Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

Tải bản đầy đủ - 0trang

Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng cán bộ vẫn còn khơng đồng

đều và chất lượng chưa đạt yêu cầu.

Vẫn còn tồn tại một bộ phận nhỏ cán bộ thực hiện công việc của cơ quan

không đúng với chuyên ngành.

Đánh giá kết quả công tác thực hiện công việc của cán bộ chưa được sát

sao đúng với các tiêu chí của từng cơng việc.

3.1.3. Ngun nhân

Các hoạt động của cơ quan dựa trên báo cáo của các đơn vị phòng ban,

điều này làm cho các hoạt động trở nên bị động.

Phân công công việc chưa đồng đều.

Cơ quan chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch cho kì thực

hiện ngay trong kỳ báo cáo, các phương pháp dự đoán chưa sát với thực tế, chưa

đánh giá hết các yếu tố gây ảnh hưởng đến việc xây dựng các kế hoạch.

3.2. Các giải pháp

3.2.1. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu

Xác định nội dung công việc cụ thể rõ ràng.

Đối với bất kì kế hoạch nào của cơ quan thì văn phòng cũng cần phải xem

xét và xác định những nội dung cơng việc mà mình cần phải làm một cách cụ

thể rõ ràng, việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực hiện dễ dàng

hơn trong việc tiến hành thực hiện công việc.

Xác định các cách thức thực hiện cơng việc tối ưu, hiệu quả.

Văn phòng cần phải nâng cao hơn vai trò của mình trong việc xác định

cách thức thực hiện cơng việc, bởi vì cách thức thực hiện một công việc sẽ quyết

định một phần lớn thành quả của cơng việc đó.

Cần tổ chức xác định các cách thức thực hiện công việc sao cho phù hợp

nhất và đảm bảo mang lại hiệu quả.

Bên cạnh đó nâng cao chất lượng công tác chuyên môn của cán bộ văn

phòng trong lĩnh vực này.

Xác định cụ thể, hợp lí nguồn lực thực hiện cơng việc.

Văn phòng cơ quan cần phải tổ chức xác định các nguồn lực thực hiện

22



công việc sao cho đảm bảo đủ để thực hiện mục tiêu. Khơng bị lãng phí q

nhiều nguồn lực cho các công việc.

Sử dụng phù hợp và phải đưa ra những con số cụ thể để dễ dàng cho việc

thực hiện các công việc của cơ quan.

Xác định các đối tượng địa điểm thời gian cho hoạch định.

Cũng giống như việc xác định các nguồn lực thực hiện và cách thức thực

hiện thì việc xác định đối tượng, thời gian địa điểm cũng vô cùng quan trọng.

Để nâng cao hơn vai trò của mình trong hoạch định của cơ quan thì văn

phòng cần có những biện pháp xác định đối tượng, địa điểm thời gian thực hiện

công việc sao cho cụ thể và đảm bảo chính xác để thuận lơi cho việc thực hiện

mục iêu của cơ quan tổ chức mình.

Cơng việc của văn phòng cần phải được phân chia cụ thể cho từng cá

nhân để họ có thể định hình được các nhiệm vụ cụ thể và phải có đội ngũ cán bộ

văn phòng có trình độ chun mơn về hoạch định.

Xác định các phương pháp kiểm tra đánh giá tối ưu cho hoạch định.

Văn phòng cần xây dựng các phương pháp kiểm tra đánh giá công việc

một cách hiệu quả.

Việc xác định các phương pháp kiểm tra đánh giá sẽ giúp cơ quan có được

những cơ sở để đánh giá việc thực hiện cơng việc tốt nhất góp phần nâng cao

hiệu quả làm việc và nâng cao vai trò của mình trong cơng tác hoạch định cho

cơ quan tổ chức.

3.2.2. Nâng cao chất lượng công tác tham mưu và trình độ chun

mơn của cán bộ, cơng chức văn phòng

Văn phòng cơ quan cần nâng cao hơn nữa cơng tác tham mưu cho lãnh

đạo về những kế hoạch của cơ quan tổ chức, để lãnh đạo có thể đưa ra những

quyết định nhanh chóng, hiệu quả và hợp lí nhất mang lại hiệu quả cho cơ quan.

Việc tham mưu cần phải được thực hiện một cách cẩn thận, kĩ lưỡng, các

thông tin tham mưu đến lãnh đạo phải là những thơng tin chính xác và phục vụ

cho q trình thực hiện cơng việc của cơ quan.

Để tham mưu tốt thì văn phòng cần có một đội ngũ cán bộ có trình độ

23



chun mơn cao về hoạch định, các cơng chức văn phòng cần phải nâng cao hơn

nữa kĩ năng hoạch định của mình, cần phải đào tạo và bồi dưỡng nâng cao

chun mơn. Ngồi ra văn phòng cũng có thể xây dựng một đội ngũ chuyên về

công tác hoạch định của cơ quan để có thể đảm bảo cơng tác hoạch định được tổ

chức tốt nhất cho cơ quan.

3.2.3. Cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ

Cần xây dựng mơ hình văn phòng hiện đại có hiệu quả, có sự kết hợp hài

hồ. Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ

nhu cầu công việc, tạo nên môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khoẻ

và tinh thần cho cán bộ công chức.

Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị văn phòng hiện đại và cơng

tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Tích cực đổi mới văn phòng kiểu cũ

sang văn phòng hiện đại trang thiết bị hiện đại tốc độ truyền dẫn cao, giúp cơng

việc được giải quyết một cách dễ dàng góp phần tích cực vào cơng tác xây dựng

vào cơng tác xây dựng chính phủ điện tử.

Tiểu kết

Như vậy để làm tốt vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định thì

văn phòng cần phải tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao vai trò của

mình hơn nữa giúp cơ quan, tổ chức có được những kế hoạch một cách thành

công và hiệu quả nhất. Nâng cao vai trò của văn phòng cụ thể qua việc tổ chức

thực hiện các mục tiêu thật hiệu quả, xác định nội dung của kế hoạch và những

công việc cần phải làm trong kế hoạch đó. Bên cạnh đó là cách thức để thực

hiện cơng việc, có nhiều cách thức để thực hiện cơng việc tuy nhiên vai trò của

văn phòng là xác định các cách thức hiệu mang lại hiệu quả cao nhất. Ngồi ra

văn phòng cần xác định được nguồn lực thực hiện mục tiêu, đối tượng, thời gian

địa điểm và các phương pháp kiểm tra đánh giá. Làm tốt những công việc này sẽ

giúp nâng cao hơn nữa vai trò của văn phòng cơ quan trong hoạch định.



24



KẾT LUẬN

Hoạch định công việc được xem là một việc quan trọng đầu tiên không

thể thiếu khi thi tiến hành tổ chức các hoạt động, cơng việc của cơ quan. Bởi vì

đó là sự định hướng cho tồn bộ cơng việc cần thực hiện để đạt mục tiêu của

mình đề ra. Cơng tác hoạch định giúp chỉ ra cách thức của từng công việc, từng

nhiệm vụ cho từng bộ phận hay từng cá nhân thực hiện. Nếu công tác hoạch

định của cơ quan được thực hiện tốt thì điều đó cũng có nghĩa là cơ quan đã

hồn thành một phần cơng việc của mình.

Trên thực tế là các cơng việc của cơ quan không thể được thực hiện bằng

sự cảm nhận chủ quan của bất cứ cá nhân nào trước một loạt các vấn đề phát

sinh trong cơng việc mà nó đòi hỏi phải có sự tính tốn, xem xét, phân tích các

yếu tố ảnh hưởng một cách có khoa học. Từ đó đưa ra các giải pháp để giải

quyết các vấn đề. Các giải pháp này đóng vai trò tháo gỡ các khó khăn và tìm

các yếu tố thuận lợi giúp cơ quan thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản lí,

điều hành, xử lí giải quyết cơng việc. Hoạch định giúp cho cơ quan loại bỏ các

rủi ro ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của cơ quan. Đồng thời từ việc hoạch

định cơ quan có thể khai thác được các cơ hội, các hướng đi có hiệu quả.

Qua việc khảo sát, đánh vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tôi nhận thấy để làm tốt được những công việc

trên, vai trò của văn phòng là khơng hề nhỏ, văn phòng giúp cho cơ quan thu

thập thơng tin xây dựng được những căn cứ để từ đó làm cơ sở cho những bước

hoạch định sau này, việc lập căn cứ cũng phải cụ thể, chính xác, thuyết phục.

Giúp cơ quan xác định mục tiêu, mục tiêu là yếu tố tiên quyết để thực

hiện việc hoạch định, các mục tiêu được văn phòng tổ chức xây dựng từ mục

tiêu chung đến mục tiêu cụ thể, từ những mục tiêu cần phải làm trước mắt đến

những mục tiêu lâu dài cho tổ chức, bên cạnh đó mục tiêu được đề ra cho một

hoạch định còn phải phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.

Văn phòng đóng vai trò khơng nhỏ trong việc xây dựng các biện pháp để

thực hiện công việc, như đã đề cập thì biện pháp là cách thức để cơ quan có

được con đường để tiến đến mục tiêu, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng các biện

25



pháp hợp lí để cơ quan có thể đạt được mục tiêu một cách tốt nhất và đem lại

hiệu quả cao nhất.

Văn phòng có vai trò trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu đã đề ra

trước đó, khi cơ quan tổ chức tổ chức thực hiện mục tiêu thì văn phòng phải là

bộ phận theo dõi sát sao để có những biện pháp, cách thức giải quyết kịp thời

khi phát sinh những rủi ro không thể tránh được. Đồng thời thông báo với lãnh

đạo cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo tiếp theo cho kế hoạch. Hỗ trợ đắc lực cho quá

trình tổ chức thực hiện mục tiêu.

Như vậy có thể thấy vai trò của văn phòng đối với việc hoạch định của cơ

quan tổ chức là hết sức quan trọng, văn phòng là bộ phận đóng vai trò lớn trong

xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch lịch trình cơng tác, kế hoạch cho các sự

kiện, chương trình cụ thể trong cơ quan.



26



TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình kỹ năng hoạch định trong cơng tác quản trị Văn phòng.

2. Vũ Đình Quyền (2004) Giáo trình Nghiệp vụ hành chính văn phòng,

Nxb thống kê.

3. Vương Hồng Tuấn (2000) Giáo trình Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng,

Nxb trẻ.

4. Nguồn: http://tailieu.vn



27



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x