Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
Thực trạng và vai trò công tác Văn thư, Lưu trữ tại Cục Bảo trợ Xã hội

Thực trạng và vai trò công tác Văn thư, Lưu trữ tại Cục Bảo trợ Xã hội

Tải bản đầy đủ - 0trang

+ Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về cơng tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

110/2004/NĐ-CP;

+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ

chức;

+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan

+ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư

pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ

trưởng Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…

+Cơng văn số 1408/VTLTNN-NVTW ngày 22/12/2016 của Cục văn thư

và lưu trữ nhà nước hướng dẫn phowng hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu

trữ nam 2017 đối với các cơ quan tổ chức trung ương (22/12/2016)

+ Công văn số 03/VTLTNN-NVĐP ngày 03 tháng 01 năm 2017 của cục

văn thư và lưu trữ nhà nước về vệc góp ý dự thảo Chỉ thị của thủ tướng chính

phủ về tăng cường về cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ

cơ quan,lưu trữ lịch sữ các cấp (03/01/2017)

Ngoài ra để thống nhất việc quản lý Công tác Văn thư lưu trữ, hiện tại

Cục Bảo trợ Xã hội đang áp dụng chế Văn thư, lưu trữ của Bộ Lao động

Thương binh và Xã hội ban hành theo quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày

03/10/2013 cuả Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội



Sau gần 1 năm quay lại Cục tôi nhận thấy khá nhiều sự thay đổi trong cục như

nhân sự và phương thức lưu trữ nhưng Cục Bảo trợ Xã hội vẫn chưa có bộ

phận lưu trữ riêng biệt, chỉ có bộ phận Văn thư, Bộ phận văn thư trực thuộc Văn

phòng Cục, bao gồm có 02 văn thư chun trách và các phòng có văn thư kiêm

nhiệm riêng;

+ Văn thư của Cục Bảo trợ xã hội hoạt động theo chế độ thủ trưởng.

Chánh văn phòng phụ trách cơng tác chung, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng

về mặt hoạt động văn phòng. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước Chánh văn

phòng về các khâu nghiệp vụ đựơc giao;

+ Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình

thức và thể hiện thủ tục khi ban hành văn bản của Cục, sau khi được cấp có

thẩm quyền ký.

- Lãnh đạo Cục rất quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện tốt

các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và cơng tác bảo vệ bí

mật nhà nước

+ Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng

cao kỹ năng nghiệp vụ cho cán bộ.

+ Văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại và được ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, như được nối mạng

LAN và cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ công việc, đáp

ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ.

+ Do tính chất quan trọng của văn thư nên cục đã bổ sung thêm một nhân

sự mới thuộc đại học chính quy đúng chuyên nghành văn thư lưu trữ

2.2. Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1. Công tác Văn thư

Công tác văn thư của Cục Bảo trợ Xã hội thực hiện hình thức văn thư tập

trung nghĩa là tất cả các văn bản đến của cơ quan đều tập trung tại văn thư để

vào sổ đăng ký văn bản đến và trình lãnh đạo Cục xem xét giải quyết, sau đó sẽ

quay lại văn thư để đăng ký vào sổ chuyển giao và gửi đến các phòng liên quan

Cơng tác văn thư của cơ quan đã và đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư

thường xuyên và liên tục đó là:

2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản



a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là một trong những yếu tố quan

trọng để đảm bảo chất lượng của văn bản.

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Bảo trợ Xã hội cơ bản

đã thực hiện đúng với quy định của nhà nước. Trong quá trình soạn thảo văn

bản, Cục đã áp dụng đầy đủ các yếu tố theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư. Các văn bản do Cục

Bảo trợ Xã hội ban hành được trình bày đúng thể thức theo Thơng tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ

thuật trình bày của văn bản hành chính

b) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của

- Hiện nay Cục Bảo trợ xã hội đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001: 2000, tất cả các cán bộ đều được tập huấn nghiệp vụ quản lý hành

chính, soạn thảo văn bản.

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản:

• Bước 1. Chọn tên loại văn bản

+ Xác định, mục đích, ý nghĩa và nội dung của văn bản

+ Xác định đối tượng của văn bản

• Bước 2. Soạn đề cương và thảo văn bản

+ Thu thập thông tin và xử lý thông tin

+ Xác định các ý chính

• Bước 3. Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến

+ Trao đổi với các đơn vị có liên quan

+ Xin ý kiến của bộ phận pháp chế

• Bước 4. Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo

+ Tổng hợp các loại ý kiến rồi bổ sung hồn chỉnh

• Bước 5. Kiểm tra và hồn chỉnh văn bản

+ Kiểm tra văn phong chính tả

+ Kiểm tra các yêu cầu về thể thức trình bày văn bản

+ Hồn chỉnh văn bản



• Bước 6. Trình ký văn bản

+ Hoàn thiện văn bản cả về nội dung và hình thức

• Bước 7. Đóng dấu

+ Đóng dấu và ghi ngày, tháng, năm; Số và ký hiệu văn bản

+ Nơi nhận;

+ Đăng ký vào sổ.

• Bước 8. Phát hành và lưu văn bản

- Việc soạn thảo văn bản được cán bộ, chuyên viên soạn thảo theo tinh

thần chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan và quyết định của lãnh đạo phòng. Người

soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm thu thập và tổng hợp đầy đủ các ý kiến

tham gia của lãnh đạo và các đơn vị liên quan tới nội dung văn bản; khi trình

lãnh đạo phải đính kèm vào các Nghị quyết, Chỉ thị...hoặc các vấn đề tổ chức

nhân sự, điều động, tiếp nhận cán bộ...các loại văn bản khác về chun mơn

nghiệp vụ thì do đồng chí Cục trưởng tự đảm nhiệm.

- Tất cả các văn bản, báo cáo của Cục Bảo trợ Xã hội gửi lãnh đạo Bộ,

giám đốc công ty, các Trung tâm các địa phương phải là những văn bản có chữ

ký trực tiếp của Cục trưởng hoặc Phó Cục trưởng được uỷ quyền.

- Tất cả các thông tin báo cáo, công văn, đề xuất của phòng gửi lãnh đạo

Cục và Cục Bảo trợ Xã hội gửi lãnh đạo cấp trên cần báo cáo đồng chí lãnh đạo

nào thì phải gửi đích danh đồng chí đó. Trong văn bản ở mục nơi nhận phải ghi

rõ “xin ý kiến chỉ đạo”, “xin ý kiến tham gia”, “để biết”, “để báo cáo”...Trường

hợp có yêu cầu về thời gian trả lời cũng phải ghi rõ. Các đồng chí lãnh đạo Cục,

các đồng chí lãnh đạo các phòng nhận được cơng văn, tài liệu của các đơn vị,

địa phương và cá nhân xin ý kiến hoặc đề xuất, kiến nghị...phải nghiên cứu giải

quyết trả lời theo đúng thời gian yêu cầu. Trường hợp vượt quá thẩm quyền phải

xin ý kiến cấp trên.

- Các văn bản, tài liệu của Cục Bảo trợ Xã hội gửi lãnh đạo Bộ, các Vụ,

Sở, các địa phương và các tỉnh phải ghi rõ “trích yếu”; Trích yếu ghi vào góc

trên, phía bên trái dưới số công văn, ở bên phải cuối văn bản ghi đầy đủ chức

vụ, cấp bậc, họ và tên người ký văn bản đó.

- Văn phòng Cục chịu trách nhiệm, nhân bản và phát hành văn bản của

Cục đến địa chỉ nơi nhận. Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành



phải đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về quản lý các tài liệu,

thơng tin thuộc danh mục bí mật của Nhà nước.

- Mỗi văn bản phát hành đi được lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu

tại Văn thư và một bản lưu trong hồ sơ của cán bộ, chuyên việc thuộc đơn vị

trình.

Các loại văn bản thường được ban hành nhiều đó là Cơng văn, Quyết

định, Báo cáo..

* Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Bảo trợ Xã hội

được thực hiện rất tốt. Đội ngũ cán bộ chuyên viên của Văn phòng đáp ứng đầy

đủ năng lực về chuyên môn nghiệp vụ, các đồng chí đều có trình độ, nắm rất

chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt,

nên việc soạn thảo, ban hành các loại văn bản nhìn chung đều đúng quy trình,

thể thức văn bản, văn phong hành chính rõ ràng, thể hiện và truyền đạt được nội

dung chính xác.

2.2.1.2. Tổ chức giải quyết văn bản đến, đi

Văn thư thuộc Văn phòng Cục có trách nhiệm quản lý và theo dõi công

văn đi, công văn đến của Cục, lập hồ sơ tài liệu, trực tiếp quản lý con dấu và

đóng dấu vào các văn bản theo quy định; bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời

tới lãnh đạo; thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến.

a) Quy trình giải quyết văn bản đến

Ở Cục Bảo trợ Xã hội, bộ phận văn thư trong Văn phòng là nơi tiếp nhận

văn bản. Văn bản sau khi được tiếp nhận sẽ được vào sổ công văn đến, kẹp giấy

xử lý văn bản và chuyển cho lãnh đạo cơ quan để xin ý kiến chỉ đạo. Lãnh đạo

cơ quan cho ý kiến chỉ đạo vào phiếu xử lý văn bản, văn bản được chuyển

xuống văn phòng, văn thư văn phòng căn cứ vào sự chỉ đạo của lãnh đạo Cục

chuyển đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Văn thư theo dõi thời gian xử

lý văn bản của các đơn vị và thường xuyên báo cáo tình hình xử lý văn bản của

các đơn vị cho Chánh văn phòng và lãnh đạo Cục; Chuyển giao văn bản cho các

đơn vị; Quản lý văn bản phát hành; In sao; Lưu trữ bản gốc và các hồ sơ tài liệu

khác; Đôn đốc theo dõi đánh giá công tác lập hồ sơ công việc của các đơn vị.

Những văn bản do Lãnh đạo Cục, hoặc các phòng ban đơn vị của Cục

tiếp nhận hay chuyển phát đều phải chuyển xuống văn phòng để làm các thủ tục

về quy trình quản lý văn bản theo đúng quy định



Ngoài ra, số lượng Văn bản đến của Cục Bảo trợ Xã hội hàng năm chủ

yếu là các cơ quan, tổ chức sau:

+ Văn bản đến của Thủ tướng Chính Phủ chủ yếu là Quyết đinh, Thông báo

kết luận, Kế hoạch…

+ Văn bản đến của Các Bộ và các đơn vị thuộc Bộ gồm Quyết đinh, Công

văn...

+ Văn bản đến của các địa phương chủ yếu là Công văn , Báo cáo….

+ Văn bản đến của các đơn vị khác chủ yếu là Công văn…

Khi văn bản đến Cục Bảo trợ Xã hội sau khi được nhập dữ liệu vào phần

mềm quản lý công văn đến, sau đó chuyển vào tủ đựng văn bản đến của các

Lãnh đạo cùng với phiếu xử lý công văn. Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo vào phiếu

xử lý công văn, văn bản được chuyển xuống tủ đựng văn bản đến của các phòng

ban đơn vị thuộc Cục có trách nhiệm giải quyết cơng việc. Khi các phòng nhận

văn bản sẽ phải đăng ký vào sổ quản lý công văn đến của phòng mình và ký tên

người nhận.

Trình tự xử lý văn bản đến được cán bô văn thư thực hiện thông qua các

bước sau:

Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến;

Bước 2. Tiến hành phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;

Bước 3: Đăng ký văn bản đến (việc đăng ký được thực hiện bằng phần

mềm quản ký văn bản trên máy vi tính EMOLISA)

Bước 4: Trình và sao văn bản đến;

Bước 5: Chuyển giao văn bản đến;

Bước 6: Theo dõi và giải quyết văn bản đến.

Văn thư Cục Bảo trợ Xã hội tiếp nhận và làm thủ tục tiếp nhận văn bản

đến như sau:

- Đóng dấu “Cơng văn đến” vào khoảng dưới mục trích yếu hoặc khoảng

trống trên đầu văn bản, ghim Phiếu xử lý công văn , ghi số công văn, ngày đến

vào dấu “công văn đến” và trên phiếu xử lý công văn



- Nhập vào hệ thống quản lý công văn trên máy tính các dữ liệu của tất cả

cơng văn đến: số hiệu công văn, số đến, ngày gửi, ngày nhận, cơ quan gửi, khối

cơ quan gửi, thời hạn xử lý, trích yếu cơng văn, loại tài liệu, ghi chú.

- Chuyển cơng văn tới Chánh văn phòng phân loại, xử lý sơ bộ

- Đối với các cơng văn có đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật và các bì có

hàng chữ “ Chỉ người có tên trên bì mới được bóc”, Văn thư Cục khơng mở mà

chỉ ghi số văn bản, tên cơ quan gửi văn bản trên bì sau chuyển lãnh đạo Cục xử

lý. Công tác tiếp nhận và chuyển giao công văn mật đúng theo quy định về quy

trình quản lý văn bản mật. Chỉ có người có quyền mới được bóc bì thư có dấu

mật, văn thư chỉ được nhận văn bản và chuyển cho người có thẩm quyền xử lý,

Sau đó chuyển xuống cho Văn thư vào sổ quản lý văn bản. Văn bản mật được

cất trong tủ tài liệu được khoá bảo vệ cẩn thận.

- Phân loại, chuyển sơ bộ công văn

+ Gửi trả lại đối với công văn không đúng thể thức quy định của Nhà

nước; Yêu cầu nhân bản, hoặc đưa lên mạng LAN các văn bản quy phạm pháp

luật, thông báo để các đơn vị trong Cục Bảo trợ xã hội được biết, tham khảo

chung.

- Trình lãnh đạo Cục cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Lãnh đạo Cục Bảo trợ

Xã hội sau khi nghiên cứu công văn, ghi ý kiến chỉ đạo, đơn vị, chuyên viên và

thời gian giải quyết trên Phiếu xử lý công văn, lãnh đạo chuyển văn thư Cục

Bảo trợ Xã hội để chuyển tiếp công văn cho các phòng nghiệp vụ và cán bộ

cơng chức của Cục qua hệ thống sổ theo dõi công văn của các phòng nghiệp

vụ.

- Lưu các ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lý.

+ Văn thư Cục Bảo trợ Xã hội căn cứ nội dung trong Phiếu xử lý công

văn, nhập vào hệ thống quản lý công văn các thông tin: đơn vị giải quyết, người

giải quyết; thời hạn giải quyết. Sau khi nhập Hệ thống Quản lý cơng văn, Văn

thư chuyển cơng văn cho các phòng nghiệp vụ, cán bộ, chuyên viên có liên

quan. Hàng ngày theo dõi việc giải quyết kịp thời năm vững các thông tin về

mức độ giải quyết để đôn đốc nhắc nhở.

Mẫu sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn bản. Phụ lục 03

Quy trình giải quyết văn bản đi



Văn bản đi của Cục Bảo trợ Xã hội là những văn bản do Cục ban hành,

để gửi cho các cơ quan đơn vị, các tổ chức và các cá nhân có liên quan, nhằm

giải quyết các công việc theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Cục. Tất cả

các văn bản đi đều được thông qua đầu mối quản lý là văn thư cơ quan. Văn thư

có nhiệm vụ kiểm tra lại lần cuối về các yêu cầu của văn bản như thể thức, thẩm

quyền ban hành chữ ký….sau đó làm thủ tục đăng ký sổ công văn đi, cho số,

nhân bản, đóng dấu, lưu bản chính và chuyển cho bộ phận gửi đi.

Các văn bản đi do các chuyên viên tại văn phòng soạn thảo, đánh máy

đúng rõ ràng ,trình bày đúng kĩ thuật, kích cỡ giấy theo quy định của nhà nước

sau đó được trình ký. Khi có chữ ký của lãnh đạo Cục, thì tập trung lại văn thư

để lấy số, ngày tháng vào sổ theo dõi, nhân bản đóng dấu sau đó văn bản mới

được phát hành.

Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đi: Phụ lục 04

Quy trình xử lý và quản lý văn bản đi gồm:

- Bước 1: Kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày;

- Bước 2: Trình ký văn bản;

- Bước 3: Ghi số, ngày tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác;

- Bước 4: Đăng ký văn bản đi;

- Bước 5: Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;

- Bước 6: Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản.

Nhận xét: Ở Cục Bảo Trợ Xã Hội việc trình kí văn bản ngồi thực hiện

theo quy định của nhà nước thì còn có quy định riêng .Văn bản sau khi đã đánh

máy ,in xong Chánh và chánh văn phòng kiểm tra về thể thức ,nội dung văn bản

đúng chưa,hồn chỉnh chưa rồi trình Cục trưởng hoặc Cục phó kí theo thẩm

quyền quy định trong cơ chế hoạt động của cơ quan



Việc sao gửi văn bản đi của Cục Bảo trợ Xã hội được thực hiện như

sau:

- Tất cả văn bản của Cục phát hành đi do Phó Cục trưởng ký, đều phải

gửi 01 bản báo cáo cho Cục trưởng biết;

- Trường hợp nội dung văn bản có những cơng việc liên quan đến các đơn

vị khác thuộc Cục Bảo trợ Xã hội, đơn vị soạn thảo gửi 01 bản hoặc chuyển

bằng Email cho đơn vị liên quan phối hợp thực hiện;

- Việc sao gửi, phổ biến thông tin trên trang Web đối với các văn bản

thuộc diện mật phải tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.

Cục CNĐP Quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý công văn

.Các văn bản đến và đi của Cục đều được nhập số, kí hiệu, ngày, tháng cơng văn

đến và đi, trích yếu nội dung, người ký, người giải quyết, đơn vị tiếp nhận,….

vào phần mềm quản lý công văn.

Phần mềm quản lý văn bản Phụ lục 05

Mẫu sổ quản lý văn bản đến :Phụ lục 06

2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là thành phần thể hiện quyền lực nhà nước và cơ quan trong văn bản

đồng thời cũng là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và thành

phần của văn bản.

Tại Cục Bảo trợ Xã hội, con dấu đơn vị được giao cho văn thư giữ và

đóng dấu, việc đóng dấu được thực hiện theo quy định hiện hành. con dấu được

bảo quản cẩn thận và có tủ cất giữ riêng. Chánh văn phòng là người có trách

nhiệm quản lý và kiểm tra việc sử dụng con dấu của Cục.

- Việc quản lý và sử dụng con dấu của Cục CNĐP được thực hiện theo

đúng quy định của pháp luật hiện hành như: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày

24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Cơng tác văn

thư.

- Chánh Văn phòng Cục chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc quản

lý con dấu của Cục.



- Con dấu được bảo quản tại Văn phòng Cục do cán bộ văn thư trực tiếp

sử dụng con dấu, tổ chức quản lý và bảo quản, cán bộ văn thư không đưa con

dấu ra khỏi phòng làm việc và được bảo quản an toàn tại nơi làm việc.

- Con dấu được bảo quản tốt và vệ sinh thường xuyên.

Sử dụng con dấu:

Văn thư ở Cục Bảo Trợ đã tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước

hiện hành về sử dụng con dấu.

+ Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức và có

chữ ký đúng của người có thẩm quyền ký văn bản.

+ Tuyệt đối khơng đóng dấu khống chỉ.

+ Đóng dấu phải đúng chiều, trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Trường

hợp đóng dấu nhầm, khơng được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên

cạnh dấu cũ.

+ Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, dấu đóng vào góc bên trái của phụ lục

và để lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính con dấu (dấu treo)…

Tuy nhiên, bên cạnh đó, việc quản lý và sử dụng con dấu cũng còn một số

mặt hạn chế:

+ Dấu đóng đơi khi lệch hơn so với tiêu chuẩn, không trùm lên 1/3 chữ

ký;

+ Khi cán bộ văn thư có việc bận thì các cán bộ nhân viên các phòng ban

có thể tự ý lấy dấu đóng;

+ Do mật độ giải quyết cơng việc lớn nên tất cả con dấu thuộc quyền

quản lý của Văn phòng đều để ở bàn làm việc của cán bộ văn thư. Vì vậy, độ an

tồn khơng cao.

2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Công việc này cán bộ văn thư sẽ hướng dẫn các cán bộ chun mơn

trong các phòng ban, đơn vị thực hiện và kiểm tra, đơn đốc việc thực hiện đó.

- Nội dung công việc lập hồ sơ mà các cán bộ chuyên môn phải làm ở

giai đoạn này bao gồm:

+ Mở hồ sơ;



+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi

và giải quyết công việc vào hồ sơ;

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.

Tuy nhiên khảo sát thực tế em thấy rằng hiện nay, Cục Bảo trợ Xã hội vẫn

chưa xây dựng được bản Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm và các văn bản

hướng dẫn nghiệp vụ về việc hướng dẫn lập danh mục hồ sơ cho các cán bộ

nhân viên, dẫn tới việc lập hồ sơ tại các đơn vị đơi lúc vẫn còn gặp nhiều khó

khăn và hạn chế, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác lưu trữ của.

Mặt khác Trong điều kiện hiện nay Cục Bảo trợ Xã hội, do chưa có kho

lưu trữ, chưa có cán bộ chun trách làm cơng tác lưu trữ; theo đó, cũng chưa

có định hướng, thực hiện được việc nộp tài liệu lưu. Do vậy, trước mắt các HS

sau khi các đơn vị lập xong vẫn phải tiếp tục lưu tại mỗi đơn vị.

2.2.2 Các nghiệp vụ lưu trữ

a) Vai trò của cơng tác lưu trữ đối với cơ quan

Tài liệu lưu trữ đuợc sản sinh ra trong q trình hoạt động của Cục thuộc thành

phần phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Nó mang đầy đủ ý nghĩa của một tài liệu lưu trữ

nói chung và có một vai trò, ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động quản lí, điều hành

của Cục về mọi phương diện.

Thứ nhất, nó phản ánh q trình hình thành, hoạt động và phát triển của Cục

Bảo Trợ Xã Hội nói riêng và Bộ Thương Binh và Xã Hội nói chung.

Thứ hai, thể hiện đường lối của Đảng, sự lãnh đạo của nhà nước đối với

việc tổ chức và điều hành các hoạt động của các cơ quan nhà nước ở cấp cơ sở.

Thể hiện ý chí, nguyện vọng của nhân dân trong việc xây dựng và phát triển quê

hương ngày một giàu mạnh ,xóa đói giảm nghèo và trợ cấp xã hội với những mảnh

đời bất hạnh

Thứ ba, là công cụ, phương tiện để quản lí, điều hành họat động Cục được nhanh

chóng và có hiệu quả nhất.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Thực trạng và vai trò công tác Văn thư, Lưu trữ tại Cục Bảo trợ Xã hội

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x