Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP

Tải bản đầy đủ - 0trang

Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Phần mềm kế tốn được hinh thành từ thông tin kết hợp với phương

pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.

Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:

Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…

Phần mềm: bao gồm các chương trinh và dữ liệu như win, Microsoft

office, các phần mềm hệ thống, các tiện ích, phần mềm lập trinh, phần mềm

ứng dụng…

Các thủ tục: các chương trinh lớn (chức năng) thành các khối chức năng

hay hàm thủ tục nhỏ để dễ sử dụng và lập trinh.

Cơ sở dữ liệu: là tập hợp thông tin có cấu trúc, các cơ sở dữ liệu dạng

file, dạng quan hệ, hướng đối tượng và bán cấu trúc.

Con người: là người điều khiển máy tính lập trinh các phần mềm cài đặt

dữ liệu và các thủ tục.

1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán.

- Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một

CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.

- Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết

cách sử dụng và thao tác chương trinh thuận tiện hơn.

- Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào

đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hinh giao diện cho người dùng.

Các Form của một PMKT được chia thành:

 Form nhập dữ liệu

 Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa

 Form để in báo cáo

- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng

trung gian và được hiển thị ra máy in, màn hinh tùy theo yêu cầu người dùng.

Sv: Trần Khánh Chi



5



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Query (truy vấn): Là một công cụ tim kiếm thông tin nhanh từ các bảng

dữ liệu.

1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ cơng

thơng thường, phần mềm kế tốn có cơng cụ để xây dựng rất nhiều loại danh

mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh

mục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,

danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ…một khi bạn đã xây dựng bạn có thể

dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó, việc tự

động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai… sẽ giúp người kế toán giảm rất

nhiều thao tác, công sức để xây dựng những báo cáo sở sách này. Khơng

những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời… giúp giảm đáng kể

các thao tác thủ cơng khó nhọc của kế tốn và người quản lý.

Phần mềm kế tốn giúp cơng tác kế tốn chính xác hơn. Sử dụng phần

mềm kế tốn đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,

giá thành… không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số

liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong

quá trinh hạch toán của bạn.

Vai trò của phần mềm kế tốn trong doanh nghiệp :

 Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin.

 Theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.

 Thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc ghi chép, tính tốn, xứ lý

bằng thủ cơng của người làm kế tốn.

 Từ các thơng tin do phần mềm kế tốn cung cấp, các nhà quản lý đề ra

các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đởi qút định kinh doanh

nhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những

kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.

Sv: Trần Khánh Chi



6



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

 Tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hinh thành nên

một xã hội số hóa thông tin điện tử, thơng tin của kế tốn được lưu trữ dưới

dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin

thông qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet.

1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn trong doanh nghiệp

Bước 1: Khảo sát yêu cầu

Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây

dựng hay phát triển một phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây

dựng một kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và

các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự

án. Nội dung khảo sát bao gồm:

- Tim hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ

thống hiện thời.

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…

- Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chi

phối đến quá trinh xử lý thông tin.

- Nghiên cứu các chu trinh lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.

- Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.

- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp

vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế

hoạch phát triển.

- Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.

Bước 2: Phân tích

Nội dung của bước là đi sâu vào tim hiểu chi tiết, bản chất của phần

mềm cần xây dựng. Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát

Sv: Trần Khánh Chi



7



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

triển tiến hành xây dựng mơ hinh hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ

bộ. Các bước phân tích bao gồm:

- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như

chứng từ, sổ sách, báo cáo…

- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.

- Xác định quy trinh nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.

- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của

nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.

- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.

- Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về chức năng:

+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

+ Ma trận thực thể chức năng

+ Tài liệu đặc tả chức năng

-Xây dựng mô hinh diễn tả hệ thống về dữ liệu:

+ Mô hinh thực thể liên kết

+ Mô hinh dữ liệu quan hệ

-Xây dựng mô hinh về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần

phát triển với môi trường

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mơ tả chung một giải

pháp thiết kế thích hợp.

Bước 3: Thiết kế

Dựa trên các kết quả phân tích, người phát triển tiến hành thiết kế hệ

thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc của hệ thống để đáp

ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng. Thiết kế hệ thống

bao gồm các công việc sau:

Sv: Trần Khánh Chi



8



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

 Thiết kế kiến trúc hệ thống

- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong

đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau.

- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ cơng và

phần thực hiện bằng máy tính.

- SA là hinh ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ

thuật thực hiện.

- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong

đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin

hoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia.

 Thiết kế CSDL hệ thống:

Thiết kế CSDL là quá trinh chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả

dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trinh chuyển mô hinh quan hệ thành

lược đồ dữ liệu vật lý. Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hinh quan hệ và phụ

thuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngồi máy tính. Nội

dung của bước này bao gồm:

-Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:

+ Bở sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược

đồ CSDL quan hệ.

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy

cần thiết.

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy

cần thiết.

-Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hinh

quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước

thiết kế trường:

+ Chọn kiểu dữ liệu

Sv: Trần Khánh Chi



9



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

+ Xác định trường tính tốn

+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa

chính

+ Xác định tính tồn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị

được nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, Xác định

khuôn dạng dữ liệu, Xác định các giới hạn dữ liệu, Xác định tính tốn tồn

vẹn tham chiếu, Xác định ràng buộc giá trị rỗng)

-Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hinh quan hệ được

chuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, Kích

thước dữ liệu, Khn dạng, Ràng buộc, Mô tả.

 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trinh:

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,

mỗi mô đun chương trinh được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:

-Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràng

buộc đối với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trinh hoạt động xử lý dữ liệu

của mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các

điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.

 Thiết kế giao diện chương trinh

Bao gồm thiết kế các thành phần sau:

-Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trinh chính các các

mẫu biểu mức con.

-Thiết kế thực đơn (Menu) chương trinh cho các mẫu biểu

-Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)

Bước 4: Lập trinh



Sv: Trần Khánh Chi



10



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định.

Giai đoạn này chính là việc tạo một project trong VFP:

- Tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống, trong đó có các tệp dữ liệu cùng với

mối liên hệ giữa các tệp. Ngoài ra có thể chứa các bảng tự do. Nếu thực hiện

sai bước này thi các bước sau đều vô nghĩa.

- Tạo các tài liệu cần thiết cho dự án, bao gồm:

+ Các Form

+ Các Report

+ Các Label

+ Tạo các lớp

- Viết code

- Tạo các tài liệu cần thiết khác như:

+ Menu

+ Các tệp văn bản

+ Các tệp khác

Bước 5: Thử nghiệm

Sau khi được xây dựng, phần mềm cần được thử nghiệm để xác định các

lỗi tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp khắc phục trước khi triển khai trong thực

tế. Việc kiểm tra toàn bộ chương trinh thực hiện bằng cách chạy thử chúng

với một bộ dữ liệu giả định có tính đặc trưng sau đó đối chiếu với yêu cầu để

tim ra các lỗi. Các lỗi có thể gặp bao gồm:

- Lỗi không đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt

động không như mong muốn

- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trinh, lỗi thiết kế…

1.1.5. Các công cụ xây dựng phần mềm

(1) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

* Chức năng của hệ quản trị CSDL:

Sv: Trần Khánh Chi



11



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người sử dụng dễ dàng

khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc

dữ liệu.

- Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL

- Hệ quản trị CSDL cung cấp cơng cụ kiểm sốt, điều khiển truy cập vào

CSDL.

* Một số hệ quản trị CSDL thường dùng:

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

+ Ưu điểm:Visual Foxpro hỗ trợ về lập trinh hướng đối tượng, hỗ trợ

khả năng thiết kế giao diện trực quan, dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các

nguyên tắc áp dụng cho CSDL và xây dựng chương trinh ứng dụng, nó cho

phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công

cụ thiết kế giao diện đồ họa. Hơn thế nữa, VFP dễ tách ứng dụng thành nhiều

mô-đun nên khá dễ dàng trong nâng cấp, sửa đởi.

+ Nhược điểm: Bảo mật kém, khơng an tồn, khơng tḥn tiện chạy trên

mơi trường mạng.

 Oracle

+ Ưu điểm:

- Tính bảo mật cao, tính an tồn dữ liệu cao, dễ dàng bảo tri – nâng cấp,

cơ chế quyền hạn rõ ràng, ởn định.

- Oracle tích hợp thêm PL/SQL, là một ngôn ngữ lập trinh có cấu trúc,

tạo thuận lợi cho các lập trinh viên.

- Oracle ngoài các kiểu dữ liệu thơng thường còn có các kiểu dữ liệu đặc

biệt khác mang lại sức mạnh cho Oracle như Blob, clob, Bfile…

- Ngồi ra, Oracle còn có ưu điểm là quản lý được dữ liệu dư thừa, đảm

bảo tính nhất quán cho dữ liệu, tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn và cải

tiến tính tồn vẹn cho dữ liệu.

Sv: Trần Khánh Chi



12



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

+Nhược điểm:

- Oracle khá phức tạp trong việc cài đặt.

- Oracle chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ, nếu dùng Oracle để quản trị

các CSDL nhỏ thi sẽ lãng phí dung lượng.

 Microsoft Acess

+Ưu điểm: Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các quy mô nhỏ.

+Nhược điểm: Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL, hạn chế về

kích thước CSDL, hạn chế tởng số module trong một ứng dụng, kích thước dữ

liệu càng lớn độ ổn định càng giảm, không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng.

 SQL Server

+ Ưu điểm:

- SQL Server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động theo mô hinh khách

chủ, cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dùng truy xuất đến dữ liệu,

quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của từng người dùng.

- Khả năng phục hồi dữ liệu nhanh chóng.

- SQL Server thích hợp cho việc quản lý cơ sở dữ liệu của các doanh

nghiệp với khả năng lưu trữ và xử lý đến hàng tỷ bản ghi.

- SQL Server còn được tích hợp chặt chẽ với các khuôn khổ của .NET,

tạo thuận lợi cho quá trinh quản lý cơ sở dữ liệu

- Dễ sử dụng, tốc độ ổn định

+ Nhược điểm:

- SQL Server chỉ chạy được trên nền tảng Windows trong khi MySQL

được hỗ trợ trên tất cả các nền tảng lớn như Windows, Unix, Linux… Ngồi

ra SQL Server còn gây khó khăn trong việc tương tác với các ứng dụng chạy

trên các nền tảng khác.

(2) Ngơn ngữ lập trình:

* Khái niệm:

Sv: Trần Khánh Chi



13



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Giữa người với người cần có ngơn ngữ để giao tiếp với nhau, giữa máy

tính và con người cũng vậy. Ngôn ngữ để giao tiếp giữa con người và máy

tính được gọi là ngơn ngữ lập trinh. Ngôn ngữ lập trinh là một tập các chỉ thị

được sắp xếp theo một trật tự định trước nhằm hướng dẫn máy tính thực hiện

các thao tác, hành động cần thiết để đáp ứng một mục tiêu đã định trước của

con người.

Một ngôn ngữ lập trinh phải thỏa mãn hai điều kiện:

- Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trinh, để con người có

thể dùng nó để giải quyết các bài toán.

- Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trinh để có thể

chạy được trên máy tính.

* Tại sao phải sử dụng ngơn ngữ lập trình?

Để xử lý cơng việc một cách nhanh chóng và chính xác thi con người

cần có sự trợ giúp của máy tính. Tuy nhiên máy tính khơng hiểu được ngơn

ngữ tự nhiên của con người, vi vậy nếu các chương trinh viết bằng ngơn ngữ

tự nhiên thi máy tính khơng thể thao tác được. Do vậy ngôn ngữ lập trinh ra

đời để giúp cho con người và máy tính tương tác với nhau. Q trinh lập trinh

chính là việc mã hóa thơng tin tự nhiên thành ngôn ngữ máy. Các chương

trinh muốn chạy được trên máy tính đều phải được viết bằng các ngôn ngữ lập

trinh.

* Một số loại ngôn ngữ lập trình thơng dụng:

+ Ngơn ngữ lập trinh hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ

dàng cũng như áp dụng tḥt tốn “chia để trị” giúp tránh lỡi khi viết các

chương trinh lớn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng

nhiều trong hiện tại. VD: Pascal, C…

+ Ngôn ngữ lập trinh hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập

trinh, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,

Sv: Trần Khánh Chi



14



Lớp:CQ51/41.01



Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Mới hơn so với lập trinh cấu trúc

và được áp dụng nhiều trong thực tế. VD: C++, C#, Java, Ada…

(3) Công cụ tạo báo cáo

Khái niệm

Là các chương trinh trợ giúp người lập trinh lập cáo báo cáo (report) cho

phần mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương

trinh ứng dụng, chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được

hiển thị ra máy in hoặc màn hinh

Đặc điểm báo cáo trong phần mềm kế toán

Trong phần mềm kế toán, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhất

định để cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vi vậy báo cáo

phải in được và xem được trên màn hinh máy tính.

Các cơng cụ tạo báo cáo thường dùng:

- Tích hợp sẵn trong phần mềm

- Crystal report là công cụ tạo báo cáo được sử dụng nhiều nhất hiện nay

nó cho phép:

 Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL

 Thiết kế báo cáo trực quan

 Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…

+Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo ,

làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnh

hưởng đến dữ liệu gốc nguồn.

+File Crystal report có dạng *.rpt

1.2. Lý luận chung về cơng tác kế tốn bán hàng

A.Kế toán

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin về tồn bộ

tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các

Sv: Trần Khánh Chi



15



Lớp:CQ51/41.01



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x