Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Tải bản đầy đủ - 0trang

1.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản

1.2.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

Sơ đồ:

Làm thủ tụ

gửi VB (2)



Đăng ký

Vb đi (1)



Lưu vb đi và

theo

dõi, kiểm tra việc gửi

VB đi (3)



Trình bày phong bì

và cho VB vào

phong bì



Trình VB đi



Xem xét thể thúc,

ghi số, ngày tháng



Chuyển phát

VB đi



Lưu VB đi



Theo dõi,

kiểm tra



Đóng dấu

VB đi



Đăng ký

Vb đi

Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi

Bước 1: Đăng ký văn bản đi.

+ Trình văn bản đi: sau khi văn bản đã được soạn thảo và in ấn xong thì phải

trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành.

+ Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng: trước khi phát hành văn bản, văn thư

kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo

8



người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung

của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi ở phía

trên, bên trái dưới tác giả của văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập,

bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Ngày, tháng, năm

văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày

1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước. Ngày tháng của văn bản

ghi sau địa danh,dưới quốc hiệu.

BỘ NỘI VỤ



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc



Số:01/2011/TT-BNV



Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011



+ Đóng dấu văn bản đi: phải rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm lên

từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái.



9



+ Đăng ký văn bản đi: đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ cơng) hoặc

máy vi tính (ứng dụng cơng nghệ thơng tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện. Đăng

ký văn bản bằng sổ:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi

Năm:

Từ ngày…………… đến ngày…………..

Từ số…………........ đến số……………..



Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng

dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa

Từ số … đến số … và Quyển số.

Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong sổ đăng ký văn bản đi được trình

bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể như sau:

Nội dung bên trong gồm:

Số,



hiệuvăn

bản



Ngày tháng

văn bản



Tên loại



trích yếu

nội dung

văn bản



Người





Nơi

nhận

văn bản



Đơn vị,

người

nhận

bản lưu



Số

lượng

bản



Ghi

chú



(1)



(2)



(3)



(4)



(5)



(6)



(7)



(8)



Hình 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong



10



Hướng dẫn đăng ký:

(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản.

(2) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản.

(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.

(4) Ghi tên của người ký văn bản.

(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi

tại phần nơi nhận của văn bản.

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

(7) Ghi số lượng bản phát hành.

(8) Ghi những điểm cần thiết khác.

Bước 2: Làm thủ tục gửi văn bản

+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: bì văn bản được làm bằng

loại giấy dai, bền, khó thấm nước. Khơng nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất

từ 80 gram/m2 trở lên. Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn

bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt

giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn bản.

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện như sau:



(8)



TÊN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC

ĐC: Số XX phố…, quận…,Hà Nội (20)

ĐT: (84 4)… Fax: (84 4)……(3)

E-Mail: …………………

Website:………………….(4)



Số:……………………………….(5)

Kính gửi………………(6)

………………(7)



Hình 1.3 Mẫu trình bày bìa phong bì



11



Ghi chú:

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).

(5): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

(6): Địa chỉ cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp.

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, khơng bị

nhăn, khơng để hồ dán dính vào văn bản.

Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên

phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản.

Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp.

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, khơng bị

nhăn, khơng để hồ dán dính vào văn bản.

Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên

phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản.

+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ

quan tổ chức. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác. Chuyển phát văn

bản đi qua bưu điện. Chuyển phát văn bản bằng máy Fax trong trường hợp cần chuyển

phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận, sau đó phải gửi bản chính.

 Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ

nhiều và chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập sổ

chuyển giao riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký.

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ chuyển giao văn bản đi”.

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A4 bao gồm 5

cột theo mẫu sau:



12



Ngày

chuyển

(1)



Số, ký hiệu

văn bản



Nơi nhận văn bản



(2)



Ký nhận



Ghi chú



(4)



(5)



(3)



Hình 1.4 Mẫu sổ chuyển giao văn bản

Cột (1): Ghi ngày tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và

tháng 1,2 thì phải thêm số 0 vào đằng trước, ví dụ: 03/01, 24/02, 31/12.

Cột (2): Ghi số và ký hiệu văn bản.

Cột (3): Nơi nhận văn bản.

Cột (4): Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

Cột (5): Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì.

 Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển

trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn

bản đi.

Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

 Chuyển phát văn bản đi qua bưu Điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của số được trình bày

tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ

gửi văn bản đi bưu điện.

Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên khổ giấy A4 gồm 6 cột

như sau:

Ngày

chuyển



Số, ký hiệu

văn bản



Nơi nhận

văn bản



Số lượng bì



Ký nhận và

dấu bưu

điện



Ghi chú



(1)



(2)



(3)



(4)



(5)



(6)



Hình 1.5 Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện



13



Cột (1): Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện.

Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột (3): Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

Cột (4): Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi.

Cột (5): Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu

điện (nếu có).

Cột (6): Ghi những điểm cần thiết khác

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng

dấu vào sổ (nếu có).

 Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận

bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Bước 3: Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi.

+ Lưu văn bản đi:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu

và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết

công việc.

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số,

ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằn

tiếng nước ngồi hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản

lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Sổ sử dụng phải được in sẵn. Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự

như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng

bản lưu”.



14



Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên khổ giấy A3, gồm 09 cột:

Ngày

tháng



(1)



Họ

tên

người

sử

dụng

(2)



Số/ký

hiệu

ngày

tháng

văn

bản

(3)



Tên

Hồ

loại và



trích

số

yếu nội

dung

văn bản

(4)

(5)





nhận



Ngày

trả



Người Ghi

cho phép chú

sử dụng



(6)



(7)



(8)



(9)



Hình 1.6 Mẫu sổ sử dụng bản lưu

+ Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ

hoặc thất lạc. Đặc biệt đối với những văn bản quan trọng có thể kiểm tra thơng qua

phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận. theo dõi, kiểm tra việc gửi

văn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:

Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký

văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân

soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

Đối với những văn bản có đóng dấu “tài liệu thu hồi” , phải theo dõi , thu hồi

đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị

thiếu hoặc thất lạc.

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải

chuyển cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửi

văn bản đi bưu điện để kiểm tra, Xác minh khi cần thiết.

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách

nhiệm xem xét, giải quyết.

1.3. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản

Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết cơng việc cơ quan

nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.

Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm cơ sở

chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợp pháp.

Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.

Làm tốt cơng tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.

15



CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

UBND XÃ ĐÌNH LẬP – ĐÌNH LẬP – LẠNG SƠN

2.1. Giới thiệu khái quát về cơ sở thực tập

Tên cơ quan: UBND xã Đình Lập

Địa chỉ: Thơn Còn Đuống – xã Đình Lập – Đình Lập – Lạng Sơn

UBND xã Đình Lập là cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương.

2.1.1Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập

*Chức năng

- Quyết định chương trình cơng tác tồn khóa và chương trình cơng tác hàng năm

của cơ quan, quy chế làm việc.

- Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương

hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng

hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ.

- Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và tồn khóa

trên các lĩnh vực cơng tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ của phường.

- Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng

bộ, quy định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định.

- Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định tại

Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra trung ương

“Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”.

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đình Lập

- Nhiệm vụ của UBND xã Đình Lập được quy định trong Luật tổ chức HĐND và

UBND. Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND ra quyết định tổ

chức và thực hiện.

- Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy

xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và

UBND xã, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo.

- Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp Quận

theo dõi, đơn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình cơng

tác đề ra.

16



- Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc

họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu

đáo, khoa học.

- Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của

UBND xã Đình Lập và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thơng tin kịp thời để tham

mưu cho cấp lãnh đạo, chỉ đạo.

- Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội,

phát triển đơ thị, lập và dự tốn về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhà

nước quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường.

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an tồn xã

hội trên địa bàn phường.

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền và

lợi ích của cơng dân. Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mại

dâm, ma túy…

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật.

- Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán

bộ, biên chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp.

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với

lãnh đạo.



17



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×