Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG

TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG

Tải bản đầy đủ - 0trang

Hình 2.1. Trường THPT Thơng Nơng

Trong trường có cơ cấu tổ chức như sau:

Đứng đầu trường là chi bộ Đảng, chi bộ Đảng là cơ quan cao nhất và có quyền

hạn lớn nhất. Trong chi bộ Đảng thì bí thư chi bộ là người giữ chức vụ cao nhất. Bí thư

chi bộ Đảng cũng đồng thời là Hiệu trưởng của trường.

Dưới chi bộ Đảng là Ban Giám hiệu trường, Công đồn và Đồn Thanh niên.

Cơng đồn phụ trách chăm lo tới quyền lợi của cán bộ nhân viên trong trường. Đoàn

Thanh niên thực hiện nhiệm vụ phụ trách và phát triển cơng tác đồn của trường. Ban

Giám hiệu nhà trường thì gồm Hiệu trưởng và Hiệu phó của trường. Hiệu trưởng làm

nhiệm vụ quản lý bao quát công tác của trường. Hiệu phó phụ trách nhiệm vụ mà Hiệu

trưởng giao cho và thực hiện thay công việc của Hiệu trưởng khi Hiệu trưởng đi cơng

tác khơng có ở trường hay khi Hiệu trưởng vắng mặt.

Dưới Ban Giám hiệu là các hội như Hội phụ huynh cha mẹ học sinh, Hội Thiếu

niên Tiền phong HCM, Hội Khuyến học, Hội Chữ thập đỏ, tổ chun mơn.

Trong tổ chun mơn có các tổ như: Tổ khối 10, tổ khối 11, tổ khối 12 và tổ văn

phòng.



18



2.2. Thực trạng quản lý thư viện tại trường

2.2.1. Thực trạng việc quản lý thư viện của Trường THPT Thơng Nơng

- Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lý, phục vụ việc đọc và tra cứu

mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau. Đây

là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới dạng các ấn phẩm khác nhau.

Nói chung, ở hầu hết các thư viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu được làm

thủ cơng khơng có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư viện thực sự

phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu bằng phích rất bất tiện và gây

lãng phí rất nhiều thời gian của bạn đọc. Những khó khăn trong việc quản lý thư viện

được thể hiện như sau:

- Đối với việc phục vụ độc giả:

Khi độc giả có nhu cầu mượn một cuốn sách, cán bộ thủ thư trong thư viện phải

kiểm tra xem cuốn sách đó có còn trong thư viện hay khơng, nếu còn mới làm thủ tục

cho mượn còn nếu khơng thì thơng báo hết sách cho độc giả. Công việc này là tất yếu,

song nó tốn rất nhiều thời gian để tìm sổ và tra cứu, công việc tra cứu cũng hết sức

nặng nề và tồn thời gian. Nếu có sự sai lệch về thông tin giữa bản danh mục sách và số

lượng sách hiện có trong kho, dẫn đến tình trạng độc giả phải chờ đợi rất lâu mới nhận

được câu trả lời là sách hiện tại đã hết trong thư viện. Trường hợp độc giả không nắm

vững những thông tin về cuốn sách thì việc tìm kiếm sẽ càng trở nên khó khăn hơn.

- Đối với việc quản lý sách:

Khi cần báo cáo thống kê định kì về danh mục các loại sách có trong thư viện,

tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu tư của một thư viện, ta sẽ tồn rất nhiều thời gian,

có khi thậm chí khơng làm nổi vì khối lượng cơng việc q lớn



19



Thư viện :

PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH

Mã số sách:……………….

Tên sách:……………………………..

Tập:……………………………….......



Số trang:………………………….........



Số lượng:………………………………



Năm xuất bản:………………………...



Mã ngôn ngữ:………………………....



Ngôn ngữ:……………………………...



Mã nhà xuất bản:……………………..



Nhà xuất bản:…………………………..



Mã thể loại:…………………………...



Thể loại:………………………….........



Mã tác giả:……………………………



Tác giả:………………………………..



Mã vị trí:…………… Vị trí:………….. Tầng:……….. . Phòng:………… Giá :………

Hình 2.3. Phiếu quản lý sách

+ Mỗi khi độc giả đến đăng ký làm thẻ, phòng phục vụ độc giả tiến hành phát

phiếu đăng ký cho độc giả.

Thư viện:

PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM THẺ

Họ và tên:……………………………….. …………………………Giới tính :………..

Ngày sinh:…/…/…… Lớp : ……………

Địa chỉ thường trú:……………………………………………………………………….

Nghề nghiệp:…………………………………………………………………………….

Nơi công tác:…………………………………………………………………………….

Ngày đăng ký:…………………………………………………………..........................

Xác nhận của hiệu trưởng Trường THPT Thông Nơng

Hình 2.4. Phiếu đăng ký làm thẻ



20



Sau khi nộp phiếu đăng ký làm thẻ, độc giả sẽ được phòng phuc vụ cấp thẻ và

trong thẻ sẽ được gán mã số độc giả.

Số:…………..

Thư viện:

THẺ ĐỘC GIẢ

Họ và tên:……………………………………………Giới tình..……………………..

Ngày sinh :.…/…../……….Lớp : ………………………

Nghề nghiệp:………………………………………………………………………….

Nơi công tác:………………………………………………………………………….

Ngày đăng ký:…………………...



Ngày hết hạn:…………………………………

Ngày … Tháng… Năm 20…



Xác nhận của hiệu trưởng Trường THPT Thông Nơng

Hình 2.5. Thẻ độc giả

+ Nếu độc giả mất thẻ thì phải làm lại thẻ thì mới được mượn sách

Thư viện:

ĐƠN XIN CẤP LẠI THẺ THƯ VIỆN

Họ tên:…………………………........... Giới tính…………………Lớp ..…................

Địa chỉ thường trứ:……………………………...... Nghề nghiệp:……………………

Nơi công tác:……………………………………………………………………………..

Lý do cấp lại thẻ:……………………... Mã số thẻ đã được cấp:………………………

Xác nhận của hiệu trưởng



Người viết ký tên



Hình 2.6. Đơn xin cấp lại thẻ thư viện



21



Ngày…tháng…năm 20…



+ Khi độc giả đến mượn sách phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách và

giao cho nhân viên thủ thư.

Thư viện:

PHIẾU MƯỢN SÁCH

Số thẻ:…………………………………………………………….................................

Họ tên:…………………………………………Giới tính : ……………………………

Ngày sinh …/……/………….

Lớp : ………………

Nghê nghiệp:…………………………………………………………………………..

Nơi cơng tác:…………………………………………………………………………..

Địa chỉ thường trú :.…………………………………………………………………..

Hình thức mượn:……………………………………………………….......................

Mã sách



Tên sách



Tên tác giả



Mã thể loại



Ngày… tháng… năm 20…

Hình 2.7. Phiếu mượn

+ Bộ phận quản lý phải theo dõi độc giả mượn sách quá hạn để gửi giấy nhắc

thông báo trả sách tới độc giả.

Thư viện:

GIẤY YÊU CẦU TRẢ SÁCH

Kính gửi:……………………………………………………………...........................

Địa chỉ:………………………………………………………………………………..

Đề nghị ông bà trả sách đã quá hạn mượn.

Mã sách: ……………………………………………………………………………...

Tên sách:………………………………………………………………………………

Ngày mượn:…………………………………………………………………………..

Đã q hạn:……………………………………………………………………………..

Vậy xin ơng (bà) vui lòng đem sách đến trả cho thư viện.

Hình 2.8. Giấy yêu cầu trả sách



22



+ Đối với cơng tác phòng đọc, ngồi cơng việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu

cầu của độc giả, còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được

số độc giả trong kỳ và báo cáo các sách đã mượn.

Thư viện Trường Trung Học Phổ Thơng Thơng Nơng

BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ

Từ ngày…………. đến ngày…………

Mã độc giả



Họ và tên



Địa chỉ



Số sách mượn



Hình 2.9. Báo cáo tình hình độc giả

Thư viện Trường Trung Học Phổ Thông Thông Nông

BÁO CÁO MƯỢN SÁCH

Từ ngày………… đến ngày……….

Mã sách



Tên sách



Tác giả



Hình 2.10. Báo cáo mượn sách



23



Lần mượn



Các bước



Quy trình



Trách nhiệm



Bước 1



Chuyên viên thư viện

Yêu cầu bổ sung tài liệu



Bước 2



Ban Giám hiệu

Xem xét/Phê duyệt



Bước 3



Ban Giám hiệu

Bổ sung tài liệu



Bước 4



Chuyên viên thư viện

Kiểm tra/Nhập sổ



Bước 5



Chuyên viên thư viện

Xử lý nghiệp vụ



Bước 6



Chuyên viên thư viện

Xếp giá



Bước 7



Chuyên viên thư viện

Lưu thông tài liệu



Bước 8



Chuyên viên thư viện



Theo dõi và quản lý



Bảng 2.1. Quy trình quản lý thư viện

2.2.2. Ưu điểm và nhược điểm trong việc quản lý thư viện học sinh tại Trường

THPT Thông Nông

+ Ưu điểm

- Giúp cho người làm công tác quản lý xác định luồng số liệu một cách trực

quan hơn.

- Rèn luyện cho người làm cơng tác tính cẩn thận, tỉ mỉ, có thể làm việc được

trong mọi tình huống (Kể cả mất điện);

- Trường hợp mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là quản lý trên máy tính.



24



+ Nhược điểm

- Việc quản lý khó khăn dễ gây nhầm lẫn trong việc quản lý ngày tháng.

- Đối với các thơng tin, dữ liệu phức tạp và đặc biệt khó tránh khỏi những thiếu

sót trong việc lưu trữ thơng tin bổ sung, sửa đổi, cập nhập, thống kê.

- Quản lý bằng sổ sách dễ mất mát, hư hỏng, nhầm lẫn, khó bảo quản.

2.2.3. Biện pháp khắc phục

- Việc quản lý thư viện Trường Trung học phổ thơng Thơng Nơng còn nhiều hạn

chế và bất cập chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Ngày nay với sự bùng nổ

của khoa học công nghệ đang phát triển và ngày càng thâm nhập vào mọi lĩnh vực.

Nhằm giải quyết những khó khăn về quản lý thư viện để hỗ trợ bộ phận quản lý trong

việc lưu trữ, quản lý các thông tin sách đạt được hiệu quả cao.

- Ứng dụng khoa học công nghệ vào việc quản lý là không thể thiếu cụ thể là ứng

dụng phần mềm Microsoft Excel vào trong công tác quản lý.

- Microsoft Excel là một công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá cao

trong số các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu do sức mạnh và tính linh hoạt cùng với

mọi mức người dùng và rất dễ sử dụng.



25



Chương 3

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG

CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG,

HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG

3.1. Nhu cầu tin học hóa cơng tác quản lý thư viện

Cơng tác quản lý thư viện đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của

nhà trường. Qua khảo sát và tìm hiểu cho thấy việc quản lý thư viện của trường còn

thủ cơng và trên giấy tờ. Để đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý thư viện của

trường được thuận tiện, chính xác, đầy đủ, kịp thời, thống nhất và thơng tin hóa quản

lý thì em xin đưa ra một số kiến nghị như sau:

1. Trong quá trình CNH – HĐH, hội nhập với quốc tế việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào việc quản lý thư viện thể hiện tính khoa học, hiện đại bắt kịp thời đại

trong việc quản lý thư viện giúp đẩy nhanh quá trình quản lý nâng cao hiệu quả trong

công tác quản lý.

2. Trường THPT Thông Nông cần: Nâng cao công tác quản lý bằng việc ứng

dụng công nghệ thông tin vào quản lý đảm bảo được việc quản lý được thơng suốt,

chính xác, nhanh chóng.

3. Ứng dụng chương trình Excel quản lý thư viện giúp cho việc quản lý hồ sơ, sổ

sách được thống nhất, đạt được hiệu quả cao nhất.

4. Ứng dụng chương trình Excel trong quản lý thư viện.

3.2. Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý thư viện tại Trường

THPT Thông Nông

- Giao diện chính của chương trình



Hình 3.1. Giao diện chính của chương trình



26



Giao diện này sử dụng chức năng Hyperlink để có thể giúp người dùng tới các

bảng tính khác một cách dễ dàng mà không cần chọn vào tab của bảng tính đó. Đồng

thời giao diện này cho người dùng cái nhìn tổng quan về đề tài, các bảng tính có trong

chương trình. Trong chương trình có các sheet như: Thống kê sách mượn, thống kê

sách, sách, nhà xuất bản, tác giả, học sinh, loại sách, nhân viên, xử lý vi phạm, trả

sách, mượn sách.



Hình 3.2. Giao diện tác giả

Giao diện này dùng để cập nhật thông tin về tác giả: Mã tác giả, tên tác giả.

Giao diện có icon trang chủ khi người dùng click chuột vào biểu tượng thì chương

trình chuyển sang giao diện đó.



27



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x