Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT

Tải bản đầy đủ - 0trang

Chỉ đạo đề xuất khởi thảo văn bản

( BMTC – 01)

Ban lãnh đạo

Xác định vấn đề soạn thải văn bản và

thực hiện STVB

Trưởng phòng đơn vị



Lấy ý kiến đóng góp dự thảo

Các đơn vị và cá nhân liên

quan

Tiếp nhận góp ý kiến hoàn chỉnh dự

thảo

( BMTC – 02)



Nhân viên được phân cơng



Xét trình lãnh đạo

( BMTC – 03)



Ban lãnh đạo



Duyệt văn bản

Ban lãnh đạo

Chỉnh lý dự thảo trình ký

Đơn vị cá nhân soạn thảo văn

bản

Đăng ký văn bản phát hành và lưu

văn bản

( BMTC – 04)

Bộ phận văn thư



Nhận thấy được nhiều hạn chế trong

24



công tác soạn thảo và ban hành văn bản như : chất lượng soạn thảo văn bản

được ban hành chưa cao, thể thức văn bản chưa thống nhất giữa các nhân viên

soạn thảo, mất nhiều thời gian trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản .

Ban lãnh đạo cơng ty đã nhanh chóng kịp thời ứng dụng mơ hình tiêu chuẩn ISO

này vào cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản với mục đích cập nhập nhưng

xu thế mới tròn cioong tác này cũng như nhằm cải tiến và hoàn thiện hơn đối với

công tác cong gặp nhiều hạn chế này.

Qua thời gian áp dụng mơ hình tiêu chuẩn này vào cơng tác soạn thảo và

ban hành văn bản thì cơng việc được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn .

Và qua khảo sát thì cho thất tới 90 % nhân viên cơng ty chon rằng việc áp

dụng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản này cảm thấy thuận tiện và dễ

dàng hơn , hiệu quả cao hơn , tránh được những sai sót về thể thức văn bản hơn

nữa còn thống nhất được thể thức văn bản giữa các phòng ban hơn khi các văn

bản như : quyết định , cơng văn , giấy mời … được mẫu hóa về thể thức nhân

viên chi việc làm theo mẫu hóa đó nên thời gian hồn thành soạn thảo văn bản

và ban hành văn bản được rút ngắn hơn rất nhiều.

Nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn chế trong việc áp dụng quy trình

này như : Việc quản lý con dấu của văn thư vẫn chưa được thống nhất , nên khi

quản lý văn bản đối với bộ phận văn thư vẫn còn gặp nhiều khó khăn khi khơng

thể kiểm soát được hết số lượng văn bản đã ban hành.

Tuy nhiên trong suốt 2 năm ứng dụng mơ hình tiêu chuẩn ISO này vào

cơng tác văn phòng thì cơng ty cũng mang lại khá nhiều thành tựu và bộ máy

văn phòng cũng dần hồn thiện hơn khi chưa ứng dụng tiêu chuẩn này rất

nhiều . Nhưng bên cạnh đó vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định , nên

ban lãnh đạo trong thời gian sắp tới cần quan tâm chỉ đọa , hưỡng dẫn sát sao

hơn nữa về công tác soạn thảo và ban hành văn bản này hơn nữa , để đưa công

tác này dần trở nên thương mại hóa hiện đạin văn minh hơn.



25



2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong quản lý văn bản

đến.

Là một cơng ty hoạt động về linhc vực du lịch thì các văn bản giấy tờ

hàng năm của công ty được ban hành cũng như tiếp nhận khá nhiều. Nên việc

ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào việc giải quyết văn bản đến có tầm ảnh hưởng rất

quan trọng .Và cơng ty cũng đã áp dụng ứng dụng ISO vào công tác giải quyết

văn bản đến theo quy trình như sau :

Quy trình quản lý văn bản đến



Trách nhiệm



Trình tự thực hiện



Tiếp nhận văn bản đến

Cán bộ văn thư



từ bưu điện hoặc gửi

trực tiếp



Cán bộ văn thư



Cán bộ văn thư



Phân loại văn bản đến



Tài liệu, biểu mẫu

liên quan



Sổ theo dõi văn bản

đến BM-HC-01-0111



Phiếu xử lý văn bản

BM- HC-01-02



Bóc bì văn bản đến



Phần

Cán bộ văn thư



mềm



quản



Đóng dấu văn bản đến lý văn bản hoặc sổ

vào sổ văn bản



26



cơng văn đến



Văn phòng – Tổng

hợp



Chánh Thanh tra tỉnh



Trình Chánh Thanh tra



giao việc cho các Phó

Chánh thanh tra và

các các



phòng. Phê



duyệt văn bản



Nhân văn bản, giao

Cán bộ văn thư



cho các đơn vị thực

hiện theo ý kiến chỉ

đạo của Chánh Thanh

tra



Cán bộ văn thư



Chuyển văn bản



Sổ chuyển giao văn

bản đến các phòng

chun mơn



Cán bộ văn thư

Phòng chun môn



Lưu hồ sơ



Khi chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác giải quyết văn bản đến thì

tình trạng thất thoát văn bản được sẩy ra rất nhiều , quy trình giải quyết văn bản

cũng khơng được thực hiện một cách tuần tự , văn bản vẫn còn chuea được đến

tay hết những phòng ban có liên quan..

Nhưng khi ứng dụng được thực hiện thì những tình trạng đó cũng dẫn nào

đã được cải thiện đáng kể như :văn bản đến được chặt chẽ hơn, làm giảm tình

trạng xử lý văn bản đến khơng kịp thời, quy trình cũng phân công rõ trách nhiệm

27



của mỗi cá nhân, bộ phận trong vai trò quản lý văn vản đến của doanh nghiệp,

nhân viên văn thư cũng đã nắm bắt được khá rõ về quy trình này nên việc xử lý

văn bản đến được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Như vậy trong những năm qua khi triển khai ứng dụng ISO trong công

tác quản lý văn bản đến đã đem lại những chuyển biến tích cực, chất lượng quản

lý văn bản đến được nâng cao, xong trong thời gian tới để công tác này được

thực hiện tốt hơn, giảm thiểu những vấn đề còn tồn đọng bản thân bộ phận văn

phòng cần phải đi đầu trong việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra công tác quản

lý văn bản một cách chặt chẽ hơn nữa điều này sẽ làm nâng cao chất lượng quản

lý văn bản đến của doanh nghiệp trong thời gian tới.

2.2.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự

kiện.

Một công ty hoạt động về lĩnh vực du lịch thì khơng còn xa lạ với những

hoạt động tổ chức sự kiện vì đó như là một cơng việc thường làm của cơng ty vì

qua nhưng lần tổ chức sự kiện không chỉ đem lại lợi ích về kinh tế cho công ty

mà con đem lại lợi ích về quảng bá thương hiệu cho cơng ty . Chính vị vậy

những hoạt động tổ chức sự kiện này đã được ban lãnh đạo quan tâm khá nhiều

bằng cách cũng đã ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào tromng công tác này .

Nhưng trước khi chưa ứng dụng ISO thì q trình tổ chức sự kiện gặp rất

nhiều khó khăn, và ln bị dối trong q trình thực hiện nhất là quá trình lập kế

hoạch tổ chức sự kiện tốn nhiều thời gian, không chủ động về thời gian, nhiều ý

kiến chỉ đạo khiến khâu chuẩn bị và thực hiện ln rơi vào tình trạng rối, khi có

sai sót thì rất khó để quy trách nhiệm cho cá nhân hay bộ phận nào.

Vì vậy việc ứng dụng ISO vào cơng tác này có vai trò rất quan trọng để có

thể khác phục được những hạn chế mà cơng ty đã gặp phải khi chưa ứng dụng

tiêu cuẩn này



28



Quy trình tổ chức sự kiện gồm:

Phần một: Xác định mục tiêu của sự kiện

Phần hai: Xác định nội dung của tổ chức sự kiện.

Phần ba: So sánh nội dung với yêu cầu.

Phần 4: Lên chương trình.

Phần năm: Tiến hành tổ chức sự kiện.

Phần sáu: Đánh giá rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

Ngồi quy trình tổ chức sự kiên trên, doanh nghiệp Intracom còn xây

dựng các biểu mẫu. Việc mẫu hóa quy trình tổ chức sự kiện giúp cán bộ, nhân

viên thực hiện công việc tổ chức sự kiện được dễ dàng hơn và tránh những thiếu

xót trong q trình tiến hành sự kiện

Tóm lại cơng tác tổ chức sự kiện khi được ứng dụng ISO bước đầu đã

khắc phục được những bất cập trước kia gặp phải, công tác thực hiện được đơn

giản hơn. Nhưng trong thời gian tới ban lãnh đao coogn ty cần hiện đại hóa hơn

trong cơng tác này để giảm thiểu tối đa những bước thực hiện mà vẫn đem lại

hiệu quả cao trong công việc.

2.2.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác quản lý, kiểm sốt tài

liệu.

Hàng ngày lượng văn bản đến cơng ty tương đối nhiều bao gồm các văn

bản mật và văn bản hỏa tốc và các văn bản khác khá nhiều nên cơng tác quản lý

, kiểm sốt cần phải được chú trọng và khơng được xem nhẹ cơng tác này .Vì

việc tiết lộ thơng tin ra bên ngồi dù cố ý hay vơ tình có thể đem lại tổn thất lớn

đối với doanh nghiệp.



29



Và khi chưa có ứng dụng ISO được áp dụng vào cơng ty thì cơng tác quản

lý và kiểm sốt tài liệu gặp rất nhiều khó khăn một số tài liệu quan trọng của

công ty chưa được kiểm soát đã được ban hành và chuyển giao điều này vơ cùng

nguy hiểm do khơng có nhân viên chịu trách nhiệm việc kiểm sốt tài liệu dẫn

đến tình trạng tài liệu của doanh nghiệp khơng được kiểm sốt chặt chẽ.

Nhận thấy được tình hình hạn chế đó ban lãnh đạo công ty cũng đã kịp

thời ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác này với hy vọng việc kiểm sốt tài

liệu trở nên dễ dàng và hiện đại hóa hơn.

Chính vì điều đó Cơng ty du lịch quốc tế Đại Việt đã áp dụng ISO vò

trong việc quản lý kiểm sốt tài liệu được thể hiện qua quy trình sau :

Tài liệu mô tả công

Trách nhiệm



Lưu đồ



việc



viên



Yêu cầu sửa đổi soạn thảo tài liệu



BMTT- 01



Giam đốc



Phê duyệt



Tồn thể nhân



Trưởng phòng

Phân cơng soạn thảo tài liệu

Cán



bộ



soạn



thảo



Soạn thảo tài liệu



Trưởng phòng

Cán bộ soạn



Kiểm tra



thảo

Cán



Xin ý kiến đóng góp

bộ



BMTT- 02



soạn



thảo



Tiếp nhận và tổng hợp



BMTT- 03



Trưởng phòng



Kiểm tra



BMTT- 04



30



Giam đốc



Phê duyệt



Nhân viên văn

thư



Tiếp nhận đóng dấu tài liệu



Thư ký ban ISO

Văn thư



Phân phối tài liệu

Chấp nhận tài liệu



31



Tài liệu quản lý theo quy trình này bao gồm:

+ Chính sách , mục tiêu chất lượng.

+ Sổ tay chất lượng.

+ Các quy trình và hướng dẫn cơng việc kèm theo (nếu có).

+ Biểu mẫu kèm theo quy trình.

- Đối với tài liệu bên ngồi văn thư có trách nhiệm là đầu mối tiếp nhận

hoặc tập hợp các tài liệu từ bên ngoài từ các bộ phận khác, chuyển cho người

quản lý soát xét phân loại trước khi trình Giám đốc chỉ đạo chuyển cho các

phòng có liên quan, yêu cầu ký nhận thông qua sổ phân phối tài liệu bên ngoài

danh mục hệ thống tài liệu quản lý chất lượng bên ngồi.

Qua q trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO thì cơng ty đã mang lại nhiều cải

mới hơn trong cơng tác quản lý và kiểm sốt văn bản như : Hệ thống tài liệu của

doanh nghiệp được kiểm soát một cách chặt chẽ hơn, khi tiếp nhận cũng đều

được chuyển đến bộ phận ISO của văn phòng cơng ty để kiểm tra trước khi trình

lên cho ban lãnh đạo công ty, giúp nhân viên dễ dàng hơn trong các thao tác

làm việc đem lại hiệu quả cao hơn.

Nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại một số hạn chế như : việc thực hiện theo

quy trình hóa này sẽ gặp khó khăn hơn trong những trường hợp khi văn bản

quan trọng cần được chuyển giao nhanh chóng đến người nhân để thực hiện

công việc… Tuy nhiên những vẫn đề hạn chế này đã và đang được các ban lãnh

đạo công ty định hướng theo những phương pháp cải tiến nhất định để dần hồn

thiện hơn cơng tác này trong bộ máy văn phòng.

2.2.5. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý

nhân sự.



32



Thành công hay thất bại của cơng ty thì khơng thể kể đến nhân tố góp

phần cốt lõi trong sự thành cơng hay thất bại đó của cơng ty đó chính là đội ngũ

nhân lực của công ty , đây được coi như yêu tố then chốt đến sự thành công của

công ty. Chính vì vậy cơng tác tuyển dụng nhân sự hay đào tạo nhân sự có vai

trò rất quan trọng đối với cơng ty.

Ban lãnh đạo cũng đã có những định hướng tích cực nhất định cho việc

nâng cao hiệu quả công tác này bằng cacsdh đã ứng dụng tiêu chuẩn ISO 90001:

2008 vào công tác tuyển dụng nhận sự của cơng ty.

Quy trình tuyển dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Bước 1 : Đề nghị tuyển dụng

-



Đơn vị phòng ban chuyên mơn:







Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân sự sử dụng mẫu phiếu đề xuất tuyển dụng

(BMHC-01 ) điền đẩy đủ thơng tin gửi về phòng tổ chức cán bộ



-



Chun viên tuyển dụng :







Tiếp nhận mẫu ( BM01)







Trình nên trưởng phòng tổ chức cán bộ



-



Lãnh đạo cơ quan :







Phê duyệt , đề xuất tuyển dụng







Nếu đơng ý chun viên tuyển dụng tổng hợp đề xuất và chuyển sang tiếp nhân

hồ sơ







Nếu khơng đồng ý gửi cơng văn về nới tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2 : Tiếp nhận hồ sơ :

33



-



Chuyên viên tuyển dụng :







Thơng báo đại chúng đến các phòng ban , đơn vị về nhu cầu tuyển dụng







Thực hiện thủ tục điều động , luân chuyển nhân sự giữa các đơn vị phòng ban

nếu có nhân sự đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng







Nếu khơng có nhân sự đáp ứng được thì trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và

đăng thông báo tuyển dụng trên các kênh thông tin đại chúng.



-



Phòng TCCB :







Tiếp nhận , rà sốt hồ sơ theo quy định : Nếu chưa đủ thông tin đề nghị bổ sung

đầy đủ thông tin. Nếu đủ thông tin nhập vào phiếu hồ sơ cá nhân ( BMHC - 02)



-



Hội đồng tuyển dụng :







Chuẩn bị danh sách hồ sơ dự tuyển và thông báo lịch họp đến thành viên hội

đồng







Thơng báo thời gian phỏng vấn và gửi thư mời đến ứng viên







Việc phỏng vấn được thực hiện cơng khai dân chủ







Hội đồng tuyển dụng phải lập biên bản và nhận xét vào phiếu nhận xét ứng viên

(BM12 )

Bước 3 : Thông báo kết quả và ký hợp đồng lao động thử việc



-



Chuyên viên tuyển dụng : Niêm yết danh sách trúng tuyển tại nơi tiếp nhận hồ

sơ hoặc thông báo trực tiếp cho ứng viên ( BM13)



-



Phòng TCCB :







Soạn thảo hợp đồng thử việc theo quy định của luật lao động ( BMHC - 03)

34



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ ĐẠI VIỆT

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x