Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Lập danh mục hồ sơ:

Lập danh mục hồ sơ:

Tải bản đầy đủ - 0trang

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức, bộ máy của KBNN các cấp; quy chế làm việc; quy chế về công tác văn

thư, lưu trữ của KBNN các cấp.

- Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài

chính về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính

(đối với KBNN)

- Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 của Tổng Giám đốc

KBNN về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN tỉnh,

huyện ( đối với KBNN tỉnh, huyện)

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của đơn vị và các cán bộ, công

chức.

- Thành phần, nội dung, số lượng văn bản, tài liệu hình thành trong quá

trình hoạt động của các đơn vị.

1.2. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ:

1.2.1. Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ:

- Khung đề mục (khung phân loại) của danh mục hồ sơ được xây dựng

theo cơ cấu tổ chức của cơ quan. Tên các đơn vị trong cơ quan được lấy làm đề

mục lớn của bản danh mục hồ sơ.

- Mỗi đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng,

nhiệm vụ của đơn vị.

Các đề mục lớn (tên các đơn vị), các đề mục nhỏ (các vấn đề) được sắp

xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

- Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ bao gồm cả hồ sơ tài liệu

hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng và các đồn thể trong cơ quan, thì

hồ sơ, tài liệu của các tổ chức này đưa vào đề mục riêng và sắp xếp ở cuối cùng.

Ví dụ: Khung đề mục danh mục hồ sơ của các đơn vị KBNN được xây

dựng theo cơ cấu tổ chức, bao gồm các đề mục lớn sau:

I. Kế hoạch tổng hợp;

II. Tổ chức cán bộ;

III. Kế tốn;

........

Trong đó, đề mục “ Tổ chức cán bộ” có các đề mục nhỏ như:

+ Vấn đề chung về tổ chức cán bộ;

+ Tổ chức bộ máy;

3



+ Công tác cán bộ;

+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;

+ Tiền lương.

......

1.2.2. Xác định những hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ:

- Những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập

hồ sơ được xác định dựa trên căn cứ lập danh mục hồ sơ (điểm 1.1, khoản 1,

mục II Công văn này) đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác

năm của cơ quan, đơn vị; nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn vị.

Đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi giải quyết có trách nhiệm lập hồ

sơ về cơng việc đó.

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát được

nội dung của văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tên

loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian của văn bản.

- Các tiêu đề hồ sơ trong các đề mục cần được sắp xếp theo trình tự từ

những tiêu đề hồ sơ về những công việc chung, mang tính tổng hợp đến những

tiêu đề hồ sơ về những công việc cụ thể.

1.2.3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ dựa vào căn cứ sau:

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN theo QĐ số 5270/QĐBTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ

sơ, tài liệu của Bộ Tài chính; của KBNN tỉnh, huyện theo QĐ số 225/QĐKBNN ngày 18/4/2007 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành bảng thời

hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của KBNN tỉnh, huyện.

1.2.4. Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ:

- Các đề mục lớn, đề mục nhỏ và hồ sơ được đánh số, ký hiệu như sau:

+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;

+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên

tục bằng chữ số Ả- rập;

+ Số của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả- rập, ký hiệu

là chữ viết của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ

sơ (tên đơn vị) cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Ví dụ: Hồ sơ thuộc đề mục lớn: “Tổ chức cán bộ” viết số, ký hiệu:

01/TCCB.

- Khi đánh số hồ sơ, cần áp dụng theo phương pháp sau:

4



Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01;

cuối mỗi đề mục lớn để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.

Ví dụ: Kế hoạch tổng hợp có 30 hồ sơ cần lập trong năm, thì đánh số từ 01

đến 30, sau đó để các số dự phòng là 31, 32, 33....

1.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện:

- Vào 15 ngày đầu tháng 12 hàng năm các đơn vị cấp ban thuộc KBNN,

các phòng thuộc KBNN tỉnh, các bộ phận thuộc KBNN huyện lập danh mục hồ

sơ của đơn vị mình (theo mẫu phụ lục số 01 đính kèm), gửi về Bộ phận văn thư,

lưu trữ cơ quan.

- Trong 15 ngày cuối tháng 12 hàng năm, Bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan

tổng hợp và bổ sung, sửa đổi ( nếu cần thiết), lập danh mục hồ sơ chung của cơ

quan ( theo phụ lục số 02 đính kèm), trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó

sao gửi cho các đơn vị thực hiện.

- Trong quá trình thực hiện, nếu các hồ sơ được dự kiến chưa sát thực tế

hoặc các công việc phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cán bộ

cơng chức nào thì đơn vị cán bộ, cơng chức đó cần sửa đổi bổ sung vào phần

danh mục hồ sơ của mình. Cuối năm, thơng báo cho Bộ phận văn thư, lưu trữ

để tổng hợp vào danh mục hồ sơ chung của cơ quan.

2. Lập hồ sơ hiện hành:

2.1.Mở hồ sơ:

- Đầu năm, Bộ phận văn thư, lưu trữ của KBNN các cấp căn cứ vào Danh

mục hồ sơ chung của cơ quan thực hiện việc cấp bìa hồ sơ cho các đơn vị và cán

bộ, công chức thuộc các đơn vị để lập hồ sơ. Trong trường hợp các đơn vị chưa

xây dựng được danh mục hồ sơ thì cán bộ, cơng chức có trách nhiệm mở hồ sơ

về những công việc được giao theo dõi, giải quyết trong năm ( Mẫu bìa hồ sơ

theo phụ lục số 03 đính kèm).

- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản viết bằng bút chì, khi

kết thúc và hồn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.

2.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo

dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ:

Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, cơng chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật

đúng và đủ văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi một cơng việc

vào hồ sơ tương ứng, từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho tới các

phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn vị cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết

của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan.

Ví dụ 1: Hồ sơ về kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch bao gồm:

5



- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;

- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan;

- Kế hoạch chính thức của cơ quan đã được phê duyệt;

- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch;

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.

Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:

- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;

- Chương trình hội nghị;

- Lời khai mạc;

- Dự thảo báo cáo tổng kết;

- Các báo cáo tham luận;

- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;

- Nghị quyết hội nghị;

- Biên bản hội nghị.

Ví dụ 3: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ.

- Các văn bản đề nghị, chỉ đạo, huớng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ.

- Tài liệu về quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị.

- Các tài liệu về lý lịch và qua trình cơng tác của các cán bộ.

- Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền về các

cán bộ đề nghị bổ nhiệm.

- Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ

nhiệm cán bộ đề nghị bổ nhiệm

Ví dụ 4: Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế

gồm:

- Công văn, quyết định về việc cử cán bộ tham gia đồn;

- Chương trình kế hoạch làm việc của đoàn;

- Biên bản các buổi làm việc;

- Bản ghi nhớ (nếu có);

- Báo cáo kết quả đồn ra (hoặc đồn vào);

- Báo cáo quyết tốn kinh phí;



6



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Lập danh mục hồ sơ:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×