Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Các khái niệm cơ bản

Các khái niệm cơ bản

Tải bản đầy đủ - 0trang

Khái niệm về tài liệu

Tại khoản 2 Luật lưu trữ năm 2011, tài liệu được

định nghĩa ‘Tài liệu là vật mang tin được hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá

nhân’ Tài liệu này có thể bao gồm các thủ tục, hướng

dẫn công việc và bản vẽ; tài liệu chữ viết, tài liệu

ảnh, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử..có thể thay đổi

cho phù hợp với tình hình thực tế.



Thế nào là một hồ sơ? Khái niệm hồ sơ



 1. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu phản ánh quá trình

phát sinh, diễn biến và kết thúc (giải quyết) một vấn đề,

một sự việc, một nhiệm vụ hình thành trong quá trình

giải quyết sự việc, vấn đề, nhiệm vụ đó.

 2.Hồ sơ là một tập văn bản được tập hợp lại do có

những đặc điểm hình thức giống nhau: cùng tên gọi,

cùng tác giả, cùng thời gian ban hành… (ví dụ: tập lưu

cơng văn)

Lưu ý: Hồ sơ có thể có một hoặc nhiều tập. Mỗi tập gọi là

một đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong

một tờ bìa riêng và dày không quá 4cm.



Câu hỏi ôn tập

Câu số 1: Thông tư 08 khi được sử dụng hướng dẫn

Tabmis, trong trường hợp này sẽ gọi là

a, Tài liệu

b, Hồ sơ

Câu số 2: Khi thơng tư lỗi thời thì trong sổ ghi các

VB đã hết hạn thì thơng tư này sẽ gọi là

a, Tài liệu

b, Hồ sơ



Ví dụ

Khi một tổ chức nào đó có quy định về biểu mẫu

giao nhận cơng văn, biểu mẫu và quy trình đó gọi là

gì?

Khi văn thư dùng biểu mẫu đó đóng thành quyển sổ

giao nhận thì quyển sổ đó gọi là gì?

Vậy hồ sơ tính chất là tài liệu nhưng khác ở chỗ, hồ

sơ cung cấp bằng chứng khách quan về hoạt động đã

được thực hiện và không thể sửa đổi.



Phân loại hồ sơ

Hồ sơ nguyên tắc:

là tập hợp những văn bản QPPL, những quy

định của các cơ quan có thẩm quyền quy định về một vấn đề, một

lĩnh vực được sử dụng làm căn cứ giải quyết công việc. Hồ sơ

nguyên tắc không phải giao nộp vào lưu trữ.

Hồ sơ công việc: tập hợp những VB, tài liệu phản ánh quá trình

phát sinh, diễn biến và kết quả giải quyết các vấn đề, sự việc thuộc

chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Hồ sơ này do cán bộ

chuyên môn lập và phải nộp vào lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai

thác.

Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ

thể ( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh



Câu hỏi:

CÁC BẠN HÃY PHÂN BIỆT HỒ SƠ CÔNG

VIỆC VÀ HỒ SƠ NGUYÊN TẮC?



PHÂN BIỆT

HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ NGUYÊN TẮC

Hồ sơ công việc



Hồ sơ nguyên tắc

 



+ Là những bản chính, bản sao có giá + Là bản sao chính xác bản chính

trị như bản chính cùng các văn bản, các văn bản QPPL về từng mặt

giấy tờ có liên quan đến q trình giải cơng tác nghiệp vụ, chuyên môn

quyết công việc

+ Tài liệu thường có thời gian trong

một năm hành chính hoặc theo thời

gian công việc mà hồ sơ đó phản ánh

 

+ Phải nộp vào lưu trữ cơ quan



+ Có thể tập hợp văn bản của nhiều

năm, nếu có thay đổi, phải sử dụng

văn bản có hiệu lực hiện hành

+ Không phải nộp vào lưu trữ cơ

quan



Quy định về quản lý, lưu giữ hồ sơ



Lập hồ sơ



Phông lưu trữ cơ

quan phông lưu

trữ nhà nước



Lập hồ sơ ( Khoản 11, Điều 2, Luật lưu trữ



11



Là việc tập

hợp và sắp

xếp tài liệu



22



Trong quá

trình theo

dõi và giải

quyết cơng

việc



33



Thành hồ sơ

theo những

ngun tắc

và phương

pháp nhất

định



Mỗi

Mỗihồ

hồsơ

sơcó



thể

thểlà

làmột

một

hoặc

hoặcnhiều

nhiều

tập,

tập,mỗi

mỗitập

tập



làmột

mộtđơn

đơnvịvị

bảo

bảoquản.

quản.



Lập hồ sơ có tác dụng



Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết

Làm căn cứ chính xác để giải quyết cơng việc

kịp thời và hiệu quả



Đảm bảo quản lý tài liệu chặt chẽ, bí mật

Tạo điều kiện cơng tác lưu trữ



Quy định về quản lý, lưu giữ hồ sơ



1



2



3



4



Một số khái

niệm

Hoạt động Lưu trữ

lưu trữ Cơ quan



Lưu trữ

lịch sử



Phông

lưu trữ



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Các khái niệm cơ bản

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×