Tải bản đầy đủ - 44 (trang)
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận  Giám đốc:

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận  Giám đốc:

Tải bản đầy đủ - 44trang

+ Tổ chức tốt cơ cấu bộ máy nhân sự với cơ cấu linh hoạt, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả.
+ Trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối hố chất, cơng ty chủ động tìm kiếm nguồn hàng chất lượng cao với giá cả hợp lý cũng như thị trường tiêu thụ
từ Bắc vào Nam. + Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước, chịu trách
nhiệm thực hiện và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ pháp luật hiện hành. + Không ngừng nâng cao mức sống của cán bộ, nhân viên trong công ty,
đồng thời thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chun mơn cho họ để họ có thể đóng góp nhiều hơn cho cơng ty.
2. Đặc điểm tổ chức và hoạt động của công ty 2.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức:
Hồng Phát là một doanh nghiệp tư nhân với cơ cấu bộ máy tổ chức gọn nhẹ và hoạt động khá hiệu quả. Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua
sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức công ty

2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận  Giám đốc:


Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng giám đốc và trước pháp luật hiện hành về
điều hành hoạt động của cơng ty. Giám đốc là người có quyền điều hành, kiểm soát mọi hoạt động nhằm đạt được mục tiêu, chiến lược của công ty. Giúp việc
cho giám đốc là kế tốn trưởng, trưởng phòng kinh doanh và các nhóm chức năng.
 Phòng kế tốn
Phòng kế tốn gồm có một kế tốn trưởng và một kế tốn viên:
- Kế tốn trưởng:
GIÁM ĐỐC
Phòng kinh doanh
Phòng kế tốn
Bộ phận bán hàng
Bộ phận xuất nhập khẩu
Bộ phận dịch vụ bán hàng
15
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về cơng tác tài sản, kế tốn, thống kê của cơng ty. Kế tốn trưởng trực tiếp phụ trách phòng
kế tốn của cơng ty. Kế tốn trưởng đề xuất tổ chức bộ máy của công ty phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của cơng ty, tổ chức hướng dẫn
các quy định mới về công tác tài chính kế tốn, thống kê của Nhà nước, nghiên cứu và làm tham mưu cho giám đốc trong phân tích tài chính nhằm tạo
ra một cơ chế tài chính lành mạnh và linh hoạt.
- Kế toán viên:
Kế toán viên là người giúp việc cho kế toán trưởng, thực hiện những nhiệm vụ mà kế toán trưởng giao cho như: thực hiện các nghiệp vụ kế toán,
ghi các bút toán khi hoá đơn về, vào sổ sách các hoá đơn, làm các báo cáo tài chính gửi kế tốn trưởng…..
 Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh bao gồm có 3 bộ phận chính là: bộ phận bán hàng, bộ phận nhập khẩu, bộ phận dịch vụ khách hàng. Phụ trách phòng kinh doanh là
trưởng phòng kinh doanh. - Trưởng phòng kinh doanh:
Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty như đàm phán với đối tác, quản lý nhân viên trong phòng,
chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động kinh doanh của phòng…
- Bộ phận nhập khẩu:
Nhiệm vụ chung là phải mua được hàng Đủ - Tốt - Rẻ, phát triển mạng lưới kinh doanh qua Internet. Nội dung công việc cụ thể của bộ phận xuất nhập
khẩu là: + Lên kế hoạch đặt hàng
+ Đàm phán, soạn thảo, ký kết hợp đồng + Giao dịch với các công ty uỷ thác xuất nhập khẩu
+ Phối hợp với bộ phận để đặt cọc hay thanh toán + Theo dõi việc thực hiện hợp đồng
+ Làm các thủ tục xuất nhập khẩu để đưa hàng về kho + Đầu mối liên lạc quốc tế
+ Lên chương trình thăm và làm việc khi có đồn khách đến thăm + Đảm nhiệm vai trò phiên dịch
+ Dịch tài liệu + Tìm kiếm cơ hội kinh doanh trên mạng Internet
+ Tìm kiếm nhà cung cấp và sản phẩm mới + Các nhiệm vụ khác do giám đốc, kế tốn trưởng hay trưởng phòng
giao.
Các hồ sơ và báo cáo phải thực hiện:
16
1 Hồ sơ nhà cung cấp: bao gồm các thông tin đầy đủ về các sản phẩm,
hệ thống phân phối, tổ chức các đầu mối liên lạc, các nhận xét đánh giá và các thông tin cần thiết khác.
2 Hồ sơ sản phẩm: bao gồm các thông tin liên quan đến sản phẩm như:
qui cách kĩ thuật, an toàn vật liệu, hướng dẫn sử dụng và các thông tin cần thiết khác.
3 Hồ sơ dự tốn tài chính: Nêu rõ mục đích, số tiền và thời gian cần
để đặt cọc hay thanh toán chứng từ.
4 Hồ sơ theo dõi hàng về: Nêu rõ số lượng và thời gian cần đặt cọc
hay thanh toán chứng từ.
5 Báo cáo mua hàng: Nêu rõ nhà cung cấp, tên công ty nhập khẩu, tên
hàng, số lượng và giá trị hợp đồng. So sánh giá mua với hợp đồng trước. Dự báo tăng giá hay giảm giá. Báo cáo cuối tháng gửi giám đốc và kế toán
trưởng.
6 Báo cáo tổng hợp về các giao dịch khác trên Internet. Báo cáo
cuối tháng gửi giám đốc.
7 Các báo cáo tổng kết bất thường khác có liên quan. Báo cáo theo
yêu cầu của giám đốc, kế tốn trưởng hay trưởng phòng. Gửi cho giám đốc, kế tốn trưởng, trưởng phòng.
 Bộ phận dịch vụ khách hàng 2 nhân viên:
Nhiệm vụ chung là xây dựng tính chung thuỷ của khách hàng. Cụ thể:
+ Tiếp nhận đơn đặt hàng và tiến hành giao hàng + Quản lý kho hàng
+ Thăm khách hàng, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng dựa trên dịch vụ phi thương mại.
+ Quản lý, cập nhật nội dung và phát triển website: http:
www.hong-phat.com .
+ Phụ trách dich vụ bản tin chuyên ngành. Biên tập nội dung và hình thức bản tin. Nhận yêu cầu lựa chọn và quyết định danh sách khách hàng
nhận bản tin. Gửi tin bằng email và đường thư.
+ Thiết lập các dịch vụ khách hàng khác. + Các nhiệm vụ khác do giám đốc, kế tốn trưởng hay trưởng phòng
giao. Các hồ sơ và báo cáo phải thực hiện:
1 Hồ sơ kho hàng: Nêu rõ lượng hàng tồn kho hiện tại, cập nhật thường
xuyên sau khi nhập hay xuất hàng.
2 Hồ sơ giao hàng: Nêu tên khách hàng, tên hàng, số lượng hàng và
thời gian hàng được giao dự kiến và đã thực hiện
3 Báo cáo thăm khách hàng: Nêu rõ mục đích, nội dung và kế hoạch
hành động.
4 Báo cáo về việc thực hiện bản tin chuyên ngành và các dịch vụ khác.
17
5 Báo cáo tổng hợp về website 6 Báo cáo tổng kết bất thường khác có liên quan. Báo cáo theo yêu
cầu của giám đốc, kế tốn trưởng, trưởng phòng.
 Bộ phận bán hàng 2 nhân viên:
Nhiệm vụ chung là tăng doanh số thực thu- tăng số lượng khách hàng. Nhiệm vụ cụ thể:
+ Nắm vững bản chất, đặc tính kĩ thuật và ứng dụng của các sản phẩm.
+ Đi thăm các nhà máy, xí nghiệp khách hàng. + Thiết lập các mối quan hệ chặt chẽ và thân thiện với các đầu mối.
+ Thuyết phục các khách hàng thử mẫu và mua hàng + Yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn.
+ Thu thập các thông tin thị trường đội bạn, các sản phẩm cạnh tranh….
+ Các nhiệm vụ khác do giám đốc, kế tốn trưởng, trưởng phòng giao.
Các hồ sơ và báo cáo phải thực hiện: 1 Hồ sơ khách hàng: bao gồm các thông tin cơ bản về sản phẩm,
nguyên liệu, máy móc thiết bị, các đầu mối, các dự án, các nhận xét đánh giá và các thông tin cần thiết khác.
2 Hồ sơ lượng dùng hàng tháng và lượng dùng thử nghiệm của các
khách hàng đối với sản phẩm của công ty.
3 Hồ sơ về đội bạn trực tiếp và chiến lược: bao gồm các thông tin đầy
đủ về tổ chức, hoạt động, sản phẩm, giá cả, điểm yếu và các thông tin cần thiết khác.
4 Hồ sơ sản phẩm cạnh tranh: bao gồm các thơng tin về tính năng tác
dụng của sản phẩm cạnh tranh và đặc biệt là sự so sánh với các sản phẩm mà công ty đang kinh doanh.
5 Hồ sơ công nợ khách hàng. Bao gồm các thơng tin để theo dõi việc
thanh tốn số nợ đến hạn và quá hạn của khách hàng.
6 Hồ sơ bán hàng: Bao gồm các thông tin về loại hàng, số lượng, đơn
giá, trị giá đã giao cho các khách hàng trong tháng.
7 Báo cáo thăm khách hàng: Bao gồm các thông tin về cuộc viếng
thăm khách hàng, những việc cần làm đối với khách hàng đó.
8 Báo cáo về chào hàng và hỏi hàng: Nêu rõ đã chào hàng gì, cho ai,
khách hàng có u cầu những loại hàng gì.
9 Các báo cáo tổng kết bất thường khác có liên quan. 3. Sản phẩm chính và thị trường tiêu thụ sản phẩm của cơng ty.
3.1. Sản phẩm chính Như chúng ta đã biết trong phần chức năng, nhiệm vụ của cơng ty phần
1.2, cơng ty TNHH Hố chất Hồng Phát là một doanh nghiệp có chức năng chính là nhập khẩu và phân phối hố chất. Do đó, sản phẩm chính của cơng ty
18
là các sản phẩm hố chất, đó là những hố chất phục vụ cho ngành nhựa, cao su và giấy. Sản phẩm hoá chất rất đa dạng, có thể kể tới một số sản phẩm chính
mà cơng ty tiêu thụ được nhiều nhất như sau:
 Hố chất phụ gia cho PVC ngành nhựa
- Chất trợ gia công – Hexa PA_551 - Chất trợ gia công – Hexa IM CPE
 Hoá chất ngành cao su
- Chất xúc tiến lưu hoá cao su – Hexa cure - Chất chống lão hoá Antilux
 Hoá chất ngành giấy
- Chất tự phân tán bột giấy Accopearl R – 200 - Chất làm mềm giấy GZ – 3000
- Phụ gia làm khô giấy
…………………. Các sản phẩm này có một đặc thù riêng khác với các sản phẩm tiêu dùng
khác. Các sản phẩm này được tiêu thụ chủ yếu bởi các công ty sản xuất. Có rất nhiều loại hố chất khác nhau và vì thế nên đơi khi sản phẩm mà cơng ty phân
phối còn phụ thuộc thuộc vào yêu cầu của người tiêu dùng. Công ty không thể nhập khẩu tất cả các loại hố chất có trong các ngành nhựa, cao su và giấy về
kho của mình để dự trữ mà có thể bán cả những loại hố chất khơng có trong kho. Khi khách hàng có nhu cầu, cơng ty sẽ nhập khẩu mặt hàng đó về để phục
vụ. Vì vậy, ngồi những mặt hàng trên đây cơng ty còn rất nhiều sản phẩm khác nữa.

3.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận  Giám đốc:

Tải bản đầy đủ ngay(44 tr)

×