Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
1 Những công việc đã được thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND quận

1 Những công việc đã được thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND quận

Tải bản đầy đủ - 0trang

quản lý giải quyết văn bản của quận. Tất cả các văn bản đó đều được quản lý

bằng phần mềm quản lý.

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Quận đều

được quản lý bằng phần mềm quản lý văn bản của UBND Quận Tây Hồ.

3.2. Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ tại

UBND quận

Qua những bài học lý thuyết từ trên ghế nhà trường sau khi được vận

dụng những kiến thức chuyên môn vào thực tế thông qua thời gian thực tập, em

đã nhận thức được một số vấn đề bất cập trong hoạt động quản lý, thực hiện

công tác văn thư – lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ. Em xin đưa ra những đề xuất

tiêu biểu để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ như sau:

3.2.1. Ban hành mới và điều chỉnh các văn bản liên quan đến công tác văn

thư – lưu trữ

Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo là yếu tố quan trọng quyết định tới định

hướng phát triển, cách thức hoạt động của mọi hoạt động, cơng tác văn thư cũng

khơng ngoại lệ. Do đó việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo

công tác văn thư – lưu trữ là điều cấp thiết.

Với yêu cầu đồng nhất trong hoạt động quản lý, thống nhất từ trung ương

tới địa phương, tránh việc làm sai, chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các

phòng ban chuyên môn, ngăn ngừa lợi dụng công quyền để tư lợi cá nhân, bảo

bảm quyền lợi cho nhân dân…. Các văn bản quy phạm, chỉ đạo, hướng dẫn

được ban hành. Nhưng khi các văn bản này được áp dụng vào thực tế, bộc lộ

nhiều khuyết điểm, hạn chế như: trình tự thực hiện phức tạp, thiếu thống nhất

với pháp luật có liên quan, nhiều điều, khoản chưa rõ nét, khơng đi sát với thực

tiễn hay khơng còn phù hợp với nhu cầu của hoạt động quản lý, nên khó có thể

áp dụng đúng theo nội dung văn bản. Vì vậy để các cán bộ công, nhân viên

chức tại cơ quan có thể thực hiện tốt cơng tác văn thư – lưu trữ quy định tại các

văn bản pháp quy thì các cơ quan có thẩm quyền cần ban hành thêm những văn

bản hướng dẫn chi tiết, sửa đổi, bổ sung các điều lệ sao cho phù hợp có khả

năng vận dụng vào trong hoạt động quản lý hằng ngày.

29



3.2.2. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê tại cơ quan

Bên cạnh các nội dung yêu cầu thống kê được quy định tại các văn bản

hiện hành như: cán bộ làm công tác văn thư, cán bộ làm công tác lưu trữ; văn

bản đi, văn bản đến; hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thu thập và loại hủy tài liệu; tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ; trang thiết bị dung cho văn thư, lưu trữ;

nghiên cứu khoa học về công tác văn thư – lưu trữ; nghiên cứu khoa học về công

tác văn thư, lưu trữ……

Thống kê bao gồm: thống kê tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, báo

cáo thống kê tổng hợp.

Áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác thống kê.

Thực hiện thống kê có ý nghĩa quan trọng trong việc quy hoạch cơng tác

bảo quản an tồn tài liệu, các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư-lưu trữ căn

cư vào số liệu thống kê để lập kế hoạch nhằm bảo quản tài liệu trong phạm vi

quản lý của mình và phạm vi cả nước. Dựa vào báo cáo thống kê tài liệu các cơ

quan có thẩm quyền xác định được phương hướng bổ sung tài liệu còn thiếu

hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản tài liệu có giá trị, đưa ra chỉ đạo sáng

xuốt, đúng dắn góp phần nâng cao chất lượng công tác.

3.2.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin là yêu cầu mang tính tất yếu để tiến

tới tin học hóa cơng tác văn thư – lưu trữ.

Trong nghiệp vụ của công tác văn thư quản lý văn bản là một trong những

khâu nghiệp vụ quan trọng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn

thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng là một yêu cầu cấp thiết. Quản lý văn

bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý truyền

thống chủ yêu dựa vào sổ sách như: sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản

đi. Bằng phương pháp quản lý này sẽ đem lại hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi

mạnh tin hoc nội bộ của cơ quan được kết nối.

Trong nghiệp vụ của công tác lưu trữ phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ sẽ

quản lý và khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ hiện hành trên mạng nội bộ, xây dựng

trên một cơ sở dữ liệu khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưu trữ và xử lý

30



dữ liệu dạng văn bản. Chương trình có sẵn nhiều chức năng trợ giúp mạnh. Người

sử dụng có đầy đủ khả năng truy cập, tìm kiếm, lưu trũ và tổ chức thông tin.

Tại UBND quận đã thiết lập được mạng cục bộ tại UBND quận, các

phòng ban được trang bị các máy tính cá nhân… Với hạ tầng ký thuật hiện có,

UBND quận Tây Hồ đủ diều kiện ban đầu để xây dựng nền tảng cho việc ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ. Và điều đó là bước

đầu quan trọng giúp các cấp lãnh đạo cũng như các cán bộ nhân viên trong quận

và cán bộ Văn thư – lưu trữ nói riêng thành thạo hơn trong việc sử dụng máy

tính và khai thác các phần mềm ứng dụng. Một kết quản khác là thông qua việc

triển khai ứng dụng các phần mềm đã giúp UBND quận Tây Hồ có những kinh

nghiệm, từ đó rút ra bài học để việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công

tác quản lý những năm sau đạt được kết quả cao hơn.

3.2.4. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ

Để công tác văn thư – lưu trữ ở UBND quận được hồn thiện hơn thì vấn

đề chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ là một vấn đề càn

thiết mang tính chất quyết định. Mỗi cán bộ khơng ngừng học hỏi nâng cao trình

độ chun mơn cảu mình, từ đó nêu cao vị trí, vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ

trong hoạt động của cơ quan.

Ngoài cán bộ văn thư – lưu trữ thì các cán bộ chun mơn cũng cần phải

tham gia các lớp tập huấn về văn thư – lưu trữ để hiểu được tầm quan trọng của

công tác này đối với q trình giải quyết cơng việc.

3.3. Một số kiến nghị của cá nhân

Bên cạnh những đổi mới mà UBND quận Tây Hồ đã đạt được thì vẫn tồn

tại những hạn chế cần được thay đổi, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến chủ

quản của mình đã rút ra được qua đợt thực tập này. Kính mong quý cơ quan, nhà

trường xem xét.

3.3.1. Đối với UBND quận Tây Hồ

- Nâng cao chất lượng, phòng làm việc và các trang thiết bị phục vụ công

tác văn thư



31



+ Để cơng tác văn thư đạt hiệu quả cao thì Thủ trưởng cơ quan phải quan

tâm hơn nữa đến việc bổ sung, sửa chữa các trang thiết bị trong văn phòng, tăng

cường đầu tư các loại máy móc hiện đại.

+ Xây dựng và mở rộng phòng văn thư quy mơ hơn, xây dựng mơ hình

chỗ làm việc của văn thư cần khép kín, tránh tình trạng cán bộ đến làm việc với

văn thư tự do vào khu vặc làm việc của văn thư.

+ Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác văn thư nhiều hơn nữa

để công tác văn thư được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật,

hiên đại. Phối hợp với các chuyên gia, kỹ sư phần mềm để xây dựng những phần

mềm quản lý có chất lượng đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội.

- Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người

Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần đầu tư cho việc nâng cao

chất lượng đội ngũ cán bộ công chức. Thường xuyên cử cán bộ, công chức tham

gia các lớp tập huấn đào tạo quy trình nghiệp vụ về công tác ban hành và kỹ

thuật soạn thảo văn bản; quy trình quản lý văn bản tại đơn vị, cơ quan, công tác

lập hồ sơ. Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chun mơn cho cán bộ

cơng chức cần phải làm thường xun, có chương trình kế hoạch cụ thể, cần có

sự quan tâm đánh giá, khen thưởng kỷ luật cán bộ công chức. Tổ chức kiểm tra

giám sát đánh giá việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ. Công

tác này cần được thực hiện đúng với quy định của nhà nước, mặt khác cần có sự

nghiên cứu và đề xuất những giải pháp nhằm tạo điều kiện về mặt vật chất cũng

như tinh thần cho đội ngũ cán bộ làm việc tại phòng văn thư nói riêng và tồn cơ

quan nói chung.

Tạo điều kiện để cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đi tập huấn,

tham gia học tập, nâng cao trình độ chun mơn.

Có chế độ chính sách tuyên dương, khen thưởng đối với cán bộ thực hiện

tốt cơng tác này, và phê bình, xử lý đối với những hành vi vi phạm.

Ngoài ra lãnh đạo quận cần quán triệt sâu rộng tới các phòng, ban chức

năng thực hiện tốt nội dung của công tác văn thư – lưu trữ theo đúng quy định,

đặc biệt là nội dung lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và đây là khâu

32



nghiệp vụ còn nhiều yếu kém, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa cán bộ văn thư –

lưu trữ với cán bộ chuyên môn. Cán bộ chun mơn cần thấy rõ trách nhiệm của

mình trong việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời gian

quy định.

3.3.2. Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Trước thực tế của đợt kiến tập em xin có một số đề xuất với nhà trường

như sau:

- Tổ chức thực hiện các buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm đến các cơ

quan điển hình về phong cách làm việc, về bố trí phòng việc, cách sắp xếp tài liệu...

- Tạo điều kiện để sinh viên được thực hành nhiều hơn trong nhà trường

trước khi thực hiện các đợt kiến tập để sinh viên có cơ hội làm quen dần với các

cơng việc.

- Nhà trường thường xuyên mở các đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh

viên tiếp xúc với môi trường bên ngoài nhiều hơn, trau rồi kinh nghiệm để khi ra

rời khỏi ghế nhà trường khỏi bỡ ngỡ.

- Nâng cao chất lượng giảng dạy trong nhà trường, thực hiện phương

châm “học đi đôi với hành”, lý thuyết gắn liền với thực tế để sinh viên hình

dung được một phần nào nội dung học, cơng việc của mình trong tương lai.

Để mang lại hiệu quả cao, ngồi sự đóng góp của cơ quan các cấp trên,

cán bộ nhân viên trong toàn quận thì sinh viên cũng đóng một vị trí quan trọng.

Là một sinh viên cần phải chuẩn bị tốt không những kiến thức mà còn cả tư cách

của một người cán bộ tương lai. Trang bị đầy đủ kiến thức về chun mơn,

nghiệp vụ. Coi q trình thực tập là thời gian vàng để trau dồi kiến thức, làm

quen với cơng việc làm điểm tựa hình thành nên một cán bộ văn thư suất xắc

trong tương lai.



33



KẾT LUẬN

Sau những ngày thực tế tại Văn phòng UBND Quận Tây Hồ, tuy thời gian

không phải là dài nhưng đã để lại trong lòng em ấn tượng sâu sắc. Em đã được

tiếp xúc với đội ngũ cán bộ trẻ trung, năng động, nhiệt huyết với cơng việc, có

đầy đủ năng lực về chun môn, nghiệp vụ. Được sự giúp đỡ, chỉ bảo của các

thầy cô trong trường, thầy cô trong khoa Văn thư – lưu trữ. Bên cạnh đó, khơng

thể khơng nhắc tới sự nhắc nhở, bảo ban và giúp đỡ của các cán bộ trong UBND

quận Tây Hồ, đặc biệt là 03 chị đang làm việc tại phòng Văn thư –Lưu trữ nơi

em thực tập đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.

Trong q trình thực tập, em đã có cơ hội vận dụng những kiến thức về

nghiệp vụ, chuyên mơn của mình vào thực tiễn, trang bị thêm cho em những

kiến thức sâu rộng về ngành Văn thư – lưu trữ, giúp em hiểu rõ hơn cách thực

hiện các nội dung cơ bản của công tác văn thư – lưu trữ mà mới chỉ được học

trên lý thuyết trong nhà trường ít có cơ hội thực hành. Em đã được tiếp cận và sử

dụng các thiết bị văn phòng hiện đại giúp ích trong việc quản lý, thực hiện các

khâu nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác hơn. Ngồi ra em còn được học hỏi

thêm những cơng việc bên ngồi chuyên ngành của mình như: tiếp khách, đãi

khách, cách giao tiếp nơi cơng sở, có thêm kinh nghiệm trong việc giải quyết

các tình huống,... Qua đó, em nhận thấy được tầm quan trọng của đợt thực tập,

giúp em rất nhiều trong việc hình dung những cơng việc của mình trong tương

lai, khiến em có thêm lòng nhiệt huyết, u nghề, u cơng việc mà mình sẽ gắn

bó suốt đời – 1 người cán bộ văn thư – lưu trữ.

Cuối cùng, một lần nữa cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể

Ban giám hiệu,các thầy cơ giáo trong trường nói chung, và khoa Văn thư – lưu

trữ nói riêng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em có một mơi trường học tốt,

hồn thành tốt phần tiếp thu trên lớp làm nền tảng cho đợt thực tập này và toàn

thể các cán bộ, các anh chị tại UBND quận Tây Hồ đã hết lòng giúp đỡ, tạo mọi

điều kiện tốt nhất để em có thể hồn thành xuất sắc đợt kiến tập cũng như hoàn

thành bài báo cáo này.

34



Do kinh nghiệm thực tế, kiến thức của bản thân còn hạn chế nên bài báo

cáo này khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các

thầy, cơ giáo cùng tồn thể cán bộ, nhân viên trong UBND quận Tây Hồ để bài

báo cáo kiến tập của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN

Trần Thanh Thanh



35



PHỤ LỤC

PHỤ LỤC GỒM:

1. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

2. Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ

3. Sơ đồ quá trình quản lý văn bản đến của UBND quận Tây Hồ.

4. Một số văn bản do UBND quận ban hành và văn bản có liên quan đến

cơng tác Văn thư - Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.



Phụ lục 1.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Chủ tịch



PCT phụ trách

kinh tế

Phòng TC-KH



Phòng Kinh tế



PCT phụ trách

Văn xã

Phòng VH-TT



Phòng GD&ĐT



Phòng Nội vụ



PCT phụ trách

Đất đai xây dựng



Phòng Tư pháp



Phòng

TN-MT



Thanh tra quận



Phòng QLĐT



Phòng Y tế

VP HĐND&UBND



Cơng an quận



Thanh tra xây

dựng



BCH quân sự



Ban BT GPMB



Phòng LĐ,TB&XH

Ban QLDA

XDHTKTXQHT



Trung tâm Y tế



Ban quản lý

chợ quận



Trung tâm

DS-KHHGĐ

Trung tâm TDTT



Trung tâm Văn

hóa



Trung tâm

Dạy nghề

Hội Chữ Thập đỏ



Cơ quan Thi

hành án

BQL Hồ Tây



Ban QLDA



Trung tâm PTQĐ



Phụ lục 2

Sơ đồ quá trình xử lý cơng văn đi

ST

T

1



Trách nhiệm



Trình tự cơng việc



Thủ trưởng



2



ban, đơn vị

Cán bộ được



3



phân cơng

Thủ trưởng



4

5



văn phòng

Chánh Văn



5.1.2

Kiểm tra nội dung, tính pháp

lý và ký nháy văn bản

Kiểm tra nội dung, thể thức

văn bản và trình ký

-



phòng



6



Lãnh đạo



7



UBND

Văn thư



5.1.2



Soạn thảo văn bản



các phòng,

ban, đơn vị

Chun viên



mẫu

5.1.1



Phân cơng soạn thảo



các phòng,



Tài liệu/ Biểu



Kiểm tra, ký nháy



+



Chuyển lại văn bản

cho trưởng đơn vị



5.1.3

5.1.3



BM-04-03Phiếu xử lý văn

bản đến

5.1.4



Kiểm tra, phê duyệt



5.1.5- Chương

trình phần mềm:

Quản lý văn bản



8



Kiểm tra thể thức văn bản, chữ

ký của người có thẩm quyền và

đăng ký văn bản đi



Văn thư/Cán

bộ được phân



9



công

Văn thư



Gửi văn bản đi



đến

5.1.6- Sổ bàn

giao công văn

(BM-04-01)

5.1.6



Lưulục

hồ sơ

Phụ

3



Sơ đồ q trình xử lý cơng văn đến

ST



Trách nhiệm



Trình tự công việc



Tài liệu/ Biểu



T

1.



Văn thư



Tiếp nhận, phân loại văn

bản đến



mẫu

5.2.1

Phiếu xử lý văn

bản đến



2.



Lãnh đạo

Văn phòng



3.



Văn thư



4.





UBND Quận



5.



(BM.04.02)

5.2.2



Văn thư



Đề xuất chuyển LĐUBND

xử lý theo lĩnh vực quản





Đăng ký văn bản đến



5.2.3

5.2.4



Ý kiến chỉ đạo

giải quyết



Cập nhật ý kiến chỉ đạo và

chuyển cho các đơn vị liên

quan



5.2.5, chương trình

phần mềm: Quản

lý văn bản đi đến,

Cập nhập văn bản



Theo dõi, giải quyết công việc



lên cổng giao tiếp

điện tử Quận.



6.



Đơn vị/ cá

nhân liên quan



7.



Lưu hồ sơ



5.2.5



Văn thư



Phụ lục 4

Một số văn bản do UBND quận ban hành và văn bản có liên quan đến công tác

Văn thư - Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

1 Những công việc đã được thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND quận

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×
x