Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

Tải bản đầy đủ - 0trang

Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



làm cơ sở để xác định đúng số thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như

thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước.Việc thu tiền được hay

khơng thì ảnh hưởng đến việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.xem xét các

khách hàng......

Mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền là:

nhằm đảm bảo việc xử lý các đơn đặt hàng hay dịch vụ ( phiếu yêu cầu đặt hàng )

được hợp lý. Sau đó phải đảm bảo rằng q trình cung cấp hàng hóa hay dịch vụ được

thực hiện đúng thời hạn và đúng quy trình xuất hàng hóa.

Kiểm sốt chu trình này còn đảm bảo rằng việc ghi sổ các khoản phải thu khách

hàng được ghi nhận chính xác và hợp lý, khơng ghi nhận một số tiền lớn hơn hay nhỏ

hơn số tiền được thu nhằm tránh gian lận và không ghi sai cơng nợ của khách hàng.

Kiểm sốt tốt cũng đảm bảo việc ghi sổ được chính xác và nhanh chóng vì đã có sự

kiểm sốt tốt ở các cơng việc trước đó.

Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản phải thu của khách.

Đảm bảo cho chứng từ có sự trùng khớp và phù hợp với sổ sách. Đối chiếu khớp

số liệu giữa các bộ phận .

Đảm bảo cho q trình ln chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, thời hạn

và hình thức thanh tốn cho người bán được rõ ràng, chính xác.

2.1.2. Chức năng của chu trình.

Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Nhận đơn đặt hàng của người mua hay các yêu cầu đặt hàng là khâu đầu tiên của

chu trình bán hàng thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng hay phòng kinh doanh.

Đó là lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu

về một hay một số loại hàng hoá của doanh nghiệp, ghi nhận rõ một cách cụ thể và

chính xác về số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều

kiện thanh tốn, vận chuyển hàng hóa....... Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua

điện thoại, thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng.

Xét duyệt bán chịu

Bán hàng thì phải thu tiền, đó là điều hiển nhiên. Tuy nhiên trong kinh doanh việc

bán hàng và thu tiền liền là một điều khó khăn, đa số các khách hàng ln mua hàng

theo kiểu gối đầu và họ khơng thanh tốn hết một lần mà luôn để nợ lại một khoản.

Đối với những khách hàng như vậy thì doanh nghiệp phải có chính sách bán chịu. Tuy

nhiên, việc chấp thuận bán chịu cho khách hàng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp

khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình khơng thanh tốn. Bởi vậy việc phê

chuẩn bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ bởi người có quyền hạn.

Trước khi đi đến quyết định bán chịu, cần xem xét từng khách hàng cụ thể, xác

định khả năng nợ tối đa của khách hàng, khả năng thanh toán trong tương lai của

khách hàng. Trên cơ sở đó quyết định bán chịu một phần hoặc tồn bộ lơ hàng.Việc

làm này đảm bảo tăng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng nếu khơng sẽ xuất hiện các

khoản nợ khó đòi.

Chuyển giao hàng hố

Chuyển giao hàng là chức năng quan trọng, là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tài

sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng vào lúc giao hàng.

Khi chuyển giao hàng hóa phải kèm theo chứng từ vận chuyển, bộ phận giao hàng phải

độc lập với bộ phận kho.

Lập hoá đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 7



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Phòng kế tốn tài chính sẽ lập hố đơn bán hàng và thực hiện ghi sổ, đồng thời

theo dõi các đối tượng nợ của cơng ty.

Hố đơn bán hàng là một chứng từ trong đó có đầy đủ thơng tin về hàng hoá

(mẫu mã, quy cách, số lượng hàng hoá, …) và giá cả thanh toán. Số lượng hàng hoá

được định theo giá bán chính thức của cơng ty, được ghi căn cứ theo danh sách giá đã

được phê duyệt. Hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký của nguười lập và người đại diện hợp

pháp, nếu khơng có chữ ký thì phải đống dấu treo. Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cả

giá gốc hàng hoá, các khoản chiết khấu cho khách hàng và các yếu tố khác. Hoá đơn

được lập thành 3 liên: Liên 1 được lưu tại cùi, liên 2 được gửi cho khách hàng và liên

3 được dùng để luân chuyển nội bộ.

Kế toán sẽ tổng hợp doanh thu, thuế VAT phải nộp, chi tiết công nợ theo từng đối

tượng để chuẩn bị số liệu lên BCTC và theo dõi công nợ phải thu.

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu

tránh tình trạng gian lận xảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thu

được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào

nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu hằng ngày cần được gửi vào

ngân hàng một lượng hợp lý. Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền qua ngân hàng

thì phải đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu

hoặc giấy báo có.

Xố sổ nợ phải thu khó đòi

Việc nhân viên cơng ty đã rất cố gắng trong cơng tác thu hồi nợ song vẫn có

trường hợp khơng thu hồi được nợ là điều bình thường. Trường hợp khách hàng mua

hàng song do một số nguyên nhân có thể bị giải thể hoặc phá sản hoặc thậm chí khơng

chịu thanh tốn…, sau khi thẩm định, xem xét, và đực sự đồng ý của Hội đồng quản trị

doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( Nếu là doanh nghiệp nhà nước ) hoặc cấp

có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ của doanh nghiệp phê duyệt là khơng thể

thu hồi nợ thì doanh nghiệp phải xố sổ các khoản phải thu đó. Bộ phận lập hố đơn

lập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xoá nợ, ghi giảm khoản

phải thu của những khách hàng này.

Dự phòng nợ khó đòi

Ngồi ra có thể xảy ra trường hợp con nợ khơng trả được, cơng ty phải lập dự

phòng cho các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài chính

và số tiền nợ quá hạn kế tốn phải lập dự phòng các khoản phải thu q hạn.Căn cứ để

ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:

-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,

bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn

chưa thu được;

-Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng

phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.

2.1.3. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình.

2.1.3.1. Hệ thống chứng từ

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng phát hành

khi có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của cơng ty. Trên đơn đặt hàng bao

gồm đầy đủ các thông tin, tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chất

lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng… Đơn đặt hàng sau khi được kiểm

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 8



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



tra và xét duyệt bán chịu sẽ được chuyển qua bộ phận bán hàng để tổ chức

thực hiện đơn hàng.

-Lệnh bán hàng: là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng của

khách hàng được chấp nhận, cho phép bán các mặt hàng trên đơn đặt hàng.

-Phiếu xuất kho: chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã xuất khỏi kho của

công ty giao cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho có ghi rõ tên hàng, số

lượng, quy cách, được kiểm tra xác nhận bởi thủ kho. Một bản sao của phiếu

xuất kho, được kí tên bởi người mua hoặc người nhận hàng, quay trở lại

người bán như một bằng chứng đã giao hàng.

-Chứng từ vận chuyển: là vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển

hàng hóa tương đương khác, nhằm xác nhận việc đã chuyển hàng hóa.

-Hóa đơn bán hàng: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được

chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người

bán. Gồm những thơng tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được,

giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày

tính Hóa đơn

- Các chứng từ phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu

- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của NH: là chứng từ làm căn cứ ghi sổ

nghiệp vụ phải thu khách hàng.

2.1.3.2. Hệ thống sổ sách kế tốn

Trong điều kiện hạch tốn thủ cơng, sổ sách kế toán là phương tiện để ghi

nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán. Theo nghĩa rộng sổ kế tốn bao

gồm tồn bộ các chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tập hợp chi phí, các sổ

chi tiết và sổ tổng hợp.Bao gồm các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi NH; sổ

chi tiết các khoản phải thu khách hàng; sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra…

Tùy theo công ty áp dụng hình thức kế tốn nào để có các sổ liên quan. Trong

điều kiện hạch tốn tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế tốn cho phép ghi

nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên các tập tin cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên,

theo định kỳ hoặc kết thúc kỳ hạch toán, phần mềm phải cho phép in ra tồn bộ sổ

sách kế tốn để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống hệt hạch tốn thủ cơng.

2.1.3.3. Báo cáo kế tốn

Báo cáo kế tốn gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị phục vụ

cho nhà quản lý cho việc ra quyết định. Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nào

được sử dụng, đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm

phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế tốn sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp

được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thơng tin cần tìm. Các

báo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng….



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 9



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Quy trình xử lý dữ liệu để ra báo cáo



Mơ hình hoạt động của phần hành kế toán bán hàng

Dữ liệu đầu vào

Xử lý dữ liệu

Báo cáo đầu ra

Chứng từ:

Hóa đơn GTGT

Hóa đơn bán hàng

thông thường

- ……



Cơ sở dữ liệu

phân hệ bán

hàng



Báo cáo quản

trị đầu ra

BCTC



Nhật ký bán hàng



Sổ cái và sổ chi tiết

TK 155,156,131,511

,632,1331



Sổ chi tiết bán hàng

Sổ chi tiết phải thu khách

hàng.



2.2. Quy trình kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục

tiêu

Nội dung

Thủ tục kiểm sốt

kiểm

sốt

Tính

Doanh thu được ghi chép Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các

có thật vào sổ sách là có thật, chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn

thực sự phát sinh

Hóa đơn được đánh số thứ tự trước

và xác định rõ mục đích sử dụng

Các bảng cân đối bán hàng- thu tiền

hàng tháng gửi cho người mua và việc tiếp nhận ý

kiến người mua được thực hiện độc lập với kế tốn

Tính

Các nghiệp vụ bán hàng

đầy đủ phát sinh phải được ghi sổ

đầy đủ

Sự phê Các nghiệp vụ bán hàng

chuẩn được phê chuẩn đúng đắn



Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng

được đánh số trược và xác định rõ mục đích sử

dụng

Phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng

thương vụ phải trải qua các thể thức đúng đắn tên

cả 3 mặt

Xét duyệt bán chịu trước khi vận

chuyển hàng hóa



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 10



Chuyên đề tốt nghiệp



Sự

phân

loại



Các nghiệp vụ bán hàng

được phân loại thích hợp



Đúng

kỳ



Các nghiệp vụ bán hàng

được ghi đúng thời gian

phát sinh



Sự

đánh

giá



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán

Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước

phí vận chuyển và chiết khấu

Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho

các nghiệp vụ

Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào

tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường)

Xây dựng trình tự cần có để lập

chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời

gian

Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về

lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian

Phân công người độc lập với nghiệp

vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn

theo giá cả từng loại hàng tài thời điểm bán và ghi

chép vào sổ kế toán



Các khoản bán hàng đã

ghi sổ đúng số lượng,

chủng loại hàng hóa, đã

vận chuyển và hóa đơn

bán hàng lập đúng

Sự

Các nghiệp vụ bán hàng Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng

chính được đưa vào sổ thu tiền với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua

xác

và cộng chính xác

Lập cân đối thu tiền hàng tháng và

gửi người mua

Tổ chức đối chiếu nộ bộ các khỏan

bán hàng-thu tiền

2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối nghiệp vụ thu tiền

Mục

tiêu

Nội dung

Các thủ tục kiểm sốt

kiểm

sốt

Tính

Các khoản thu tiền Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ

có thật đã ghi sổ thực tế đã sổ

nhận

Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng

Sự phê Khoản tiền chiết Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn

chuẩn khấu, giảm giá đã Duyệt các khoản chiết khấu

được xét duyệt đúng Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

đắn; phiếu thu tiền

được đối chiếu và kí

duyệt

Sự đầy Tiền mặt thu được đã Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người

đủ

ghi đầy đủ vào Sổ ghi sổ

quỹ và các nhật ký Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt

thu tiền

đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo

nhận tiền kịp thời

Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

Sự

Các khoản thu tiền Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối

đánh

đã ghi sổ và đã nộp chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền

giá

đều đúng với giá Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 11



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



hàng bán

Các khoản thu tiền

đều được phân loại

đúng

Các khoản thu tiền

ghi đúng thời gian



bán hàng

Sự

Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối

phân

ứng cụ thể về thu tiền

loại

Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại,

Đúng

Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ

kỳ

và sổ

Có nhân viên độc lập kiểm sốt ghi thu và nhập quỹ

Sự

Các khoản thu tiền Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh tốn

chính ghi vào sổ tổng hợp tiền hàng

xác

và chi tiết chính xác Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn

Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ

2.2.3. Đo lường kết quả

Để đo lường xem kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của cơng ty có thực sự

tồn tại và hoạt động có hiệu quả khơng thì ta có thể quan sát, phỏng vấn và lập bảng

câu hỏi như sau:

Câu hỏi

Trả lời

Chú



Khơng

Khơng áp thích

dụng

1. Cơng ty có quy định thời gian tối đa luân

chuyển chứng từ giữa các bộ phận khơng?

2. Đơn vị có mở sổ chi tiết theo dõi cho từng

khách hàng khơng?

3. Có sự phân chia trách nhiệm giữa các chức

năng liên quan đến nợ phải thu khách hàng

không?

4. Người phụ trách kế tốn có theo dõi tình

hình thanh tốn của khách hàng theo thời gian

quy định của công ty để chiết khấu khơng?

5. Tất cả các ĐĐH có phòng kinh doanh nhận

và duyệt khơng?

6. Trước khi xuất kho hàng có được kiểm tra

về số lượng, chất lượng và lập biên bản đầy đủ

khơng?

7. Các chứng từ có được đánh dấu khi phê

duyệt nhằm tránh sử dụng lại không?

8. Người phụ trách kế tốn có độc lập với chức

năng phê duyệt thanh tốn khơng?

9. Các CT như ĐĐH,PXK Phiếu vận chuyển

hàng hóa và hóa đơn có được đối chiếu với

nhau khơng?

10. Khi phát hiện có sự bất thường, nhân viên

cơng ty có báo cáo với cấp trên khơng?

11. Kế tốn thanh tốn có chậm trễ hay ghi

trước trong việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh

khơng?

SVTH: Lương Thị Mỹ Hồi_Lớp: 34K06.3



Trang 12



Chun đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Khi khảo sát xong bản câu hỏi, tổng hợp kết quả thì rút ra nhận xét về kiểm sốt

nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại cơng ty.

Phải tìm hiểu kỹ tại sao trong thực tế cơng ty lại có sự khác nhau so với mục tiêu

chung, tìm hiểu phân tích ngun nhân về sự khác nhau đó.

Có thể là do đặc thù hàng hóa kinh doanh của cơng ty hoặc do bộ máy quản lý,

nhân sự chưa phù hợp,…

Sau khi phân tích được ngun nhân thì cần có các cách thức quản lý thích hợp để

hồn thiện kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền, tránh các trường hợp có thể xảy ra

rủi ro trong quá trình bán hàng – Thu tiền, gây thiệt hại cho công ty.

2.2.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền.

Gian lận và sai sót

1. Bán hàng nhưng khơng thu được tiền

2. Bán hàng khơng đúng giá



Tình trạng

Thất thoát tài sản

Doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn so với

thực tế

3. Giao hàng trễ

Không thực hiện đúng điều kiện hợp

đồng, mất uy tín với khách hàng

4. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

Mất uy tín với khách hàng

5. Phát hành hóa đơn sai

Ghi nhận nghiệp vụ sai

6. Chiếm khoản thu tiền mặt

Thất thoát tiền mặt

7. Ghi chép nghiệp vụ sai

Số liệu trên sổ sách bị sai lệch

8. Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán Có khả năng dẫn đến nợ khó đòi

chịu cho khách hàng

9. Tính tốn sai chiết khấu

Ghi nhận nghiệp vụ sai

10. Tiền thu nợ khách hàng của niên độ sau được Ghi nhận báo cáo tài chính khơng chính

ghi vào niên độ hiện hành

xác

11. Mức dự phòng được lập thấp hơn thực tế

Giá trị thực của khoản nợ phải thu trên

BCTC khơng chính xác

12. Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ sách có chênh Số liệu trên sổ sách khơng khớp

lệch với số liệu khách hàng do công ty không đối

chiếu cơng nợ thường xun

13. Hàng hóa hư hỏng trong q trình vận chuyển

Mất uy tín với khách hàng, gia tăng chi

phí

14. Nhân viên có thể qn lập hóa đơn cho hàng đã Giá vốn hàng cao hơn hoặc thấp hơn so

giao, hoặc lập một hóa đơn hai lần

với thực tế

15. Lập hóa đơn khống trong khi thực tế khơng Thất thốt hàng hóa

giao hàng

16. Xóa sổ những khoản phải thu mà thực tế đã thu Thất thốt tiền

17. Khơng cơng bố thông tin về các khoản nợ phải Sai phạm khi lập BCTC

thu đem thế chấp vay ngân hàng

18. Nhân viên bán hàng làm cho công ty cam kết Công ty không thực hiện được hợp đồng,

một lịch giao hàng mà nhà máy khơng thể đáp ứng mất uy tín với khách hàng

19. Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có Dẫn đến nợ khó đòi, hoặc gây thiệt hại

những điều khoản hoặc điều kiện khơng chính xác cho công ty khi chấp nhận các điều khoản

hoặc từ khách hàng khơng được phê duyệt.

khơng chính xác

20. Thực hiện ghi nhận hàng bị trả lại khơng có thật Giảm doanh thu

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 13



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



(hàng không về nhập kho)

2.3. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường trường tin học hóa.

Mơi trường tin học là mơi trường mà trong đó đơn vị thực hiện cơng việc kế tốn

hoặc xử lý thơng tin tài chính trên máy vi tính với các mức độ áp dụng khác nhau,

chủng loại máy hoặc phần mềm có quy mơ và mức độ phức tạp khác nhau.

2.3.1. Kiểm sốt chung:

Là các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót và

gian lận trong tồn bộ hệ thống thơng tin kế tốn. Kiểm sốt chung ảnh hưởng đến

cả chu trình kế tốn và tất cả hệ thống ứng dụng trong chu trình kế toán.

a.Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống

Quyền và trách nhiệm cần được phân chia rạch ròi giữa các chức năng: Chức năng

phân tích hệ thống, chức năng lập trình, vận hành hệ thống, người dùng hệ thống,

chức năng lưu trữ và phục hồi dữ liệu, chức năng kiểm soát dữ liệu.

b. Kiểm soát việc tiếp cận

Việc tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền là hành vi sử dụng trang

thiết bị phần cứng khác, máy tính có thể bị mất thay đổi linh kiện làm cho hệ thống

vận hành khơng đúng thiết kế, máy tính có thể bị sử dụng bất hợp pháp, có thể làm

mất hay lỗi dữ liệu

Các thủ tục kiểm soát việc những người khơng có thẩm quyền tiếp cận tài sản

của doanh nghiệp: Sử dụng khóa phòng, các thiết bị giám sát, sử dụng các phần

mềm và các giải pháp bảo mật, các giải pháp an ninh mạng máy tính, mã hóa dữ

liệu, sử dụng chuyên gia nhằm phát hiện các lỗ hổng bí mật của hệ thống, huấn

luyện đầy đủ cho người dùng trong việc sử dụng vận hành diệt virus.

c. Kiểm soát việc truy cập hệ thống

Là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng. Người dùng

chỉ được quyền truy cập đến hệ thống, dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ

mà họ được cấp quyền sử dụng. Quyền truy cập bao gồm: đọc, ghi, thêm, sửa, xóa

dữ liệu phải được gán cho từng chức năng, công việc, từng cá nhân hay từng tập tin.

Các phương pháp nhận dạng người sử dụng hợp pháp: Sử dụng mật khẩu, nhận

dạng cá nhân, nhận dạng sinh học.

d. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu

Dán nhãn, phân loại và sắp xếp theo thứ tự, thay thế thiết bị định kì và hủy

các thiết bị khơng còn sử dụng, sao lưu dự phòng tất cả các dữ liệu của tổ chức

e. Kiểm soát truyền tải dữ liệu

Để giảm sai sót và mất cắp trong q trình truyền tải, kiểm soát truyền tải phải

đảm bảo rằng nội dung nhận được là của đúng người gởi, và nội dung chuyển đến

đúng người nhận.

f. Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống

Khi hệ thống tạm ngưng hoạt động có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, chương trình

hay giảm tuổi thọ thiết bị. Do đó hệ thống cần được kiểm tra định kỳ, sử dụng bộ

lưu điện để cung cấp nguồn cho hệ thống đủ thời gian sao lưu khi có sự cố về điện.

g. Dấu vết kiểm tốn

Sau khi khóa sổ kế tốn, khơng được tẩy xóa hay sửa dữ liệu mà phải nhập các bút

toán đảo, bút toán bổ sung, đồng thời phải lập chứng từ ghi sổ. Sử dụng hộp lưu tự

động ghi nhận các hành vi truy cập.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 14



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



h. Các kế hoạch phục hồi dữ liệu sau thiệt hại

Sao lưu dự phòng tồn bộ hệ thống gồm cả dữ liệu và chương trình.

Xác lập trách nhiệm cho các cá nhân và một nhóm tiến hành phục hồi dữ liệu.

Lập, hoàn thiện tài liệu hệ thống, tài liệu phục hồi dữ liệu sau thiệt hại.

Mua bảo hiểm trang thiết bị.

2.3.2. Kiểm sốt ứng dụng

Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệ

thống ứng dụng cụ thể, ví dụ: hệ thống thu tiền, hệ thống hàng tồn kho…

a. Kiểm soát nguồn dữ liệu

Mục tiêu: Nhằm bảo đảm dữ liệu nhập vào là hợp lệ.Các thủ tục kiểm soát:

Kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc nhằm hạn chế việc ghi nhận trùng

hay bỏ sót nghiệp vụ…

Phê chuẩn đầy đủ….

b. Kiểm sốt q trình nhập liệu

Mục tiêu: chuyển dữ liệu thành công từ các chứng từ gốc vào hệ thống và phát

hiện sai sót trước khi dữ liệu được xử lý.

- Kiểm tra tính tuần tự của dữ liệu: Đảm bảo nhập liệu nhanh chóng, chính xác,

đầy đủ

- Kiểm tra vùng nhập liệu: Dữ liệu nhập được sử dụng để tính tốn, hoặc cho

mục đích tìm kiếm. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập đúng loại khai báo.

- Kiểm tra tính có thực của dữ liệu: Nhằm phát hiện những dữ liệu nhập sai vào

hệ thống và ngăn chặn hệ thống ghi dữ liệu không thực vào cơ sở dữ liệu.

-Kiểm soát việc nhập trùng dữ liệu: Đối với mỗi lần nhập liệu máy tính sẽ tự

động truy xuất dữ liệu có sẵn để giảm thời gian nhập liệu và tránh sai sót.

- Kiểm tra tính đầy đủ: Đảm bảo tính đầy đủ đối với các thơng tin quan trọng khi

người nhập liệu nhập thiếu thông tin máy sẽ báo lỗi.

- Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sữa lỗi: Hệ thống phải dự kiến các lỗi

thường gặp và hướng dẫn sữa lỗi để thực hiện

c. Kiểm soát q trình xử lý dữ liệu và kiểm sốt bảo trì tập tin

Mục tiêu: Ngăn chặn, phát hiện và xử lý sai sót trong q trình xử lý số liệu và

đảm bảo cho hệ vận hành như thiết kế ban đầu.

Q trình kiểm sốt bao gồm các thủ tục:

- Kiểm tra ràng buộc dữ liệu: Các dữ liệu nhập vào hệ thống có liên kết với nhau

qua các mối liên hệ, dữ liệu sẽ khơng bị xóa khi có ràng buộc này.

- Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Cần thường xuyên kiểm tra xóa khỏi hệ thống

những danh mục dữ liệu không cần dùng đến.

- Báo cáo các yếu tố bất thường: Hệ thống kiểm tra và cung cấp thông tin bất

thường trong quá trình xử lý như hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ âm,..

- Đối chiếu dữ liệu ngồi hệ thống: Định kì phải đối chiếu các dữ liệu với các dữ

liệu bên ngoài hệ thống, như đối chếu công nợ, phải thu phải trả, ngân hàng…

d. Kiểm sốt thơng tin đầu ra

Mục tiêu: giảm sai sót đối với thông tin đầu ra và chuyển thông tin đến đúng

người sử dụng.

Các thủ tục kiểm soát gồm: Kiểm tra nội dung và hình thức, phân quyền trên hệ

thống, đối chiếu với đầu vào.



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 15



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Phần 2: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

TIỀN TẠI CÔNG TY CP DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG.

1. Đặc điểm tình hình chung về cơng ty CP Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng.

1.1. Giới thiệu chung về công ty

Công ty Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng có tên đầy đủ là công ty cổ phần Dược –

Thiết bị y tế Đà Nẵng. Công Ty đã đăng ký nhãn hiệu thương mại và tên giao dich

quốc tế là Danang Phamarceutical and Medical Equipment Joint Stock Market. Viết

tắt là DAPHRCO theo giấy phép 13028 tại sở đăng ký giấy phép công nghiệp thuộc

Bộ Khoa Học Công Nghệ và Môi Trường. Mã giao dịch tại sàn OTC là

DAPHARCO. Địa chỉ công ty : 02 Phan Đình Phùng, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng,

Việt Nam.

Điện thoại : +84(511)3822247

Email : dapharco@dng.vnn.vn

Wesbsite : www.dapharco.com.vn ; www.1084.com.vn/web/dapharco

Tiền thân là hiệu thuốc quận 1 thành phố Đà Nẵng, được thành lập năm 1976

trực thuộc công ty dược cấp II Quảng Nam – Đà Nẵng. Hoạt động với chức năng

chủ yếu là phân phối, lưu thông dược phẩm trong phạm vi thành phố. Giai đoạn này

hiệu thuốc hoạt động theo cơ chế bao cấp, lượng thuốc chữa bệnh trên thị trường rất

khan hiếm.

Đến năm 1984, hiệu thuốc quận I được nâng cấp thành công ty dược cấp III

ĐN, hoạt động độc lập trực thuộc ĐN. Nhờ hoạt động một cách độc lập cũng như tự

chủ về kế hoạch kinh doanh ủa công ty, và trước nhu cầu thuốc ngày càng gia tăng

của các bệnh viện trên địa bàn, công ty bắt đầu mở thêm các cửa hàng chuyên kinh

doanh và thúc đẩy việc sản xuất các sản phẩm có nguồn gốc đông y, một số sản

phẩm của công ty được khách hàng tín nhiệm. Trải qua nhiều năm hoạt động, đến

năm 1990, công ty Dược cấp 3 ĐN được phân cấp quản lý thành Công Ty Dược Đà

Nẵng trực thuộc trên địa bàn tỉnh QNĐN.

Vào tháng 3/1993, công ty Dược Đà Nẵng được thành lập theo giấy phép kinh

doanh số 104008/TTKD với chức năng bán buôn, bán lẻ dược phẩm và vật tư y tế và

được phép sản xuất một số dược phẩm.

Với nguồn vốn ngân sách cấp: 611.336.605 VNĐ và nguồn vốn tự bổ sung:

96.998.691 VNĐ. Tài khoản số 710A-00147 tại Ngân Hàng Công Thương và tài

khoản ngoại tệ số: 36211370240 tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng.

Thực hiện chủ trương của nhà nước về chuyển DNNN thành công ty cổ phần, công

ty dược Đà Nẵng đã tiến hành cổ phần hóa từ tháng 4 năm 2005, theo quyết định số

195/QĐ-UB, ngày 08/12/2004 của ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về việc phê

duyệt phương án cổ phần hóa chuyển cơng ty Dược Đà Nẵng thành công ty Cổ Phần

Dược và Thiết Bị Y Tế Đà Nẵng. Với số vốn điều lệ ban đầu là 8.000.000.000 đồng,

nhà nước nắm giữ 51%.

 Tình hình lao động của công ty: Tổng số cán bộ công nhân viên trong cơng ty

là 643 người, trong đó cơng nhân lao động trực tiếp 535 người, cán bộ quản lý

108 người.

 Công ty có tổng tài sản hơn 350 tỷ đồng. Doanh thu đạt từ 800 tỷ đồng hàng

năm và tiếp tục tăng trưởng qua các năm.



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 16



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

CTCP Dược và thiết bị y tế Đà Nẵng là một trong những công ty chuyên phân phối các

sản phẩm Dược và thiết bị y tế, có mạng lưới phân phối khá rộng lớn, gồm nhiều hệ

thống hoạt động trong cả nước, có khả năng đưa thuốc và các sản phẩm dụng cụ y tế

đến tận giường bệnh, tiêu thụ một lượng lớn hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu,

có thể coi là nhà phân phối dược phẩm và vật tư trang thiết bị y tế lớn của Miền trung,

thậm chí cả nước.

.Lĩnh vực sản xuất/ kinh doanh : - Kinh doanh - xuất nhập khẩu: dược phẩm, dược

liệu, hoá chất, trang thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật, thực phẩm dinh dưỡng và

phòng bệnh, vaccine và chế phẩm sinh học.

- Sản xuất dược phẩm theo đúng danh mục cho phép của Bộ Y tế.

- Chuyển giao công nghệ và dịch vụ kỹ thuật y tế, khoa học kỹ thuật.

- Giao nhận, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị y tế

và khoa học kỹ thuật.

- Dịch vụ cho thuê: văn phòng, kho bãi.

- Kinh doanh các loại thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử viễn thơng, thiết bị điện dân

dụng, điện công nghiệp, các loại máy điện thoại di động, cố định, sim card, máy vi

tính, máy chụp ảnh, quay phim.

Sản phẩm nhập khẩu: Dược phẩm, trang thiết bị y tế.

Thị trường nhập khẩu: - Mỹ, Châu Âu, Thái lan.....

Tuy nhiên là công ty hoạt động trong ngành có nhiều tính chất đặc thù là ngành Y –

Dược nên hoạt động của công ty chịu nhiều ảnh hưởng từ phía pháp luật, chính sách

chung cũng như chính sách giá cả của nhà nước đối với ngành. Và đây là ngành liên

quan đến sức khỏe con người nên việc sản xuất, lưu trữ phải tuân theo những tiêu

chuẩn của Bộ y tế và những sản phẩm sản xuất phải đạt được tiêu chuẩn của Bộ y tế.

SƠ ĐỒ MẠNG LƯỚI KINH DOANH CỦA CƠNG TY



Cơng ty



1 kho GSP



1 quầy hàng

trung tâm



13 cửa hàng

chuyên sâu



7 cửa hàng

bán sỉ



1 trung tâm

hàng vật tư y

tế



Cửa hàng

đông dược



Phân xưởng

sản xuất



Mậu dịch

viên bán lẻ



1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy tại công ty

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến chức

năng. Cơng ty có 4 phòng chức năng, bao gồm: Phòng kế hoạch kinh doanh, phòng

SVTH: Lương Thị Mỹ Hồi_Lớp: 34K06.3



Trang 17



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×