Tải bản đầy đủ - 0trang
Quản trị
Cấp cao vs
ư
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cao: Ra các quyết định chiến lược
Quản trị cấp trung gian: Ra các quyết định chiến thuật
Quản trị cấp cơ sở: Ra các quyết định tác nghiệp
Ngồi ra còn người thực hiện các quyết định do các cấp quản trị đã đề ra
1.3 Chức năng của quản trị
Chức năng quản trị là những nhóm cơng việc chung, tổng quát mà nhà
quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện. Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được
hiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong q trình phân cơng và
chun mơn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến
hành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Hiện
nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà
khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch
4
định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị.
Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây
dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập
một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời
đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức.
Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác
định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào
cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ
phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức.
Chức năng điều khiển: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên,
chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các
xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ
chức.
Chức năng kiểm soát: để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự
kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao
gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức.
Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực
tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các
điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu.
Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp
bậc trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho
các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà
quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong
lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản
trị cấp thấp chỉ dành 39%.
5
CÁC CẤP
HOẠCH
QUẢN TRỊ
ĐỊNH
CẤP THẤP
15%
CẤP TRUNG
TỔ CHỨC
ĐIỀU
KIỂM
KHIỂN
SOÁT
24%
51%
10%
18%
33%
36%
13%
28%
36%
22%
14%
CẤP CAO
Bảng 1. Các cấp bậc và chức năng của quản trị
Từ bảng số liệu trên ta thấy quản trị cấp cao sẽ dành nhiều thời gian cho
công tác hoạch định và tổ chức. Điều này là quan trọng nhất đối với quản trị cấp
cao. Ở cấp này họ đưa ra các chiến lược định hướng phát triển từng bước đưa tổ
chức đi lên theo hướng phát triển mới.
Trong khi đó quản trị cấp thấp và cấp trung sẽ đi sâu hơn trong vấn đề
kiểm soát và điều khiển. Hai cấp này sẽ tập chung chỉ đạo rà sốt tất cả các cơng
việc đi theo đúng hướng mà quản trị cấp cao đề ra lựa chọn chiến lược tổng thể
để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối
hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các
mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức
1.4.Kĩ năng của các cấp quản trị
Tương ứng với mỗi cấp quản trị thì kĩ năng của các cấp khác nhau. Nếu
như ở quản trị cấp cao đòi hỏi khả năng tư duy thì quản trị cấp trung cần kĩ năng
nhân sự để tìm người thực hiện. Quản trị cấp cơ sở là cấp thấp nhất thực hiện
quyết định điều kiện cần và đủ là có là kĩ năng kĩ thuật , trình độ chun mơn .
Điều này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Quản trị cấp cao
Khả năng tư duy
Quản trị cấp trung
gian
6
Khả năng nhân sự
Quản trị cấp cơ sở
Khả năng kĩ thuật
1.5
Vai trò, nhiệm vụ của các cấp quản trị
1.5.1 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cao
HOẠCH ĐỊNH
Thiết lập các mục tiêu và
quyết định cách tốt nhất để
thực hiện mục tiêu
KIỂM SOÁT
TỔ CHỨC
Kiểm tra đánh giá
hoạt động nhằm đạt
được mục tiêu
Xác định và phân bố,
sắp xếp các nguồn lực
LÃNH ĐẠO
Gây ảnh hưởng đến người
khác cùng làm việc hướng
đến mục tiêu của doanh
nghiệp
Quản trị cấp cao là quản trị chung tất cả các hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp đại diện của cấp này tương đương với Chủ tịch, Tổng giám đốc,
Giám đốc
Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cao là :
Hoạch định các mục tiêu, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, cảm nhận
những vấn đề khó khăn lớn và những nguyên nhân của chúng để tìm biện pháp
giải quyết.
7
Xác định kết quả cuối cùng mong muốn, phê duyệt những đường lối, các
chính sách lớn trong doanh nghiệp.
Phê duyệt cơ cấu tổ chức, các kế họach chương trình hành động lớn nhằm
đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Xác định các nguồn nhân sự cần thiết và cung cấp kinh phí hoạt động theo
u cầu cơng việc.
Lựa chọn các quản trị viên chấp hành, giao trách nhiệm, ủy quyền.
Phối hợp mọi hoạt động của ban tham mưu và chức năng điều hành.
Phê duyệt chương trình kế họach nhân sự bao gồm: tuyển dụng, mức
lương, thăng cấp, đề bạt, kỷ luật.
Dự liệu các biện pháp kiểm soát như báo cáo, kiểm tra, đánh giá hiệu quả
của tổ chức . Chịu trách nhiệm hoàn toàn về những ảnh hưởng tốt xấu của các
quyết định.
1.5.2 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp trung gian là một khái niệm rộng dùng để chỉ những cấp chỉ
huy trung gian, đứng trên những nhà quản trị cấp cơ sở và dưới các nhà quản trị
cấp cao. Với cương vị này, họ vừa quản trị các nhà quản trị cấp cơ sở thuộc
quyền vừa đồng thời điều khiển các nhân viên khác. Ở cấp giữa có thể có nhiều
cấp, điều này phụ thuộc vào loại hình tổ chức của doanh nghiệp, người làm quản
trị ở cấp này là các trưởng, phó phòng; ban; các quản đốc, phó quản đốc các
phân xưởng...
Tổ chức quản trị các hoạt động chức năng, nghiệp vụ trong phạm vi
nhiệm vụ quyền hạn được phân công nhằm thực hiện các chiến lược của doanh
nghiệp.
Nắm vững những mục tiêu của doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các bộ phận,
cảm nhận những khó khăn chính của bộ phận và những nguyên nhân trong phạm
vi hoạt động của mình.
Nắm vững trách nhiệm và phạm vi quyền hạn được giao, xác định các
hoạt động cần thiết phải thực hiện để đạt được kết quả, đề nghị những vấn đề
liên quan đến bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ.
8
Đề nghị những chương trình kế hoạch hành động của bộ phận và mơ hình
tổ chức thích hợp nhất để thực hiện cơng việc.
Lựa chọn nhân viên, giao công việc theo chức năng cho các thành viên,
xây dựng tinh thần đồng đội và lòng trung thành, phê chuẩn các thủ tục làm việc
trong phạm vi bộ phận trên cơ sở đường lối chung của doanh nghiệp.
Thường xuyên xét lại tính hiệu quả trong công tác của bộ phạn để kịp thời
uốn nắn những sai sót. - Báo cáo kết quả đạt được của bộ phận lên cấp trên theo
đúng sự ủy quyền.
1.5.6 Vai trò và nhiệm vụ của quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ
thống cấp bậc của quản trị trong cùng tổ chức. Người quản trị cấp này là đốc
cơng, nhóm trưởng, tổ chức trưởng, là những người khơng còn cấp quản trị nào
bên dưới.
Quản trị q trình làm việc, các hoạt động cụ thể hàng ngày của cơng
nhân, nhân viên trong tổ, nhóm. Với tư cách là nhà quản trị nhiệm vụ, họ là
những người hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong các công việc
hàng ngày để đưa đến sự hoàn thành mục tiêu chung trong doanh nghiệp. Tuy
nhiên, nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường là người trực tiếp tham gia các công
viêc sản xuất kinh doanh cụ thể như các nhân viên khác dưới quyền họ.
Quản trị theo chức năng trong doanh nghiệp: chức năng thường là nhóm
các hoạt động có tính chất tương tự nhau, liên quan đến nhau trong một bộ phận
nhất định trong một tổ chức. Các chức năng chủ yếu trong quản trị kinh
doanh gồm có:
- Chức năng quản trị cung ứng.
- Chức năng quản trị nhân sự.
- Chức năng quản trị tài chính - kế tốn.
- Chức năng quản trị tác nghiệp.
- Chức năng quản trị Marketing...
Người quản trị chức năng là người quản trị trực tiếp các hoạt động cụ thể
của từng chức năng trong một tổ chức. Họ có thể là những người quản trị các
9
phòng hay các bộ phận chức năng. Đó cũng chính là những người làm các cơng
việc mang tính chun mơn hóa
1.6 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị
Trong bất kì một cơ quan tổ chức nào mối quan hệ giữa các cấp quản trị
có mối quan hệ gắn bó mật thiết với nhau. Mối quan hệ này được thể hiện rõ
qua:
-Trưởng bộ phận, trưởng nhóm cấp dưới phải phục tùng nghiêm chỉnh
mọi quyết định của cấp trên, trước hết là trưởng phòng trực tiếp.
-Trưởng các bộ phận có tồn quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm
vi đơn vị của mình và chịu trách nhiệm trước tổng Giám đốc về các mặt do mình
phụ trách.
-Thủ trưởng mỗi cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy hoạt
động của từng cấp đã được quy định về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối
quan hệ công tác.
-Tất cả các cấp phó là người giúp việc cho cấp trưởng ở từng cấp tương
đương và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trên trực tiếp của mình.
-Mọi người trong từng bộ phận là những người thừa hành của thủ trưởng
cấp trên trước hết là thủ trưởng cấp trung ương và phải phục tùng nghiêm chỉnh
mệnh lệnh của thủ trưởng.
- Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc là thủ trưởng cấp trên và là thủ trưởng
cấp cao nhất trong doanh nghiệp và chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi mặt hoạt
động kinh doanh, kinh tế, chính trị, xã hội trong doanh nghiệp trước tập thể,
những người lao động và chủ sở hữu của doanh nghiệp. Mọi người trong doanh
nghiệp phải phục tùng nghiêm chỉnh mọi mệnh lệnh của Tổng giám đốc hoặc
Giám đốc.
10
Chương 2. THỰC TÊ VỀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ
TRONG CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TUẤN SƠN
2.1 Lịch sử hình thành và phát triển cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng
Nghiệp Tuấn Sơn
Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP
TUẤN SƠN( TN SƠN GROUP)
Tên tiếng anh: Tuân Sơn Industry Group Joint Stock Company
Tổng giám đốc: Ơng Lê Tuấn Sơn
Mơ tả kinh doanh:
- Cung cấp và phân phối máy móc thiết bị cơng nghiệp
- Gia cơng, chế tạo cơ khí và hệ thống máy móc tự động hóa
Xây dựng nhà máy cơng nghiệp và lắp đặt các hệ thống cơ sở hạ tầng
Sản phẩm :
Sản phẩm thương mại:
Cung cấp các loại máy móc, thiết bị, dụng cụ công nghiệp
Đại diện phân phối các sản phẩm như: AQUA, VECTOR, RITTAL,
BISHAMON, YASKAWA,
KAKUTA, VERTEX,
UNIFLOW, DAIDO,
APLUS,TOHNICHI
Sản phẩm sản xuất:
+ gia cơng chế tạo cơ khí chính xác
+Sản xuất chế tạo các sản phẩm cơ khí hàng loạt
+Xây dựng và lắp đặt các hệ thống công ty cho nhà máy sản xuất
+Xây dựng nhà xưởng, cơ sở hạ tầng trong các nhà máy: Nhà máy, nhà
kho, bãi đỗ xe, canteen, khu thể thao, phòng nghỉ, phòng thay đồ
+Lắp đặt các hệ thống trong nhà xưởng, hệ thống điều hòa, hệ thơng
chiller, lắp đặt hệ thống điện, khí nước, hệ thống hút khói, hệ thống hút mùi
+Lắp đặt hệ thống tự động hóa, robot
Trụ sở chính: Tầng 20 tòa nhà Keangnam Ha Noi Landmark Tower,
Đường Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: (+84 4) 6251 7777 (máy lẻ 413), Fax: (+84 4) 3577 0958
11
Nhà máy sản xuất: khu công nghiệp Tân Quang, Văn Lâm, Hưng Yên
Quy mô: 1.500 nhân viên trong đó khối văn phòng 300 nhân viên
Cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng Nghiệp Tuấn Sơn được thành lập ngày
6/7/ 2015 với tên viết tắt là TUẤN SƠN GROUP hoạt động đa dạng ngành
nghề trong lĩnh vực công nghiệp, từ thương mại đến sản xuất; gia công chế tạo
các loại máy móc, thiết bị phục vụ dây chuyền sản xuất và thiết kế xây dựng ,
xây lắp nhà máy và các hệ thống .
Qua 11 năm hoạt động trong lĩnh vực cơng nghiệp TUẤN SƠN GROUP
đã có được những bước ngoạt đáng kể trong những tập đoàn cùng ngành . Năm
2013 TUẤN SƠN đạt danh hiệu là thương hiệu có uy tín và top 10 thương hiệu
xuất sắc nhất trong lĩnh vực công nghiệp và thương mại.Năm 2014 công ty đạt
chứng chỉ chất lượng sản phẩm theo tiêu chẩn ISO 9001-2008.Từ một công ty
nhỏ với 20 nhân viên khi mới thành lập, công ty đã phát triển thành cơng ty Tập
đồn với số nhân viên tính đến năm 2016 là 1.500 nhân viên. Trong xu thế hội
nhập kinh tế tồn cầu ngày nay, Cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Cơng Nghiệp Tuấn
Sơn ( TUẤN SƠN GROUP) ln cố gắng khơng ngừng để giữ vững lòng tin
trong khách hàng và vươn xa trên thị trường quốc tế.
12
2.2 Cơ cấu tổ chức
CHỦ TỊCH HỘ ĐỒNG QUẢN TRỊ
KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM
ĐỐC
PHỊNG
HÀNH
CHÍNH
NHÂN
SỰ
GIÁM
ĐỐC
PHỊNG
KINH
DOANH
GIÁM
ĐỐC
PHỊNG
TÀI
CHÍNH
KẾ
TỐN
GIÁM
ĐỐC
PHỊNG
MUA
HÀNG
GIÁM
ĐỐC
PHỊNG
DỰ ÁN
GIÁM
ĐỐC
KHỐI
SẢN
XUẤT
Phó GĐ
kinh doanh
Phòng
Kinh
Doanh
Dầu
khí
2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong cơng ty
2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám
đốc về cơng tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ
công chúng (PR) của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các
hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
-Tham mưu về nhân sự cho giám đốc: Nghiên cứu đề xuất với giám đốc
13
việc sắp xếp bố trí lực lượng cán bộ cơng nhân viên trong tồn Cơng ty cho phù
hợp với u cầu của cơng việc và năng lực trình độ của mỗi người.
– Giải quyết các thủ tục và chế độ đối với người lao động như:
Kí hợp đồng lao động, làm thủ tục khi người lao động chấm dứt hợp đồng
lao động, theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, chế độ nâng lương khi đến thời
hạn…
– Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và công tác hành chính như
mua sắm trang thiết bị hành chính, văn phòng phẩm, mua báo.
– Đơn đốc việc thực hiện nội quy, quy định của các bộ phận trong Công
ty.
2.3.2 Chức năng nhiệm vụ phòng tài chính- kế tốn
Phòng Tài chính - kế tốn Tổng Cơng ty Đầu tư phát triển hạ tầng đơ thị
có chức năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng
Công ty trong lĩnh vực hạch toán kế toán thống kê, bảo đảm các nguồn vốn cho
các hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty.
-Tổ chức thực hiện công tác hạch tốn q trình sản xuất và kinh doanh
của tồn Cơng ty.
- Cung cấp các thơng tin chính xác cần thiết để ban quản lý ra các quyết
định tối ưu có hiệu quả cao.
–-Thực hiện trả lương cho cơng nhân viên, thực hiện đảm bảo vốn cho
Công ty giúp Giám đốc trong việc điều hành, quản lý các hoạt động, tính tốn
kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản vật tư tiền vốn nhằm bảo đảm
quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính trong Cơng ty.
– Kiểm tra giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy định
của nhà nước về lĩnh vực kế toán và lĩnh vực tài chính.
– Lập các kế hoạch về tài chính.
2.3.3 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc về
việc bán sản phẩm và các dịch vụ của công ty, công tác nghiên cứu và phát triển
sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ với
14
