Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân

Tải bản đầy đủ - 0trang

Tổ chức phục vụ các cuộc họp Uỷ ban.

Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, hành chính, lưu trữ theo

quy định của nhà nước.

Đảm bảo thơng tin chính xác, kịp thời phục vụ cơng tác giám sát của Hội

đồng nhân dân, chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân Quận.

Quản lý công văn, giấy tờ và tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ của Uỷ Ban,

đơn vị.

Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đê điều, phân vạch điều chỉnh địa

giới hành chính trình cấp trên giải quyết.

Chịu trách nhiệm quyền hạn và thực hiện chế độ báo cáo trước hội đồng

nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp Quận.

Trình Chủ tịch UBND ban hành các quy định về thủ tuc hành chính trong

việc xử lý cơng việc và quản lý cơng văn, giấy tờ trong các cơ quan, ban ngành

chuyên môn .

Phục vụ các yêu cầu khác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức

- Kho lưu trữ của cơ quan được đặt tại tầng 2, kho có diện tích 15m2 dùng

để lưu giữ tài liệu và thực hiện các hoạt động về lưu trữ

- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm 4 cán bộ:

Nguyễn Thị Ly – Chánh văn phòng

Định Thị Nga – Cán bộ văn phòng ( phụ trách xử lý công văn đi đến và

giúp chánh văn phòng quản lý lưu trữ)

Nguyễn Duy Thu Ly – cán bộ văn phòng (phụ trách tiếp nhận hồ sơ 1 cửa )



Nguyễn Thị Thúy – cán bộ văn phòng (phụ trách tiếp nhận hồ sơ 1 cửa )



9



CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN

2.1 Hoạt động quản lý

Công tác lưu trữ lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao

gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức

khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ

công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

Hoạt động quản lý là một trong những nội dung hết sức quan trọng của

công tác lưu trữ : Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản

lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của

nhà nước về lưu trữ. Vì vậy cơ quan đã chú trọng thực hiện các hoạt động quản

lý gồm những vấn đề như sau:

2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ.

Việc xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ là một trong những yếu tố,

căn cứ pháp lý không thể thiếu trong các cơ quan tổ chức. Nhằm thực hiện tập

trung thống nhất, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ. Nội

dung của các văn bản chỉ đạo gồm các vấn đề tổ chức bộ máy, giao nhiệm vụ

công tác, hướng dẫn việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, quy định và hướng

dẫn thực hiện các vấn đề về nghiệp vụ, điều chỉnh những nhiệm vụ công tác,

….Các văn bản thể hiện có hiệu lực pháp lý, buộc mỗi cá nhân, tổ chức phải

đảm bảo thực hiện kịp thời, thống nhất, và đúng đắn các chủ trương, chính sách

và các nhiệm vụ lưu trữ cụ thể.

Công tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa Tân thực hiện theo các văn

bản của Nhà nước như sau:

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính

phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu

lưu trữ;

10



- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội

vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;

- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ

và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu

hành chính;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy

theo TCVN ISO 9001:2000;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; v.v...

- Hướng dẫn số 11 -HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng.

- Quy định số 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư về Phơng lưu

trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

- Hướng dẫn số 35 -HD/VPTW ngày 18/10/2010 Thực hiện ‘‘Bảng thời

hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cơ

quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh ’’và Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu

chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp

huyện.’’

2.1.2 Tình hình tổ chức cán bộ làm cơng tác lưu trữ.

+Về tổ chức :

Hiện nay tại cơ quan có một bộ phận làm lưu trữ, quản lý kho tàng,trang

thiết bị, cơ sở vật chất, thực hiện các nghiệp vụ về cơng tác lưu trữ. Ngồi ra các

cán bộ còn có thể tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về kế hoạch, định hướng phát

triển về các hoạt động lưu trữ.

Nhưng kho lưu trữ một số điểm còn hạn chế : diện tích và khơng gian của

kho còn hẹp, cách bố trí phòng kho, trang thiết bị chưa được hợp lý.

+ Về biên chế:

- Cơ quan tại bộ phận lưu trữ có 01 đồng chí chun trách cơng tác lưu

11



trữ. Cán bộ lưu trữ giúp Chánh văn phòng và phường thực hiện quản lý cơng tác

lưu trữ hình thành trong q trình hoạt động của phường, thực hiện chế độ thống

kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình cơng tác lưu trữ tại cơ quan

- Nhìn chung chun mơn nghiệp vụ chưa cao, hiện nay cơ quan mới chỉ

có 01 cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ, cơ quan cũng cử đi học các lớp tập

huấn, bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ.

- Công tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa Tân đặt dưới sự chỉ đạo của

Chánh văn phòng, là người điều hành trực tiếp cơng tác văn phòng hành chính

nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng.

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ,công chức , viên chức lưu trữ,công tác

thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.

Cán bộ làm lưu trữ là nhân tố quyết định đến chất lượng hiệu quả của

cơng việc, ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ đòi hỏi phải có phẩm chất

chính trị tốt, chăm chỉ, cần cù, có tinh thần học hỏi nghiên cứu sáng tạo. Hiện

nay đội ngũ cán bộ lưu trữ từng bước được tăng cường, công tác đào tạo bồi

dưỡng cán bộ được chú trọng. Hằng năm cơ quan đã tổ chức mở các lớp tập

huấn cho cán bộ nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ngày càng đáp ứng được

nhu cầu tốt hơn.

Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc của cán bộ làm công tác lưu

trữ, cơ quan cũng đã đưa thêm chỉ tiêu về hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ vào

thành một trong các chỉ tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng. Cuối năm, dựa

vào đánh giá lãnh đạo cũng đề xuất UBND khen thưởng đối với các cá nhân, tập

thể có thành tích xuất sắc trong cơng tác lưu trữ và trình thành phố ra quyết định

khen thưởng trong công việc.

2.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế

công tác lưu trữ của cơ quan.

- Hiểu được tầm quan trong của công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt

động quản lý nhà nước. Ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi

phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. UBND phường

Nghĩa Tân thường xuyên kiểm tra cán bộ lưu trữ về công tác văn thư - lưu trữ

12



theo tháng, quý, năm. Nếu phát hiện những vi phạm thì sẽ xử lý theo quy định

của phòng tùy vào mức độ vi phạm. Nếu vi phạm ở mức độ nhẹ thì phê bình,

khiển trách.

- Qua cơng tác thanh tra, kiểm tra cơ quan mới có thể phát hiện những sai

sót, hoặc những cá nhân vi phạm các chế độ quy định về công tác lưu trữ. Từ đó

rút ra những bài học kinh nghiệm, sửa chữa và có những biện pháp quản lý, chỉ

đạo thích hợp đảm bảo thực hiện tốt các quy định, quy chế của cơ quan.

- Nội dung kiểm tra bao gồm : các trang thiết bị, cơ sở vật chất , tài liệu

trong kho, chất lượng phòng kho để lưu trữ tài liệu. Bên cạnh đó cũng kiểm tra,

đánh giá cơng tác quản lý của cán bộ về lưu trữ như: ý thức trách nhiệm về việc

thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

của cơ quan. Việc kiểm tra được diễn ra một cách cơng bằng, khách quan, chính

xác, vì vậy cơng tác lưu trữ ở cơ quan phải làm đúng theo quy trình nghiệp vụ

của mình.

2.1.5 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác lưu trữ tại cơ quan.

Hiện nay công nghệ thông tin đã trở thành vấn đề thiết yếu trong mọi hoạt

động của đời sống, xã hội. Góp phần hiện đại hóa trên mọi lĩnh vực, giải phóng

sức lao động chân tay của con người thay vào đó là các công nghệ hiện đại tạo

động lực cho xã hội phát triển. Trong công tác Lưu trữ đã sử dụng các hệ thống

máy móc hiện đại vào việc thực hiện, giải quyết các công việc hàng ngày như hệ

thống máy tính, máy in, máy fax, máy foto, máy scan…

Tại cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu

trữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi

trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản

lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ thống

quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu

trữ.

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan

2.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung TLLT là q trình thực hiện các biện pháp có liên quan

13



tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao

tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy

định.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên.

Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các

loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các

đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các

lưu trữ cơ quan. Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:

• Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu

mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn

thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.

• Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ

sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,

ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan

sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong

các phòng, ban, đơn vị là do q trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên

môn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy

định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ

nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm cơng việc liên

quan đến cơng văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ cơng việc mình làm”.

Ngồi ra lưu trữ UBND phường bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:

• Các cán bộ, cơng chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại UBND

phường, đã về hưu hoặc chuyển cơng tác.

• Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn

bản, giấy tờ trao đổi công việc với UBND phường.

Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ

sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử,

phục vụ nghiên cứu lâu dài.

Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức

năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ

chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

14



2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một cơng việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết

định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại TLLT có giá trị và thời hạn bảo quản

khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng tiêu hủy

tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng TLLT,

giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan. Xác định giá trị tài

liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các lưu trữ. Trên cơ

sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được những tài liệu

có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Đối với công tác phân loại tài liệu,

việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hồn thiện các nhóm tài

liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho cơng tác bảo

quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi

cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Tại UBND phường Nghĩa Tân, khối lượng tài liệu khá nhiều, tuy nhiên do

nhiều yếu tố nên chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Cho nên hầu

hết tài liệu trong phòng kho chưa được xác định giá trị, bó gói. Đây cũng là một

nhược điểm trong cơng tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa tân.

2.2.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,

trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định

giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với

Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Tại UBND phường Nghĩa tân, khối tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý.

Tài liệu trong tình trạng bó gói, rời lẻ còn nhiều. Tài liệu trong phòng kho

UBND phường chủ yếu được phân loại theo tên loại và phòng ban. Theo

phương án này, tài liệu được chia theo tên loại như: Quyết định Chủ tịch UBND

phường; Quyết định UBND phường; Báo cáo UBND phường;… Tài liệu chia

theo tên các phòng ban như: phòng Kinh tế - hạ tầng; phòng Nơng nghiệp và

phát triển nơng thơn;… nhìn chung, việc phân loại tài liệu do cán bộ lưu trữ đảm

nhiệm. Sau khi phân loại tài liệu, cán bộ lưu trữ chia tài liệu theo tháng và viết

15



tiêu đề hồ sơ lên bìa tạm. Tiêu đề hồ sơ được cán bộ viết bao gồm các thông tin

như: Tên loại - tác giả - nội dung - thời gian. Sau đó tiến hành cất tài liệu vào

hộp bảo quản và cho lên giá để tài liệu.

2.2.4 Công tác thống kê và xây dựng cơng cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ

Thống kê TLLT là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn

để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ

thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào các

phương tiện thống kê. Việc thống kê giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ, kho

lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng

TLLT phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Dựa vào kết quả thống kê TLLT,

các cơ quan xác định được phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc

bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị. Cơng tác

thống kê là cơng việc diễn ra thường xuyên ở kho lưu trữ, bao gồm các công

việc như: thống kê số lượng TLLT, thống kê phương tiện bảo quản, thống kê

công cụ tra cứu,…

Tại UBND phường Nghĩa Tân, lãnh đạo cơ quan đã chỉ đạo thống kê

TLLT hàng năm. Ở kho lưu trữ UBND phường Nghĩa tân, TLLT được thống kê

chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ), cặp 3 dây (đối

với tài liệu chưa được lập hồ sơ).

Trong kho lưu trữ UBND phường khối lượng hồ sơ khá nhiều, song do

nhiều yếu tố nên cơng cụ tra tìm TLLT chủ yếu gồm:

• Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình cơng cụ tra

tìm chủ yếu trong các lưu trữ. Mục lục hồ sơ dùng để:

- Giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ

dẫn địa chỉ của hồ sơ;

- Thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, qua đó, làm căn cứ để

xây dựng kế hoạch cơng tác lưu trữ một cách khoa học như kế hoạch xây dựng

kho tàng, trang thiết bị lưu trữ;

- Hướng dẫn cán bộ lưu trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học;

- Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý thì mục lục hồ sơ dùng để

16



cố định phương án phân loại tài liệu trong phông.

Như vậy, có thể nói mục lục hồ sơ vừa là cơng cụ tra tìm tài liệu, vừa là

cơng cụ để thống kê quản lý tài liệu trong lưu trữ.

• Sổ đăng ký văn bản đến và sổ đăng ký văn bản đi.

2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Trong cơng tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản quan trọng quyết định đến

chất lượng và hiệu quả tổ chức của cơng tác lưu trữ. Đó là bảo quản an tồn và tổ

chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là

một trong những nghiệp vụ quan trọng nhằm thực hiện tốt chức năng trên. Cùng

với sự phát triển của xã hội, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và những nhu

cầu trao đổi thông tin đã sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu phong phú về nội

dung, đa dạng về hình thức với nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau. Đồng

thời những tài liệu được sản sinh ra cũng đang đứng trước nguy cơ và tình trạng

xuống cấp, hư hỏng. Vì vậy cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất

quan trọng trong việc bảo vệ nguồn thơng tin có giá trị này. Nếu khơng có biện

pháp bảo quản tốt thì những tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất

khó hoặc khơng thể phục hồi. Đặc biệt, vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt

đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nắng mưa, lũ lụt, vi sinh

vật, côn trùng v.v... tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Vì vậy công tác bảo

quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp nhưng

cũng đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.

UBND phường đã tiến hành nâng cấp, cải tạo kho đảm bảo chất lượng,

đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ đặc biệt là bảo quản tài

liệu được tốt hơn.

Tuy kho lưu trữ còn thiếu sót khá nhiều những trang thiết bị theo đúng

quy định để bảo quan TLLT nhưng hiện tại cơ quan đã thực hiện duy trì chế độ

vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu đều đặn. Cơ quan đã chú ý đến việc bố trí phòng kho

lưu trữ ở nơi sạch đẹp, thống mát, đồng thời trang bị thêm quạt thơng gió, giá,

tủ đựng hồ sơ, bình chữa cháy…

2.2.6 Cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

17



Đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu gồm các cơ quan, tổ chức, cá

nhân phục vụ cho các mục đích khác nhau như: Nghiên cứu khoa học, lịch sử,

kinh tế, văn hố, chính trị…Mỗi cơ quan tổ chức, cá nhân khi cần khai thác tài

liệu tại kho lưu trữ phải có cơng văn đề nghị hoặc giấy giới thiệu của đơn vị.

Người được phép khai thác sử dụng tài liệu, phải ghi đầy đủ thông tin cần

thiết vào phiếu yêu cầu khai thác do Văn phòng phường cấp. Mọi yêu cầu khai

thác tài liệu tại kho lưu trữ phường phải tuân thủ các quy định của cơ quan.

Hiện nay UBND phường Nghĩa Tân đã xây dựng các hình thức khai thác

sử dụng TLLT như:

- Khai thác TLLT tại văn phòng: Vì lý do kho lưu trữ còn bé chưa tổ

chức được bàn đọc phục vụ độc giả cho nên độc giả cần khai thác tài liệu sẽ

do cán bộ lưu trữ trực tiếp đi lấy TLLT phục vụ độc giả tại văn phòng ( nơi

tiếp đón đọc giả).

- Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu

độc giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn u

cầu, các đơn này phải do người có thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao,

trích sao tài liệu lưu trữ. Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực

của cơ quan. Tại UBND phường, cán bộ lưu trữ cũng đã thực hiện theo đúng

như quy định của pháp luật và cơ quan về cấp Chứng thực TLLT cho độc giả.



18



CHƯƠNG 3:

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN,

TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

3.1 Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập

và kết quả đạt được.

Với hai tháng thực tập tại Văn phòng phường Nghĩa Tân em đã có thời

gian được tiếp xúc quan sát những nội dung nghiệp vụ về công tác lưu trữ và

tham gia thực hiện xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu

của cơ quan: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, biên

mục phiếu tin, hệ thống hóa hồ sơ,biên mục hồ sơ…

Được sự giúp đỡ và hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và Chánh văn phòng

trong cơ quan, cùng với các anh chị được trưng tập lên kho lưu trữ để làm công

tác lưu trữ. Thực hiện những công việc sau:

- Xác định giá trị tài liệu: Phần lớn tài liệu trong kho lưu trữ là các tài liệu

tích đống, bó gói, chưa được phân loại, nhiệm vụ của các cán bộ lưu trữ là loại

ra những tài liệu hết giá trị và làm thủ tục tiêu hủy.

- Chỉnh lý tài liệu: Được sự phân công của lãnh đạo văn phòng ,em được

quan sát và thực tập đơn giản quá trình chỉnh lý trên kho lưu trữ được thực hiện

bởi 01 cán bộ lưu trữ cùng 02 cán bộ được trưng tập. Các cán bộ lưu trữ đã xây

dựng phương án phân loại “ Thời gian - mặt hoạt động’’ áp dụng đối với tài liệu

của đơn vị hình thành phơng có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay

đổi, không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phơng hoạt

động theo nhiệm kỳ.Được thực hiện các khâu nghiệp vụ như: khảo sát tài liệu,

phân chia tài liệu ra thành từng đơn vị bảo quản, viết tiêu đề hồ sơ, biên

mục,đưa tài liệu vào cặp, hộp dán nhãn. Sắp xếp tài liệu đưa lên giá, tủ.

Sau khi thực hiện xong các công việc trên em nhận thấy rõ một điều quan

trọng đó là rèn luyện tác phong, tinh thần và thái độ làm việc nghiêm túc,chuyên

nghiệp cũng như sự vận dụng linh hoạt giữa lý thuyết và thực tiễn.

19



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x