Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Tải bản đầy đủ - 0trang

Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của

một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với

cơng ty có nhà đầu tư bên ngồi. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những

cơng ty có rủi ro thấp hơn.

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi

riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu

không có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm thế nào để người lao động khơng vì quyền lợi

riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của

người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân

quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải

chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà

ở đó khơng được quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:



Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vơ tình gây

thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản

phẩm...).



Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm

cắp…



Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.



Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy

định của luật pháp



Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra



Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và gây dựng lòng tin đối với

họ.

1.3. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp có các chức năng sau:

 Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu

quả.

 Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và

giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.

 Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải

quyết.

 Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong cách hoạt động, các

bộ phận của doanh nghiệp.

 Ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh

doanh. Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp

định có liên quan.

 Bảo vệ tài sản và thơng tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.

1.4.Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ

Một hệ thống kiểm sốt nội bộ tốt có thể ngăn chặn được các sai sót và nâng

cao độ tin cậy của các dữ liệu kế toán. Tuy nhiên, trong thực tế khơng thể có một hệ

thống kiểm sốt nội bộ hồn hảo, vì trong bản thân của hệ thống kiểm sốt nội bộ

vốn có những hạn chế sau:



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 3



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



- Phạm vi của KSNB bị giới hạn bởi vấn đề chi phí. Các nhà quản lý ln đặt ra yêu

cầu là chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là chi phí cho hệ thống kiểm

sốt nội bộ phải ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập tập trung cho việc đối

phó với các sai phạm thơng thường hoặc dự kiến được, vì thế khó phát hiện được các

sai phạm đột xuất hay bất thường.

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc

do không hiểu rõ yêu cầu cơng việc.

- Khả năng hệ thống kiểm sốt nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành

viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị.

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc

quyền của mình.

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm sốt bị lạc hậu hoặc

bị vi phạm.

Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế bớt sai sót và

gian lận nhưng khơng thể loại trừ hồn tồn khả năng xảy ra sai sót và gian lận.

1.5. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau:

Mơi trường kiểm sốt: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của

thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm sốt nội bộ và vai

trò của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong đơn vị.

Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm sốt.

Mơi trường kiểm sốt mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy

nhiên mơi trường kiểm sốt mạnh khơng đồng nghĩa với hệ thống kiểm sốt nội bộ

mạnh. Mơi trường kiểm sốt mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của tồn bộ hệ

thống kiểm sốt nội bộ.

Mơi trường kiểm soát ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên và là nền tảng của các yếu

tố khác của hệ thống KSNB.

+Các yếu tố thuộc về môi trường KS:

Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan điểm kinh

doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những

biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Như vậy, mơi trường kiệm sốt sẽ

mạnh, và chặt chẽ.

+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì mơi

trường kiểm sốt sẽ tốt hơn.

Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn

vị, được mô tả qua sơ đồ tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi đã tuân thủ theo

những nguyên tắc sau: -thiết lập sự điều hành và kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động,

khơng bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời khơng có sự chồng chéo giữa các bộ phận. – Thực

hiện sự phân chia 3 chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo đảm tài sản. –

Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.

Chính sách nhân sự: bao gồm tồn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ

khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉ

luật các nhân viên của mình. Một chính sách nhân sự tốt khơng chỉ phát huy trình độ

chun mơn của nhân viên, tăng cường tính đồn kết trong doanh nghiệp mà còn đảm

bảo cho mơi trường kiểm sốt mạnh.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 4



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa

chữa TSCĐ, tài chính. Nếu cơng tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và

nghiêm túc nó sẽ trở thành một cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế, nhà

quản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh

hưởng đến kế hoạch để phát hiện ra những biến động bất thường và xử lý kịp thời.

Bộ phận kiểm toán nội bộ: là bộ phận chức năng trong DN, thực hiện giám sát và đánh

giá toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có HTKSNB và HT thơng tin kế tốn. Điều

kiện phát huy hiệu quả của bộ phận KTNB :- về quản lý thì trực thuộc quản lý cao

nhất để không bị giới hạn phạm vi hoạt động. – về nhân sự có năng lực đủ khả năng

thực hiện cơng việc

Ủy ban kiểm tốn: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm các ủy viên

khơng phải nhân viên cơng ty. Có nhiệm vụ và quyền hạn: kiểm tra, giám sát công việc

của kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp của cơng ty, tiến trình lập

BCTC, hòa giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốxc…Do vậy, sự

độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong

mơi trường kiểm sốt.

Các yếu tố bên ngồi: ngồi các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn

chịu ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan

Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ… Các nhân tố này tuy khơng thuộc tầm kiểm sốt

của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong việc thiết kế và

thực hiện hệ thống KSNB.

Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các

cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi

quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, để tn thủ tốt kiểm sốt, mọi nghiệp vụ kinh tế

phải được phê chuẩn đúng đắn.

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công

việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc

phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, ít xảy ra sai sót

và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhân

viên với nhau.

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về

trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi

lạm dụng quyền hạn. Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ

phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản.



Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép

sổ sách.



Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách



Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách.



Chức năng kế toán và chức năng tài chính



Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêm

nhiệm sẽ dẫn đến gian lận khó phát hiện

 Kiểm sốt vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản

cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chất

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 5



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động. Ví dụ như hệ

thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sử

dụng và có password để đăng nhập…Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soát

như ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,…

nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý.

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập

việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát

hiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra độc lập nên được thực

hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra.

2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.

2.1. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền.

2.1.1. Nội dung về chu trình.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù đó là doanh nghiệp thương mại hay là

doanh nghiệp sản xuất thì họ cũng phải có phát sinh những nghiệp vụ bán hàng và

thu tiền. Mặc dù đây không phải là mục đích cuối cùng nhưng nó là điều kiện quan

trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi

trường cạnh tranh. Nhưng để bán được hàng thì doanh nghiệp phải xác định được

những nhu cầu của nguười tiêu dùng để có thể đáp ứng.

Bán hàng và thu tiền bao gồm các quyết định và các công việc cần thiết cho sự

chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hố cho khách hàng. Q trình này được bắt đầu

từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng…..hay

là việc nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp và kết thúc bằng việc chuyển đổi này

là các khoản phải thu(có thể là ngắn hạn hay dài hạn nhưng cuối cùng đều chuyển

hóa thành tiền.

Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được;

tiền tệ là phương tiện thanh tốn nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải

quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể chế hóa trong

từng thời kỳ và cho từng đói tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau. Ví dụ, phạm vi

của hàng hóa có hoặc khơng bao hàm đất đai, sức lao động… là tùy thuộc vào quan

hệ xã hội trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.

Bán hàng là một q trình có mục đích thống nhất song phương thức thực

hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh tốn có

thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán

hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo

phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận.

Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hồn

thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián

tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức này,

trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toán

cũng khác nhau, tổ chức cơng tác kế tốn, kiểm sốt cũng khác nhau. Vì vậy đối với

mỗi phương thức bán hàng cần phải thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt được

các mục tiêu kiểm soát cụ thể khác nhau.

Kiểm soát q trình bán hàng và thu tiền có nhiều ý nghĩa quan trọng. Việc bán

hàng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD. Tính đúng đắn

của chỉ tiêu doanh thu liên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của

doanh nghiệp trên BCKQKD. Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 6



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



làm cơ sở để xác định đúng số thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như

thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước.Việc thu tiền được hay

khơng thì ảnh hưởng đến việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.xem xét các

khách hàng......

Mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền là:

nhằm đảm bảo việc xử lý các đơn đặt hàng hay dịch vụ ( phiếu yêu cầu đặt hàng )

được hợp lý. Sau đó phải đảm bảo rằng q trình cung cấp hàng hóa hay dịch vụ được

thực hiện đúng thời hạn và đúng quy trình xuất hàng hóa.

Kiểm sốt chu trình này còn đảm bảo rằng việc ghi sổ các khoản phải thu khách

hàng được ghi nhận chính xác và hợp lý, khơng ghi nhận một số tiền lớn hơn hay nhỏ

hơn số tiền được thu nhằm tránh gian lận và không ghi sai công nợ của khách hàng.

Kiểm soát tốt cũng đảm bảo việc ghi sổ được chính xác và nhanh chóng vì đã có sự

kiểm sốt tốt ở các cơng việc trước đó.

Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản phải thu của khách.

Đảm bảo cho chứng từ có sự trùng khớp và phù hợp với sổ sách. Đối chiếu khớp

số liệu giữa các bộ phận .

Đảm bảo cho quá trình luân chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, thời hạn

và hình thức thanh tốn cho người bán được rõ ràng, chính xác.

2.1.2. Chức năng của chu trình.

Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Nhận đơn đặt hàng của người mua hay các yêu cầu đặt hàng là khâu đầu tiên của

chu trình bán hàng thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng hay phòng kinh doanh.

Đó là lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu

về một hay một số loại hàng hoá của doanh nghiệp, ghi nhận rõ một cách cụ thể và

chính xác về số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều

kiện thanh tốn, vận chuyển hàng hóa....... Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua

điện thoại, thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng.

Xét duyệt bán chịu

Bán hàng thì phải thu tiền, đó là điều hiển nhiên. Tuy nhiên trong kinh doanh việc

bán hàng và thu tiền liền là một điều khó khăn, đa số các khách hàng ln mua hàng

theo kiểu gối đầu và họ khơng thanh tốn hết một lần mà luôn để nợ lại một khoản.

Đối với những khách hàng như vậy thì doanh nghiệp phải có chính sách bán chịu. Tuy

nhiên, việc chấp thuận bán chịu cho khách hàng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp

khách hàng mất khả năng thanh tốn hoặc cố tình khơng thanh toán. Bởi vậy việc phê

chuẩn bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ bởi người có quyền hạn.

Trước khi đi đến quyết định bán chịu, cần xem xét từng khách hàng cụ thể, xác

định khả năng nợ tối đa của khách hàng, khả năng thanh toán trong tương lai của

khách hàng. Trên cơ sở đó quyết định bán chịu một phần hoặc tồn bộ lơ hàng.Việc

làm này đảm bảo tăng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng nếu khơng sẽ xuất hiện các

khoản nợ khó đòi.

Chuyển giao hàng hoá

Chuyển giao hàng là chức năng quan trọng, là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tài

sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng vào lúc giao hàng.

Khi chuyển giao hàng hóa phải kèm theo chứng từ vận chuyển, bộ phận giao hàng phải

độc lập với bộ phận kho.

Lập hoá đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 7



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Phòng kế tốn tài chính sẽ lập hố đơn bán hàng và thực hiện ghi sổ, đồng thời

theo dõi các đối tượng nợ của cơng ty.

Hố đơn bán hàng là một chứng từ trong đó có đầy đủ thơng tin về hàng hố

(mẫu mã, quy cách, số lượng hàng hoá, …) và giá cả thanh toán. Số lượng hàng hoá

được định theo giá bán chính thức của cơng ty, được ghi căn cứ theo danh sách giá đã

được phê duyệt. Hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký của nguười lập và người đại diện hợp

pháp, nếu khơng có chữ ký thì phải đống dấu treo. Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cả

giá gốc hàng hoá, các khoản chiết khấu cho khách hàng và các yếu tố khác. Hoá đơn

được lập thành 3 liên: Liên 1 được lưu tại cùi, liên 2 được gửi cho khách hàng và liên

3 được dùng để luân chuyển nội bộ.

Kế toán sẽ tổng hợp doanh thu, thuế VAT phải nộp, chi tiết công nợ theo từng đối

tượng để chuẩn bị số liệu lên BCTC và theo dõi công nợ phải thu.

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm sốt được các khoản phải thu

tránh tình trạng gian lận xảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thu

được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào

nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu hằng ngày cần được gửi vào

ngân hàng một lượng hợp lý. Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền qua ngân hàng

thì phải đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu

hoặc giấy báo có.

Xố sổ nợ phải thu khó đòi

Việc nhân viên công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ song vẫn có

trường hợp khơng thu hồi được nợ là điều bình thường. Trường hợp khách hàng mua

hàng song do một số nguyên nhân có thể bị giải thể hoặc phá sản hoặc thậm chí khơng

chịu thanh toán…, sau khi thẩm định, xem xét, và đực sự đồng ý của Hội đồng quản trị

doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( Nếu là doanh nghiệp nhà nước ) hoặc cấp

có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ của doanh nghiệp phê duyệt là không thể

thu hồi nợ thì doanh nghiệp phải xố sổ các khoản phải thu đó. Bộ phận lập hố đơn

lập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xoá nợ, ghi giảm khoản

phải thu của những khách hàng này.

Dự phòng nợ khó đòi

Ngồi ra có thể xảy ra trường hợp con nợ không trả được, công ty phải lập dự

phòng cho các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài chính

và số tiền nợ q hạn kế tốn phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn.Căn cứ để

ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:

-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,

bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn

chưa thu được;

-Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng

phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.

2.1.3. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình.

2.1.3.1. Hệ thống chứng từ

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng phát hành

khi có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của công ty. Trên đơn đặt hàng bao

gồm đầy đủ các thông tin, tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chất

lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng… Đơn đặt hàng sau khi được kiểm

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 8



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



tra và xét duyệt bán chịu sẽ được chuyển qua bộ phận bán hàng để tổ chức

thực hiện đơn hàng.

-Lệnh bán hàng: là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng của

khách hàng được chấp nhận, cho phép bán các mặt hàng trên đơn đặt hàng.

-Phiếu xuất kho: chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã xuất khỏi kho của

công ty giao cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho có ghi rõ tên hàng, số

lượng, quy cách, được kiểm tra xác nhận bởi thủ kho. Một bản sao của phiếu

xuất kho, được kí tên bởi người mua hoặc người nhận hàng, quay trở lại

người bán như một bằng chứng đã giao hàng.

-Chứng từ vận chuyển: là vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển

hàng hóa tương đương khác, nhằm xác nhận việc đã chuyển hàng hóa.

-Hóa đơn bán hàng: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được

chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người

bán. Gồm những thơng tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được,

giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày

tính Hóa đơn

- Các chứng từ phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu

- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của NH: là chứng từ làm căn cứ ghi sổ

nghiệp vụ phải thu khách hàng.

2.1.3.2. Hệ thống sổ sách kế toán

Trong điều kiện hạch tốn thủ cơng, sổ sách kế tốn là phương tiện để ghi

nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán. Theo nghĩa rộng sổ kế tốn bao

gồm tồn bộ các chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tập hợp chi phí, các sổ

chi tiết và sổ tổng hợp.Bao gồm các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi NH; sổ

chi tiết các khoản phải thu khách hàng; sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra…

Tùy theo cơng ty áp dụng hình thức kế tốn nào để có các sổ liên quan. Trong

điều kiện hạch tốn tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế toán cho phép ghi

nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên các tập tin cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên,

theo định kỳ hoặc kết thúc kỳ hạch toán, phần mềm phải cho phép in ra tồn bộ sổ

sách kế tốn để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống hệt hạch toán thủ cơng.

2.1.3.3. Báo cáo kế tốn

Báo cáo kế tốn gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế tốn quản trị phục vụ

cho nhà quản lý cho việc ra quyết định. Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nào

được sử dụng, đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm

phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế tốn sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp

được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thơng tin cần tìm. Các

báo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng….



SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 9



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Quy trình xử lý dữ liệu để ra báo cáo



Mơ hình hoạt động của phần hành kế toán bán hàng

Dữ liệu đầu vào

Xử lý dữ liệu

Báo cáo đầu ra

Chứng từ:

Hóa đơn GTGT

Hóa đơn bán hàng

thơng thường

- ……



Cơ sở dữ liệu

phân hệ bán

hàng



Báo cáo quản

trị đầu ra

BCTC



Nhật ký bán hàng



Sổ cái và sổ chi tiết

TK 155,156,131,511

,632,1331



Sổ chi tiết bán hàng

Sổ chi tiết phải thu khách

hàng.



2.2. Quy trình kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục

tiêu

Nội dung

Thủ tục kiểm sốt

kiểm

sốt

Tính

Doanh thu được ghi chép Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các

có thật vào sổ sách là có thật, chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn

thực sự phát sinh

Hóa đơn được đánh số thứ tự trước

và xác định rõ mục đích sử dụng

Các bảng cân đối bán hàng- thu tiền

hàng tháng gửi cho người mua và việc tiếp nhận ý

kiến người mua được thực hiện độc lập với kế tốn

Tính

Các nghiệp vụ bán hàng

đầy đủ phát sinh phải được ghi sổ

đầy đủ

Sự phê Các nghiệp vụ bán hàng

chuẩn được phê chuẩn đúng đắn



Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng

được đánh số trược và xác định rõ mục đích sử

dụng

Phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng

thương vụ phải trải qua các thể thức đúng đắn tên

cả 3 mặt

Xét duyệt bán chịu trước khi vận

chuyển hàng hóa



SVTH: Lương Thị Mỹ Hồi_Lớp: 34K06.3



Trang 10



Chuyên đề tốt nghiệp



Sự

phân

loại



Các nghiệp vụ bán hàng

được phân loại thích hợp



Đúng

kỳ



Các nghiệp vụ bán hàng

được ghi đúng thời gian

phát sinh



Sự

đánh

giá



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán

Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước

phí vận chuyển và chiết khấu

Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho

các nghiệp vụ

Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào

tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường)

Xây dựng trình tự cần có để lập

chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời

gian

Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về

lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian

Phân công người độc lập với nghiệp

vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn

theo giá cả từng loại hàng tài thời điểm bán và ghi

chép vào sổ kế toán



Các khoản bán hàng đã

ghi sổ đúng số lượng,

chủng loại hàng hóa, đã

vận chuyển và hóa đơn

bán hàng lập đúng

Sự

Các nghiệp vụ bán hàng Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng

chính được đưa vào sổ thu tiền với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua

xác

và cộng chính xác

Lập cân đối thu tiền hàng tháng và

gửi người mua

Tổ chức đối chiếu nộ bộ các khỏan

bán hàng-thu tiền

2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối nghiệp vụ thu tiền

Mục

tiêu

Nội dung

Các thủ tục kiểm sốt

kiểm

sốt

Tính

Các khoản thu tiền Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ

có thật đã ghi sổ thực tế đã sổ

nhận

Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng

Sự phê Khoản tiền chiết Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn

chuẩn khấu, giảm giá đã Duyệt các khoản chiết khấu

được xét duyệt đúng Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

đắn; phiếu thu tiền

được đối chiếu và kí

duyệt

Sự đầy Tiền mặt thu được đã Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người

đủ

ghi đầy đủ vào Sổ ghi sổ

quỹ và các nhật ký Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt

thu tiền

đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo

nhận tiền kịp thời

Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

Sự

Các khoản thu tiền Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối

đánh

đã ghi sổ và đã nộp chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền

giá

đều đúng với giá Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 11



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



hàng bán

Các khoản thu tiền

đều được phân loại

đúng

Các khoản thu tiền

ghi đúng thời gian



bán hàng

Sự

Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối

phân

ứng cụ thể về thu tiền

loại

Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại,

Đúng

Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ

kỳ

và sổ

Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ

Sự

Các khoản thu tiền Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh tốn

chính ghi vào sổ tổng hợp tiền hàng

xác

và chi tiết chính xác Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn

Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ

2.2.3. Đo lường kết quả

Để đo lường xem kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của cơng ty có thực sự

tồn tại và hoạt động có hiệu quả khơng thì ta có thể quan sát, phỏng vấn và lập bảng

câu hỏi như sau:

Câu hỏi

Trả lời

Chú



Khơng

Khơng áp thích

dụng

1. Cơng ty có quy định thời gian tối đa luân

chuyển chứng từ giữa các bộ phận khơng?

2. Đơn vị có mở sổ chi tiết theo dõi cho từng

khách hàng khơng?

3. Có sự phân chia trách nhiệm giữa các chức

năng liên quan đến nợ phải thu khách hàng

khơng?

4. Người phụ trách kế tốn có theo dõi tình

hình thanh tốn của khách hàng theo thời gian

quy định của công ty để chiết khấu không?

5. Tất cả các ĐĐH có phòng kinh doanh nhận

và duyệt khơng?

6. Trước khi xuất kho hàng có được kiểm tra

về số lượng, chất lượng và lập biên bản đầy đủ

không?

7. Các chứng từ có được đánh dấu khi phê

duyệt nhằm tránh sử dụng lại khơng?

8. Người phụ trách kế tốn có độc lập với chức

năng phê duyệt thanh tốn khơng?

9. Các CT như ĐĐH,PXK Phiếu vận chuyển

hàng hóa và hóa đơn có được đối chiếu với

nhau khơng?

10. Khi phát hiện có sự bất thường, nhân viên

cơng ty có báo cáo với cấp trên khơng?

11. Kế tốn thanh tốn có chậm trễ hay ghi

trước trong việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh

khơng?

SVTH: Lương Thị Mỹ Hồi_Lớp: 34K06.3



Trang 12



Chun đề tốt nghiệp



GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng



Khi khảo sát xong bản câu hỏi, tổng hợp kết quả thì rút ra nhận xét về kiểm sốt

nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại cơng ty.

Phải tìm hiểu kỹ tại sao trong thực tế cơng ty lại có sự khác nhau so với mục tiêu

chung, tìm hiểu phân tích ngun nhân về sự khác nhau đó.

Có thể là do đặc thù hàng hóa kinh doanh của công ty hoặc do bộ máy quản lý,

nhân sự chưa phù hợp,…

Sau khi phân tích được nguyên nhân thì cần có các cách thức quản lý thích hợp để

hồn thiện kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền, tránh các trường hợp có thể xảy ra

rủi ro trong quá trình bán hàng – Thu tiền, gây thiệt hại cho công ty.

2.2.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền.

Gian lận và sai sót

1. Bán hàng nhưng khơng thu được tiền

2. Bán hàng khơng đúng giá



Tình trạng

Thất thốt tài sản

Doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn so với

thực tế

3. Giao hàng trễ

Không thực hiện đúng điều kiện hợp

đồng, mất uy tín với khách hàng

4. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

Mất uy tín với khách hàng

5. Phát hành hóa đơn sai

Ghi nhận nghiệp vụ sai

6. Chiếm khoản thu tiền mặt

Thất thoát tiền mặt

7. Ghi chép nghiệp vụ sai

Số liệu trên sổ sách bị sai lệch

8. Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán Có khả năng dẫn đến nợ khó đòi

chịu cho khách hàng

9. Tính toán sai chiết khấu

Ghi nhận nghiệp vụ sai

10. Tiền thu nợ khách hàng của niên độ sau được Ghi nhận báo cáo tài chính khơng chính

ghi vào niên độ hiện hành

xác

11. Mức dự phòng được lập thấp hơn thực tế

Giá trị thực của khoản nợ phải thu trên

BCTC khơng chính xác

12. Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ sách có chênh Số liệu trên sổ sách không khớp

lệch với số liệu khách hàng do công ty không đối

chiếu công nợ thường xun

13. Hàng hóa hư hỏng trong q trình vận chuyển

Mất uy tín với khách hàng, gia tăng chi

phí

14. Nhân viên có thể quên lập hóa đơn cho hàng đã Giá vốn hàng cao hơn hoặc thấp hơn so

giao, hoặc lập một hóa đơn hai lần

với thực tế

15. Lập hóa đơn khống trong khi thực tế khơng Thất thốt hàng hóa

giao hàng

16. Xóa sổ những khoản phải thu mà thực tế đã thu Thất thốt tiền

17. Khơng cơng bố thơng tin về các khoản nợ phải Sai phạm khi lập BCTC

thu đem thế chấp vay ngân hàng

18. Nhân viên bán hàng làm cho công ty cam kết Công ty không thực hiện được hợp đồng,

một lịch giao hàng mà nhà máy khơng thể đáp ứng mất uy tín với khách hàng

19. Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có Dẫn đến nợ khó đòi, hoặc gây thiệt hại

những điều khoản hoặc điều kiện khơng chính xác cho cơng ty khi chấp nhận các điều khoản

hoặc từ khách hàng khơng được phê duyệt.

khơng chính xác

20. Thực hiện ghi nhận hàng bị trả lại khơng có thật Giảm doanh thu

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3



Trang 13



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×