Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

Tải bản đầy đủ - 0trang

tuyển dụng về chủng tộc, đẳng cấp, nguồn gốc dân tộc, tơn giáo, thương tật, giới tính,

khuynh hướng chính trị, tuổi tác.



2..2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác ho ạch đ ịnh

nhân sự

2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất kinh doanh và đưa ra

thị trường sẽ yêu cầu số lượng và chất lượng lao động, kết cấu nghề nghiệp và

trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn nhân lực rất khác nhau. Mỗi

nghề nghiệp có đặc thù khác nhau nên nhu cầu về số lượng và chất lượng lao

động cũng khác nhau. Với những ngành bên lĩnh vực nơng nghiệp như trồng

chọt, chăn ni thì cần một số lượng lớn lao động đơn giản không cần có tay

nghề cao, tính chất của cơng việc cũng đơn giản, người lao động cần có kỹthuật

chăm sóc cơ bản và những kỹthuật đó khơng phức tạp lắm. Còn với những

nghành bên lĩnh vực dịch vụ như ngành hàng không bên Tổng cơng ty thì nhu

cầu về lao động lớn, tay nghề chun mơn kỹ thuật cao có các kỹ năng mền

chuyên nghiệp.

Trong Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng hạ tầng và giao thông nhà quản trị

văn phòng có vai trò chủ chốt trong mọi vấn đề liên quan đến nguồn nhân sự của

công ty.Họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty, họ

có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những

bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc. Để thực hiện công tác

hoạch định, trước hết nhà quản trị văn phòng cần thực hiện công tác tổ chức thu

thập thông tin để làm căn cứ hoạch định.



- Mục đích thu thập thơng tin trong hoạch định nhân sự để nhận thức vấn

đề giải quyết các vấn đê;Cung cấp dữ liệu; Xây dựng các phương án Kiểm soát;

Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc

– Các yếu tố bên ngồi và mơi trường

Mơi trường bên ngồi bao gồm các yếu tố như khung cảnh kinh tế, dân số

và lực lượng lao động trong xã hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, đối

thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng, và chính quyền/đồn thể. Sau khi

phân tích kỹ mơi trường bên ngồi, nhà quản trị văn phòng sẽ đề ra sứ mạng và

mục tiêu của tồn cơng ty.Từ mục tiêu này, công ty sẽ đề ra chiến lược và chính

sách nhân sự cho tồn doanh nghiệp.

– Mơi trường bên trong

Môi trường bên trong bao gồm sứ mạng và mục đích của cơng ty, chính

sách và chiến lược của cơng ty, bầu khơng khí văn hóa của cơng ty, các cổ đơng,

và sau cùng là cơng đồn. Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất

kinh doanh và đưa ra thị trường sẽ yêu cầu số lượng, chất lượng, trình độ lao

động, kết cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn

nhân lực rất khác nhau

Các mục tiêu chiến lược của công ty việc dự báo về bán hàng và sản xuất

sản phẩm… sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của nó. Khi dự báo có sự tăng

trưởng, có sự đầu tư mới mở rộng sản xuất hoặc tiến hành một cơng việc mới,

một sản phẩm mới… thì nhu cầu về nhân sự sẽ tăng lên và ngược lại, khi có suy

giảm, hay thu hẹp sản xuất – kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân sự

sẽ giảm đi.

Nhà quản trị văn phòng sẽ dự báo nhu cầu nhân sự từ các yếu tố bên trong,

bên ngồi, từ đó nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp cho trong



từng phòng, ban, trong cơng ty. Tổng hợp, cung cấp thông tin, tham mưu cho

Ban lãnh đạo cơng ty sử dụng nhân sự.

Do đó, khi nhà quản trị văn phòng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ

tầng và Giao thông tổ chưc thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định nhân sự cần



xem xét thật kỹmức độ phức tạp của công việc để xác định loại lao động với cơ

cấu trình độ lành nghề phù hợp.

2.2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu

- Hoạch định mục tiêu

+ Thiết lập mục tiêu tổ chức

+ Thiết lập mục tiêu bộ phận

+Thiết lập mục tiêu cá nhân thuộc bộ phận

+ Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật.

- Tổ chức thực hiện mục tiêu: Ban lãnh đạo cung cấp nguồn lực để nhân

viên hoàn thành mục tiêu

- Hướng dẫn và lãnh đạo

+ Trong quá trình thực hiện, lãnh đạo, người quản trị văn phòng

+ Hỗ trợ để nhân viên hoàn thành mục tiêu

- Thiết lập kế hoạch thực hiện

Lập kế hoạch thực hiện

Kế hoạch nhân sự là một phương tiện đơn giản để dự báo diễn biến nhân sự

của tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam, mà trong đó các nhà quản trị văn

phòng sẽ ước tính số lượng nhân viên sẽ làm việc trong kế hoạch tương lai có

tính đến sự thay đổi (thăng tiến, thuyên chuyển hay về nghỉ hưu…) ; kể cả khi có

những cơng việc mới, cơng việc có khả năng thay đổi…



+ Kế hoạch thực hiện thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

+ Kế hoạch tuyển dụng nhân viên;

+ Kế hoạch phân bổ cơ cấu tổ chức;

+ Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên;

+ Kế hoạch tinh giảm lao động dôi dư.

– Lập sơ đồ thay thế nhân sự

Sơ đồ thay thế cũng giống như sơ đồ tổ chức nhưng nó chỉ ra một cách cụ

thể những nhân viên có thể thực hiện những công việc mà được dự báo là thiếu

người hay cần phải thay thế.

Những nhân viên này được phát hiện dựa trên kết quả phân tích cơng việc

hiện tại, trên cơ sở đánh giá nhân viên hàng năm cũng như từ các nguyện vọng

của họ và những thông tin tin cậy khác thu thập được từ việc phân tích dữ liệu

của nguồn nhân lực hiện tại

– So sánh giữa cung-cầu nhân lực và các khả năng điều chỉnh

Sau khi đã thiết lập được dự báo nhu cầu tương lai về nhân sự và lập dự án

cung cấp nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải so sánh các ước lượng về

cung và cầu về lao động đó. Trường hợp nếu nhu cầu dự báo vượt quá khả năng

cung cấp thực tế, thì tổng cơng ty sẽ thiếu nhân cơng, và ngược lại, nếu nguồn

cung cấp mà lớn hơn nhu cầu dự báo thì cơng ty sẽ thừa nhân cơng.

Với hơn nhiều năm tồn tại và phát triển, Tổngcông ty đã hình thành,

- Định hướng phát triển của cơng ty là:

+ Tiếp tục kiện tồn tổ chức hoạt động của cơng ty theo hướng đa dạng hóa

hoạt động kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển trong tình hình mới.

+ Giữ vững danh hiệu Doanh nghiệp tiêu biểu nhất của ngành Hàng không

Việt Nam



+ Nâng cao năng lực quản lý toàn diện, đầu tư các nguồn lực, trú trọng vào

việc phát triển yếu tố con người, yếu tố then chốt để thực hiện thành công các

nhiệm vụtrong thời kỳhội nhập kinh tế quốc tế.

+ Xây dựng và phát triển thương hiệu của cơng ty, nhãn hiệu hàng hóa, mở

rộng kênh phân phối trong nước và quốc tế.

+ Xây dựng nền tài chính lành mạnh.

+ Bằng nhiều biện pháp tạo điều kiện và có chính sách tốt nhất chăm lo đời

sống và giữ người lao động

Với định hướng đó, cơng ty luôn xác định con người là yếu tố quan trọng

nhất tạo nên thành công . Họ luôn tin tưởng rằng đội ngũ các nhân viên chuyên

nghiệp, có kĩ năng nghề nghiệp cao chính là yếu tố quyết định sự thành công của

Tổng công ty Cảng Hàng không Việt Nam

2.2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp

2.2.3.1. Tuyển dụng nhân sự

- Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng

nhu cầu lao động của đơn vị về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức trong một

thời kỳ nhất định.

Nhóm nhân tố thuộc về người lao động có ảnh hưởng đến công tác hoạch

định nhân sự trog công ty như: Nhân thức của người lao động, trình độ và chế độ

kích thích người lao động làm việc.

- Có cơng việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc

phải thuận lợi, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý.

- Được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý kiến đề

xuất của họ.

- Có cơ hội học hành và thăng tiến, có tương lai trong nghề nghiệp.



Vì vậy hoạch định nhân sự có hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào việc nắm

bắt và thoả mãn được nhu cầu chính đáng cuả nhân viên hay khơng?Song nhà

quản trị văn phòng vẫn đảm bảo được mục tiêu của cơ quan, đơn vị đề ra.

– Cần phải thực hiện những hoạt động gì?

– Số lượng: bao nhiêu nhân viên cho từng vị trí cơng việc?

– Chất lượng: những phẩm chất và kỹ năng cần thiết là gì?

– Thời gian: khi nào thì cần?

- Chức trách đảm đương cơng việc đó là gì? cơng việc đó đòi hỏi những kỹ

năng gì?

-Ngồi ra, Nhà quản trị văn phòng tại công ty luôn

+ Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công tác

hoạch định nhân sự.

+ Chủ trì với các phòng ban, đơn vị xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức

thi tuyển, lựa chọn

+ Theo dõi tình hình phát triển của cơng ty và xác định nhu cầu nhân sự

+ Lập kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn, dài hạn

+ Lập bảng mô tả công việc của từng vị trí tuyển dụng, nêu rõ yêu cấu cụ thể

+ Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho cơng việc mà cơ quan văn phòng đang làm.

+ Trên cơ sở phân tích cơng việc, tiến hành thơng báo về việc tuyển dụng

nhân sự.

+ Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên.

+ Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của người dự tuyển.

+ So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.

- Sắp xếp lại nhân sự các phòng ban: Nhà quản trị văn phòng tham mưu

cho lãnh đạo trong việc sắp xếp lại nhân sự tại các phòng ban sao cho phù hợp



nhất với nhu cầu phát triển và tuyển dụng của công ty trong thời gian tới, để đảm

bảo chỉ tiêu tăng trưởng 30%/năm của công ty.

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng là 1 cơng ty có quy



mơ lớn, tầm nhìn xa và chiến lược.Nếu khơng có bước phân tích cơng việc để

đưa ra những mô tả, tiêu chuẩn cụ thể như thế thì rất khó để tuyển chọn và tuyển

dụng đúng người, đúng việc, nhất là với 1 công ty đa ngành nghề như tổng cơng

ty nên có thể thấy phân tích cơng việc là điều khơng thể xem nhẹtrong hệ thống

hoạch định nhân sự tại tổng công ty.

2.2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự

Đào tạo: Được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có

thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình. Đối với các doanh

nghiệp thì nhu cầu đào tạo khơng thể hiểu được bởi vì khơng phải lúc nào các doanh

nghiệp cũng tuyển được những người mới có đủ trình độ, kỹ năng phù hợp với những

cơng việc đặt ra.

Phát triển: Là các hoạt động học tập vươn ra khỏi phạm vi công việc trước mắt

của người lao động nhằm mở ra cho họ những công việc mới dự trên cơ sở những định

hướng tương lai của tổ chức.

Đào tạo, phát triển đều có điểm tương đồng dùng để chỉ 1 q trình tương tự

như nhau. Đó là quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, các kỹ năng mới,

thay đổi các quan điểm hay hành vi nâng cao khả năng thực hiện công việc của cá

nhân. Đào tạo, phát triển đều sử dụng các phương pháp tương tự nhau nhằm tác động

lên quá trình học tập để nâng cao các kiến thức kỹ năng thực hành. Tuy nhiên, đào tạo,

phát triển được phân biệt căn cứ vào mục đích của các hoạt động đó.



- Đào tạo và phát triển nhân sự:



Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng,

nhằm nâng cao trình độ chun mơn tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm

chất khác đối với mỗi người nhân viên trong công ty. Mỗi công việc trong cơng

ty đều có một loại lao động có trình độ, chun mơn ở mức nhất định, có kế

hoạch đào tạo cụ thể giúp cho người lao động làm quen với cơng việc, đúng

chun mơn, sở trường và thích nghi với công việc được giao. Hoạt động của

công ty diễn ra thường xuyên liên tục đòi hỏi các bộ phận nhân sự phải bố trí

hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận.

- Một số nhiệm vụ, vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong cơng tác đào

tạo, phát triển nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

+ Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát triển của Công ty

+ Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác đinh nhu cầu đào tạo

+ Lập kế hoạch về công tác đào tạo theo định kì tháng, q, năm trình lãnh

đạo cơng ty duyệt

+ Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nội bộ. đào tạo tại các

đơn vị chuyên nghiệp

+ Tìm kiếm và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy

+ Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo

+ Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ ( chế độ chính sách, nội quy, quy

định, văn hóa cơng ty và các kĩ năng mềm) trình lãnh đạo cơng ty duyệt

+ Lập danh sách nhân sự tham gia đào tạo

+ Soạn thảo quyết định cử cán bộ nhân viên tham dự các khóa đào tạo bên

ngồi kèm theo quy định trách nhiệm của nhân sự sau khi được công ty cử đi đào

tạo

+ Đánh giá và báo cáo kết quả đào tạo



Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông , nhân viên được

đào tạo những kiến thức kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời khuyến

khích tính sáng tạo cá nhân và đề cao tinh thần làm việc tập thể. Trong tương lai,

công ty sẽ tiếp tục chú trọng phát triển nguồn nhân sự - một yếu tố quan trọng

trong sự phát triển của công ty nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt

cho xã hội.

Mỗi năm, nhà quản trị văn phòng tham mưu cho Ban giám đốc tổ chức

hàng trăm khóa đào tạo cho tồn thể nhân viên cơng ty và liên kết với các trường

đại học, cao đẳng. Các khóa học được phân chia phù hợp với từng bộ phận, từng

vị trí riêng biệt để nhân viên có thể cải thiện, phát triển và hoàn thiện những kỹ

năng cơ bản trong công việc, thường xuyên gửi những chuyên viên, cán bộ quản

ly cấp cao và nhân viêntrong công ty đi đào tạo tại nước ngồi, đồng thời khuyến

khích các chun gia giỏi đến với cơng ty bằng những chính sách đãi ngộ hấp

dẫn phù hợp với nhu cầu của các chuyên gia giỏi và tình hình tài chính của cơng

tyđể giúp đỡ các nhân viên tại công ty nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của mình,

ln quan tâm đến đời sống nhân viên, tạo điều kiện cho họ có mức sống cao

nhất có thể thực hiện những chế độ lương, thưởng hợp lí, tạo hứng thú trong mơi

trường cơng việc.

2.2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự

Cơng ty bố trí đúng người đúng việc. Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng

nhân lực đúng với năng lực và sở trường, nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm tăng

năng suất lao động và động sự của nhân viên khi làm việc. Hơn nữa trong xã hội hiện

đại, nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú ý nhằm tạo động lực cho họ

trong q trình lao động.



Cơng ty ln bố trí và sử dụng nhân lực đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính

mềm dẻo và linh động trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo

tránh các đột biến về nhân lực trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí, bỏ

việc, thuyên chuyển công tác. Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hóa các loại

hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân cơng đối với các doanh nghiệp mà

hoạt động mang tính thời vụ.

Hiện nay Cơng ty sử dụng phương pháp bố trí và sử dụng nhân lực đúng việc, trả

lương cao để thu hút và giữ nhân tài. Và đây là biện pháp khá hiệu quả. Bởi vậy đối

với những cơng việc đòi hỏi mức độ phức tạp cao hay kỹ năng đặc biệt thì Cơng ty nên

có chế độ trả lương bổng riêng thảo đáng để thu hút lao động có chất lượng cao



Trong cơng tác bố trí nhân sự, nhà quản trị văn phòngthực hiện công tác

tiếp nhận nhân sự, hướng dẫn nhân sự mới: phòng, ban, người phụ trách, phạm

vi trách nhiệm, các nội quy, quy định của Công ty

- Theo dõi, kiểm tra báo cáo Ban lãnh đạo công ty việc phân công công việc

cho nhân sự mới

Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nhân sự: nhà quản trị văn phòng so sánh

nhu cầu nhân sự với thực trạng nguồn nhân sự của công ty để xác định liệu nhân

lực đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của công ty. Sau đó, sẽ lựa chọn

các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực và trình lên ban

lãnh đạo cơng ty. Có thể có những kế hoạch bố trí nhân sự như:

- Thuyên chuyển

- Thăng chức

- Giáng chức

- Tuyển mộ tuyển chọn

- Tuyển thêm nhân viên vào các bộ phận thích hợp đáp ứng nhu cầu phát

triển của công ty.



- Đào tạo nhân viên ở các bộ phận phòng ban đáp ứng yêu cầu chuyên môn

của từng bộ phận, hay luân chuyển nhân viên giữa các bộ phân, phòng ban với

nhau

Để sử dụng hiệu quả nguồn nhân sự của công ty, nhà quản trị văn phòng tại

tổng cơng ty ln bố trí nhân sự đảm bảo ba mục tiêu sau:

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp

ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của công ty. Mặc dù lao động của nước ta

nhiều nhưng lao động đáp ứng được yêu cầu của công ty không phải là nhiều.

Mặt khác sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong thu hút nhân sự ngày càng

tăng, bài toán đảm bảo đủ số lượng, chất lượng trở thành cơ bản nhất và khó

khăn nhất đòi hỏi các nhà quản trị văn phòng phải làm tốt cơng tác hoạch định,

bố trí sử dụng nhân sự trong cơng ty.

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần đạt

được là đảm bảo sử dụng nhân sự đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của

mỗi cá nhân nhằm làm gia tăng năng suất lao động và tạo động lực của nhân viên

khi làm việc. Hơn nữa, trong xã hội hiện đại, nguyện vọng của người lao động cũng

cần được chú ý nhằm tạo động lực cho họ trong quá trình lao động. Người lao động

khi được sắp xếp vào vị trí đúng chun mơn, sở trường của họ thì sẽ phát huy được

hết khả năng, sự nhiệt tình và hăng say trong công việc, hơn nữa đúng người, đúng

việc đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu của cơng ty

- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo

và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo các đột

biến về nhân sự trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí, bỏ việc,

thun chuyển cơng tác

2.2.3.4. Đãi ngộ nhân sự



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x