Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

Tải bản đầy đủ - 0trang

Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



2.1.2Chính sách nhân sự của công ty

Trong những năm qua, công ty đã có những kế hoạch đào tạo, tổ chức lại cán bộ

một cách hợp lý hơn, đảm bảo cho công tác quản lý và kiểm sốt trong đơn vị tốt

hơn. Cơng ty luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ tham gia học tập nâng cao trình độ,

chun mơn nghiệp vụ của mình. Ngồi ra, phòng tổ chức của cơng ty ln thường

xun theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ cơng nhân viên để bố trí,

sắp xếp, sử dụng phù hợp với khă năng của từng người, ln tạo mơi trường thuận

lợi và khơng khí làm việc thoải mái cho người lao động.

Để khuyến khích sự làm việc của nhân viên, công ty luôn tổ chức khen thưởng cho

những bộ phận, cá nhân có thành tích hoạt động, lao động xuất sắc, có sáng kiến

trong cơng việc. Bên cạnh đó cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với

các đơn vị, cá nhân không tuân thủ quy định của công ty về quản lý hàng hóa và

cơng nợ cơng ty, hoặc là hành vi sai sót gian lận trong q trình làm việc.

2.1.3.Các nhân tố bên ngồi.

Ngồi những nhân tố nêu trên, cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nội bộ của cơng ty còn

chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác từ bên ngoài như: Luật pháp, các chế độ, chính

sách của nhà nước…

Là một công ty hoạt động mua bán dược phẩm, một ngành hàng mang tính nhạy

cảm, ngồi việc cơng ty thường chịu sự kiểm tra của các lực lượng bên ngoài như:

sự kiểm toán của kiểm toán nhà nước, kiểm tra của thanh tra sở tài chính, kiểm tra

của cục thuế, thanh tra về lao động thì cơng ty còn phải chịu sự thanh tra của sở y

tế…

2.2. Đặc điểm hàng hóa, khách hàng và hình thức tiêu thụ sản phẩm tại cơng ty

2.2.1. Đặc điểm hàng hóa, khách hàng

Các mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng về chủng loại, được phân

thành nhiều nhóm sản phẩm khác nhau gồm: dược phẩm, dược liệu, hóa chất, trang

thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật, thực phẩm dinh dưỡng và phòng bệnh,

vaccine và chế phẩm sinh học, hương xơng muỗi, thuốc xịt muỗi, mắt kính, mỹ

phẩm, nước bổ dưỡng có viatmine, nước khống, văn phòng phẩm. Và mỗi loại có

mã bao bì khác nhau. Do đặc tính hàng hóa là hàng dễ vỡ đối những loại thuốc đựng

trong chai lọ thủy tinh hay đựng trong hộp giấy do vậy trong quả trình vận chuyển

đòi hỏi phải cẩn thận , tránh xảy ra hư hỏng, mất mát với hàng, gây thiệt hại cho Công

Ty.

Hằng ngày, tại Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng loại đa

dạng với số lượng lớn.

Khách hàng của Công ty đa dạng có thể chia thành nhóm sau: nhóm khách

hàng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai,khách hàng nội bộ.

- Khách hàng Đại lý: là các công ty hợp tác làm ăn với công ty thông qua các

hợp đồng kinh tế chủ yếu là các nhà thuốc

- Khách hàng trực tiếp:

+Bệnh viện: mua sản phẩm phục vụ cho hoạt động

kinh doanh của chính nó. Do đó, rất chú trọng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ bán

hàng trước tiên sau đó đến giá cả.

+ KH thương mại: chủ yếu là các công ty mua sản

phẩm về bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất.



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 24



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



- Khách vãng lai: là khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên và nhu

cầu thường biến động theo mùa. Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh khơng áp

dụng các chính sách bán hàng nào và thường là thu tiền ngay.

Từ đặc điểm của mỗi loại khách hàng, Chi nhánh có những chính sách bán hàng, hạn

mức tín dụng cũng như phương thức bán hàng khách nhau.

Tóm lại, tùy theo mỗi chức năng của nhóm sản phẩm mà cơng ty tổ chức mạng lướt

kinh doanh theo hình thức tương ứng mỗi chức năng mà công ty thường quy định viecj

bán sản phẩm khác nhau. Ví dụ cửa hàng Đơng dược thì chỉ bán các mặt hàng về đơng

dược, thiết bị y tế thì bán ở trung tâm y tế......

2.2.2. Phương thức tiêu thụ sản phẩm tại công ty

Công ty Cp Dược – TBYT Đà Nẵng là đơn vị vừa sản xuất vừa thương mại. Sản phẩm

của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Do đặc điểm sản phẩm là đa dạng

và của nhiều nhà cung cấp khác nhau nên ngoài các cửa hàng sỉ bán tất cả các loại sản

phẩm thì cơng ty còn mở các hiệu thuốc chun sâu như một hình thức đại lý cho các

nhà thuốc lớn. Các hiệu thuốc lẻ (hay còn gọi là mậu dịch viên) sẽ lấy hàng hóa từ các

hiệu thuốc sỉ hoặc các hiệu thuốc chuyên sâu.

Các hiệu thuốc theo dõi doanh thu bán hàng và định kỳ báo cáo lên để cơng ty

kiểm sốt tình tiêu thụ. Các hình thức kiểm sốt này được phòng kế tốn thực hiện

thơng qua các chính sách, sổ sách, chứng từ.

* Đối với các hiệu thuốc trung tâm, các hiệu thuốc sỉ, cửa hàng Đông dược và 3 chi

nhánh ngoại tỉnh:

Theo quy định của công ty, các hiệu thuốc này trong tháng sẽ nhận được của

công ty 80% số hàng mà hiệu thuốc nhập về trong tháng, và 20% còn lại các hiệu

thuốc tự khai thác từ bên ngoài. Tại hiệu thuốc trung tâm và các hiệu thuốc sỉ chủ yếu

cung cấp hàng hóa cho các hiệu thuốc lẻ của công ty, coi đây là khách hàng lớn và

thường xuyên.

* Đối với hiệu thuốc chuyên sâu:

Khác với hiệu thuốc sỉ và lẻ, các hiệu thuốc chuyên sâu sẽ không lấy hàng từ

kho của công ty mà nhập hàng trực tiếp từ chính hãng do đặc điểm của hiệu thuốc này

là làm đại lý cho một hãng thuốc duy nhất. Dựa vào việc phân tích tình hình tiêu thụ

hàng hóa trong kỳ, xác định số lượng cần nhập các hiệu thuốc này sẽ yêu cầu công ty

đặt hàng từ hãng thuốc. Tại hãng thuốc, sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ vận

chuyển số hàng đến ngay các hiệu thuốc làm đại lý cho mình, đồng thời thông báo cho

công ty về số lượng hàng đã xuất bán để công ty xác định giá gốc và số tiền đã thanh

toán cho hãng thuốc

* Đối với cửa hàng vật tư y tế:

Hàng hóa tại cửa hàng này là các trang thiết bị y tế với đặc điểm phức tạp, cồng

kềnh nên khi công ty mua về sẽ được nhập thẳng kho của công ty. Khi khách hàng

mua hàng tại cửa hàng thì cửa hàng sẽ viết hóa đơn để khách hàng mang xuống kho

của công ty yêu cầu xuất hàng.

* Đối với các hiệu thuốc lẻ:

Các hiệu thuốc lẻ sẽ lấy thuốc từ các hiệu thuốc sỉ, hiệu thuốc chuyên sâu của

công ty về tiêu thụ lại. Các hiệu thuốc này sẽ coi hệ thống hiệu thuốc sỉ và chuyên sâu

là các nhà cung cấp thường xuyên cho mình. Khách hàng chủ yếu của các hiệu thuốc

này là các khách hàng lẻ, nhân dân trong khu vực. Công ty sẽ quy định doanh số bán

hàng tháng. Nếu như bán chưa được doanh số Công ty quy định thì mậu dịch viên

SVTH: Lương Thị Mỹ Hồi_Lớp: 34K06.3



Trang 25



Chun đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



đứng quầy sẽ bị phạt. Căn cứ vào hóa đơn chứng từ mà cửa hàng sỉ thuộc công ty bán

cho mậu dịch viên kế tốn tại cơng ty sẽ lên chứng từ ghi sổ.

2.3. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty

2.3.1. Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng.

Bán hàng - thu tiền là quy trình phức tạp đòi hỏi cơng việc kiểm sốt nội bộ

phải thực hiện chặt chẽ. Đặc biệt là một công ty vừa sản xuất vừa thương mại, hàng

hóa chủ yếu là mặt hàng dược phẩm và thiết bị y tế. Vì thế cơng ty đã có sự phân cơng

trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận có liên quan, nghiệp vụ liên quan đến bộ phận

nào thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm xem xét, kiểm tra từ khâu lập chứng từ đến

sổ sách.

2.3.1.1. Bán hàng nội bộ.

Quy trình bắt đầu khi nhân viên tiêu thụ hàng nội bộ ở phòng KD – XNK nhận

được điện thoại đặt hàng của đợn vị nội bộ ( đó là một trong số điện thoại nằm trong

danh sách số điện thoại đã được in ra và tại mỗi phòng đều lưu trữ một bảng ). Sau

khi yêu cầu bộ phận kho kiểm tra số lượng hiện tại trong kho có đủ hàng để cung cấp

không. Nhân viên này viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bao gồm tất cả yêu

cầu của khách hàng về tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư ( sản phẩm hàng

hóa ), đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Sau đó chuyển CT xuống kho, thủ kho dựa vào

CT này xuất kho và ghi thẻ kho. Cuối ngày CT này được chuyển lên phòng kế tốn,

KT công nợ ghi vào Bảng kê háo đơn xuất nội bộ. Và khi thực hiện luân chuyển

chứng từ cần sự phê duyệt đầy đủ của cấp có thẩm quyền.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là hoá đơn đặc thù nhưng đã trình bày

với chi cục thuế và được sự chấp nhận của Tổng cục thuế, có đánh số thứ tự liên tục

nên rất thuận lợi cho công việc kiểm soát.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập làm 3 liên:

Liên 1: màu trắng, lưu tại phòng kế toán

Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng (đơn vị nội bộ)

Liên 3: màu xanh, lưu chuyển hạch toán nội bộ



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 26



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



CTy CP DƯỢC–TB Y TẾ PHIẾU XUẤT KHO

Mã số:03XKNB3/001

ĐÀ NẴNG

KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Ký hiệu : AD/11P

Địa chỉ: 02 Phan Đình Phùng

Ngày 01 tháng 01 năm 2011

Số: 045232

Quận: Hải Châu – TP ĐN

Liên 1 : Lưu

Điện thoại: 0511 3821642

MST:0400101404

Căn cứ lệnh điều động số :

.Ngày .... tháng... năm...

Của : TT02 PĐP

.Về việc:

Họ tên người vận chuyển: Cty CP Dược- TBYT ĐN .Hợp đồng số:

Phương tiện vận chuyển:

Xuất tại kho:

Nhập tại kho:



Tên nhãn hiệu, quy cách

Sản phẩm vật tư



stt (sản phẩm hành hóa) số

A B

C

1 Coidflu

2 Argentina

3 Bernon



đơn

vị

tính

D

Lọ

Gói

Viên



………..



Tổng cộng

Người lập biểu

(ký, ghi rõhọ tên)



Số lượng

Thực Thực

xuất

nhập

Đơn giá

Thành tiền

1

2

3

4

1.976

125.714

248.410.864

2.017

201.762

406.953.954

3.001

114.386

343.272.386

…..



Thủ kho

(ký, ghi rõ họ tên)



………



………..



1.862.190.158

Người vận chuyển

(ký, ghi rõ họ tên )



Đến cuối quý kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn trên mỗi cuốn có đủ 50 tở liên 1 và

được đánh theo số thứ tự hay không (kể cả hóa đơn bị hủy )Trường hợp kế tốn viên

lập hố đơn bị sai sót phải huỷ thì gữa ngun ba liên đó trên cùi và đánh dấu chéo

hay ghi chữ hủy trên cả 3 liên. Ngoài ra phải ghi rõ số seri bị hủy ở ngồi bìa của hóa

đơn.Nếu thấy sót thì ta phải đánh chéo.

Đây cũng là một biện pháp kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên kế

tốn cố tình giấu bớt một hố đơn nào đó (giấu bớt một nghiệp vụ bán hàng) nhằm

biển thủ tài sản của cơng ty. Trường hợp hố đơn bị sai sót đáng kể nhưng đã giao cho

khách hàng mới phát hiện thì phải hủy hóa đơn đó và lập lại hóa đơn mới cho khách

hàng. Nếu sai sót nhỏ thì ta chỉ cần chỉnh sửa lại chỗ sai đó trên liên 1 và dùng giấy

thang cho 2 liên còn lại, đồng thời phải đem hóa đơn đó xuống phòng tổ chức đóng

đấu bên chỗ chỉnh sửa.Nếu bán theo đơn đặt hàng nhưng vì lý do gì đó chúng ta xuất

hàng sau ngày so với ngày ở trong đơn đặt hàng thì trên hóa đơn ta vẫn ghi ngày xuất

hàng là ngày thực tế đơn vị xuất hàng nhưng ghi kèm theo là bán hàng theo đơn dặt

hàng ngày, tháng, năm.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 27



Chuyên đề tốt nghiệp

Trách nhiệm

Nhân viên phòng

KD - XNK



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Tiến trình

Đề nghị bán

hàng



Tiếp nhận và kiểm tra



Chứng từ

Sử dụng liên lạc nội bộ

(cuối tháng đối chiếu

giữa 2 đơn vị )

Phiếu xuất kho kiêm vân

chuyển nội bộ



Thủ kho

Xuất hàng hoá



Nhân viên phòng

KD - XNK

Thủ kho



Lập phiếu chuyển nội

bộ thành 3 liên và ký



Phiếu xuất kho kiêm vân

chuyển nội bộ



Xuất hàng và ký



Phiếu xuất kho kiêm vận

chuyển nội bộ

Nhân viên vận

chuyển

Kế toán cơng nợ



Ký và nhận hàng



Bảng kê hóa đơn xuất

nội bộ



Phiếu chuyển nội bộ



Bảng kê hóa đơn xuất nội

bộ



Sổ cái TK511,333



Kế toán tổng hợp



2.3.1.2. Bán hàng cho các đơn vị bên ngồi cơng ty.

Cơng ty cũng đặt ra một số quy định trong việc bán hàng để dễ dàng trong việc

kiểm tra kiểm sốt. Các quy định đó gồm:

 Về chứng từ: Quá trình bán hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng từ cần thiết

như: đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu bán hàng ), hóa đơn GTGT. Và khi thực hiện luân

chuyển chứng từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Chứng từ sẽ

bắt đầu từ phòng kinh doanh vì tại đây là nơi nhận đơn đặt hàng, sau đó được giao

cho kế tốn thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán, một liên cho bộ phận kho để

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 28



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



làm căn cứ xuất kho hàng hóa, một liên gửi giao khách hàng, còn liên gốc được lưu

tại phòng kinh doanh.

 Về thanh tốn: Cơng ty có thể thu tiền ngay hoặc ghi thời hạn thu tiền như trong

hợp đồng kinh tế và trên hóa đơn đã ghi. Đối với cá nhân thì cơng ty gia hạn thợi

gian thanh tốn trong vòng 15 ngày, đối công ty là 45 ngày, bệnh viện là 90 ngày.

 Về ghi sổ kế toán: Kế toán cần phải đảm bảo là nhận được đầy đủ các chứng từ

cần thiết có liên quan đến việc bán hàng để làm căn cứ ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và

chính xác nghiệp vụ bán hàng – thu tiền đã thực sự phát sinh.

Kiểm sốt chu trình bán hàng là q trình kiểm sốt chức năng khi xử lý yêu cầu

bán hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập và kiểm tra

hóa đơn, xử lý và ghi sổ doanh.

Mục đích của việc kiểm sốt quá trình này nhằm đảm bảo chu trình diễn ra

đúng trình tự, các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, các cơng đoạn xảy ra

kịp thời, nhanh chóng. Từ đó mới có thể đảm bảo cho việc bán đúng hàng, đúng giá,

đúng khách hàng, đủ số lượng, kịp thời; thu tiền đúng khách hàng, đúng lô hàng, đủ

tiền, đồng thời hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra.

Sau đây là mơ hình tổng qt minh họa cho chu trình

Đơn

đặt

hàng



Kiểm

tra,

xác

nhận

cơng

nợ



Giao

hàng



Chấp

nhận

ĐĐH



Ghi

nhận

nghiệp

vụ bán

hàng



Thu

tiền

khách

hàng



Ghi

nhận

các

báo

cáo



Theo

dõi

cơng

nợ



2.3.1.2.1.Đơn đặt hàng

Khởi đầu một chu trình bán hàng là nhận đơn đặt hàng, yêu cầu bán hàng nhưng chủ

yếu là khách hàng mua thường xun nên cơng ty đầu tiên là kí kết hợp đồng với

khách hàng. Để đạt được một hợp đồng với khách hàng, các nhân viên thị trường phải

trải qua quá trình tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, đánh giá mơi trường cạnh tranh.

Trên cơ sở đó chun viên tiếp thị mới có thể soạn bảng báo giá hợp lý, trình giám đốc

cơng ty xem xét, duyệt, kí, sau đó sẽ gửi cho khách hàng.

Mỗi loại khách hàng, công ty có chính sách giá giao khác nhau, tùy vào tình

hình thị trường, nhu cầu tại nơi đó, ngồi ra, còn tùy vào mục tiêu của Công ty. Chẳng

hạn muốn đánh mạnh vào một thị trường tiềm năng hay nơi đó có nhiều đối thủ cạnh

tranh, Cơng ty sẽ hạ thấp giá bán cũng như đẩy mạnh chính sách khuyến mãi tại khu

vực đó.

Để có thể vừa đảm bảo thực hiện mục tiêu của Công ty, vừa đạt được hợp đồng

mua bán với khách hàng, đòi hỏi các nhân viên thị trường, nhân viên kinh doanh phải

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 29



Chuyên đề tốt nghiệp



-



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



nắm vững nhu cầu thị trường, có khả năng nhạy bén mới có thể tham mưu và thuyết

phục Giám đốc đưa ra một chính sách giá giao hợp lý. Lựa chọn giá bán thích hợp nhất

cho khách hàng mà vẫn đảm bảo doanh số, lợi nhuận Công ty. Bảng báo giá được lập

làm 2 bản, một bản gửi khách hàng, một bản lưu phòng kinh doanh. Bảng báo giá này

làm căn cứ để nhập giá bán vào hóa đơn trên máy tính.

Sau khi xem xét bảng giá chào hàng do Công ty gửi, nếu khách hàng chấp

thuận sẽ tiến hành kí kết hợp đồng với Công ty. Nhân viên kinh doanh soạn thảo hợp

đồng mua bán, và gửi khách hàng xác nhận. Khi phía khách hàng đã đồng ý với các

điều khoản trên hợp đồng soạn thảo mà nhân viên kinh doanh gửi đến, khách hàng và

Cơng ty sẽ chính thức kí kết hợp đồng.

Một hợp đồng mua bán phải đầy đủ các thông tin:Tên người đại diện, địa chỉ

hai bên mua bán, điều kiện giao hàng và phương tiện vận tải, mặt hàng, số lượng,

phạm vi bán hàng, hình thức thanh tốn, thời hạn nợ, đầy đủ dấu và chữ kí của hai

bên,...Hợp đồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, một bản lưu bên phòng kinh

doanh, một bản lưu bên phòng KT-TV.

Tùy trường hợp mà một số hợp đồng có phụ lục hợp đồng kèm theo, phụ lục

hợp đồng là biên bản thỏa thuận giữa hai bên về chiết khấu bán hàng và hỗ trợ bán

hàng. Khi khách hàng đạt một doanh số bán hàng nào đó, sẽ được Cơng ty chiết khấu

tăng thêm ngồi chính sách bán hàng đang được áp dụng.

Trên đây là quá trình để tiến tới việc đạt được một hợp đồng kinh tế. Hợp đồng

thường được kí kết vào đầu năm tài chính, đây là căn cứ pháp lý cho các đơn đặt hàng

của khách hàng trong năm.

2.3.1.2.2.Kiểm tra tín dụng và hàng tồn kho

Sau khi nhận yêu cầu bán hàng, tại Công ty phần lớn bán hàng theo phương thức

trả tiền sau, do đó, số dư nợ khách hàng là khá lớn. Thông thường mỗi khách hàng

được phép mua nợ đến một giới hạn nhất định nào đó.Vì vậy việc kiểm tra tín dụng

khách hàng là một bước rất quan trọng trong quá trình bán hàng nhằm giảm thiểu rủi

ro xảy ra tình trạng nợ khó đòi, thậm chí gây thất thu đối với Cơng ty. Do đó trong

khâu này đòi hỏi phòng KD-XNK và Phòng KT-TV phải phối hợp chặt chẽ với nhau

PhòngKD - XNK: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, có thể bằng Fax, điện

thoại, hoặc có thể thơng qua chun viên kinh doanh, Phòng KD - XNK ghi ngay các

điều kiện giao hàng theo yêu cầu của khách hàng hoặc của chuyên

viên thị trường vào sổ theo dõi thực hiện đơn hàng.

Sổ theo dõi thực hiện giúp cho bộ phận bán hàng có thể dễ dàng quản lý được

thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng. Chứa đựng các thông tin như ngày đăng ký,

đơn vị đăng ký, tên khách hàng, địa điểm giao, thời gian giao,....Tuy nhiên, việc ghi

các thông tin vào sổ theo dõi đơn hàng lại hồn tồn mang tính chủ quan bên phía bộ

phận bán hàng. Việc sai sót trong việc ghi chép là hồn tồn có thể xảy ra, có thể dẫn

đến nhập thơng tin trên Hóa đơn bán hàng sai lệch.

Kiểm tra tín dụng: Sau khi phòng KD – XNK ghi đầy đủ thông tin về đơn hàng của

khách hàng vào sổ theo dõi, nhân viên phòng KT -TV sẽ tiến hành kiểm tra công nợ

của khách hàng. Nếu khách hàng thỏa mãn các quy định được tiếp tục mua hàng (số

dư nợ không vượt quá quy định). Tiếp theo bộ phận kho kiểm tra số lượng hàng có

trong kho xem có đủ cung cấp theo yêu cầu của ĐĐH rồi thơng báo ngay cho phòng

KD-XNK. ĐĐH được chấp nhận hay từ chối.Như vậy, việc thực hiện kiểm tra hàng



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 30



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



tồn kho phục vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phải

được kế tốn hàng tồn kho cập nhập chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm.

2.3.1.2.3.Lập hóa đơn và giao hàng

Lập hóa đơn

Phòng KD - XNK: tiến hành lập hóa đơn sau khi đã kiểm tra cơng nợ và hàng

tồn kho.

Cơng ty sử dụng hóa đơn GTGT tự in theo cơng văn chấp thuận của Cục

thuế.Trên hóa đơn, phòng KD - XNK phải nhập đầy đủ các thông tin dựa trên sổ theo

dõi đơn hàng, như tên khách hàng, mã khách, địa chỉ, mã số thuế, số chứng từ, tên

hàng hóa, số lượng, đơn giá, VAT,...

CƠNG TY CP DƯỢC – TB Y TẾ HÓA ĐƠN

Mẫu số: 03-VT-3LL

ĐÀ NẴNG

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Phát hành theo công văn số

Ngày 3 tháng 1 năm 2011

5337 TCT/AC

Liên : 1

Ký hiệu: AD/2010T

Số: 004473

Địa chỉ: 02 Phan Đình Phùng

Quận: Hải Châu – TP ĐN

Điện thoại: 0511 3821642

Tài khoản: 710A – 00147

MST:0400101404

Đơn vị bán hàng: HT CDDAPHARCO1

Điện thoại: 0511 3821642

MST:0400101404

Họ và tên người mua hàng: Nhà thuốc Liên Tĩnh

Địa chỉ: 171 Ơng Ích Khiêm – TP Đà Nẵng

Số TK:041200321

Hình thức thanh tốn: Tiền mặt

MST : 0400253421

STT

Tên nhãn hiệu, quy

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

cách, phẩm chất vật tư

(sản phẩm hàng hóa)

A

B

C

1

2

3= 1 x 2

1

Acodine

H/50V

8

9524

190480

2

Calcitonic

H/20Ơ

8

53143

425144

3

Bernon

C/100V

41

114386

4689826

...

...

...

....

...

...

Cộng tiền hàng:

6.504.186

Thuế suất : 5%

Tiền thuế GTGT:

325.209

Tổng tiền thanh toán:

6.829.395

Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu tám trăm hai mươi chín nghìn ba trăm chín mươi

lăm đồng chẵn.

Người mua hàng

Người bán hàng

Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên )

Giá bán trên hóa đơn là giá đã được trừ khuyến mãi, chiết khấu nếu có và được

phòng KD - XNK nhập vào máy dựa trên bảng báo giá cho mỗi khách hàng và nhập tỉ

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 31



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



lệ chiết khấu trên màn hình giao hàng, hệ thống sẽ tự động tính ra giá bán đã trừ chiết

khấu.

Ngồi ra, Cơng ty thường xun áp dụng chính sách bán hàng đối với một số

mặt hàng. Chính sách bán hàng được phòng kinh doanh xây dựng phù hợp mục tiêu

kinh doanh của C\ông ty vào thời điểm hiện tại. Như muốn mở rộng, đánh mạnh vào

thị trường nào đó, Chi nhánh sẽ có chính sách bán hàng phù hợp với thị trường đó. Tờ

trình chính sách phải được trình Giám đốc kí duyệt, được lập 4 bản, phòng KT- TV lưu

bản gốc, phòng KD - XNK lưu bản sao.

Phòng KT - TV: Khi tiếp nhận cả 3 liên Hóa đơn GTGT từ phòng KD - XNK

chuyển sang, kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ kiểm tra các thơng tin như: Tính hợp pháp

của hóa đơn, kiểm tra lại số tiền ghi trên hóa đơn,...Sau khi kiểm tra đầy đủ, lãnh đạo

kế tốn kí vào HĐ và bộ phận kho tổ chức thực hiện đơn hàng.

Về nguyên tắc, phòng KT -TV sẽ phải kiểm tra giá bán và tính cả xem chiết

khấu và giá bán sau chiết khấu lại xem có chính xác khơng. Nhưng trên thực tế, kế

tốn thường bỏ qua bước này dễ dẫn đến trường hợp nhập giá bán khơng chính xác.

Hàng khuyến mãi, quảng cáo, chiết khấu giảm giá:

Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của cơng ty, do

vậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xác

doanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sách

tiêu thụ mà cơng ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm.

Công ty không quy định chính sách chiết khấu cụ thể cho từng loại khách hàng,

nhưng đối các hiệu thuốc, bệnh viện Công ty có những chính sách chiết khấu riêng để

giữ khách hàng của mình. Và cơng ty quy định những khoản chiết khấu đó phải thể

hiện rõ trên hóa đơn.

Theo chính sách bán hàng của Công ty, khi đạt mức doanh số nào đó, khách

hàng sẽ được chiết khấu tăng thêm một hoặc hai mặt hàng nào đó, được quy định cụ

thể trong phụ lục hợp đồng. Với các mặt hàng khuyến mãi kèm theo, phòng KD -XNK

cũng phải xuất hóa đơn như các loại hàng hóa thơng thường bao gồm các thơng tin tên,

mã khách hàng, số hóa đơn, tên, số lượng hàng hóa,... nhưng mục giá bán, thành tiền

để trống. Đối với các mặt hàng khuyến mãi, phòng KD - XNK xuất như các hóa đơn

GTGT nhưng để trống mục giá bán, thành tiền.

2.3.1.2.4.Xuất hàng

Bước tiếp theo của quy trình là chuyển giao hàng đến khách hàng. Kiểm soát

chức năng xuất hàng của chu trình nhằm đảm bảo hàng được giao đúng khách hàng,

đúng số lượng, chủng loại, đúng thời gian, và hàng hóa được ngun vẹn.

Phòng KD-XNK

- Thường xun nắm thông tin nhu cầu của khách hàng và thông báo cho bộ phận

kho sớm để bộ phận kho chuẩn bị nguồn hàng.

- Đàm phán, thỏa thuận lại với khách hàng trong trường hợp có những thay đổi

so với đặt hàng của khách hàng (về chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng ….)

Bộ phận kho

- Điều động phương tiện vận tải, cân đối hàng hóa để tổ chức giao hàng.

- Nhận lại các hóa đơn chứng từ liên quan chuyến/đợt hàng để chuyển cho phòng

KT - TV kiểm tra và lưu

Người vận chuyển

- Đảm bảo phương tiện sẵn sàng hoạt động để vận chuyển hàng hóa.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 32



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



- Có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa theo các hóa đơn và phải bảo quản hàng hóa

an tồn trong q trình vận chuyển

- Trường hợp trong quá trình vận chuyển nếu có xảy ra sự cố đáng tiếc ảnh

hưởng đến người, hàng hóa, phương tiện, lái xe có trách nhiệm giữ nguyên hiện trạng

và kịp thời báo cáo Công ty.

- Có trách nhiệm giao hàng kịp thời, đúng số lượng, nguyên đai nguyên kiện

(hàng hóa chứa trong các loại bao bì), đúng địa điểm.

- Khi giao hàng lái xe đề nghị khách hàng kiểm tra số lượng hàng hóa, chất lượng

bao bì,… và ký trên hóa đơn (tại vị trí người mua hàng ký tên) hoặc trên Biên bản giao

nhận hàng hóa. Sau khi giao hàng xong lái xe thực hiện luân chuyển hóa đơn theo quy

định luân chuyển chứng từ.

- Phải có thái đội hòa nhã, vui vẻ khi quan hệ với khách hàng. Trường hợp khi

giao hàng có tranh chấp về hàng hóa, lái xe phải bình tĩnh, giải thích và đồng thời báo

Cơng ty việc với khách hàng.

- Trong quá trình giao hàng:

+ Đối với xe tải của Công ty: Lái xe phải ghi đầy đủ các thông tin vào Sổ theo

dõi giao hàng và đề nghị khách hàng xác nhận. Trường hợp khách hàng có ý kiến phản

hồi thì đề nghị khách hàng ghi vào mục ghi chú của sổ trên

+ Đối với xe tải thuê ngoài: Lái xe phải đề nghị khách hàng xác nhận vào Biên

bản giao nhận hàng hóa. Dựa vào kết quả giao hàng, phòng KD - XNK cập nhật thơng

tin vào sổ theo dõi nhà cung ứng dịch vụ vận tải để làm căn cứ đánh giá nhà cung ứng.

Công nhân bốc xếp hàng hóa lên phương tiện và sắp xếp ngăn nắp gọn gàng, đảm bảo

an toàn, thuận tiện cho việc giao hàng các đơn hàng trên cùng tuyến đường vận

chuyển.

Cuối mỗi quý, phòng KD-XNK phối hợp với các bộ phận có liên quan để tổng

hợp tình hình thực hiện các đơn hàng, có nhận xét và đề ra biện pháp khắc phục (nếu

có).

 Giao hàng

Khi nhận được nhu cầu mua hàng của khách hàng, chuyên viên phòng KD XNK có nhiệm vụ kiểm tra các thủ tục cần thiết như hợp đồng (nếu có), giấy

giới thiệu, tiến độ thực hiện hợp đồng, giá cả, sản lượng khách hàng đã nhận

trong tháng và các quyền lợi khách hàng được hưởng theo chính sách bán hàng

(nếu có), quy định về cơng nợ hiện hành. Phòng KD - XNK phát hành hóa đơn

giá trị gia tăng và chuyển sang phòng KT - TV. Lãnh đạo phòng KT - TV hoặc

người được phân cơng có nhiệm vụ kiểm tra ký lên mục “thủ trưởng đơn vị”.

Phòng KD - XNK lưu liên 1, giao liên 2 và 3 cho lái xe đến kho nhận hàng.

Thủ kho khi nhận được hóa đơn GTGT liên 2 và liên 3, hiểu đó như một lệnh

xuất kho đồng thời lệnh bán. Thủ kho có nhiệm vụ xuất đúng mặt hàng và lượng hàng

có trên hóa đơn.

Phòng KD-XNK:

- Cập nhật đầy đủ, chính xác các tiêu thức cần thiết lên hóa đơn. Sau khi cập nhật

xong phải kiểm tra lại mới được phép in ấn.

- Điều độ các phương tiện vận tải hợp lý, tiết kiệm nhưng đảm bảo kịp thời.

- Tổ chức lưu trữ hóa đơn và các chứng từ đi kèm theo quy định của nhà nước về

lưu trữ chứng từ kế toán

Thủ kho:

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 33



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



- Kiểm tra kiểm sốt chặt chẽ việc xuất hàng hóa theo hóa đơn chứng từ

- Khơng được tổ chức xuất hàng hóa khi khơng có hóa đơn chứng từ

- Mở thẻ kho cho từng mặt hàng. Ghi thẻ kho kịp thời theo đúng số lượng trên

hóa đơn đã được xuất xong.

- Hướng dẫn khách hàng ký nhận trên các hóa đơn. Thực hiện đúng quy trình

luân chuyển của từng loại hóa đơn chứng từ.

Tại chi nhánh có 3 phương thức bán hàng như sau: Khách hàng nhận hàng tại

kho chi nhánh, chi nhánh giao hàng đến tận kho khách hàng, và trường hợp khách

hàng tự vận chuyển.

Trường hợp khách hàng đến nhận hàng tại kho:

Sau khi phát hóa đơn GTGT chuyển phòng KT - TV ký, phòng KD - XNK yêu

cầu khách hàng ký ghi rõ họ tên vào mục “Người mua hàng”. Liên 1 lưu tại cùi hóa

đơn, liên 3 sao kê lưu chứng từ kế toán, giao liên 2 cho khách để khách vào kho nhận

hàng.

Trường hợp xe Chi nhánh hoặc xe thuê ngoài vận chuyển hàng đến tận kho khách

hàng:

Lái xe ký ghi rõ họ tên vào cả 3 liên trong khoảng trống hóa đơn (phần “ghi

chú”) trên hóa đơn GTGT. Giao liên 2 và 3 cho lái xe đi nhận và giao hàng. Thủ kho

có trách nhiệm xuất đúng mặt hàng và số lượng trên hóa đơn, sau đó kí vào hóa đơn

liên 2, 3; giao lại cho lái xe cầm theo khi giao hàng.

- Khi kiểm soát hàng để cho xe ra cổng, bảo vệ phải đóng dấu đã kiểm sốt và ký

tên lên hóa đơn.

- Lái xe sau khi giao hàng cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng ký ghi rõ họ

tên vào mục “Người mua hàng” trên tất cả các liên hóa đơn. Đồng thời yêu cầu khách

hàng kí tên lên mục “Xác nhận của khách hàng” trên Sổ theo dõi giao hàng

Sổ theo dõi giao hàng có các mục như sau:



TT



Ngày

HD



Số

HD



Nhóm

hàng



T. Gian yêu

cầu



T. Gian

giao



Xác nhận của

khách hàng



Ghi

chú



- Với trường hợp thuê ngồi vận chuyển, Chi nhánh thực hiện kí kết hợp đồng

vận chuyển với bên thuê ngoài, trên cơ sở đã thống nhất giá cước vận chuyển giữa hai

bên. (chứng từ làm căn cứ thanh toán cước vận chuyển – xem phụ lục)

- Nếu trên hóa đơn thiếu chữ ký ở mục “Người mua hàng” trong trường hợp

khách hàng trực tiếp đến nhận hàng thì phòng ĐB DMN phải chịu trách nhiệm vật chất

khi xảy ra tranh chấp. Trường hợp xe Chi nhánh hoặc xe thuê ngoài vận chuyển hàng

đến tận kho cho khách hàng thì lái xe phải chịu trách nhiệm vật chất khi xảy ra tranh

chấp.

Trường hơp khách mua hàng tự vận chuyển

Với các khách hàng ở các tỉnh phía Nam, cách xa kho của Chi nhánh nhưng lại

gần với kho đầu mối (kho Nhà Bè – tp HCM). Để tiết kiệm chi phí vận chuyển và

thuận tiện hơn trong việc lấy hàng, khách hàng sẽ tự điều xe nhận hàng tại kho đầu

mối. Sau đó Chi nhánh sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng gửi khách hàng. Đối với cước

phí vận chuyển của khách hàng, Chi nhánh sẽ bù trừ công nợ vào cuối tháng.

2.3.1.2.5. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 34



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×