Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Nhận xét, đánh giá

Nhận xét, đánh giá

Tải bản đầy đủ - 0trang

a) Ưu, nhược điểm trong công tác Văn thư, lưu trữ

Cục Bảo trợ tuy chỉ mới được thành lập từ tháng 08/2013 Tuy nhiên qua

thời gian khảo sát, tôi nhận thấy công tác Văn thư, lưu trữ của Cục Bảo trợ Xã

hội hoạt động rất có kỷ cương, nề nếp. Toàn bộ các khâu trong hoạt động được

thực hiện khoa học, thống nhất từ trên xuống dưới. Để đạt được hiệu quả như

vậy là có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Cục và sự đoàn kết, nỗ lực

cố gắng của toàn bộ cán bộ, chuyên viên văn phòng. Tuy nhiên cơng tác Văn

thư, lưu trữ trong quá trình hoạt động, cũng bộc lộ một số hạn chế cần được

khắc phục, để góp phần vào sự ổn định và phát triển của Cơ quan, cũng như sự

phát triển chung của đất nước.

Đề xuất của tôi trong báo cáo kiến tập về việc cần bổ sung thêm cán bộ

lưu trữ chuyên trách đã được Cục Bảo Trợ quan tâm và tuyển dụng đưa vào làm

việc .

* Ưu điểm

• Về công tác Văn thư:

Do được sự quan tâm của Lãnh đạo Cục và sự chỉ đạo khoa học của

Chánh văn phòng mà Cơng tác văn thư của Cục Cơng Bảo trợ Xã hội được thực

hiện tương đối tốt

+ Ngoài việc thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của Nhà nước về công tác

Văn thư. Cục đã ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể chi tiết về công tác văn

thư đối với các cán bộ chuyên viên trong cơ quan, như hướng dẫn cụ thể về thể

thức, kỹ thuật trình bày văn bản, về việc quản lý và sử dụng con dấu và lập hồ

sơ hiện hành

+ Tất cả các khâu nghiệp vụ như giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập

hồ sơ đã được thực hiện đúng quy trình, nhanh chính xác đảm bảo tiến độ hoạt

động của Văn thư. Mỗi văn bản đến được cập nhập vào một loại sổ riêng biệt,

dễ quản lý và theo dõi.

+ Thủ tục phát hành văn bản được thực hiện đúng theo quy định, sau khi

chuyên viên soạn thảo văn bản, trình Chánh văn phòng “ký nháy” để duyệt về

thể thức, sau đó mới trình Lãnh đạo Cục ký chính thức và chuyển về văn thư

đóng dấu. + Quy trình soạn thảo văn bản được chun viên có khả năng về

chun mơn nghiệp vụ thực hiện nên hồn thành rất tốt.



+ Thực hiện tốt công tác cải cách hành chính và ứng dụng cơng nghệ

thơng tin vào cơng tác Văn thư. Cán bộ văn thư được tiếp cận với các phần mềm

hiện đại, sáng tạo thuận tiện cho việc quản lý và đăng ký văn bản.

+ Công tác sử dụng và quan lý con dấu rất chặt chẽ, theo đúng quy định

của nhà nước hiện hành

+ Quá trình lập hồ sơ được thực hiện theo trình tự nhất định.

+ Văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại và được ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, như được nối mạng

LAN và cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ công việc, đáp

ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ

• Cơng tác lưu trữ:

Hiện nay công tác lưu trữ của Cục Bảo Trợ Xã Hội còn rất hạn chế. Tuy

nhiên bước đầu đã được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và ngày càng đi vào

hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho công tác của Cục. Đã áp dụng các văn

bản của Nhà nước vào công tác lưu trữ của Cục và công nghệ thông tin đang

dần được xâm nhập vào công tác lưu trữ Cục

Hiện tại các văn bản, hồ sơ tài liệu được lưu trữ tại các phòng, đơn vị

thuộc Cục, đựng ở trong các cặp, hộp số, để trên các tủ đựng tài liệu, để phục vụ

nhu cầu khi cần thiết.

* Nhược điểm.

• Về cơng tác Văn thư:

+ Cơng tác soạn thảo văn bản của các chuyên viên còn có nhiều sai sót ở

mặt thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung

+ Việc phát hành và xử lý văn bản đôi khi chưa đúng với thời gian quy

định.

+ Việc đăng ký văn bản đến và đi đôi khi do bị lỗi mạng và phần mềm

quản lý, gây trở ngại lớn cho cán bộ văn thư

+ Như đã nói. Việc nộp lưu tài liệu cũng chưa thực hiện đúng quy định, phần

lớn tài liệu hiện nay vẫn xếp trên các giá, tủ của các đơn vị, ở Cục Bảo trợ Xã

hội, tài liệu hình thành ra ở các đơn vị nói chung, đều đang ở trong tình trạng

khơng lập được bản danh mục HS từ trước, dẫn tới công tác lập HS không

thường xuyên liên tục, do không lập được HS ngay từ đầu nên tình trạng VB



thường bị phân tán, xé lẻ, lẫn lộn hoặc bó gói, đựng trong các cặp, hộp, xếp trên

các giá tủ, gây khó khăn cho việc giải quyết việc lập HS.

– Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến hành

kịp thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và các văn bản

hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành rà soát và thực

hiện chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính,

Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia.

• Cơng tác lưu trữ: Cơng tác lưu trữ tại Cục còn nhiều hạn chế, chưa

được sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo, chưa ý thức được tầm quan

trọng của giá trị tài liệu lưu trữ . Việc thực hiện chưa đúng với quy định của Nhà

nước. Hiện nay Cục chưa có phòng lưu trữ và cán bộ lưu trữ chuyên trách. Phần

lớn các tài liệu được lưu tại Văn phòng Cục và các đơn vị chuyên môn thuộc

Cục trên các giá tủ đựng tài liệu.

Cục chưa có quy chế văn thư lưu trữ, nên khi thực hiện cơng việc có liên

quan đến cơng tác văn thư chưa có cơ sở pháp lý, nên đơi khi các đơn vị thực

hiện chưa thống nhất; một số cán bộ, chun viên chưa thực hiện đúng quy trình

gây nhiều khó khăn cho cán bộ văn thư

3.2. Một số giải pháp đề xuất để nâng cao chất lượng công tác Văn

thư, lưu trữ

Căn cứ vào tình hình thực tế đã được xem xét khảo sát tại Văn phòng Cục

Bảo trợ Xã hội. Tôi xin đưa ra một vài ý kiến đề xuất để khắc phục các mặt hạn

chế trong công tác Văn thư, lưu trữ tại Cơ quan như sau:

- Việc quan trọng và cần thiết nhất là Xây dựng kho Lưu trữ riêng cho

Cục tài liệu lưu trữ là tài liệu quan trọng của cơ quan mà hiện nay số lượng tài

liệu đang ngày một nhiều lên các tủ lưu trữ cũng rất bất cập trong các khâu

nghiệp vụ vì vậy tôi xin được đề xuất việc xây dựng kho lưu trữ Cục .Do diện

tích đất hạn hẹp khơng thể xây mới kho lưu trữ ,Cục có thể dùng phòng 505

tầng 5 của cục hiện đang là nhà kho để tạo một kho lưu trữ theo thiết kế phù hợp

kho lưu trữ tạm thời.Hiện phòng này là rất thích hợp cho kho lưu trữ về không

gian và đảm bảo một số điều kiện để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ

- Cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến việc ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ

đạo trong công tác Văn thư, trong đó đăc biệt là cơng tác lập hồ sơ hiện hành và

giao nộp hồ sơ như: văn bản hướng dẫn về thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan, hay văn bản quy định cụ thể về trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành là thuộc

về các cán bộ chuyên môn, về yêu cầu đối với những hồ sơ được lập…..



- Cơ quan cần phải mở thêm lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư

lưu trữ nói riêng và cán bộ cơ quan nói chung .

- Đối với trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, hằng

năm cần tiến hành rà sốt, kiểm tra tình trạng hoạt động, để kịp thời phát hiện

và khắc phục các lỗi.

- Thường xuyên xem xét tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu, số

lượng tài liệu, tình hình soạn thảo văn bản trong các phòng ban để có biện pháp

can thiệp kịp thời nếu các công tác này không được thực hiện tốt.

- Cơ quan cần chỉ đạo việc lập Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm để tạo

thuận lợi cho việc lập hồ sơ hiện hành, việc lập hồ sơ hiện hành cần được nhắc

nhở thường xuyên, có biện pháp khen thưởng đối với những cán bộ, phòng ban

lập hồ sơ hiện hành tốt, có chất lượng, giao nộp tài liệu đúng thời hạn và ngược

lại với những cán bộ, phòng ban nào khơng lập hồ sơ hay lập theo kiểu đối phó,

giao nộp hồ sơ khơng đúng thời hạn thì phải nhắc nhở.

- Lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan Cục, vì thế

cần được đầu tư một cách thoả đáng,

3.3. Một số khuyến nghị

a) Đối với Cơ quan Cục Bảo trợ Xã hội

Qua thời gian thực tập tại Cục Bảo trở Xã hội, tôi xin mạnh dạn đưa ra

một vài khuyến nghị như sau:

Đối với công tác Văn thư

- Thứ nhất :Khối lượng công việc của văn thư là tương đối nhiều, mà

công tác lưu trữ cũng rất quan trọng đối với cơ quan vì thế cơ quan cần một cán

bộ lưu trữ chuyên trách để thực hiện các khâu nghiệp vụ

- Thứ 2: Cần chấn chỉnh lại công tác lập hồ sơ hiện hành tại các phòng

ban thuộc Cục, thường xun có biện pháp kiểm tra theo dõi q trình thực hiện

công tác này của các cán bộ chuyên viên , thực hiện nghiêm chỉnh việc lập danh

mục Hồ sơ vào tháng 12 hàng năm để hoạt động lập Hồ sơ được thực hiện hiệu

quả trong năm tới.

- Thứ 3: Quy trình ISO nên được chuẩn hố và nghiêm chỉnh thực hiện

trong các phòng, từng đơn vị trực thuộc

- Thứ 4: Văn phòng cần phải sớm tham mưu cho lãnh đạo để xây dựng và

ban hành Quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ … để có cơ sở và nguyên tắc làm

việc với cán bộ, chuyên viên.



Đối với công tác Lưu trữ

Cơng tác lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng và cần thiết đối với Cơ

quan, Vì vậy Lãnh đạo Cục cần quan tâm đẩy mạnh hơn công tác Lưu trữ tài

liệu. Cần có các biện pháp tích cực kịp thời để cơng tác này được nhanh chóng

đi vào hoạt động có hiệu quả

Đối với ứng dụng cơng nghệ thông tin

Tổ chức và áp dụng phần mềm gửi ,nhận văn bản và các phần mềm hỗ trợ

công tác văn thư lưu trữ

Cơ quan Cục cần sử dụng thông dụng phần mềm trực tuyến cho công tác

văn thư lưu trữ, chương trình E-Office và hệ thống email miễn phí để giao nhận

và quản lí văn bản



b) Đối với bộ môn Văn thư, lưu trữ, khoa, trường

Các đợt thực tập và kiến tập nhà trường đã tạo cơ hội quý giá cho sinh

viên chúng em được áp dụng những kiến thức thực tế vào môi trường công việc,

học hỏi thêm nhiều kiến thức và những kinh nghiệm quý báu, có thể tự tin hơn,

giúp ích hơn rất nhiều trên con đường tương lai sau này, qua quá trình thực tập

em xin đưa ra một vài khuyến nghị nhỏ đối với bộ môn cũng như đối với khoa

và nhà thường mà trong quá trình kiến tập rút ra được:

- Thứ nhất: Cần tổ chức thêm các đợt khảo sát thực tế ngắn ngày cho sinh

viên năm 3 và sinh viên năm 4 hơn nữa

- Thứ 2: Qúa trình học tập trên lớp cần tăng các giờ học thực hành, để

sinh viên chúng em tiếp cận đến thực tế được nhiều hơn.

- Thứ 3: Nhà trường cần đầu tư thêm các thiết bị học thực hành, như phần

mềm quản lý văn thư, phần mềm lưu trữ, để sinh viên không bị bỡ ngỡ khi bước

vào môi trường công việc, mà hiện nay phần lớn đã áp dụng khoa học công

nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.

* Trên đây là một vài ý kiến bé nhỏ đã rút ra được trong thời gian khảo

sát tại Cơ quan. Hy vọng việc thực hiện được điều này sẽ góp phần khắc phục

các khó khăn, và nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác Văn thư, lưu trữ

tại Cơ quan cũng như nâng cao kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên năm cuối

như chúng em.



C. KẾT LUẬN

Qua quá trình thực tập gần hai tháng tại Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội. Tơi đã

được sự tạo điều kiện và giúp đỡ rất lớn của của các anh chị lãnh đạo và cán bộ,

chuyên viên trong Cục Bảo trợ Xã hơi. Trong q trình này tôi đã được tiếp xúc

trực tiếp với các khâu nghiệp vụ cơ bản của Công tác Văn thư, lưu trữ, giúp tơi

hiểu sâu hơn về chun nghành mình đã học, và hiểu được môi trường làm việc

ở cơ quan hành chính nhà nước. Qua đợt thực tập tơi học hỏi được rất nhiều

điều có ích, đã được làm quen với tác phong làm việc của một cán bộ văn thư

lưu trữ, làm quen với mơi trường văn hóa cơng sở, điều này đã giúp tôi tự tin

hơn về bản thân mình, tạo động lực cho tơi có niềm tin để bước tiếp trên con

đường sự nghiệp phía trước.

Cuối cùng tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới quý Thầy, cô giáo ở

Khoa Văn thư Lưu trữ-trường Đại học Nội vụ Hà Nội,Giảng Viên Trịnh Thị

Kim Oanh và một số giảng viên khác đã tận tuỵ truyền đạt kiến thức cho tơi

trong những thời gian qua để tơi có thể hồn thành tốt việc học tập và q trình

thực tập .Bài tập lớn này hồn thành còn nhờ sự giúp đỡ của đồng chí đồng chí

Trần Cảnh Tùng phòng Văn thư Cục và các anh chị công tác tại Văn phòng



Cục Bảo trợ Xã hội đã sát cánh cùng giúp tôi học hỏi nghiên cứu tiếp cận thực

tế trong thời gian qua. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả.

Với thời gian cho phép hạn hẹp, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm

thực tế còn hạn chế, chắc chắn bài báo cáo này sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với

sự cố gắng ngiêm túc, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý Thầy, Cô.



Hà Nội, ngày 15 tháng 03năm 2017

Sinh viên



Trịnh Thị Hà



Danh Mục Tài liệu Tham Khảo



Trang wep :www.btxh.gov.vn



+



+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

+ Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

110/2004/NĐ-CP;

+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ

chức;



+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan

+ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư

pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ

trưởng Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…

+Cơng văn số 1408/VTLTNN-NVTW ngày 22/12/2016 của Cục văn thư

và lưu trữ nhà nước hướng dẫn phowng hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu

trữ nam 2017 đối với các cơ quan tổ chức trung ương (22/12/2016)



C. PHẦN PHỤ LỤC



Phụ lục 01: Quyết định số 1268 /QĐ-LĐTBXH



BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM



VÀ XÃ HỘI



Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



Số:1268 /QĐ Số:1268 /QĐ-LĐTBXH



Hà Nội, ngày 30 tháng 08 năm 2013



QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC BẢO TRỢ XÃ HỘI



BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI



Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Cục Bảo trợ xã hội là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, có

trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác người

cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội, giảm nghèo trong

phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật.

Cục Bảo trợ xã hội có tên giao dịch quốc tế là Department of Social Assistance, viết

tắt là DSA.

Điều 2. Cục Bảo trợ xã hội có nhiệm vụ:



1. Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ:

a) Các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác người cao

tuổi, người khuyết tật, trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội và giảm nghèo.

b) Chiến lược, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án

về công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội và

giảm nghèo.

c) Chế độ, chính sách:

- Chế độ, chính sách đối với người cao tuổi, người khuyết tật;

- Chế độ, chính sách trợ giúp thường xuyên, đột xuất đối với các đối tượng bảo trợ xã

hội;

- Chế độ, chính sách trợ giúp người nghèo, người có thu nhập thấp.

d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ

chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao.

đ) Giải pháp thực hiện các chương trình trợ giúp xã hội trong lĩnh vực bảo trợ xã hội.

e) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội, cơ sở cung cấp

dịch vụ công tác xã hội theo thẩm quyền.

g) Qui định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở bảo trợ xã hội,

cơ sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội.

h) Hệ thống chỉ tiêu giám sát, đánh giá về người cao tuổi, người khuyết tật, đối tượng

bảo trợ xã hội và giảm nghèo.

2. Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước, của Bộ về

công tác người cao tuổi, người khuyết tật và trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội và

giảm nghèo.

3. Tổ chức công tác thống kê và xây dựng cơ sở dữ liệu về đối tượng quản lý.

4. Là đầu mối giúp Bộ triển khai thực hiện Đề án Phát triển nghề công tác xã hội trong

phạm vi trách nhiệm của Bộ.

5. Tham gia phổ biến, giáo dục pháp luật; chủ trì tổng kết, đánh giá các phong trào,

mơ hình, điển hình tiên tiến về cơng tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp các

đối tượng bảo trợ xã hội và giảm nghèo.

6. Nghiên cứu, xây dựng chế độ chính sách đối với cơng chức, viên chức trong lĩnh

vực được phân công.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Nhận xét, đánh giá

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x