Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
III. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

III. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Tải bản đầy đủ - 0trang

3.1.4. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào cặp, ghi nhãn và tiến hành bàn giao cho

Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan.

3.2. Đối với Bộ phận văn thư-lưu trữ cơ quan:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị và cán bộ, công chức

trong cơ quan vào lưu trữ hiện hành;

- Phối hợp với các đơn vị và cán bộ, công chức xác định hồ sơ, tài liệu cần

thu thập;

- Hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao

nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu

(Phụ lục 06 đính kèm).

Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan có trách

nhiệm kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

lưu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ

sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN



1. Thủ trưởng các đơn vị KBNN có trách nhiệm phổ biến, chỉ đạo công

tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy

định của Nhà nước và hướng dẫn tại Cơng văn này.

2. Trong q trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc, đề

nghị phản ánh về KBNN (Văn phòng) để xem xét, giải quyết./.



Nơi nhận:

- Như trên;

- Lãnh đạo KBNN;

- Văn phòng BTC ( b/c).

- Lưu: VT, VP.



KT. TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC



Trần Quốc Vinh



10



Phụ lục 01: Danh mục hồ sơ

KHO BẠC NHÀ NƯỚC



CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



KHOBẠC NHÀ NƯỚC...



Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ... (tên đơn vị)

( ghi tên Ban, phòng, bộ phận)

Năm 200..



Tên đề mục và tiêu

đề hồ sơ

(1)



Thời hạn



Đơn vị/ người



bảo quản



lập hồ sơ



(2)



(3)



Ghi chú



(4)



I. Tên đề mục lớn

1. Tên đề mục nhỏ

Tiêu đề hồ sơ



Bản danh mục hồ sơ này có.......hồ sơ, bao gồm:

........hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

........hồ sơ bảo quản có thời hạn.

…, ngày



tháng



năm 200...



Trưởng Ban ( Trưởng phòng hoặc bộ phận)



(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ)

Ghi chú:

- Cột 1: Ghi số thứ tự, đề mục và tiêu đề hồ sơ;

- Cột 2: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng

số lượng năm cụ thể;

- Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

- Cột 4: Ghi tên những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ

sơ, hồ sơ chuyển tiếp từ năm trước sang, hồ sơ loại mật...



11



Phụ lục 02: Danh mục hồ sơ chung của cơ quan

KHO BẠC NHÀ NƯỚC



CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



KHOBẠC NHÀ NƯỚC...



Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



DANH MỤC HỒ SƠ CHUNG CỦA CƠ QUAN

Năm 200..



Số và ký hiệu

của hồ sơ



Tên đề mục và tiêu

đề hồ sơ



(1)



(2)



Thời hạn



Đơn vị/ người



bảo quản



lập hồ sơ



(3)



(4)



Ghi chú



(5)



I. Kế hoạch tổng

hợp

II. Kế tốn



Bản danh mục hồ sơ này có.......hồ sơ, bao gồm:

........hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

........hồ sơ bảo quản có thời hạn.

Phê duyệt của Giám đốc

((ký và ghi rõ họ tên)



Thủ trưởngBan, phòng hoặc bộ phận

( ký và ghi rõ họ tên)



Ghi chú:

- Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ theo hướng dẫn tại điểm 1.2.4, khoản 1.2

mục 1 phần II của công văn này

- Cột 2:: Ghi số thứ tự, đề mục và tiêu đề hồ sơ;

- Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng

số lượng năm cụ thể;

- Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

- Cột 5: Ghi tên những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ

sơ, hồ sơ chuyển tiếp từ năm trước sang, hồ sơ loại mật...

12



Phụ lục 03: Bìa hồ sơ ( Mặt trước)



KHO BẠC NHÀ NƯỚC….

Ban, phòng hoặc bộ phận



HỒ SƠ

……………………………………………..

……………………………………………..

……………………………………………..

……………………………………………..



Từ ngày ………đến ngày……….

Gồm ……..tờ



Phông số……..

Mục lục số……

Hồ sơ số………



Thời hạn bảo quản

…………………..



13



Phụ lục 03: Bìa hồ sơ ( Mặt sau)



CHỨNG TỪ KẾT THÚC



Hồ sơ này gồm có.................................................................................. tờ)

(Viết bằng chữ ..........................................................................................)

Mục lục văn bản có:................................................................................tờ)

Đặc điểm trạng thái các văn bản bên trong hồ sơ:

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

....................................................................................................................



..... .......Ngày..........tháng..........năm...........

Người lập hồ sơ

(Ký và ghi rõ họ tên)



14



Phụ lục 04: Mục lục văn bản



STT



Số ký

hiệu

Văn bản



Ngày tháng

Văn bản



Tác giả

Văn bản



Trích yếu và

nội dung văn

bản



Tờ số



Ghi

chú



15



Phụ lục 05: Mục lục, hồ sơ tài liệu nộp lưu

KHO BẠC NHÀ NƯỚC …..

(Tên đơn vị nộp lưu)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 200...

Hộp

(cặp

) số



Số ký

hiệu

hồ sơ



Tiêu đề

hồ sơ



(1)



(2)



(3)



Thòi

gian

BĐ - KT



Thi hạn

bảo

quản



Số tờ



Ghi chó



(5)



(6)



(7)



(4)



Mục lục này gồm: ......... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ.....................hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Trong đó:

.......... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn

.......... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản có thời hạn

…, ngày



tháng



năm 200..



Thủ trưởng đơn vị nộp lưu

(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ)

Ghi chú:

- Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.

- Cột 2: Ghi số ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

- Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

- Cột 4: Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hồ sơ, ví dụ: 01.4.1990

– 31.12.1990.

- Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

- Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ

- Cột 7: Ghi những thơng tin cần chú ý về nội dung và hình thức của tài liệu có

trong hồ sơ

16



Phụ lục 06 : Biên bản giao nhận tài liệu

KHO BẠC NHÀ NƯỚC



CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT N AM



KHO BẠC NHÀ NƯƠC…..



Độc lập - T do - Hnh phỳc

, ngày



tháng



năm



200..

BIấN BN GIAO NHN TÀI LIỆU

- Căn cứ Quy chế công tác văn thư và lưu trữ tại KBNN … ban hành kèm

theo Quyết định số…../QĐ- KB…. Ngày tháng năm của KBNN…;

- Căn cứ kế hoạch thu thập tài liệu của KBNN….;

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: (ghi tên Ban, phòng hoặc bộ phận)

Đại diện là:

1. Ông(bà):.......................….………………………………………………

Chức vụ công tác:..............….………………………………………………

2. Ông (bà): .......................................….(Cán bộ trực tiếp giao nộp)……....

Chức vụ công tác: ………………………………………………….……….

BÊN NHẬN: ( lưu trữ hiện hành của KBNN...)

Đại diện là:

1. Ông (bà): …….........................(đại diện Lãnh đạo đơn vị)……………..

Chức vụ cơng tác: .........................…………………………………………

2. Ơng (bà): ………………………………………………………………..

Cán bộ văn thư- lưu trữ .

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1.Tên khối tài liệu giao nộp: ……………………………………………….

2.Thời gian của tài liệu: …………………………………………….……...

3.Thành phần và số lượng tài liệu

3.1 Tài liệu hành chính.

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………………………….

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………………………..........

17



- Quy ra mét giá:............. mét: ……………………………………………..

3.2 Tài liệu khác:

- Tổng số hộp (cặp): ..………………………………………………….......

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ..………………………………………

- Quy ra mét giá:........... mét: ………………………………………………

4. Tình trạng tài liệu giao nộp:……………………………………………..

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo..................................................

Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau; Bên giao

giữ 01 bản; Bên nhận giữ 01 bản./.

NGƯỜI GIAO



NGƯỜI NHẬN



(Ký tên và ghi rõ họ tên)



(Ký tên và ghi rõ họ tên)



LÃNH ĐẠO BÊN GIAO



LÃNH ĐẠO BÊN NHẬN



(Ký tên và ghi rõ họ tên)



(Ký tên và ghi rõ họ tên)



18



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

III. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×