Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
- VTgửi VB đi và lưu VB gốc tại Văn phòng, phòng hoặc VT. Văn phòng đôn đốc các đơn vị thực hiện nộp lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy định.

- VTgửi VB đi và lưu VB gốc tại Văn phòng, phòng hoặc VT. Văn phòng đôn đốc các đơn vị thực hiện nộp lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Tải bản đầy đủ - 0trang

2.2.2.2. Hiệu quả của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong cơng tác văn phòng tại UNBD thành

phố Hạ Long.



Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là

một công cụ đã được các Sở ngành tiến hành xây dựng các quy trình, thủ tục tác

nghiệp, các hướng dẫn thực hiện xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định

của pháp luật, phù hợp với chức năng nhiệm vụ được. Ban Chỉ đạo Chương

trình ISO của Thành phố cũng đã đào tạo được một đội ngũ CBCC của Sở

KHCN, Chi cục TĐC, Sở Nội vụ,… về trình độ chuyên gia đánh giá trưởng,

chuyên gia đánh giá nội bộ, am hiểu sâu về Đại diện về chất lượng, thư ký

ISO… Đặc biệt được đào tạo nhận thức chung về HTQLCL theo TCVN ISO

9001:2008 trong hoạt động của các cơ quan hành chính.

Một số cơ quan hành chính đã tự xây dựng mở rộng phạm vi áp dụng phù

hợp theo bộ thủ tục hành chính đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đáp

ứng đầy đủ những yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

Kiểm soát được quá trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.Qua đó đánh giá

được hồ sơ trả đúng hẹn (hoặc trễ hẹn), dễ truy xuất ra nguyên nhân để khắc

phục hoặc phòng ngừa.

Các quy trình tác nghiệp được minh bạch, chi tiết, cụ thể nhằm khắc phục,

hạn chế được hiện tượng nhũng nhiễu, gây phiền hà tổ chức/ công dân.

Hồ sơ giải quyết cơng việc được lưu theo quy trình chung dễ tìm, đảm bảo

tính hệ thống khơng mất mát; cập nhật thơng tin, tài liệu bên ngồi một cách

nhanh chóng, khai thác, quản lý, sử dụng có hiệu quả.

TIỂU KẾT:



Nhìn chung, hoạt động triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý

chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động của

văn phòng tại UBND tỉnh Phú Thọ diễn ra tương đối ổnđịnh và hiện đã đem lại

những kết quả bước đầu và góp phần cải thiện hình ảnh, hiệu quả hoạt động của

cơ quan hành chính nhà nước.

26



Chương 3:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG HỆ

THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001TRONG VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HẠ LONG.

3.1. Nhận xét, đanh giá

3.1.1. Ưu điểm



Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong công tác văn thư

lưu trữ giúp cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả,

đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phục được sự chồng

chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện cơng việc. Chính vì

vậy, áp dụng 9001- 2008 trong cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với

xu thế chung của cơng cuộc cách hành chính nhà nước, đặc biệt là cải cách thủ

tục hành chính.

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyện vọng

của cán bộ, công chức, đang làm công tác văn thư lưu trữ. Quy định rõ trách

nhiệm của từng cá nhân trong các quy trình của ISO 9001- 2008 là một căn cứ

cho việc xác định nhiệm vụ trong phạm vi trách nhiệm của mình đồng thời tạo

điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán bộ, giảm lược thủ tục hành

chính trong các khâu nghiệp vụ.

Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn thư lưu trữ,

tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ. Đó cũng chính là mục tiêu hướng đến của

ngành lưu trữ. Áp dụng ISO 9001: 2008trong công tác văn thư lưu trữ là một

biện pháp thực hiện đổi mới công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành

chính nhà nước mục tiêu mà các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý ngành lưu trữ

hướng tới.

Áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn thư lưu trữ là bước tiến mới

để văn phòng UBND thành phố Hạ Long quản lý tốt chuyên môn nghiệp vụ

hướng tới công dân giao dịch.

- Văn phòng đã triển khai thực hiện theo đúng hướng dẫn của Thủ tướng

Chính phủ tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.

27



Song bên cạnh đó việc triển khai vẫn còn gặp một vài khó khăn như

nguồn nhân sự kiểm tra chất lượng tiêu chuẩn chưa đủ, các thủ tục hành chính…

3.1.2. Nhược điểm



- Cơ sở vật chất, cơ sở dữ liệu,… chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu công tác.

- Nguồn nhân sự còn hạn chế, chưa được đào tạo sâu chuyên môn, nghiệp vụ về

tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng trong khi khối lượng cơng việc ngày càng tăng,

nhiều vị trí công tác phải kiêm nhiệm thêm.

- Một số hoạt động chưa có bước cải tiến trong những năm qua.

Chính vì vậy, cơ sở pháp lý chưa đầy đủ là một trở ngại lớn cho việc áp

dụng ISO trong công tác văn thư lưu trữ. Cơ sở vật chất của việc áp dụng ISO

9000 không chỉ giới hạn đơn thuần là các trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho cán

bộ thực hiện các nghiệp vụ cần thiết trong quá trình áp dụng ISO. Cơ sở vật chất

của việc áp dụng ISO 9000 được hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, là toàn bộ

nguồn năng lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO có

thể vận hành được tại một cơ quan, tổ chức.

- Đội ngũ cán bộ chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng

như kiến thức về ISO 9000 và tin học; hệ thống văn bản nghiệp vụ chưa thật sự

đầy đủ và đồng bộ, việc chỉ đạo và quản lý công việc chưa thực sự khoa học,

máy móc trang thiết bị cho q trình thực hiện ISO còn thiếu về số lượng, tốc độ

chậm, chưa được nâng cấp kịp thời. Tất cả những yếu tố đó sẽ ảnh hưởng đến sự

vận hành của hệ thống quản lý chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu quả của việc áp

dụng ISO 9000.

3.2. Đề xuất giải pháp

3.2.1. Đào tạo cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức



- Các hoạt động có tác nghiệp hay kiểm sốt chất lượng chỉ được thực

hiện có hiệu quả khi đội ngũ nhân viên và cán bộ quản lý có năng lực. Đặc biệt

trong dịch vụ hành chính con người là yếu tố quan trọng nhất, có tính quyết

định. Vì thế, con người phải có khả năng hồn thành nhiệm vụ trên cơ sở được

giáo dục, đào tạo chuyên sau, bài bản có đủ kỹ năng và kinh nghiệm.

- Trong phạm vi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO

28



9001: 2008, hoạt động đào tạo có 2 nội dung chính:

- Đào tạo về phương pháp và cách thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

- Đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao năng lực cho đội ngũ

công chức.

- Giao tiếp hành chính là giao tiếp giữa con người với nhau trong hoạt

động hành chính. Giao tiếp hành chính là giao tiếp của đội ngũ cơng chức hành

chính với các đối tượng để trao đổi tư tưởng, tình cảm, hành vi thơng qua hệ

thống tín hiệu ngơn ngữ hành chính - cơng vụ, được điều chỉnh bởi pháp luật và

các thiết chế hành chính nhà nước trong mối quan hệ hành chính để thiết lập và

duy trì các hoạt động hành chính - cơng vụ nhằm thỏa mãn những nhu cầu và

mục tiêu nhất định của Nhà nước..

Lợi ích của việc đào tạo kỹ năng giao tiếng hành chính văn phòng trong

việc triển khai xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008:

- Định hướng các hoạt động xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:

2008 của cơ quan, tổ chức hành chính.

- Duy trì các giá trị và truyền thống của cơ quan, tổ chức: Mỗi cơ quan, tổ chức

đều có một số hoặc một hệ thống các giá trị mà nó duy trì và muốn khuếch

trương. Giao tiếp là cách tốt nhất giúp định hình và duy trì các giá trị của cơ

quan, tổ chức, khiến nó khơng bị biến hạng trong q trình áp dụng các hệ thống

quản lý tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn quốc gia.

- Khuyến khích, động viên các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức chủ động,

tích cực xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008.

- Tạo môi trường cho các ý tưởng mới, sáng kiến mới cải tiến mới cho hệ thống

quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 thông qua các buổi

trao đổi, thảo luận, hội nghị, hội thảo khoa học,…

3.2.2. Tổ chức đánh giá thường xuyên:



Thu thập thông tin về phản hồi của nhân dân về việc các bộ phận trong

văn phòng có đáp ứng yêu cầu của công dân hay không, coi đó là một trong

những thước đo mức độ thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng. Có nhiều

hình thức thu thập thông tin như tổ chức các cuộc họp với khách hàng, phát

29



phiếu thăm dò ý kiến, sổ góp ý, cung cấp số điện thoại đường dây nóng như

ngành Y tế là một ví dụ… Bên cạnh đó cần kết hợp giữa việc tự đánh giá của

đơn vị với lấy ý kiến của nhân dân để phân tích, đưa ra kết quả đánh giá khách

quan, đúng đắn.

3.2.3. Theo dõi và đo lường các q trình



Có văn bản hướng dẫn các phòng ban áp dụng các phương pháp thích hợp

cho việc theo dõi và, khi có thể, đo lường các quá trình của hệ thống quản lý

chất lượng. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 yêu cầu dẫn các cơ quan được

giao nhiệm vụ xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn phải tiến hành việc theo dõi,

đánh giá các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng khi cần thiết. Khi phát

hiện q trình nào khơng còn phù hợp thì phải có biện pháp khắc phục, đảm bảo

cho việc tạo ra dịch vụ hành chính đáp ứng yêu cầu đã xác định.

3.2.4. Bố trí, tăng cường nhân sự



UBND thành phố cần yêu cầu các cơ quan chức năng tăng cường đội ngũ

nhân sự phục vụ cho các hoạt động xây dựng, áp dụng, kiểm tra, giám sát, cải

tiến tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong các văn phòng cơ quan, tổ chức

thuộc hệ thống hành chính nhà nước của UBND để kịp thời phát hiện ra những

bất cập và khắc phục kịp thời, tạo tiền đề để cải tiến hệ thống và đẩy nhanh tốc

độ triển khai.

3.2.5. Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng



- UBND thành phố Hạ Long đã và đang tiến hành triển khai ISO điện tử

vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, để đảm bảo công tác này

triển khai thuân lợi và có hiệu quả thì Thành phố cần phải đầu tư, hiện đại hóa

trang thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin để đáp ứng

kịp với yêu cầu tiêu chuẩn hóa ISO điện tử tại thành phố.



30



PHẦN KẾT LUẬN

Thành phố Hạ Long đang được sự quan tâm từ các nhà đầu tư, trong nước

ngoài nước. Để thu hút đầu tư và phát triển văn hóa, kinh tế đòi hỏi hệ thống

quản lý chất lượng trong các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà

nước tại UBND thành phố Hạ Long phải cải tiến, phát triển tương ứng để đáp

ứng được các yêu cầu của thời đại mới.

Em kính mong thầy cơ giáo chỉ bảo và đóng góp để em hồn thiện vốn

kiến thức còn eo hẹp của mình về hệ thơng Quản lý chất lượng ISO 9001: 2008.

Bài tiểu luận được thực hiện trong thời gian ngắn, ko thể tránh khỏi những

sai sót, em hy vọng sẽ góp được một phần nhỏ vào việc hồn thiện bộ máy văn

phòng tại UBND thành phố Hạ Long.



31



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

- VTgửi VB đi và lưu VB gốc tại Văn phòng, phòng hoặc VT. Văn phòng đôn đốc các đơn vị thực hiện nộp lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x