Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Lập hồ sơ hiện hành:

Lập hồ sơ hiện hành:

Tải bản đầy đủ - 0trang

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;

- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan;

- Kế hoạch chính thức của cơ quan đã được phê duyệt;

- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch;

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.

Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:

- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;

- Chương trình hội nghị;

- Lời khai mạc;

- Dự thảo báo cáo tổng kết;

- Các báo cáo tham luận;

- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;

- Nghị quyết hội nghị;

- Biên bản hội nghị.

Ví dụ 3: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ.

- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ.

- Tài liệu về q trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị.

- Các tài liệu về lý lịch và qua trình cơng tác của các cán bộ.

- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các

cán bộ đề nghị bổ nhiệm.

- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ

nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm

Ví dụ 4: Hồ sơ đồn ra (hoặc đồn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế

gồm:

- Công văn, quyết định về việc cử cán bộ tham gia đoàn;

- Chương trình kế hoạch làm việc của đồn;

- Biên bản các buổi làm việc;

- Bản ghi nhớ (nếu có);

- Báo cáo kết quả đoàn ra (hoặc đoàn vào);

- Báo cáo quyết tốn kinh phí;



6



- Các tài liệu khác liên quan đến đoàn ra (hoặc đoàn vào) như: ảnh, tài liệu

ghi âm, ghi hình….

2.3. Kết thúc và biên mục hồ sơ:

Sau khi giải quyết xong cơng việc thì hồ sơ kết thúc. Để hồn chỉnh hồ sơ

về cơng việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm

thực hiện các thủ tục kết thúc và biên mục hồ sơ, cụ thể như sau:

- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ.

Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản lớn thì nên phân chia thành các

tập, đơn vị bảo quản một cách hợp lý, bảo đảm thuận tiện cho việc quản lý và sử

dụng.

- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ trong trường hợp sau khi công việc

kết thúc, thành phần, nội dung của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ không phù

hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục và ghi chính thức lên bìa hồ sơ.

- Xác định giá trị tài liệu:

+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo nếu

đã có bản gốc, bản chính (trừ các bản thảo các văn bản quy phạm pháp luật); tài

liệu tham khảo không thực sự cần thiết.

+ Soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ, căn cứ vào thực tế tài liệu có trong

hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp.

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn

bản, tài liệu; bảo đảm mối liên hệ các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ

phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi giải quyết

công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được

thuận tiện. Có thể sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo một số cách

sau:

Cách 1: Theo số thứ và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập

theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản.

Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình trình tự

theo dõi, giải quyết cơng việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc.

Cách 3: Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC… tên gọi tác

giả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả;

của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là cơ quan cùng cấp

nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau.



7



Ví dụ 1: Tập tài liệu của Bộ Tài chính; Kho bạc Nhà nước; Kho bạc Nhà

nước Hưng Yên về việc thành lập Kho bạc Nhà nước Văn Giang trực thuộc Kho

bạc Nhà nước Hưng Yên.

Ví dụ 2: Báo cáo quyết tốn tài chính nội bộ năm 2005 của Kho bạc nhà

nước các tỉnh, thành phố. Trong hồ sơ này các báo cáo được sắp xếp theo vần

ABC… tên Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố: KBNN An Giang, KBNN

Bình Định, KBNN Cà Mau…..

- Biên mục hồ sơ:

+ Đánh số tờ:

Dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ

cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số Ảrập

vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh

lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của

tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự a b c ở sau. Ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót

khơng đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.

+ Viết mục lục văn bản:

Ghi các nội dung thơng tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn

bản được in riêng theo mẫu ( Phụ lục 04 đính kèm )

+ Viết chứng từ kết thúc:

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm của tài liệu

(nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in sẵn

trong bìa hồ sơ.

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với

những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20

năm trở lên).

+ Viết bìa hồ sơ:

Ghi các thơng tin: tên phơng, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời

gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ

tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn.

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

. Tên phơng là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phơng. Đối với những

đơn vị hình thành phơng có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản có chức năng,

nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phơng mới) thì lấy tên

phơng là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phơng;



8



. Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt

những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

. Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.

- Nếu hết năm cơng việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc

và biên mục hồ sơ, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải

quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.

III. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH



1. Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cán bộ, công chức thuộc diện

giao nộp vào lưu trữ hiện hành của KBNN các cấp, bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài

liệu có giá trị lưu trữ hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc

thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cán bộ, cơng chức đó.

2. Những loại hồ sơ, tài liệu khơng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện

hành của cơ quan bao gồm: các hồ sơ nguyên tắc (văn bản chỉ đạo của Đảng;

văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có

thẩm quyền một lĩnh vực, vấn đề nhất định được dùng làm căn cứ để giải quyết

công việc) được lưu tại các đơn vị, cá nhân thực hiện và được huỷ sau khi hết

hiệu lực thi hành.

3. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện như

sau:

3.1. Đối với các đơn vị, cá nhân.

Vào quý 1 hàng năm, các đơn vị và cán bộ, cơng chức có trách nhiệm:

3.1.1. Kiểm tra tồn bộ hồ sơ, tài liệu mà mình quản lý để xác định những

hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ

quan theo quy định, cụ thể như sau:

- Tài liệu hành chính: sau 01 năm (12 tháng) kể từ khi công việc kết thúc.

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01

năm (12 tháng) kể từ khi cơng trình được nghiệm thu chính thức.

- Tài liệu xây dựng cơ bản nội bộ: sau 3 tháng kể từ khi cơng trình được

quyết tốn.

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi- crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài

liệu chun mơn, nghiệp vụ khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3.1.2. Hoàn chỉnh hồ sơ để giao nộp theo hướng dẫn tại điểm 2.3, khoản

2, mục II, phần thứ hai Công văn này;

3.1.3. Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp theo mẫu (Phụ lục 05 đính kèm).

9



3.1.4. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào cặp, ghi nhãn và tiến hành bàn giao cho

Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan.

3.2. Đối với Bộ phận văn thư-lưu trữ cơ quan:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị và cán bộ, công chức

trong cơ quan vào lưu trữ hiện hành;

- Phối hợp với các đơn vị và cán bộ, công chức xác định hồ sơ, tài liệu cần

thu thập;

- Hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao

nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu

(Phụ lục 06 đính kèm).

Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan có trách

nhiệm kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp

lưu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ

sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN



1. Thủ trưởng các đơn vị KBNN có trách nhiệm phổ biến, chỉ đạo công

tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy

định của Nhà nước và hướng dẫn tại Công văn này.

2. Trong q trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc, đề

nghị phản ánh về KBNN (Văn phòng) để xem xét, giải quyết./.



Nơi nhận:

- Như trên;

- Lãnh đạo KBNN;

- Văn phòng BTC ( b/c).

- Lưu: VT, VP.



KT. TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC



Trần Quốc Vinh



10



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Lập hồ sơ hiện hành:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×