Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
b. Quy trình tạo ra dịch vụ hành chính lập kế hoạch

b. Quy trình tạo ra dịch vụ hành chính lập kế hoạch

Tải bản đầy đủ - 0trang

Chun đề thực tập tốt nghiệp

+ Xem xÐt cã ®iỊu gì mà đến bây giờ cha ai nêu lên, cái gì cha ai điều tra, điều gì

mà mọi ngời cho là kỳ lạ, cái điều tra nhng không ăn nhập vào vấn đề. Ngoài ra còn có

những vấn đề đã đợc giải quyết từ trớc nhng đến giờ không ai để ý đến nên tởng rằng cha

giải quyết.





Phân tích số liệu trong quá khứ: trong quản lý có rất nhiều số liệu ta nên lấy từ đầu,

sắp xếp lại và xem xét. Làm nh vậy ta có thể nắm đợc nguyên nhân phát sinh sai lỗi ở

chỗ không ngờ đến . Với nững số liệu nắm trong tay ta có thể nói đến mức độ nào và

không thể nói hơn đợc nữa.Khi xảy ra vấn đề không nên vội vàng lÊy ngay sè liƯu míi

võa mÊt thêi gian võa tèn tiền mà hãy xem xét dũ liệu trong quá khứ ta sẽ tìm ra quy

luật nhất định mà không cần phai tèn thêi gian thu thËp sè liƯu míi.



2.1. C¸c quá trình liên quan tới khách hàng

-



Nhận biết yêu cầu của khách hàng: để đạt đợc sự thoả mãn của khách hàng thì câu hỏi

đặt ra là khách hàng cần điều gì ở tổ chức? Muốn trả lời câu hỏi naỳ thì phải tiến

hành điều tra khách hàng . Các yêu cầu của khách hàng đợc nêu rõ đối với dịch vụ hành

chính. Các yêu cầu tiềm ẩn mà khách hàng không thể nói rõ bằng lời nhng tổ chức cần

phải liên tục khám phá để thoả mãn khách hàng một cách tối đa.



-



Khách hàng có nhu cầu về thông tin Luật pháp và về quản lý nhà nớc



-



Các yêu cầu bổ xung cần thiết khác của tổ chức.



-



Xem xét các yêu cầu liên quan tới dịch vụ hành chính .Tổ chức cần xem xét đầy đủ

các yêu cầu của khách hang trớc khi cam kết cung cấp một dịch vụ hành chính , khách

hàng ở đây có thể là nhân dân có thể là cấp trên giao nhiệm vụ (Thủ tớng chính phủ).

Đảm bảo các yêu cầu đối với dịch vụ hành chính đợc xác định một cách rõ ràng. Có thể

điều chỉnh bổ xung các phần liên quan cho thích hợp khi có sự thay đổi. Tổ chức có

đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu đã xác định đối với công việc dịch vụ hành chính

của mình.



-



Thông tin cho khách hàng về những thông tin về công việc dịch vụ hành chính mà họ

yêu cầu đặc biệt là những công việc quan trọng phức tạp liên quan tới nhiều tổ chức và

cá nhân và có thể gây tổn thất lớn nếu không đảm bảo chất lợng.



-



Sắp xếp việc thực hiện yêu cầu của khách hàng so với thoả thuận trớc đó. Tiếp nhận ý

kiến đóng góp từ phía khách hàng, các khiếu nại của khách hàng.



2.2. Xây dựng và triển khai công việc dịch vụ hành chính

Nguyn Thị Minh Phương



14



Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

-



Cã kÕ ho¹ch thiết kế triển khai công việc dịch vụ hành chính. Đảm bảo kiểm soát đợc

quá trình xây dựng và triển khai, xem xét chu trình sống của công việc dịch vụ hành

chính, độ an toàn, mức độ tiện lới nhanh chóng, tính bền vững, độ rủi ro ... để lờng

trớc đợc và đảm bảo yêu cầu thoả mãn khách hàng.



-



Xác định rõ kế hoạch thiết kế triển khai, các giai đoạn của quá trình thiết kế triển

khai , thẩm định và phê duyệt đối với mỗi giai đoạn thiết kế triển khai.



-



Trách nhiệm và quyền hạn đối với các đơn vị và cá nhân liên quan đối với thiết kế /

triển khai các lĩnh vực có liên quan giữa các bộ phận khác nhau trong việc thiết kế/

triển khai phải đợc quản lý, đảm bảo việc cập nhật thông tin và liên đới trách nhiệm.



-



Đầu vào của thiết kế phải đợc triển khai và duy trì. Đầu vào gồm :

+ Những yêu cầu thuộc chức năng và việc thực hiện công việc hành chính.

+ Những yêu cầu và luật pháp , quản lý nhà nớc

+ Vấn đè kế thừa các công việc dịch vụ hành chính đã có

+ Các yêu cầu quan trọng khác cần cho thiết kế triển khai



Các yếu tố đàu vào phải đợc xem xét một cách thích hợp, giải quyết nhứng vấn đề không

rõ ràng, không đầy đủ hoặc có mâu thuẫn.

-



Đầu ra của thiết kế triển khai phải đợc ghi nhận đầy đủ để có thể kiểm chứng so với

đầu vào. Đầu ra phairphuf hợp với các yêu cầu của đầu vào, cung cấp các thông tin cần

thiết cho hoạt động tạo ra công việc dịch vụ hành chính . Đầu ra phải phản ánh những

tiêu chí cho một công việc dịch vụ hành chính.



-



Xem xÐt thiÕt kÕ triĨn khai øng víi tõng giai ®äan có theo đúng kế hoạch hay không

đánh giá có phù hợp yêu cầu hay không, vấn đề cần điều chỉnh là gì, bổ sung vấn đề

còn thiếu..



-



Phê duyệt thiết kế triển khai sau khi kiểm tra xác nhận công việc dịch vụ hành chính

tạo ra theo thiết kế dó sẽ đáp ứng đợc các yêu cầu dự kiến.



-



Kiểm soát việc thay đổi thiết kế triển khai đảm bảo mọi thay đổi phải đợc xem xét

đánh giá, xét duyệt của ngời có thẩm quyền.



2.3. Mua hàng và dịch vụ mua ngoài

Việc mua hàng hoá và dịch vụ bên ngoài cũng cần phải kiểm soát. Một tổ chức quản lý nhà

nớc mua các hàng hoá nh: máy móc, thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc chuyên môn.

Đảm bảo chất lợng hàng hoá mua ngoài phù hợp với chất lợng với tiểu chuẩn đặt ra, giá thành

Nguyn Th Minh Phng



15



Chuyờn thc tp tt nghip

hợp lý.

Chọn nguồn cung cấp hàng hoá và dịch vụ bên ngoài là đủ tin cậy và ổn định. Chỉ chấp

nhận hàng hoá và dịch vụ mua ngoài về sau khi đã kiểm tra là đạt yêu cầu.



c. Cam kết của lãnh đạo

Cam kết của bộ Trởng là điều kịên tiên quyết để có thể xây dựng thực hiên hệ thống

Quản lý chất lợng ở Bộ kế hoạch và đầu t có hiệu quả. Thể hiện sự quyết tâm của toàn bộ

tổ chức trong việc thực hiện hệ thống. Đồng thời cam kết của Bộ Trởng phải thể hiện đợc

bằng lời nói và việc làm:

+ Thể hiện sự hiểu biết về yêu cầu quan trọng của việc áp ISO 9000.

+ Kiên định về chủ trơng chỉ đạo tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lợng

ISO 9001: 2000

+ Là ngời đề ra chính sách chất lợng và mục tiêu chất lợng

+ Cam kết cung cấp các nguồn lực cần thiết đảm bảo cho quá trình thực hiện

hệ thống đợc liên tục.

+ Trao quyền và chỉ định ngời thay mặt mình, thay mặt ban lãnh đạo tổ chức

triển khai xây dựng hệ thống Quản lý chất lợng.

+ Có kế hoạch giám sát việc triển khai theo định kỳ, kiểm tra công việc thực hiện

của các bộ phận.

Ngời lãnh đạo phải là ngời quyết tâm nhất trong việc thực hiện hệ thống Quản lý chất

lợng vì trong quá tr×nh thùc hiƯn sÏ cã rÊt nhiỊu tranh c·i, sù xuất hiện của cái mới sẽ phủ

định những cái cũ, sự đấu tranh giữa cái mới và cái cũ diễn ra hết sức gay gắt do đó ngời

lãnh đạo cao nhất phải là ngời biết dung hoà các sung đột trong tỉ chøc híng mäi ngêi thùc

hiƯn theo kÕ ho¹ch đã định. Làm đợc điều đó ngòi lãnh đạo trong tổ chức ngoài những

tố chất cần phải có của ngời lãnh đạo mà phải là ngời thực sự hiểu về Quản lý chất lọng và

lợi ích mà nó mang lại.

Trong lịch sử quản lý chất lợng của Nhật Bản đã đợc hơn 30 năm, đã gặp nhiều

vấn đề trong dòng ph¸t triĨn cđa nã. Tõ kinh nghiƯm thùc tÕ ngêi Nhật đã tích luỹ đợc

nhiều bí quyết. Cái bí quyết đợc tìm thấy từ quy luật đại số chứ không phải là lý lẽ

suông. Chính vì vậy nó là cái quý gía.

Điều cần nhấn mạnh ở quản lý chất lợng là dù muốn nói gì thì nói nếu ngời đứng đầu

Nguyn Th Minh Phng



16



Chuyờn thc tp tt nghip

không quan tâm thì chắc chắn hoạt động quản lý chất lợng không tiếp tục đợc lâu dài và

sẽ thất bại. Quản lý chất lợng không chọn công ty mà chọn giám đốc , đây là nguyên tắc thứ

nhất. Dù ai nói ngon nói ngọt đi chăng nữa thì những nhân viên công ty chỉ nghe ngời có

thẩm quyền quyết định tiền lơng tiền thởng của họ.

Về bản chất quản lý chất lợng là công việc thầm lặng. Khi chế tạo ra sản phẩm việc

làm ra nhiều sản phẩm tốt đợc coi là đơng nhiên nhng việc tạo ra sản phẩm xấu thờng bị

gán cho nhân viên không để tâm hoặc ý thức làm việc kém. Đây là cách nghĩ thông th ờng vì thế khi nói đến quản lý chất luợng ngời ta cho rằng cho ra sản phẩm tốt là điều đơng nhiên và đó là công việc của bộ phận kiểm tra vì thế ngời ta dễ hiểu răng quản lý

chất lợng là kiểm tra chất lợng.

Quản lý chất lợng là làm thế nào để không có sai lỗi hoặc kiểm soát sai lỗi. Chính

vì thế nếu ngời lãnh đạo không đa ra phơng trâm nhằm thúc đẩy quản lý chất lợng, không

có những hành động cụ thể thì khó mà thực hiện đợc. Phơng pháp để thực hiện ®iỊu nµy

lµ më cc häp toµn bé tỉ chøc. Trong cuộc họp đó đơng nhiên thủ trởng cao nhất nói

chuyện trớc, sau đó đến đại diện các bộ phận phát biểu nói khái quát tình hình thực trạng

chất lợng hiện tại và sau đó là mục tiêu trong năm tới sẽ cải tiến những phần nào. Công việc

này đòi hỏi các đại diện của các bộ phận phải lập báo cáo phải đa ra mục tiêu đến sang năm

những chỗ nào sẽ tốt hơn do đó yêu cầu họ phải ®éng n·o suy nghÜ , nÕu ®a ra nhng con số

quá lớn thì đó là lời hứa, nếu đa ra những con số kiểu bình thờng thì có thể bị coi thêng.

Trong cuéc häp mäi ngêi tham dù ph¶i ghi tốc ký bài phát biểu của các trởng ban để in ra cho

mọi ngời đọc làm nh vậy họ sẽ cảm thấy nếu không chịu học hỏi vơn lên sẽ không thực hiên

tốt những điều đã hứa.

Với cách làm này nên để mọi ngời có thời gian để chuẩn bị, sẽ có những bộ phận có sự

chuẩn bị truowcs nên khi vào cuộc họ có một bài báo cáo tốt . Và cách này là một biện pháp

giáo dục các trởng phòng ban về ý thức chất lợng. Vào năm sau sẽ mở rộng chơng trình chất lợng bằng cách tìm kiếm thêm đề tài cải tiến chất lợng nhằm làm cho các đối tợng tham gia

không bị nhàm chán mà chơng trình chất lợng vẫn đợc duy trì và đảm bảo theo yêu cầu

của ISO 9000. Hiệu quả lớn nhất của cách làm này là tự bản thân lãnh đạo cao nhất của tổ

chức đã tham dự lớp quản lý chất lợng dành cho ban điều hành. Cấp trên có làm thì cấp dới

mới theo.Đặc trng của quản lý chát lợng là cấp lãnh đạo đều quan tâm và tự mình tiên

phong chỉ huy và thực tế đã chỉ ra rằng chỉ những nơi nào cấp lãnh đạo tiên phong ®i

Nguyễn Thị Minh Phương



17



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

b. Quy trình tạo ra dịch vụ hành chính lập kế hoạch

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×