBND huyện, Phòng GD&ĐT…..)

- Ngày ra văn bản

- Người kí văn bản.

- Người gửi văn bản.

11



1.5.3. Đánh giá hệ thống thông tin quản lí văn bản trên website của Phòng

Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang

- Ưu điểm:

+ Hệ thống thông tin của Phòng khá đầy đủ các loại văn bản cần lưu trữ, việc

quản lí trên website cơ bản đã được thực hiện khá thường xuyên.

+ Các thao tác xử lí văn bản đi, văn bản đến, như thường xuyên cập nhật, tra

cứu, lưu trữ in ấn... khá thuận tiện, công văn đi có thể sửa chữa.

- Hạn chế:

+ Hệ thống văn bản lưu trữ điện tử cập nhật chưa thường xuyên.

+ Việc tra cứu văn bản đi, văn bản đến đến khá trừu tượng, khó sử dụng, chưa

tạo được Tab phân biệt văn bản đi, văn bản đến, thể loại, chuyên mục khác nhau…

trên website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/



12



+ Nhóm văn bản từ các cơ quan, đơn vị gửi đến Phòng bằng giấy hoặc gửi qua

điện tử bằng file mềm nhưng khơng có phần ứng dụng để tải công văn lên trang

Website để lưu trữ vào phần văn bản đến. Phần quản lí văn bản đến của Phòng chỉ

là cuốn sổ ghi theo dõi các văn bản đến chứ khơng có nội dung của văn bản. Như

vây, việc tra cứu văn bản cũng chỉ biết được có văn bản về nội dung đó, đến trong

thời gian nào, số hiệu,.. chứ không thể xem dược nội dung của văn bản đó. Nghĩa

là vẫn phải lưu văn bản bằng giấy. Việc quản lí, lưu trữ văn bản đến trên website

của Phòng Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang hiện nay chủ yếu là nhờ trên website

liên kết với Sở Giáo dục & Đào tạo Hải Dương, tại http://www.haiduong.edu.vn/.

Tiểu kết chương I: Như vậy, hiện nay Phòng Giáo dục & Đào tạo Ninh Giang

đã sử dụng hệ thống thơng tin quản lí văn bản bằng cổng thông tin điện tử. Đây là

một sự khá tiến bộ, tiếp cận được với xu thế phát triển của thời đại cơng nghệ

thơng tin, bước đầu có tác dụng tích cực cho cơng tác quản lí. Tuy nhiên, việc cập

nhật cơ sở dữ liệu còn rườm rà, phân chia các nhóm văn bản chưa khoa học. Văn

bản đến khơng cập nhật được vào cơ sở dữ liệu bằng file mềm trên Website.



Chương II- Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lí văn bản Phòng Giáo

dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

2.1. Yêu cầu về chức năng xử lý cơng văn.

2.1.1. Thu thập thơng tin quản lí văn bản

- Thu thập thơng tin là q trình thu thập và nhận dữ liệu từ một tổ chức hoặc từ

mơi trường bên ngồi dể xử lí trong một hệ thống thông tin.

- Nguồn văn bản đến bằng giấy (chủ yếu là văn bản đến của các tổ chức Đảng,

Công đồn, Đồn thanh niên) và bằng điện tử thơng qua địa chỉ mail:

pgdninhgiang@gmail.com (chủ yếu là văn bản của Sở giáo dục, phòng Nội vụ

huyện, Tổ chức cán bộ, …) và website http://ninhgiang.haiduong.edu.vn/ (chủ yếu

là văn bản của Sở GDĐT).



13



2.1.2. Xử lí thơng tin quản lí văn bản

- Là q trình chuyển đổi từ dữ liệu đầu vào thành dạng có ý nghĩa đối với

người sử dụng.

- Dữ liệu:

+ Phân chia thơng tin đầu vào thành 3 nhóm văn bản để có sự thống nhất và

khoa học:

Văn bản đi

Văn bản đến

Văn bản trong nội bộ PGD

+ Dù là văn bản đi, văn bản đến hay văn bản trong phạm vi PGD thì cũng chỉ 1

màn hình nhập thơng tin, dữ liệu sẽ tự động phân chia vào 3 nhóm văn bản trên để

dễ dàng tra cứu, sử dụng, in ấn.

+ Đối với bất cứ văn bản hành chính nào thì đều đảm bảo các dữ liệu cơ bản

sau:

+ Số thứ tự văn bản đến (đi)

+ Ngày tháng đến/đi

+ Tên cơ quan ban hành

+ Ngày tháng ban hành/ ngày ký văn bản

+ Tên loại văn bản: Chỉ thị/công văn/hướng dẫn/quyết định/thông báo...

+ Lĩnh vực văn bản: Đảng/ Đồn - Đội/ Cơng đồn/ Trường

+ Trích yếu nội dung văn bản

+ file mềm đính kèm

+ Nơi nhận

+ Số lượng văn bản đi/đến

- Xử lí thơng tin: Chỉnh sửa thơng tin đã nhập, tra cứu, in ấn.

2.1.3. Cung cấp (Phân phối) thông tin quản lí văn bản

Sự phân phối các thơng tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt

động cần sử dụng thơng tin đó. Khi đã nhập dữ liệu và xử lí dữ liệu xong, từ địa

chỉ gmail của người nhận, file mềm của văn bản sẽ tự động chuyển về gmail cá

nhân có liên quan hoặc người phải sử dụng thơng tin đó.

14



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chương I - Khảo sát thực trạng về hệ thống tin quản lí văn bản của Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x