Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
B. Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, thường trực Hội đồng nhân dân,Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có các nhiệm vụ sau đây:

B. Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, thường trực Hội đồng nhân dân,Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có các nhiệm vụ sau đây:

Tải bản đầy đủ - 0trang

có các nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng

tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội

đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện

chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công

việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của

Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng

nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy

kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên

hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,

Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động

đối ngoại;

- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức

phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân

dân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị

tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng

nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;

- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây

dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo

cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh

Nghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn

thiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân;

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của

Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;

theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết

luận;

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của

Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử

lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải

12



quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân

dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến

nghị;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp

vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường

trực Hội đồng nhân dân thành phố;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểu

Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dâncác cấp; phê chuẩn kết quả bầu

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân

trong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho

đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.

- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của

Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và quận,

Thường trực Quận ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam,

Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa

phương;

- Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự tốn kinh phí hoạt động

hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân

dân;

- Bảo đảm điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội

đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân và

đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện

chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;

- Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành

chính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của Hội đồng nhân dân;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.



13



CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC

HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG

2.1. Lý luận chung về hoạch định trong quản trị văn phòng

- Khái niệm của hoạch định

+ Là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất của quá

trình quản trị, vì u cầu của quản trị đó là phải làm đúng từ đầu.

+ Hoạch định cũng là chuẩn bị những hoạt động cho tổ chức trong tương

lai.

-



Ý nghĩa

+ Là nền tảng của quản lý, giúp cho nhà quản lý có tư duy một cách hệ

thống và tiên liệu được các tình huống sẽ xảy ra trong quá trình hoạt động của

cơ quan.

+ Giúp cho cơ quan trong quá trình hoạt động tập trung hồn tồn vào

mục tiêu, chính sách của cơ quan, tổ chức.

+ Hoạch định cũng mang ý nghĩa là cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm

tra.

 Hoạch định có rất nhiều ý nghĩa khác nhau, đóng góp cho tổ chức và

các cá nhân trong tổ chức. Trên đây là những ý nghĩa cơ bản nhất.

Hoạch định là chức năng đầu tiên cho nên trong quá trình quản trị các nhà

quản trị thường tập trung các nguồn lực để thực hiên các chức năng này, thường

xuyên kiểm tra, phân tích để xác nhận tính đúng đắn của mục tiêu và phương



-



pháp được nêu ra trong hoạch định.

Các căn cứ của hoạch định

Hoạch định có một số căn cứ như sau:

+ Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và

cơ quan.

+ Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan.

+ Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương

ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

14



+ Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan.

+ Căn cứ vào các yếu tố bên ngồi khác như: kinh tế, chính trị, văn hóa,

xã hội, mơi trường, thị trường,…

-



Các loại hoạch định

Có một số loại hoạch định cơ bản như sau:

+ Hoạch định mục tiêu.

+ Hoạch định chiến lược.

+ Hoạch định chiến thuật.

+ Hoạch định tác nghiệp.

+ Hoạch định thời gian

 Nhận xét chung về các loại hoạch định:

Trong thực tế, hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, cơng tác

hoạch định giữ vai trò rất quan trọng và mang tính quyết định đến sự thành cơng

của tổ chức.

Các cơ quan, tổ chức có nhiều cách thức hoạch định, sử dụng nhiều loại

hoạch định khác nhau, nhưng chủ yếu sử dụng 5 loại hoạch định nêu trên cho

từng lĩnh vực cụ thể sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, quy mô hoạch

động của cơ quan.

Người ta thường kết hợp hoạch định chiến lược, chiến thuật với hoạch

định tác nghiệp để vận dụng một cách linh hoạt trong quá trình hoạt động của cơ

quan.

Dù hoạch định được thể hiện hình thức nào, thì trong đó phải có các vấn

đề như: Hoạch định về vấn đề gì? Mục tiêu như thế nào? Thời gian hoàn thành

ra sao? Nhân lực thực hiện gồm có? Cơ sở vật chất hỗ trợ như thế nào?...

2.2. Vai trò của văn phòng trong hoạch định nhân sự tại UBND quận

Hai Bà Trưng

- Khái niệm về hoạch định nhân sự

+ Hoạch định nguồn nhân sự là q trình xem xét một cách có hệ thống

các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục

15



tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng lúc”.



16



2.2.1. Hoạch định về số lượng nhân sự trong văn phòng

- Vai trò của hoạch định về số lượng nhân sự

+ Giúp cho văn phòng đáp ứng đủ số lượng người làm cơng tác văn

phòng, các công việc thực hiện theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng, tránh

sự quá tải hay thừa nhân sự.

+ Giúp cho văn phòng có thể phân cơng, bố trí công việc, hỗ trợ cho các

đơn vị cá nhân và trong phòng giải quyết kịp thời các cơng việc được đặt ra theo

chương trình kế hoạch.

+ Trên cơ sở hoạch định số lượng nhân sự đó, thì hoạch định cũng giúp

cho văn phòng ấn định về quy mơ, dự phòng được công tác nhân sự.

-



Mục tiêu của hoạch định về số lượng nhân sự

+ Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và bảo đảm sự phát triển liên

tục của nó.

+ Bảo đảm đủ và đúng nguồn nhân lực, đúng thời gian để thực hiện các

mục tiêu của văn phòng.

+ Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu của phòng

+ Tăng năng suất làm việc của văn phòng.

+ Dự báo các nhu cầu của phòng trong tương lai về nhân lực và cung cấp

nhân lực để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm

cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của cơ quan.



-



Một số các phương pháp để đạt được mục tiêu về số lượng cán bộ để thực hiện

các nhiệm vụ, chức năng của văn phòng như sau:

+ Tuyển dụng thêm nhân sự.

+ Thuyên chuyển các cán bộ thuộc các cơ quan từ bên ngồi hay từ nội bộ

các phòng ban thuộc UBND quận Hai Bà Trưng.

+ Thu hút, điều động cán bộ từ bộ phận khác làm cơng tác văn phòng.

- Thực trạng về công tác hoạch định về số lượng nhân sự của văn phòng

17



+ Hiện nay, vấn đề về số lượng nhân sự trong văn phòng của UBND quận

đang được văn phòng triển khai rất khoa học, số lượng nhân sự phù hợp với khối

lượng cơng việc.

+ Khơng có sự dư thừa về nhân sự, nên công việc không bị chồng chéo.

2.2.2. Hoạch định về chất lượng, trình độ nhân sự phù hợp với quy mơ

của văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng

- Vai trò của hoạch định về chất lượng nhân sự

+ Giúp cho văn phòng nâng cao được trình độ nhân sự

+ Giúp cho văn phòng cải thiện được tiến độ, chất lượng, thời gian hồn

thành cơng việc, tránh dồn đọng cơng việc

+ Giúp cho phòng ổn định công việc, đảm bảo quyền lợi.

- Mục tiêu:

+ Nhẳm đảm bảo chất lượng nhân sư làm văn phòng sao cho phù hợp với

quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động của văn phòng UBND quận.

+ Đảm bảo hiệu quả cơng việc tối ưu với trình độ của nhân sự trong

phòng.

-



Các phương pháp để tiến hành hoạch định nhân sự:

+ Tuyển dụng những cán bộ văn phòng có chất lượng phù hợp với chức

năng nhiệm vụ quyền hạn cảu phòng Nội vụ.

+ Đào tạo kỹ năng chuyên môn nhằm nâng cao trình độ cho nhân sự.

+ Cử cán bộ đi học, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.

+ Thu hút nhân sự từ cơ quan, doanh nghiệp hay bộ phận khác từ bên

ngoài.

- Thực trạng của hoạch định về chất lượng nhân sự trong văn phòng

+ Chất lượng về nguồn nhân lực hiện nay của văn phòng khá tốt với tất cả

các cán bộ, cơng chức đều có trình độ: Đại học trở lên và kèm theo một số bằng

cấp khác về Tin học, Ngoại ngữ, các chứng chỉ chuyên môn khác…

+ Nguồn nhân lực bên trong văn phòng có trình độ chuyên môn cao, các

kỹ năng, nghiệp vụ thuần thục.

2.2.3. Về hoạch định trong tuyển dụng nhân sự

18



- Mục tiêu:

+ Lựa chọn những cán bộ văn phòng sao cho phù hợp với cơng việc của

phòng.

+ Lựa chọn đủ số lượng người làm trong văn phòng sao cho phù hợp với

số lượng người của cơ quan.

-



Phương pháp tuyển dụng nhân sự:

+ Tuyển dụng ở những cơ quan chuyên môn.

+ Tuyển dụng từ các nguồn là cơ quan hành chính.

+ Tuyển dụng những lao động tự do từ nguồn bên ngoài.

+ Tuyển dụng từ đơn vị khác thuộc cơ quan, tổ chức khác.





-



Ngồi ra, còn có hoạch định cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng

Mục tiêu:

+ Thơng qua hoạt động đào tạo, bồi dưỡng giúp cho cán bộ văn phòng

nâng cao nghiệp vụ giải quyết tốt các cơng việc hàng ngày.

+ Thông qua hoạt động đào tào, bồi dưỡng cán bộ để rèn luyền cán bộ văn

phòng, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu hàng ngày của văn phòng, hoặc đáp ứng mục



-



tiêu tối đa của phòng hay các nhiệm vụ được cấp trên chỉ đạo.

Phương pháp thực hiện:

+ Cử cán bộ đến các cơ quan chuyên môn tham gia khóa học.

+ Mở lớp đào tạo bồi dưỡng tại cơ quan như: lớp tin học, lớp ngoại ngữ,

lớp kỹ năng mềm, hay các lớp nâng cao nghiệp vụ chuyên môn…

+ Tham gia các hình thức đào tạo tại cơ quan như: cử cán bộ tham gia lớp

tập huấn, đi thực tập…

2.3. Vai trò của văn phòng trong hoạch định về xây dựng quy chế tại

UBND quận Hai Bà Trưng

- Khái niệm về Quy chế

+ Quy chế là một văn bản điều chỉnh một lĩnh vực lớn của cơ quan, lien

quan đến một cá nhân, đơn vị,…

+ Hệ thống quy chế: là một hệ thống văn bản mang tính chất pháp lý của

cơ quan, dung để điều chỉnh các lĩnh vực mà cơ quan quản lý. Hệ thống quy chế

này tuân thủ theo hệ thống pháp luật Nhà nước sao cho phù hợp cơ quan để thực

19



hiện tốt các công việc hàng ngày.

- Vai trò của quy chế

+ Hệ thống pháp lý của cơ quan là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cơ quan

làm việc có nguyên tắc, quy củ, nề nếp.

+ Là cơ sở giúp lãnh đạo cơ quan điều hành hoạt động cơ quan theo đúng

pháp luật.

+ Thông qua hệ thống quy chế giúp cho lãnh đạo cơ quan kiểm tra, giám

sát mọi hoạt động cơ quan, đồng thời giúp cho cán bộ nhân viên thực hiện công

việc theo một cách thống nhất.

+ Hệ thống quy chế cũng làm rõ chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa

các bộ phận trong cơ quan từ đó nâng cao khả năng phối hợp, rút ngắn thời gian

và đảm bảo hiệu quả cơng việc.

+ Thơng qua quy chế thì các quy định được thể hiện cụ thể theo trình tự,

thủ tục rõ ràng, nhất quán và dễ dàng thực hiện.

+ Thông qua hệ thống quy chế thể hiện rõ những quy tắc giao tiếp, văn

hóa ứng xử, tạo nên những thương hiệu của cơ quan.

-



Vai trò của văn phòng trong hoạch định quy chế

+ Giúp cho cơ quan có được những quy chế hoàn thiện, đầy đủ, đồng bộ.

+ Hoạch định quy chế giúp cho cơ quan từng bược thực hiện và hoàn

thiện đưa vào sử dụng các quy chế của cơ quan.

+ Giúp cho cơ quan có được những quy định, quy tắc để giữ vững được

tác phong làm việc.



-



Mục tiêu:

+ Rà soát hệ thống quy chế của cơ quan, qua đó đánh giá được hệ thống

quy chế này.

+ Hoạch định, xây dưng được quy chế trong từng giai đoạn hoạt động của



-



cơ quan.

+ Đưa vào thực hiện và theo dõi việc thực hiện các quy chế đã ban hành.

+ Xây dựng được kế hoạch hoàn thiện quy chế của cơ quan.

Thực trạng về hoạch định quy chế của văn phòng

+ Hiện nay, các quy chế nhằm phục vụ cho các hoạt động của văn phòng

cũng như UBND quận đều được đưa ra rất hợp lý.

20



+ Các văn bản quy chế đều sát với hoạt động của cơ quan.

+ Việc chấp hành quy chế, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc

được thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều

hành của lãnh đạo, từ đó phấn đầu hồn thiện bản thân, tích cực tham gia xây

dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan;

+ Một số các văn bản quy chế mà văn phòng tham mưu để ban hành có

thể kể đến như: Quy chế về công tác giải quyết các công việc hàng ngày, quy

chế làm việc của văn phòng UBND, quy chế về văn hóa cơng sở trong cơ quan

tổ chức, quy chế về quản lý và sử dụng con dấu…

VD: Quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước.

+



Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ,



công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí cơng sở tại các cơ quan hành

chính nhà nước…

+ Mục đích của Quy chế này nhằm: Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu

quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; Xây dựng phong cách ứng

xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng

tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo

đức tốt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

2.4. Vai trò của văn phòng trong hoạch định xây dựng chương trình,

kế hoạch, lịch cơng tác

- Khái niệm hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác

+ Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch là việc xây dựng kế hoạch

thực hiện các hoạt động trong khoảng thời gian nhất định mà các hoạt động đó

muốn thực hiện được thì phải xây dựng được một kế hoạch cụ thể.

+ Đây là hình thức hoạch định mang tính tổng hợp bao quát kế hoạch,

chứa đựng kế hoạch cụ thể, muốn hoạch định được như vậy thì những nhà quản

trị phải có tư duy khái quát và toàn diện trong khoảng thời gian dài.

-



Ý nghĩa của hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác

+ Đối với lịch cơng tác thì sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên chủ động trong

21



quá trình thực hiện công việc.

+ Căn cứ vào lịch công tác thì các cán bộ nhân viên sẽ phối hợp, hỗ trợ

với các đơn vị và cá nhân có lien quan để công việc diễn ra thuận lợi và đạt được

kết quả cao.

+ Giúp cho cơ quan tiết kiệm chi phí và khai thác tối đa cơ sở vật chất

hiện có của cơ quan.

+ Giúp cho cán bộ nhân viên cơ quan nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý

thức đối với cơ quan, đồng thời góp phần tích cực vào hoạt động chung của cơ

quan.

-



Một số chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác được văn phòng tham mưu cho

UBND quận ban hành

+ Kế hoạch: Số 12/KH-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2016 về việc kiểm

tra cơng tác cải cách hành chính năm 2016 trên địa bàn quận Hai Bà Trưng <

Phụ lục số 1>

+ Lịch công tác: năm, quý, tháng, tuần, theo từng cơng việc, hoạt động

của cơ quan…

+ Chương trình: Kỉ niệm ngày thành lập UBND, Chào mừng đại hội Đảng



-



tồn quốc…

Vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định xây dưng chương trình, kế

hoạch, lịch cơng tác

+ Với nhiệm vụ chính là tham mưu, văn phòng đã thực hiện tốt trong việc

hỗ trợ, đóng góp ý kiến để ban hành những kế hoạch, chương trình hay lịch cơng

tác phù hợp với từng thời điểm và hoạt động của cơ quan.

+ Văn phòng cũng nắm giữ vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp

những thơng tin có giá trị để lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn

và kịp thời đẻ tiến độ công việc khơng bị chậm trễ.

2.5. Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định cơ sở vật chất

- Mục tiêu của hoạch định cơ sở vật chất trong cơ quan

+ Giúp cho cơ quan kiểm tra, quản lý, và sử dụng được các trang thiết bị

22



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

B. Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, thường trực Hội đồng nhân dân,Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có các nhiệm vụ sau đây:

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×