Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Công tác lưu trữ của cơ quan

Công tác lưu trữ của cơ quan

Tải bản đầy đủ - 0trang

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Trước khi giao nộp tài liệu vào

lưu trữ lịch sử thì các cơ quan đều phải xác định giá trị tài liệu.

- Chi cục là một đơn vị sự nghiệp, có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác định

giá trị, bảo quản tài liệu. Do vậy, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục

nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đều được Chi cục thành lập Hội đồng xác định

giá trị tài liệu. Đây là một tổ chức tư vấn ở các cơ quan, được lập bằng Quyết định

của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu.

- Xác định giá trị tài liệu đề lựa chọn những tài liệu có giá trị cần bảo quản,

thì sẽ có một khối lượng khơng nhỏ tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu huỷ. Ở

Chi cục, việc thống kê tài liệu loại cũng được thực hiện rất tốt, theo đúng quy trình

nghiệp vụ và được thống kê theo mẫu sau, gồm 05 cột:

1. Số thứ tự;

2. Tên tài liệu loại;

3. Lý do loại;

4. Số lượng;

5. Ghi chú.

Sau khi cơ quan đã tiến hành thống kê tài liệu loại, khối tài liệu này cần

được tiêu huỷ, việc tiêu huỷ cũng được cán bộ lưu trữ trong Chi cục tổ chức theo

đúng quy trình gồm các bước sau:

+ Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

+ Danh mục tài liệu hết giá trị;

+ Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

+ Mục lục hồ sơ tài liệu giữ lại;

+ Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

+ Văn bản của cấp có thẩm quyền vể việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan.

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



12



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



3.3. Công tác chỉnh lý:

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong quan trọng trong công

tác lưu trữ nhằm phân loại, sắp xếp tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phù

hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Toàn bộ tài liệu của Chi cục hiện đã được

chỉnh lý và lập hồ sơ hoàn chỉnh, khơng có tình trạng tài liệu bó gói, rời lẻ. Những

tài liệu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối tài liệu đang trong

quá trình quản lý của Chi cục, những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì

được lập bảng thống kê và làm thủ tục tiêu hủy.

Công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan đều được thực hiện theo đúng các văn

bản quy định, hướng dẫn về công tác chỉnh lý của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà

nước. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ của Chi cục có thể

kết hợp các bước trong khâu chỉnh lý lại với nhau nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý

mà vẫn chính xác và hiệu quả và. ngoài khối tài liệu của các Sở, ban, ngành của

tỉnh đã và đang được lưu trữ, ở Chi cục văn thư-lưu trữ tỉnh Cao Bằng còn tiến

hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các huyện trên địa bàn tỉnh.

Trong quá trình thực tập tại Chi cục em thấy rằng, công việc chỉnh lý tài

liệu được thực hiện rất tốt với hiệu quả cao. Được thực hiện theo Công văn số

283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, với ba giai đoạn: Chuẩn bị

chỉnh lý, Thực hiện chỉnh lý và Tổng kết chỉnh lý.

Những tài liệu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối tài liệu

đang trong quá trình quản lý của Chi cục.

Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế tốn trong q trình chỉnh lý sẽ giữ lại

những sổ sách kế tốn, chứng từ kế tốn còn trong niên độ sử dụng. Ngồi ra

trong q trình chỉnh lý cũng loại ra các tài liệu là những văn bản hình thành

trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy giới

thiệu, đơn xin nghỉ phép…

Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



13



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



kê và làm thủ tục tiêu hủy.

3.4. Công tác thống kê

- Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng là kho lưu trữ lịch sử lớn nhất của

tỉnh, đây sẽ là nơi bảo quản một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ. Thống kê tài liệu

giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng được kế hoạch thu

thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp

với yêu cầu và khả năng thực tế. Tuy nhiên, việc thống kê tài liệu cần phải thực

hiện quán triệt theo phương pháp và nguyên tắc cụ thể.

- Thời gian thực tập tại Chi cục em nhận thấy, cơ quan đã sử dụng một số

loại công cụ thống kê tài liệu có cả truyền thống và hiện đại.

- Tài liệu được thống kê bằng số thống kê là chủ yếu. Các loại số thống kê

bao gồm:

+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: sổ này dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu

vào kho lưu trữ. Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập là mét giá, hồ sơ, cặp, hộp.

Mẫu sổ nhập được lập theo quy định của nhà nước.

+ Sổ thống kê phông lưu trữ: cơ quan dùng số này để thống kê toàn bộ các

phông được bảo quản trong kho, cố định trật tự sắp xếp các phông trong kho.

+ Mục lục hồ sơ: vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra tìm cơ bản

trong kho lưu trữ. Được dùng để thống kê toàn bộ hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ

theo phương án hệ thống hoá. Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyết định số

72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997.

Ngồi sổ thống kê, Chi cục còn sử dụng báo cáo thống kê để thống kê tài

liệu lưu trữ. Hàng năm, Chi cục đều viết báo cáo thống kê nộp lên cơ quan quản lý

cấp trên trực tiếp.

Nội dung báo cáo: về tình hình kho tàng, tổng số tài liệu có trong kho và

tình hình cán bộ. Mẫu báo cáo, cơ quan trình bày theo biểu mẫu ban hành kèm theo

Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QH-BNV ngày

06/01/2005 của Bộ Nội vụ.

Đinh Thị Hoài

Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A



14



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



Bên cạnh công cụ thống kê truyền thống là sồ thống kê Chi cục Văn thư,

Lưu trữ tỉnh Cao Bằng còn ứng dụng cơng nghệ tin học để thống kê tài liệu lưu trữ.

Qua đó thấy rằng, tin học ngày càng được thâm nhập sâu hơn vào công tác lưu trữ

của cơ quan. Chi cục dùng các loại sổ thống kê này để có thể nắm được tồn bộ số

phơng, số hồ sơ, cặp (hộp) tài liệu đến mức chi tiết, cụ thể nhấtc thống kê:

Chi cục đã làm tốt công tác thống kê bằng cách áp dụng khoa học các

phương pháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây dựng,

theo dõi và tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống tài liệu hiện

đang được bảo quản trong kho lưu trữ:

Việc thống kê tài liệu được thực hiện hằng năm. Chi cục đã thực hiện công

tác thống kê toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ và Chi cục đã sử dụng bộ thẻ để

dễ dàng tra tìm tài liệu.

Ngồi ra, trong q trình thống kê tài liệu, có thể kết hợp việc thống kê

những tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch cơng

tác…hình thành trong q trình chỉnh lý để loại ra, tổng hợp thành các nhóm theo

phương án phân loại và được thống kê bằng danh mục tài liệu hết giá trị, cuối cùng

là thống kê theo từng năm của tài liệu loại.

Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay lưu trữ cơ quan đã sử dụng

các loại sổ sách sau:

+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào lưu

trữ cơ quan, biết được số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, đặc điểm tài liệu, cấu tạo

sổ nhập tài liệu bao gồm 10 cột.

+ Mục lục hồ sơ: Là công cụ thống kê chủ yếu được lập ra để thống

kê từng đơn vị bảo quản, để nắm được số lượng và cố định trật tự vị trí các hồ sơ,

mục lục hồ sơ là cơng cụ để tra tìm tài liệu của cơ quan.

+ Sổ thống kê tài liệu tạm thời: Dùng để thống kê tất cả tài liệu lưu

trữ có trong kho lưu trữ, lập sổ thống kê tạm thời ta sẽ nắm được số lượng và tình

hình tài liệu hiện có, tránh được tình trạng mất mát tài liệu.

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A



15



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



Khi thống kê cán bộ lưu trữ đã dựa vào các đơn vị thống kê tài liệu theo giá

và thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu hiện đang bảo quản trong kho, từ đó

xây dựng kế hoạch cho các khâu nghiệp vụ hàng năm. Cơng tác thống kê còn giúp

cán bộ lưu trữ nắm được tình hình tài liệu trong kho để báo cáo thống kê tình hình

tài liệu cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và công tác bảo quản tài liệu trong

Kho.

3.5. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa

học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Công

tác bảo quản tài liệu tại Kho Lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ luôn là nhiệm

vụ cấp thiết và được đặt lên hàng đầu cùng với cơng tác phòng chống cháy nổ.

Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi

thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ giá và hệ

thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ khơng khí trong từng phòng, kho bảo quản.

Các phòng, kho lưu trữ của Chi cục đều được trang bị hệ thống trang thiết bị hiện

đại, có máy hút ẩm, máy đo độ ẩm, điều hòa khơng khí…để bảo quản tài liệu trong

kho được an toàn và lâu dài. Ngoài ra, trong kho lưu trữ còn được trang bị hệ thống

báo cháy tự động khi có hỏa hoạn xảy ra.

Các biện pháp Chi cục ứng dụng để bảo quản tài liệu:

+ Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ để nắm chắc số lượng, chất

lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài liệu trong

kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn.

+ Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự

+ Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá

+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, đúng quy định; đồng thời thực

hiện các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng gây hại tài liệu;

+ Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng, nhòe chữ;

+ Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, cơng nhân viên

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thông Lưu trữ học 1408A



16



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



chức về công tác phòng chống cháy nổ

Ngồi việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ quan

còn đề ta những quy định, nội quy phù hợp, trên cơ sở đó qn triệt tinh thần của

cán bộ cơng nhân viên chức trong cơ quan thực hiện tốt việc bảo quản tài liệu lưu

trữ.

Nhìn chung, cơng tác bảo quản tài liệu tại Kho lưu trữ của Chi cục Văn thư –

Lưu trữ đã thực hiện khá tốt để bảo quản an toàn tài liệu. Đồng thời, mỗi cán bộ

trong Chi cục đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó khơng chỉ là lợi ích chung của mỗi

người mà còn là của cả đất nước.

3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơ

quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài liệu

lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật

Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy

phục vụ khai thác, nội quy kho.

Chi cục đã xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho cơng tác tra

tìm của độc giả được nhanh chóng, chính xác là mục lục hồ sơ, Chi cục thường sử

dụng hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc và cấp chứng thực

lưu trữ nhưng hình thức chủ yếu vẫn là tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng

đọc

Hàng năm, Chi cục đã tiếp đón được một số lượng khá lớn lượt người đến

khai thác sử dụng tài liệu, chủ yếu là các cơ quan, tổ chức, công ty và các doanh

nghiệp tư nhân, phần nhỏ là cá nhân.

Tuy nhiên công tác này chưa thực sự đạt hiệu quả cao. Trước tình hình đó,

Chi cục cũng đang dân khắc phục, đổi mới để độc giả đến khai thác, sử dụng tài

liệu nhiều hơn. Hiện nay có nhiều biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ và Chi cục

cũng đã sử dụng một số biện pháp về cả truyền thống và hiện đại như:

+ Dùng sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



17



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



+ Ứng dụng tin học.

Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu của Chi cục được thực hiện tại

phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ quan,

tổ chức và cá nhân. Đồng thời, Chi cục còn cấp chứng thực cho các tài liệu lưu trữ

khi độc giả đến khai thác yêu cầu.

Khi độc giả muốn đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục thì phải

có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi mình công tác hoặc phải làm đơn xin

khai thác tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương.

4. Nhận xét ưu điểm:

Hiện nay công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thực hiện rất

tốt, đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng với quy

định của nhà nước. Đảm bảo cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh

chóng, chính xác và hiệu quả.

5. Hạn chế:

Do điều kiện kinh tế còn hạn chế nên việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào

cơng tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, các trang thiết bị phục vụ cho việc scan tài liệu

chưa được trang bị đầy đủ.

Hiện tại, Chi cục đã được trang bị máy scaner tài liệu khổ A4, tuy nhiên, các

tài liệu có khổ A3,Ao như bản vẽ thiết kế các cơng trình hiện vẫn chưa được trang

bị hệ thống máy scan. Gây khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác lưu trữ tại



Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



18



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chuyên đề: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cao Bằng”



CHƯƠNG III.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC, KHAI

THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU

TRỮ TỈNH CAO BẰNG

1. Vài nét về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi

cục Văn thư Lưu trữ

Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ được quan tâm

và làm tốt, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức

Đảng. Số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu và số lượng tài liệu lưu

trữ đưa ra phục vụ khai thác đều tăng lên đáng kể

Là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ của Đảng đóng vai trò hết sức

quan trọng trong việc xác minh, thẩm định các sự kiện lịch sử và là vũ khí sắc bén

chống lại các quan điểm sai trái, lệch lạc, bóp méo lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc.

Với ý nghĩa đó, trong thời gian qua, các kho lưu trữ đã phục vụ kịp thời các yêu

cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo số liệu thống kê của Chi cục văn thư

Lưu trữ Cao Bằng, từ năm 2000 đến hết 2015, Kho lưu trữ chi cục văn thư lưu trữ

tỉnh Cao Bằng đã phục vụ 3.500 lượt yêu cầu với 25.470 đơn vị bảo quản và hơn

500.917 tài liệu.

Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của

độc giả, cơ quan lưu trữ đã chú ý xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu

trữ. Bên cạnh đó từ đầu năm 2015 Chi cục văn thư lưu trữ đã sử dụng công nghệ

tra cứu bằng công nghệ thông tin .

Thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an tồn, bí mật thơng tin tài

liệu lưu trữ, Chi cục văn thư lưu trữ đã vận dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000-2000

trong việc thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chi cục văn thư

lưu trữ tỉnh Cao Bằng đã xây dựng quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

và tổ chức thực hiện theo đúng quy định. Tài liệu lưu trữ sau khi phục vụ khai thác,

sử dụng đã được thu hồi, lập hồ sơ đầy đủ.

Đinh Thị Hồi

Lớp Đại Học Liên thơng Lưu trữ học 1408A



19



Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Công tác lưu trữ của cơ quan

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×