Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

Tải bản đầy đủ - 0trang

Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của

một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với

cơng ty có nhà đầu tư bên ngồi. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những

cơng ty có rủi ro thấp hơn.

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi

riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu

không có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm thế nào để người lao động khơng vì quyền lợi

riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của

người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân

quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải

chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà

ở đó khơng được quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:



Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vơ tình gây

thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản

phẩm...).



Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm

cắp…



Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.



Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy

định của luật pháp



Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra



Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và gây dựng lòng tin đối với

họ.

1.3. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp có các chức năng sau:

 Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu

quả.

 Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và

giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.

 Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải

quyết.

 Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong cách hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp.

 Ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh

doanh. Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp

định có liên quan.

 Bảo vệ tài sản và thơng tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.

1.4.Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ

Một hệ thống kiểm sốt nội bộ tốt có thể ngăn chặn được các sai sót và nâng

cao độ tin cậy của các dữ liệu kế toán. Tuy nhiên, trong thực tế khơng thể có một hệ

thống kiểm sốt nội bộ hồn hảo, vì trong bản thân của hệ thống kiểm sốt nội bộ

vốn có những hạn chế sau:



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 3



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



- Phạm vi của KSNB bị giới hạn bởi vấn đề chi phí. Các nhà quản lý ln đặt ra yêu

cầu là chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là chi phí cho hệ thống kiểm

sốt nội bộ phải ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập tập trung cho việc đối

phó với các sai phạm thơng thường hoặc dự kiến được, vì thế khó phát hiện được các

sai phạm đột xuất hay bất thường.

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc

do không hiểu rõ yêu cầu cơng việc.

- Khả năng hệ thống kiểm sốt nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành

viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị.

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc

quyền của mình.

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu hoặc

bị vi phạm.

Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế bớt sai sót và

gian lận nhưng khơng thể loại trừ hồn tồn khả năng xảy ra sai sót và gian lận.

1.5. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau:

Mơi trường kiểm sốt: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của

thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm sốt nội bộ và vai

trò của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong đơn vị.

Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm sốt.

Mơi trường kiểm sốt mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy

nhiên mơi trường kiểm sốt mạnh khơng đồng nghĩa với hệ thống kiểm sốt nội bộ

mạnh. Mơi trường kiểm sốt mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của tồn bộ hệ

thống kiểm sốt nội bộ.

Mơi trường kiểm soát ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên và là nền tảng của các yếu

tố khác của hệ thống KSNB.

+Các yếu tố thuộc về môi trường KS:

Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan điểm kinh

doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những

biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Như vậy, mơi trường kiệm sốt sẽ

mạnh, và chặt chẽ.

+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì mơi

trường kiểm sốt sẽ tốt hơn.

Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn

vị, được mô tả qua sơ đồ tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi đã tuân thủ theo

những nguyên tắc sau: -thiết lập sự điều hành và kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động,

khơng bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời khơng có sự chồng chéo giữa các bộ phận. – Thực

hiện sự phân chia 3 chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo đảm tài sản. –

Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.

Chính sách nhân sự: bao gồm tồn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ

khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉ

luật các nhân viên của mình. Một chính sách nhân sự tốt khơng chỉ phát huy trình độ

chun mơn của nhân viên, tăng cường tính đồn kết trong doanh nghiệp mà còn đảm

bảo cho mơi trường kiểm sốt mạnh.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 4



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa

chữa TSCĐ, tài chính. Nếu cơng tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và

nghiêm túc nó sẽ trở thành một cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế, nhà

quản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh

hưởng đến kế hoạch để phát hiện ra những biến động bất thường và xử lý kịp thời.

Bộ phận kiểm toán nội bộ: là bộ phận chức năng trong DN, thực hiện giám sát và đánh

giá toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có HTKSNB và HT thơng tin kế tốn. Điều

kiện phát huy hiệu quả của bộ phận KTNB :- về quản lý thì trực thuộc quản lý cao

nhất để không bị giới hạn phạm vi hoạt động. – về nhân sự có năng lực đủ khả năng

thực hiện cơng việc

Ủy ban kiểm tốn: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm các ủy viên

khơng phải nhân viên cơng ty. Có nhiệm vụ và quyền hạn: kiểm tra, giám sát công việc

của kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp của cơng ty, tiến trình lập

BCTC, hòa giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốxc…Do vậy, sự

độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong

mơi trường kiểm sốt.

Các yếu tố bên ngồi: ngồi các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn

chịu ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan

Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ… Các nhân tố này tuy khơng thuộc tầm kiểm sốt

của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong việc thiết kế và

thực hiện hệ thống KSNB.

Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các

cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi

quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, để tn thủ tốt kiểm sốt, mọi nghiệp vụ kinh tế

phải được phê chuẩn đúng đắn.

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công

việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc

phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, ít xảy ra sai sót

và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhân

viên với nhau.

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về

trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi

lạm dụng quyền hạn. Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ

phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản.



Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép

sổ sách.



Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách



Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách.



Chức năng kế toán và chức năng tài chính



Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêm

nhiệm sẽ dẫn đến gian lận khó phát hiện

 Kiểm sốt vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản

cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chất

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 5



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động. Ví dụ như hệ

thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sử

dụng và có password để đăng nhập…Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soát

như ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,…

nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý.

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập

việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát

hiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra độc lập nên được thực

hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra.

2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

2.1. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền.

2.1.1. Nội dung về chu trình.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù đó là doanh nghiệp thương mại hay là

doanh nghiệp sản xuất thì họ cũng phải có phát sinh những nghiệp vụ bán hàng và

thu tiền. Mặc dù đây không phải là mục đích cuối cùng nhưng nó là điều kiện quan

trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi

trường cạnh tranh. Nhưng để bán được hàng thì doanh nghiệp phải xác định được

những nhu cầu của nguười tiêu dùng để có thể đáp ứng.

Bán hàng và thu tiền bao gồm các quyết định và các công việc cần thiết cho sự

chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hố cho khách hàng. Q trình này được bắt đầu

từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng…..hay

là việc nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp và kết thúc bằng việc chuyển đổi này

là các khoản phải thu(có thể là ngắn hạn hay dài hạn nhưng cuối cùng đều chuyển

hóa thành tiền.

Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được;

tiền tệ là phương tiện thanh tốn nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải

quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể chế hóa trong

từng thời kỳ và cho từng đói tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau. Ví dụ, phạm vi

của hàng hóa có hoặc khơng bao hàm đất đai, sức lao động… là tùy thuộc vào quan

hệ xã hội trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.

Bán hàng là một q trình có mục đích thống nhất song phương thức thực

hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh tốn có

thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán

hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo

phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận.

Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hồn

thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián

tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức này,

trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toán

cũng khác nhau, tổ chức cơng tác kế tốn, kiểm sốt cũng khác nhau. Vì vậy đối với

mỗi phương thức bán hàng cần phải thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt được

các mục tiêu kiểm soát cụ thể khác nhau.

Kiểm soát q trình bán hàng và thu tiền có nhiều ý nghĩa quan trọng. Việc bán

hàng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD. Tính đúng đắn

của chỉ tiêu doanh thu liên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của

doanh nghiệp trên BCKQKD. Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 6



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



làm cơ sở để xác định đúng số thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như

thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước.Việc thu tiền được hay

khơng thì ảnh hưởng đến việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.xem xét các

khách hàng......

Mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền là:

nhằm đảm bảo việc xử lý các đơn đặt hàng hay dịch vụ ( phiếu yêu cầu đặt hàng )

được hợp lý. Sau đó phải đảm bảo rằng q trình cung cấp hàng hóa hay dịch vụ được

thực hiện đúng thời hạn và đúng quy trình xuất hàng hóa.

Kiểm sốt chu trình này còn đảm bảo rằng việc ghi sổ các khoản phải thu khách

hàng được ghi nhận chính xác và hợp lý, khơng ghi nhận một số tiền lớn hơn hay nhỏ

hơn số tiền được thu nhằm tránh gian lận và không ghi sai công nợ của khách hàng.

Kiểm soát tốt cũng đảm bảo việc ghi sổ được chính xác và nhanh chóng vì đã có sự

kiểm sốt tốt ở các cơng việc trước đó.

Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản phải thu của khách.

Đảm bảo cho chứng từ có sự trùng khớp và phù hợp với sổ sách. Đối chiếu khớp

số liệu giữa các bộ phận .

Đảm bảo cho quá trình luân chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, thời hạn

và hình thức thanh tốn cho người bán được rõ ràng, chính xác.

2.1.2. Chức năng của chu trình.

Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Nhận đơn đặt hàng của người mua hay các yêu cầu đặt hàng là khâu đầu tiên của

chu trình bán hàng thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng hay phòng kinh doanh.

Đó là lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu

về một hay một số loại hàng hoá của doanh nghiệp, ghi nhận rõ một cách cụ thể và

chính xác về số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều

kiện thanh tốn, vận chuyển hàng hóa....... Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua

điện thoại, thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng.

Xét duyệt bán chịu

Bán hàng thì phải thu tiền, đó là điều hiển nhiên. Tuy nhiên trong kinh doanh việc

bán hàng và thu tiền liền là một điều khó khăn, đa số các khách hàng ln mua hàng

theo kiểu gối đầu và họ khơng thanh tốn hết một lần mà luôn để nợ lại một khoản.

Đối với những khách hàng như vậy thì doanh nghiệp phải có chính sách bán chịu. Tuy

nhiên, việc chấp thuận bán chịu cho khách hàng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp

khách hàng mất khả năng thanh tốn hoặc cố tình khơng thanh toán. Bởi vậy việc phê

chuẩn bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ bởi người có quyền hạn.

Trước khi đi đến quyết định bán chịu, cần xem xét từng khách hàng cụ thể, xác

định khả năng nợ tối đa của khách hàng, khả năng thanh toán trong tương lai của

khách hàng. Trên cơ sở đó quyết định bán chịu một phần hoặc tồn bộ lơ hàng.Việc

làm này đảm bảo tăng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng nếu khơng sẽ xuất hiện các

khoản nợ khó đòi.

Chuyển giao hàng hoá

Chuyển giao hàng là chức năng quan trọng, là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tài

sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng vào lúc giao hàng.

Khi chuyển giao hàng hóa phải kèm theo chứng từ vận chuyển, bộ phận giao hàng phải

độc lập với bộ phận kho.

Lập hoá đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 7



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×