Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN

UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN

Tải bản đầy đủ - 0trang

- Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc

họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu

đáo, khoa học.

- Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của

UBND xã Đình Lập và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thơng tin kịp thời để tham

mưu cho cấp lãnh đạo, chỉ đạo.

- Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội,

phát triển đô thị, lập và dự toán về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhà

nước quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường.

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn xã

hội trên địa bàn phường.

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền và

lợi ích của công dân. Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mại

dâm, ma túy…

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật.

- Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán

bộ, biên chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp.

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với

lãnh đạo.



17



Chủ tịch UBND



Phó chủ tịch

UBND



Ban địa

chính

xây

dựng



Ban địa



Ban



chính N-L-



Tư pháp



NN



– hộ tịch



Văn phòng

UBND



Văn

hóa- xã



Kế tốn



Xã đội



hội



Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức UBND xã Đình Lập

2.1.3 Tình hình cơng tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ của UBND xã

Đình Lập

Văn thư thuộc văn phòng của cơ quan có chức năng tham mưu, tổng hợp và

mang tính chất phục vụ (hậu cần). Phối hợp, điều hòa mối quan hệ các cơ quan trên địa

bàn xã và chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực Huyện ủy, đồng thời

chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

Quản lý cơng văn đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ.

Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công

văn, văn bản đi vào sổ.



18



Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng

dấu ban hành.

Sau khi mọi thủ tục hồn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói

cơng văn trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.

Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của UBND phường 4, thì cán bộ văn thư

phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên.

Chính vì thế trong những năm qua, công tác tổ chức quản lý văn bản đi - đến và

công tác lập hồ sơ của UBND xã đã có những bước phát phát triển to lớn. Nhờ vào sự

nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng,

tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.

Cũng chính vì điều đó mà cơng tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ trong

UBND xã Đình Lập, ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là cơng cuộc cải

cách hành chính nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản đi - đến và lập hồ sơ là

một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.

Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để

gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc

người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký,

đóng dấu. Tất cả các cơng văn đi phải lấy số riêng cho từng loại.

2.1.4. Thực trạng công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến tại UBND xã

Đình Lập

- Khái qt chung về cơng tác văn thư là: Hoạt động để đảm bảo thông tin bằng

văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan.

- Trong văn phòng, cơng tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt

động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với UBND xã Đình Lập nói

riêng. Xã Đình Lập có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi-đến và

lập hồ sơ của cơ quan. Cán bộ có chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên

thành thạo trong q trình giải quyết cơng việc.

- Cơng văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến

hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt

của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về

chính trị, kinh tế-xã hội, lịch sử, văn hóa,…

19



- Thực hiện tốt cơng tác quản lý cơng văn là một yếu tố có tính quyết định đến

hiệu quả công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác

quản lý công văn, xã cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối,

giải quyết. Theo dõi giải quyết cơng việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản

lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.

2.1.5. Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND xã

Đình Lập

- UBND xã đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhật,

theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định, thường xuyên rà soát,

kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban

hành theo Thông tư số 55/2005/TTLT - BNV – VPCP; quy trình xử lý cơng văn đến…

Tại đơn vị UBND phường đã xây dựng và ban hành quy chế phân cơng vai trò trách

nhiệm cụ thể từng cá nhân, trong đó 01 cán bộ Văn phòng phụ trách cơng tác tổng hợp,

phụ trách quản lý tổ 01 cửa và phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ.

*Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau

Kiểm tra

văn bản



Đóng dấu



Đăng ký văn

bản



Kiểm tra

hình thức thể

thức kỹ thuật

trình bày



Đóng dấu

cơ quan



Đăng ký văn

bản đi bằng

số hoặc bằng

máy tính



Ghi số ngày

tháng năm



Đóng dấu độ

khẩn mật ( nếu

có)



Làm thủ tục chuyển

phát và theo dõi



Làm thủ tục

phát hành

văn bản



Chuyển

phát văn

bản



Nhân bản



Theo dõi việc

chuyển phát văn

bản



20



Lưu văn bản

đi



Bước 1: Kiểm tra văn bản

- Phần lớn các văn bản của UBND đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có

một số ban ngành, đồn thể thì các phòng ban đó tự soạn thảo. Nhưng trước khi các

văn bản được phát hành thì các văn bản đó phải được tập trung tại văn thư, để cán bộ

văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỷ thuật trình bày…

* Ghi số, ngày tháng của văn bản:

- Ghi số của văn bản:

+ Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản

- Ghi ngày, tháng, năm văn bản:

- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền

ký và đóng dấu. - Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn 02 thì phải

thêm số “0” trước số đó.

- Nhưng nhìn chung việc đánh số của UBND xã Đình Lập là đúng thể thức, số ký

hiệu đầy đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản có tháng nhỏ hơn 02 thì thêm

số “0” nhưng trong một số văn bản ở UBND xã Đình Lập vẫn còn nhiều sai sót về thể

thức trình bày.

- Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ

ký của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản là

bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu.

Bước 2: Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu văn bản đi ở UBND xã Đình Lập cán bộ văn thư đã kiểm tra số,

chữ ký của người ký có đúng thẩm quyền hay khơng, dấu đóng đã đúng thể thức quy

định hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại.

- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản

cũng như nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có một số văn bản đặc biệt như quy

phạm pháp luật hay bên Địa chính…thì nội dung văn bản 02 trang trở lên được đóng

dấu giáp lai, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản. Còn đối những

văn bản hành chính thơng thường thì khơng cần đóng dấu giáp lai.

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

- Đăng ký văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, ký

hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu…nhằm làm cơ sở dữ liệu

21



quản lý văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lý văn bản của cơ quan, giúp cho việc

quản lý và tra tìm văn bản một cách dể dàng, nhanh chóng.

- Việc đăng ký văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kỳ văn bản nào

nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lý số lượng văn bản trong năm.

Thực tế hiện nay UBND xã Đình Lập chưa có phần mềm quản lý văn bản cho nên việc

quản lý văn bản chủ yếu là bằng sổ. Hiện nay UBND xã đang triển khai phần mềm

quản lý văn bản, UBND xã đã đề cử một số đồng chí phụ trách văn thư đi học, tiếp

nhận phần mềm, dự kiến trong năm 2017 sẽ áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản.

- Văn bản được ban hành ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký ngày đó

Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát

- Sau khi đăng ký văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát. Bì thư của UBND

xã Đình Lập là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax. Để

văn bản vào

bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa bì cho phù hợp

sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng và

bí mật.

- Đối với văn bản thơng thường cán bộ văn thư tại UBND phường 4 sẽ bỏ bì thư

cẩn thận, bên ngồi có ghi rõ địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân gửi và nhận

Bước 5: Lưu văn bản đi

- Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở UBND xã Đình Lập sẽ giữ

lại bản chính và được lưu ở văn phòng UBND.

- Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý

đều được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành được lưu lại tại đơn

vị hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư. Bản lưu dùng để làm căn cứ

pháp lý và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản lưu là văn bản chính và

được sắp xếp theo số, ký hiệu.

- Bên cạnh đó tại UBND xã Đình Lập còn có một số văn bản đi, sau khi lưu văn

bản thì cán bộ văn thư khơng đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó

sẽ khơng có hiệu lực pháp lý, về cơ bản là sai.



22



- Văn bản lưu của UBND xã Đình Lập được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi

một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể. Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm

thì xếp trước và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau.

*Nhận xét

Ưu điểm:

- UBND xã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như:

trang thiết bị đầy đủ máy photocopy, máy in, máy vi tính… để phục vụ cho việc

soạn thảo, in ấn văn bản…

- Đặc biệt, lãnh đạo rất chú trọng đến việc nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp

vụ cho các cán bộ trong cơ quan nói chung và các bộ làm cơng tác văn thư nói riêng.

- Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng tích cực,

giúp loại bỏ các văn bản hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản cần

sửa đổi bổ xung, văn bản còn hiệu lực thi hành,…

Nhược điểm:

- Bên cạnh những ưu điểm thì cơng tác quản lý văn bản còn có những

nhược điểm:

- Hiện nay, tại UBND xã chưa có phân phần mềm quản lý văn bản, việc quản lý

văn bản chỉ bằng hình thức thủ cơng, đơi lúc dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn bản

còn chậm.

- Sổ đăng ký văn bản được đăng ký theo một nhiệm kỳ nên sẽ khó khăn hơn

trong việc tra tìm văn bản. Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được thực hiện

đồng bộ.

2.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn

bản đi - đến tại UBND xã Đình Lâp

Để hướng tới xây dựng UBND hiện đại, theo kịp chủ trương cơng nghiệp hố,

hiện đại hố đất nước, qua q trình tìm hiểu cơng tác văn thư - lưu trữ tại UBND xã

Đình Lập, cũng như ý nghĩa quan trọng của nó nhằm đảm bảo là cung cấp nguồn

thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo, cán bộ chuyên môn. Để giải quyết

một số vấn đề còn tồn tại: Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công

tác quản lý văn bản đi - đến tại UBND xã Đình Lập - huyện Đình Lập - tỉnh Lạng Sơn

trong đợt thực tập này.

23



* Cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

- Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác quản lý và giải quyết văn bản

thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết.

- Ngoài việc trang bị các máy loại máy, kính mong UBND xã Đình Lập trong

thời gian tới tăng thêm máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư và

lưu trữ.

- Nên trang bị phần mềm quản lý văn bản vào cơ quan, giúp cho việc quản lý và

giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời.

- UBND xã thường tiếp nhận một lượng văn bản rất lớn vì vậy hệ thống phòng

kho lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá,

hộp, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu được bảo quản lâu dài … Thường xuyên vệ

sinh kho lưu trữ, thực hiện nghiêm chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu.

* Tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong cán bộ, CNV

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp thủ trưởng cơ

quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản và nhân viên

văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của cơng tác văn thư, lưu trữ

để thực hiện đúng quy định của Nhà nước.

- Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn và các văn bản

khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ: Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, công văn 425/VTLTNN –

NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng

dẫn quản lý văn bản đi- đến nhằm cho mọi người hiểu về vai trò của văn thư.

- Thường xuyên phổ biến và cập nhật hố các quy định của Nhà nước về cơng

tác cơng văn giấy tờ cũng như các kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ của cơng

tác văn phòng sao cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn,

có năng lực cao hơn trong cơng việc của mình.

* Nhân sự

- Nhân sự là vấn đề khá quan trọng, văn thư do cán bộ Nội vụ kiêm nhiệm cho

nên tiếp nhận một khối công việc lớn. Vì vậy UBND xã nên bố trí thêm nhân viện phụ

trách về cơng tác văn thư để tránh tình trạng công việc bị tồn đọng.



24



- Cán bộ văn thư chưa được đào tạo đúng chuyên ngành nên việc thực hiện

chun mơn gặp khó khăn. Vì vậy UBND xã thường xuyên mở lớp tập huấn, cử cán

bộ đi học nâng cao trình độ chun mơn văn thư.

- Khuyến khích cán bộ cơng chức tự học nâng cao trình độ, năng lực.

- Có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho cán bộ văn thư, lưu trữ.

* Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản

- Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là rất cần

thiết, mọi khâu nghiệp của công tác văn thư đều nhờ vào sự trợ giúp của công nghệ

thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt là hạn chế nạn quan lưu giấy tờ.

- Để đáp ứng yêu cầu trên trước hết UBND xã cần trang bị phần mềm quản lý

văn bản, riêng với cán bộ văn thư phải được đào tạo và sử dụng thành thạo các phần

mềm về công tác quản lý văn bản.

2.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại UBND xã

Đình Lập

- Chủ tịch cơ quan, cần tổ chức và có trách nhiệm chỉ đạo cơng tác lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, thuộc phạm vi

quản lý của mình. - Cuối năm, cán bộ văn thư phải đơn đốc các phòng chức năng

lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc

việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ

ở phòng vào lưu trữ cơ quan.

- Cần trang bị thêm cho phòng văn thư máy tính để việc đăng ký văn bản trên

máy, phục vụ cho cơng tác tra tìm và lưu giữ văn bản.

- Về cơng tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán bộ văn thư lập

danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu quả cao. Các đơn vị

phòng ban chức năng đưa ra mục lục hồ sơ từng đơn vị mình để dựa vào đó cán bộ văn

thư lập danh mục hồ sơ cho cho cơ quan. Công văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập

hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo đúng

quy định.

- Cán bộ văn thư cần chú trọng thực hiện nhiệm vụ của mình để cơng tác văn thư

của cơ quan đạt được kết quả cao hơn.



25



- Hiện nay phòng văn thư qua tìm hiểu tơi, nhận thấy nhân viên văn thư còn

kiêm nhiệm nhiều cơng việc. Ngồi cơng việc nhận cơng văn đến, photocopy các tài

liệu còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm cho văn phòng và cho các

phòng ban khác. Vì vậy nên bố trí thêm người hoặc phân bổ đều công việc cho các

nhân viên khác.

- Thực hiện nghiêm túc quy chế công tác công văn giấy tờ và lưu trữ. Bố trí thêm

cán bộ có trình độ chun mơn vào bộ phận này. Để cập nhật hố hồ sơ vào hệ thống

máy tính đòi hỏi phải có nhân viên giỏi về lĩnh vực máy tính.

Để hướng tới xây dựng UBND hiện đại theo kịp chủ trương cơng nghiệp hóa,

hiện đại hóa đất nước. Từ thực trạng trên, nên đưa ứng dụng tin học vào xây dựng

chương trình quản lý văn bản. Để giải quyết vấn đề còn tồn tại, sau đây là giải pháp

nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại

UBND xã Đình Lập.



Hệ thống giải pháp



Đào tạo,



bồi



dưỡng nâng cao

trình độ



tin



học



Bồi dưỡng nâng

cao trình độ

chun mơn

nghiệp vụ



Xây dựng

phần mềm

ứng dụng



Hình 2.2 Sơ đồ hệ thống giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin



26



CHƯƠNG 3

ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL CHO

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI.

3.1 Đặt vấn đề

Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và UBND Đình

Lập nói riêng, văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản

lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ

đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý hành chính nhà nước

là hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên

mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, trong suốt q trình quản lý, từ việc chỉ đạo,

điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với các văn bản.

Vấn đề đặt ra là cần có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản,

thực hiện sự quản lý chặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này. Thực tế cho thấy

trong hoạt động của UBND, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một

cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:

+ Đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu,

phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết cơng việc. Đồng thời cung cấp những thông

tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND khi

cần thiết.

+ Giúp cho cán bộ cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý

nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp…).

+ Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thơng tin bí

mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để

tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.

Xuất phát từ những lẽ trên có thể thấy được sự cần thiết của việc quản lý văn bản

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước nói chung và UBND xã

Đình Lập nói riêng. Do đó, làm tốt cơng tác quản lý văn bản là tiền đề để đảm bảo cho

hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trong giai

đoạn đẩy mạnh cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ

quan cũng như đội ngũ cán bộ văn thư là cần có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò

27



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×