Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng

Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng

Tải bản đầy đủ - 0trang

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



năm sản sinh ra rất nhiều mà nhu cầu sử dụng chưa cao, trong 1 năm chỉ có khoảng

200 lượt người đến khai thác tài liệu.

Có thể thấy rẳng cơng tác khai thác và sử dung tài liệu lưu trữ chưa quan

tâm triệt để và chưa phát huy hết nhiệm vụ của mình.

2.2. Sơ đồ quy trình phục vụ độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ



Đinh Thị Hoài

Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A



21



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



*Mô tả chi tiết

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc giả và mở hồ sơ

- Tiếp nhận một trong các giấy tờ sau: công văn, giấy giới thiệu; chứng

minh thư; hộ chiếu và đề cương nghiên cứu (nếu có)

- Nhận Đơn xin khai thác, sử dụng tài liệu (BM-PVĐG-01).

- Làm thẻ độc giả (BM-PVĐG-02).

- Vào sổ đăng ký độc giả (BM-PVĐG-03).

- Mở hồ sơ độc giả.

Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu

- Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu bằng các cơng cụ tra cứu.

- Hướng dẫn độc giả viết phiếu yêu cầu khai thác, sư dụng tài liệu (BMPVĐG-04).

- Nhận phiếu yêu cầu của độc giả.

- Đăng ký phiếu yêu cầu vào sổ (BM-PVĐG-05).

Bước 3: Trình, duyệt Phiếu yêu cầu

- Trình Trưởng kho Lưu trữ chuyên dụng cho ý kiến.

- Trình Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư – Lưu trữ phê duyệt tài liệu được

sử dụng rộng rãi.

- Trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn

chế sử dụng.

Bước 4: Nhận lại Phiếu Yêu cầu, chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến

cán bộ bảo quản.

- Nhận lại Phiếu yêu cầu.

- Chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến cán bộ bảo quản.

Bước 5. nhận, kiểm tra tài liệu

- Đối chiếu tài liệu với phiếu yêu cầu.

- Kiểm tra số lượng, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu.

- Ký nhận tài liệu vào sổ giao nhận tài liệu giữa cán bộ bảo quản và cán bộ

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



22



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



Tổ chức sử dụng tài liệu (BM-PVĐG-06).

Bước 6:Giao tài liệu cho độc giả và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu

- Thông báo kết quả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả.

- Ký, giao nhận tài liệu với độc giả (BM-PVĐG-07).

- Thu phí khai thác, sử dụng tài liệu.

Bước 7: Theo dõi việc nghiên cứu giao nhận tài liệu

Bước 8: Nhận tài liệu từ độc giả

- Kiểm tra, nhận tài liệu.

- Ký nhận vào sổ (BM-PVGĐ-07).

Bước 9: Trả tài liệu cho cán bộ bảo quản

- Trả tài liệu cho cán bộ bảo quản.

- Ký trả vào sổ (BM-PVĐG-06).

Bước 10: Kết thúc, hoàn thiện hồ sơ độc giả

- Hoàn thiện hồ sơ độc giả.

- Lưu hồ sơ độc giả.

2.3.Các phương pháp quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ của Chi cục

Quản lý công tác theo dõi các nguyên tắc tổ chức sử dụng các kết quả sử

dụng tài liệu lưu trữ để giúp các cơ quan lưu trữ nắm được chính xác kết quả sử

dụng tài liệu dưới mọi hình thức. Giúp các cơ quan lưu trữ nắm được tài liệu từ đó

phân tích đặc điểm, tình hình sử dụng tài liệu của độc giả, để cơ quan lưu trữ có

căn cứ xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả, và tổng kết kinh nghiệm, rút ra ưu

khuyết điểm, góp phần cải tiến cơng tác phục vụ độc giả

- Các phương pháp truyền thống:

Dùng phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu: Khi độc giả muốn sử dụng tài liệu có

trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin lên phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, thường

dùng để theo dõi cho cán bộ trong cơ quan mượn. Sử dụng phiếu có tác dụng lớn

đối với khai thác và quản lý tài liệu, nó giúp người phục vụ khai thác thống kê số

Đinh Thị Hoài

Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A



23



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



lần tài liệu, và các loại tài liệu thường được khai thác trong năm là một yếu tố quan

trọng để xây dựng bộ thẻ tra tìm, đồng thời còn giúp việc kiểm kê tài liệu trong

kho, phát hiện những tài liệu đã mượn quá hạn và quản lý chặt chẽ, tránh mất mát,

thất lạc, là phương tiện giúp cán bộ phục vụ khai thác biết được đơn vị nào mượn

tài liệu để thu hồi khi cần thiết

Dùng sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu: Mỗi cơ quan lưu trữ lập “sổ

thống kê” này để đăng ký tất cả các kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức

theo thứ tự thời gian

Phương pháp hiện đại : Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

Kết quả của việc tổ chức sử dụng tài liệu ln ln là thước đo cho thấy sự

đóng góp của các phòng, kho lưu trữ vào các hoạt động xã hội. Vì lẽ đó, cần phải

có nhiều biện pháp để làm tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

Từ những kết quả đạt được và hạn chế, tồn tại trong công tác tổ chức khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư, Lưu trữ xác định những nhiệm vụ trọng tâm

trong thời gian tới cần quan tâm thực hiện là: công tác bồi dưỡng, tập huấn đối với công

chức, viên chức làm nhiệm vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục; quan tâm xây

dựng các đề án tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hợp lý và khoa học như: xây dựng phòng

đọc, giới thiệu tài liệu đến độc giả một cách rộng rãi bằng việc triển lãm, cơng bố giới thiệu

tài liệu… để góp phần làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ nói chung trong đó có việc tổ chức

khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Những kiến nghị

Chi cục Văn thư Lưu trữ cần thiết phải chú trọng công tác thác thác, sử dụng tài liệu.

Trong đó, cần xây dựng và phổ biến những nội dung của công tác này đến các cán bộ làm

việc cũng như người sử dụng tài liệu; mở rộng việc bồi dưỡng như mở các lớp bồi dưỡng

cho cán bộ, phát tờ rơi về sử dụng tài liệu đúng cách cho độc giả; xây dựng các phanơ, áp

phích, tranh vẽ trực quan để người sử dụng tài liệu luôn ý thức được các hành động của mình

đối với tài liệu.

Trang bị các phương tiện sử dụng tài liệu thích hợp như là gối sách, để thuận lợi hơn

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



24



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



cho việc đọc các tài liệu khổ lớn, các tài liệu đã bị hư hỏng.

Đưa bạn đọc trở thành một đối tượng cùng tham gia quá trình bảo quản tài liệu trong

đó các đơn vị thiết kế các phiếu báo cáo về tình trạng tài liệu để người sử dụng tài liệu có thể

báo cáo tình trạng liệu khi có bất kì dấu hiệu bất thường nào của tài liệu (rách, nát, mất

trang,...)



Đinh Thị Hoài

Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A



25



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



KẾT LUẬN

Từ những lý luận đã học được, áp dụng vào thực tiễn trong quá trình thực hành

nghiệp vụ về Văn thư – Lưu trữ ở Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng bản thân em

có những nhận thức sau:

- Cơng tác văn thư, lưu trữ là một môn thuộc lĩnh vực khoa học, toàn bộ

hoạt động văn thư, lưu trữ là một chỉnh thể, một khâu nghiệp vụ, mọi q trình

trong cơng tác đều có vị trí khác nhau, song có mối quan hệ mật thiết với nhau.

Nếu thiếu sót ở khâu này sẽ dẫn đến sai sót ở khâu khác.

- Làm tốt cơng tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần đáng kể vào thành công của

công tác quản lý, điều hành bộ máy lãnh đạo, góp phần tích cực để bộ máy lãnh

đạo thực hiện tốt hơn chức năng quản lý điều hành.

- Để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ người cán bộ phải có nghiệp vụ cao

trong lĩnh vực này, phải có tác phong khoa học, có kiến thức tổng hợp, như vậy khi

xử lý công việc mới đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

- Để thực hiện nhiệm vụ trên, đòi hỏi các cán bộ cơng tác văn thư, lưu trữ

phải hiểu rằng nó là một ngành khoa học cả bề rộng và chiều sâu vì nhiều vấn đề

lý luận đã được thực tiễn kiểm nghiệm và làm sáng tỏ, cần đúc kết, bổ sung và

hồn chỉnh.

Đối với cơng tác lưu trữ thì đa dạng và phức tạp hơn. Nếu khơng nắm vững

lý luận thì không thể áp dụng vào thực tiễn được.

Công tác Lưu trữ: nhìn chung chung đây là cơng việc quan trọng nhất.

Công tác lưu trữ sẽ giúp sẽ giúp lưu giữ lại những hình ảnh, những chứng cứ trong

quá khứ cũng như hiện tại của con người, giúp cho việc học tập cũng như nghiên

cứu của các thế hệ tương lai sau này. Phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu về

Kinh tế - Chính trị , Khoa học - Kỹ thuật.

Qua thực tiễn giúp em nhận thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với

Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng nói riêng và của cả nước nói chung. Đặc

biệt là mối quan hệ mật thiết với cơng cuộc cải cách hành chính trong giai đoạn

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



26



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



phát triển hiện nay, khối lượng công việc ngày càng nhiều thì cơng tác lưu trữ càng

khơng thể thiếu được , đây luôn là yêu cầu cấp thiết đối với các ngành, các cấp từ

trung ương đến địa phương.

Trong thời gian em thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, bản thân em đã

có nhiều nhận thức đúng đắn và chính xác hơn về chun mơn nghiệp vụ lưu trữ.

Những kinh nghiệm thực tiễn này sẽ giúp cho em rất nhiều trong công việc học tập

cũng như trong công việc sau này của em.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Chi cục và các cán bộ

công chức, viên chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Cao Bằng đã tạo mọi điều

kiện thuận lợi để em hoàn thành đợt thực tập này./.



Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



27



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



PHỤ LỤC



Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



28



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Một số biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Cao Bằng

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×