Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
3 Chức năng nhiệm vụ của công ty

3 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Tải bản đầy đủ - 0trang

động, chất lượng sản phẩm để kinh doanh có hiệu quả.

Hiện nay, Cơng ty cơ khí Hà Nội đang hoạt động trong các ngành kinh

doanh chủ yếu sau :

+ Công nghiệp sản xuất cát gọt kim loại .

+ Thiết bị công nghiệp, phụ tùng thay thế .

+ Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị .

+ Sản xuất tơn định hình mạ mầu, mã kẽm ,sản xuất kinh doanh máy và

thiết bị nâng hạ.

+ Thiết kế chế tạo lắp đặt sửa chữa thiết bị áp lực.

Tiểu kết: Chương 1 tập trung vào tìm hiểu về quá trình hình thành và phát

triển của công ty, cơ cấu tổ chức của công ty, chức năng nhiệm vụ của công ty.



8



CHƯƠNG 2. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ

HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CƠ KHÍ

HÀ NỘI

2.1.Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian

2.1.1Hoạch định công việc theo năm

Nguồn thông tin từ để lập hoạch định năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty

- Từ các dự án tham gia

- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao

- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của hoạch định công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc

- Thời gian thực hiện

- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng

tâm vào cơng tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

Căn cứ để hoạch định cơng việc hàng năm :

Tình hình thực hiện hoạch định năm trước

Đây là căn cứ cơ bản, quan trọng nhất để xây dựng hoạch định công việc

hàng năm. Từ bản báo cáo kết quả kinh doanh mà phòng Thống kê tài chính kế

tốn xây dựng, phòng kế tốn phân tích thực hiện kế tốn sản xuất kinh doanh

của Cơng ty trong tồn năm. Từ đó tạm thời dự kiến hoạch định công việc cho

năm tới bằng cách tăng các chỉ tiêu sản xuất của năm trước lên một tỷ lệ ngầm

định nào đó tuỳ theo sự đánh giá của người làm kế hoạch. Sau đó kết hợp với

các căn cứ khác để điều chỉnh và đưa ra bản dự thảo hoạch định đầu tiên.

Khă năng thực tế về nguồn lực, trình độ khai thác tiềm năng của Cơng

ty

Để xây dựng hoạch định cơng việc hàng năm có hiệu quả, các cán bộ

hoạch định công việc tiến hành nghiên cứu kỹ tình hình sản xuất của năm trước,

kết quả nghiên cứu tình hình thị trường và các nguồn lực hiện có của Cơng ty.

Bởi vì một bản hoạch định có giá trị là bản hoạch định phù hợp với nhu cầu của

9



thị trường.

Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật

Công ty áp dụng hệ thống định mức kỹ thuật của Ngành cơ khí, có sự điều

chỉnh cho phù hợp với tình hình Cơng ty và thực tế thị trường các yếu tố đầu vào

Trình tự xây dựng

Giai đoạn chuẩn bị :

Kết thúc quý III sang quý IV hàng năm, Công ty chuẩn bị xây dựng hoạch

định cho năm sau. Phòng hoạch định Cơng ty tiến hành đánh giá tình hình hoạch

định công việc trong 9 tháng đầu năm thông qua báo cáo hàng tháng về tình hình

sản xuất của các xưởng, đội sản xuất và các bộ phận khác, nhận dạng tình hình

để xây dựng và gửi lên bộ cơng nghiệp đề nghị điều chỉnh hoạch định năm để

đảm bảo hồn thành hoạch định cả năm. Căn cứ vào tình hình thực hiên hoạch

định năm báo cáo, phòng kế tốn – tài chính đưa ra quyết tốn hoạch định năm

Sau khi thu thập các số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh 9 tháng đầu

năm, phòng hoạch định cùng phòng kế tốn thống kế tài chính phân tích tình

hình, khả năng phát huy năng lực sản xuất để thực hiện hoạch định năm của

Cơng ty. Rà sốt lại hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, đánh giá lại tiềm lực

của Cơng ty. Từ đó có sự điều chỉnh phù hợp trong giai đoạn tới. Từ đây những

nguyên nhân của việc chưa hoàn thành hay hoàn thành vượt mức hoạch định sẽ

được phát hiện làm căn cứ để điều chỉnh hoạch định năm báo cáo và dự kiến

hoạch định cho năm sau

Phòng hoạch định dựa trên những hợp đồng đã ký kết, các cơng trình dự

kiến, các sản phẩm vẫn bán được trên thị trường( Thông tin dựa trên cáo báo

nghiên cứu thị trường ) để chuẩn bị xây dựng dự thảo kế hoạch.

Xây dựng dự thảo hoạch định :

Sau khi hồn thành giai đoạn chuẩn bị, phòng hoạch định Công ty xây

dựng hoạch định dự thảo lần I . Trình lãnh đạo cơng ty và gửi cho các đơn vị

phòng ban đóng góp ý kiến. Sau đó nhận lại những phản hồi từ các bộ phận kinh

doanh. Phòng hoạch định tổng hợp, cân đối xây dựng bản hoạch định chính

thức. Bản hoạch định cho năm tới phải được hoàn thành trước ngày 20/11 năm

10



nay. Bản hoạch định này có đầy đủ các bộ phận hoạch định năm của Cơng ty

Trình giám đốc và giao hoạch định chính thức .

Bản dự thảo hoạch định mà phòng hoạch định tổng hợp và xây dựng, sau

khi được giám đốc Công ty thơng qua và có sự bổ xung sữa chữa kịp thời bản

thảo sẽ trở thành bản KH chính thức

Căn cứ hoạch định đăng ký, căn cứ đánh giá của tổng Công ty về khả

năng và nguồn lực của Công ty mà tiến hành giao các chỉ tiêu hoạch định chủ

yếu cho các bộ phân phân xưởng, đội.

Bản hoạch định công việc bao gồm :

Báo cáo tình hình thực hiện hoạch định công việc năm hiện tại

( Hoạch định giao và dự kiến thực hiện )

Đăng ký hoạch định công việc năm của các phân xưởng, đội

Dựa vào các hợp đồng ký kết phân nhóm các loại sản phẩm

Điều chỉnh hoạch định :

Sau khi bản hoạch định năm thực hiện được 9 tháng, vào cuối quý III

hàng năm, đồng thời với việc chuẩn bị xây dựng hoạch định cho năm sau, Cơng

ty trình Giám đốc nhằm bảo đảm hồn thành hoạch định năm. Việc điều chỉnh

này căn cứ vào tình hình thực hiện hoạch định trong 9 tháng đầu năm của Công

ty. Công ty tiến hành đánh giá, sơ kết đánh giá tìm ra những mặt làm được và

chưa làm được, trên cơ sở nguồn lực hiện có của Cơng ty và sự biến động của

thị trường mà Cơng ty có sự điều chỉnh cho phù hợp

Sự điều chỉnh này là hết sức cần thiết ; đảm bảo hoàn thành hoạch định

năm mà Cơng ty đã đăng kí trong bản kế hoạch, từ đó quỹ lương và hoạch định

phân phối của Công ty được ổn định và không ngừng nâng cao. Việc điều chỉnh

này còn có tác dụng giúp Cơng ty tiết kiệm nguồn lực, chống lãng phí nhằm

nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên Công ty không nên lạm dụng

việc điều chỉnh này mà cần làm tốt, làm đúng ngay từ đầu, điều chỉnh chỉ là

những yếu tố ngẫu nhiên khơng lường trước được. Có như vậy hiệu quả sản xuất

mới được cao hơn.



11



Sơ đồ quy trình hoạch định công việc hàng năm của Công ty



Các đơn vị SX

Phòng kế

hoạch



Phòng kế tốn



Các hợp đồng kinh

tế



Ý

kiến

đóng

góp



Hoạch định SX

chính thức



Bản

thảo

KH

lần I



Tổng

hợp



Bản thảo lần

II



Lãnh đạo

Cơng ty



Tổng

Cơng ty



Đăng ký KH TrìnhTrình duyệt

Phân cơng xây dựng hoạch định cơng việc

Phòng hoạch định - tiếp thị của Cơng ty có trách nhiệm hồn thành bản

hoạch định chính thức năm của Cơng ty. Tuy nhiên, khơng phải phòng hoạch

định xây dựng tất cả các bộ phận kế hoạch. Nhiệm vụ chính của phòng là tổng

hợp, phân tích, xây dựng hoạch định cơng việc và các bộ phận khác dựa trên bản

12



đăng ký hoạch định của các đơn vị, phòng ban khác trong Cơng ty cụ thể :

Các đơn vị sản xuất :- Đăng ký hoạch định sản xuất

Phòng kế tốn :- Đăng ký doanh thu về các mặt hàng ( truyền thống, thiết

bị máy móc,CNC..)

- Xây dựng hoạch định tài chính

Phòng tổ chức :- Xây dựng hoạch định lao động

Phòng quản lý sản xuất : - Xây dựng hoạch định cơng việc sản phẩm

Phòng kinh doanh : + Xây dựng hoạch định công việc kinh doanh chung

tồn Cơng ty

+ Xây dựng hoạch định Maketing

+ Xây dựng hoạch định tiền lương

+ Xây dựng hoạch định xây dựng cơ bản và sữa chữa lớn

+ Xây dựng hoạch định Vật tư

Phương pháp lập KH của Công ty

Các bảng lập hoạch định

Hoạch định được phản ánh thông qua hệ thống các biểu mẫu, bao gồm các

chỉ tiêu và các chỉ tiêu đều được thể hiện bằng các con số cụ thể. Trong cơ chế

cũ, các chỉ tiêu hoạch định thường được các cơ quan cấp trên giao xuống theo

nhiệm vụ của từng ngành, do đó thường khơng sát với thực tế từng cơ sở, trong

qua trình thực hiện phải điều chỉnh xuống mới có thể thực hiện được, làm cho

vai trò của hoạch định bị hạ thấp trong công tác quản lý doanh nghiệp. Khi nước

ta chuyển sang nền kinh tế thị trường thì mới tạo cho mơi trường hoạch định

hoạt động, nghĩa là hoạch định phải xuất phát từ yếu tố thị trường, từ khả năng

thực tế của doanh nghiệp và trong điều kiện pháp luật cho phép. Xuất phát từ cơ

sở này, hoạch định mới thực sự trở thành một công cụ quản lý quan trọng nhằm

xác định mục tiêu phương hướng của các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, từ

đó mới xác định hướng phát triển và đầu tư mở rộng hoặc thu hẹp qui mơ sản

xuất của doanh nghiệp cho thích ứng với mơi trường kinh doanh. Về lĩnh vực

sản xuất nhờ có hoạch định doanh nghiệp mới tạo cho mình thế chủ động trên

mọi lĩnh vực như:

13



- Chủ động khai thác triệt để mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn, vật

tư, thiết bị và lao động hiện có

- Chủ động trong việc mua sắm vật tư, thiết bị trong việc đổi mới kỹ thuật

và công nghệ

- Chủ động trong việc tạo và tìm các nguồn vốn, chủ động trong việc liên

doanh liên kết và hợp tác sản xuất với đơn vị bạn

- Chủ động trong việc tìm thị trường mua nguyên liệu và tiêu thụ sản

phẩm …

Ví dụ như các bảng biểu mẫu của Công ty :

Hoạch định tổng quát :

Đơn vị tính : triệu đồng

Stt Chỉ tiêu

1

2



Thực hiện năm



Hoạch định năm



trước



nay



Giá trị TSL

Tổng D.thu trong đó:

D. thu SXCN



3



Kinh doanh thương mại

Thu nhập bình qn



4



( triệu đồng/người/tháng

Các khoản trích nộp ngân



5



sách

Giá trị hợp đồng ký

(trong đó gối đầu cho năm

sau)

Những năm gần đây Cơng ty khơng ngừng đa dạng hố sản phẩm nên



ngồi sản xuất những mặt hàng truyền thống Cơng ty còn nhận thêm các đơn

hàng khác như lắp đặt tại các cơng trình thuỷ điện, sản phẩm cho ngành điện,

thiết bị xi măng, thiết bị cho ngành mía đường, máy công cụ… cho nên việc

hoạch định công việc phụ thuộc rất lớn vào việc ký các hợp đồng kinh tế



14



Phương pháp lập hoạch định

Tuỳ từng loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng phương pháp

hoạch định công việc phù hợp cho doanh nghiệp mình để tạo ra lợi thế khác biệt

so với đối thủ cạnh tranh

Phương pháp mà Công ty xây dựng hoạch định công việc gồm 3 bước sau

Bước1 :

Xác định mục đích kinh doanh dự kiến, từ đó đưa ra nhu cầu cần phải có

của các yếu tố sản xuất kinh doanh.

Mục tiêu kinh doanh của Công ty sử dụng phương pháp tổng mức và

phương pháp dự báo là chính, dựa trên các mơ hình, cơng thức tính tốn và kinh

nghiệm của người làm kế hoạch, Cơng ty xác đinh các chỉ tiêu chính như : Tổng

mức doanh thu, tổng sản lượng, tổng chi phí, tổng lợi nhuận. Từ đó lựa chọn

phương án sản xuất có tổng lợi nhuận cao nhất và khả thi nhất. Việc tối đa hố

lợi nhuận là tiêu chí quan trọng nhất để lựa chọn phương án

n



LN =



∑ Q i( G i – Zi ) – T

i =1



Trong đó :

LN : Tổng lợi nhuận của doanh nghiệp

Qi : Sản lượng hàng hoá loại i dự kiến tiêu thụ

Gi : Gía bán hàng hoá loại i dự kiến

Zi : Giá thành hàng hoá dự i kiến

T : Thuế thu nhập doanh nghiệp, thu trên vốn

i = 1,n : Số loại hàng hoá tiêu thụ

Việc tính tốn các chỉ tiêu này tn theo các chuân mực chung của hệ

thống chỉ tiêu kinh tế mà Nhà Nước quy định

Xem xét thống kê các chỉ tiêu thực hiện của Cơng ty trong những năm

trước. Tính tốc độ phát triển bình quân cho từng chỉ tiêu doanh thu của từng loại

mặt hàng. Phòng hoạch định dự kiến được tốc độ tăng doanh thu của

Bước2 : Đánh giá khả năng, tiềm năng trong ngắn hạn về các nguồn

lực của Công ty

Các nguồn lực của Công ty trong giai đoạn này đã đáp ứng được yêu cầu

của sản xuất cũng như mục tiêu kinh doanh mở rộng thị trường và phát triển sản

15



phẩm

Trong tương lai Cơng ty có thể chuyển sản xuất sản phẩm thơ sang sản

phẩm hồn chỉnh để xuất khẩu hàng hóa sang các thị trường tiềm năng

Bước 3 : Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố sản xuất.

Khi có tiềm năng sản xuất thì Cơng ty phải xác định lại nhu cầu của sản

phẩm trên thị trường để đảm bảo một điều rằng sản phẩm của Công ty không dư

thừa

Đồng thời cũng cần phân tích nhu cầu mới về sản phẩm trong Nghành cơ

khí để tạo cơ hội kinh doanh cho Cơng ty

Có thể nói : Phương pháp này đã xun xuốt q trình xây dựng hoạch

định ở Cơng ty cơ khí Hà Nội trong thời gian qua. Việc áp dụng phương pháp

này ở Cơng ty ngồi bằng kinh nghiệm nhiều năm qua của các cán bộ làm công

tác hoạch định còn được trợ giúp bằng máy tính bằng những phần mềm chuyên

dụng

2.1.2Hoạch định công việc theo quý, tháng

Nguồn thông tin lập hoạch định tháng

- Các công việc trong hoạch định năm

- Các cơng việc tháng trước còn tồn tại

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao

Nội dung hoạch định tháng:

- Các công việc quan trọng trong tháng

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,

người thực hiện

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng

hoặc làm trong tháng sau)

Sau khi hoạch định năm đã được xây dựng xong, phòng hoạch định tiến

hành phân chia hoạch định năm ra các quý và cho các xưởng, đội. Việc

phân chia hoạch định hàng năm ra các quý không phải chia đều các chỉ

tiêu, các biện pháp hành động làm bốn phần bằng nhau, việc phân chia

này dựa vào các căn cứ cụ thể :

Tình hình thực hiện hoạch định các quý của những năm trước

Sự biến động của các nhân tố theo mùa vụ tác động đến Công ty

16



Tốc độ tăng trưởng của ngành

Ngày lễ- tết nghỉ trong mỗi quý

Còn việc phân chia hoạch định cho các bộ phận sản xuất phụ thuộc vào

các yếu tố sau :

Đăng ký hoạch định của các xưởng

Năng lực sản xuất kinh doanh của từng đơn vị

Năng lực của máy móc thiết bị

Sự biến động của thị trường tiêu thụ các loại sản phẩm mà mỗi đơn vị phụ

trách .

2.1.3Hoạch định công việc theo tuần

Nguồn thông tin để lập hoạch định tuần:

- Các công việc trong hoạch định tháng

- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

Nội dung hoạch định tuần:

- Các công việc quan trọng trong tuần

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,

người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc

làm trong tuần sau).

2.2.Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung

Sau khi xây dựng các căn cứ, trình tự của kế hoạch, phòng quản lý sản

xuất sẽ bước vào công việc lấp kế hoạch. Phòng tiến hành tổng hợp các thơng tin

liên quan đến việc hoạch định cơng việc sau đó trình lên tổng Công ty. Nếu

hoạch định được phê duyệt sẽ được gửi đi và phân công, pháp lệnh sản xuất cho

các đơn vị liên quan để thực hiện, nếu tổng giám đốc u cầu cần phải điều

chỉnh hoạch định thì phòng kinh doanh phải sữa đổi, bổ sung hoạch định cho

hoàn chỉnh.

Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban trong Cơng ty cần phải xây

dựng một bản hoạch định công việc thống nhất, bao gồm các công việc xác định

số lượng và khối lượng cơng việc, tổng thời gian phải hồn thành tất cả các công

việc, thời gian và kết thúc của từng công việc cũng như thứ tự thực hiện công

17



việc của các phòng ban.

Bảng trách nhiệm và nơi dung của các phòng trong Cơng ty

Trách nhiệm

Phòng bán hàng



Nội dung

Thu thập thông tin về đối

thủ canh tranh, khách hàng,

khả năng cạnh tranh của SP



Tổng kết tình hình tiêu

thụ kỳ trước

Xây dựng KH tiêu thụ

kỳ này



Phòng kinh doanh



Phòng quản lý sản xuất



Xây dựng các căn

cứ, nguồn lực, khả

năng SX sản phẩm



Khả năng cung ứng NVL

Lựa chọn nhà cung ứng



Phòng cung ứng vật tư



Phòng quản lý sản xuất



Phân

cơng

KHSX

cho các

đơn vị SX



Đơn vị sản xuất, phòng



Báo cáo khả năng

SX cho phòng SX



QLSX



Lấy ý kiến của các phòng

ban

Duyệt KHSX chính thức



Chủ tịch kiêm TGĐ



18



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

3 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×