Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
b) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi ( do chuyên viên Nguyễn Thị Hương phụ trách )

b) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi ( do chuyên viên Nguyễn Thị Hương phụ trách )

Tải bản đầy đủ - 0trang

các Văn bản đạt yêu cầu. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo

Văn bản để chỉnh sửa;

+ Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,

không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực để ký văn bản;

- Đăng ký Văn bản đi.

+ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức Văn bản, chữ ký,

của người có thẩm quyền có hợp lệ khơng. Nếu không đúng quy định về thể

thức Văn bản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị

soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định;

+ Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương trình quản lý

cơng văn đi – đến để lưu và phục vụ cho cuối năm in, đóng thành sổ đăng ký văn

bản. Việc đăng ký bằng sổ hiện nay ở UBND quận chỉ dùng để ghi một số thông

tin cần thiết về văn bản như: ngày, tháng văn bản, số ký hiệu văn bản, tên cá nhân

và đơn vị lấy số( thuận tiện cho việc lấy số nhanh chóng, liên hệ với các cá nhân,

đơn vị khi có sai xót để sửa chữa, bổ sung). Các văn bản do UBND ban hành

được đăng ký vào sổ riêng, có hệ thống số riêng cho từng loại văn bản: sổ Quyết

định, sổ Cơng văn, sổ Tờ trình, sổ Thơng báo, sổ Kế hoạch, sổ báo cáo; ngồi ra

có sổ đăng ký riêng cho các văn bản của Hội đồng nhân dân và Văn phòng.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)

 Bìa sổ:

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:…….

Từ ngày……. đến ngày………

Từ số……….. đến số…………

Quyển số:……….

Đăng ký phần bên trong

Số ký



Ngày



Tên loại và



Nơi nhận Ngườ

16



Nơi người



Ghi



hiệu



tháng



văn bản văn bản

1



trích yếu nội



i ký



dung văn bản



2



3



4



5



nhận bản

lưu

6



chú

7



- Gửi Văn bản.

+ Đối với các đơn vị khơng nối mạng LAN, Văn thư có trách nhiệm nhân

bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảo

văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngồi phong bì ghi rõ tên cơ

quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu Văn bản và ký sổ bàn giao Công văn đi với

nhân viên giao thông. Những văn bản có mức độ khẩn, mật Văn thư đóng dấu

“Khẩn”, “Mật” lên bì văn bản. Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm

việc. Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì u cầu cán bộ đó ký nhận

vào sổ bàn giao Công văn. Những văn bản thơng thường khác thì phải gửi chậm

nhất trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày ký;

Mẫu bì của UBND quận

UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội

ĐT: 7.533.397



Kính gửi: ……..................

…………………………..

…………………………..



+ Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận có nối mạng

LAN, Văn thư có trách nhiệm scan Văn bản đã ký, đóng dấu và gửi đi theo

chương trình phần mềm Web chỉ đạo;

17



- Văn bản gửi đi được lưu 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị

soạn thảo Văn bản để theo dõi.

(Sơ đồ xử lý, giải quyết công văn đi – xem phụ lục 2)

c) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ( do chuyên viên Trần Thị Thu

Huyền phụ trách )

Quá trình giải quyết văn bản đi gồm các giai đoạn sau:

- Tiếp nhận văn bản:

* Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến UBND quận.

+ Đối với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên đơn vị, tên cá

nhân thì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của đơn vị đó.

+ Đối với các văn bản “ khẩn”, “hoả tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngay

đến Lãnh đạo văn phòng cho ý kiến.

+ Đối với loại văn bản khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu

xử lý văn bản và kẹp phiếu xử lý văn bản để chuyển tới lãnh đạo văn phòng cho

ý kiến.

Mẫu phiếu xử lý văn bản đến:

ỦY BAN NHÂN DÁN QUẬN TÂY HỒ

VĂN PHỊNG HĐND&UBND

Cơng văn đến:

Số:

Ngày tháng năm 2013

Kính gửi đ/c:



Ý KIẾN XỬ LÝ CỦA

LÃNH ĐẠO UBND QUẬN



- Đăng ký văn bản đến:

+ Văn bản đến sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng sẽ được

chuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến để

lấy số đến, ngày tháng văn bản đến để chuyển lên lãnh đạo UBND cho ý kiến

chỉ đạo.

+ Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn

bản, dưới số ký hiệu văn bản bằng mực đỏ.

Mẫu dấu đến của UBND quận Tây Hồ



Ngày



tháng



năm 2013



18



Ngày tháng năm 2013

Cập nhật lên Cổng giao tiếp điện tử quận



UBND QUẬN TÂY HỒ

CÔNG VĂN ĐẾN

Số:…………….

Ngày:…………

Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc

vào ngày 31/12 hàng năm tại UBND quận Tây Hồ được văn thư phân chia làm

03 cấp, đánh số riêng cho 03 cấp: TW:109, Địa phương 209, Lĩnh vực khác 309

văn thư sẽ đánh số 01 cho 03 cấp

Việc lấy số đến của văn bản sẽ giúp cho những người có trách nhiệm quản

lý công tác văn thư của UBND quận lắm rõ được hàng năm cơ quan có bao

nhiêu văn bản đến.

Khi đã hoàn tất thủ tục ban đấu văn thư sẽ tiến hành đăng ký văn bản đến.

 Bìa sổ:

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:…….

Từ ngày……. đến ngày………

Từ số……….. đến số…………

Quyển số:……….

Đăng ký bên trong:

Ngày

đến



Số

đến



Tác

giả

văn

bản



Số,ký

hiệu

văn

bản



Ngày

tháng

văn

bản



1



2



3



4



5



19



Tên

Đơn vị

loại và hoặc

trích



yếu

nhân

nội

nhận

dung

6



7





nhận



Ghi

chú



8



9



Việc đăng ký văn bản đến sẽ giúp cho cán bộ văn thư dễ dàng trong việc

quản lý và tra tìm văn bản, qua đó thủ trưởng cơ quan biết được một năm có bao

nhiêu văn bản đến.

Sau khi văn thư đã đăng ký văn bản đến vào trang quản lý văn bản đến

bằng phần mềm quản lý văn bản đến của UBND xong được cán bộ văn thư cho

vào cặp trình ký, bên ngồi có dán nhãn “ Cặp trình ký của bộ phận văn thư’’văn

bản sẽ trình cho Chánh văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối giải quyết,

đối với văn bản quan trọng sẽ được chuyển ngay cho Chủ tịch UBND để cho ý

kiến xử lý.

* Xem xét cho ý kiến giải quyết: Căn cứ nội dung văn bản đến, Lãnh đạo

UBND quận xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân cơng phòng, ban, đơn vị thực

hiện vào Phiếu xử lý văn bản đến.

* Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo UBND quận: Sau khi có ý kiến chỉ

đạo của Lãnh đạo UBND quận, văn thư cập nhật ý kiến xử lý của lãnh đạo

UBND quận vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến và chuyển cho các

phòng ban, đơn vị liên quan.

+ Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận có nối mạng LAN văn

thư có trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chương trình Web chỉ đạo.

=> Việc áp dụng hình thức này có ưu điểm nhanh chóng, kịp thời nhưng bên

cạnh đó cũng có nhược điểm nếu gặp phải sự cố mạng sẽ bị lỗi gây khó khăn

cho việc nhận văn bản của các phòng ban đơn vị

+ Đối với các phòng, ban, đơn vị khơng nối mạng LAN, văn thư có trách

nhiệm nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND

quận và ký sổ bàn giao công văn với bên giao thông. Khi có cán bộ đến nhận

văn bản trực tiếp thì ký nhận bàn giao văn bản vào sổ bàn giao công văn.

+Đối với văn bản chuyển giao cho cơ quan, đơn vị khơng thuộc Quận thì

văn bản sẽ giao cho nhân viên giao liên chuyển và nhân viên phải chịu trách

nhiệm về việc chuyển giao văn bản đó.

20



Hiện nay thì UBND quận không lập sổ chuyển giao mà dùng chung vào

sổ đăng ký văn bản đến,

Các chuyên viên Văn phòng theo dõi các khối phải có nhiệm vụ thường

xuyên mở chương trình Web chỉ đạo và chương trình Quản lý công văn đi - đến

để cập nhật ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận theo khối để theo dõi, đôn

đốc tiến độ thực hiện của các đơn vị.

(Sơ đồ q trình xử lý, giải quyết cơng văn đến – xem phụ lục 3)

2.2.2. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:

- Con dấu là thành phần thể hiện giá trị pháp lý của văn bản cũng như

quyền lực Nhà nước trong văn bản.

- Việc thực hiện và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ được thưc

hiện theo quy định của Nghị định 69/ CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính

phủ và thơng tư số 32/TT ngày 30 tháng 12 năm 1993 của Bộ Nội vụ và Ban cán

bộ Chính phủ hướng dẫn thi hành Nghị định 62/NĐ- CP ngày 22 tháng 9 năm

1993 và đến nay là Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/8/2004 của Chính phủ

về cơng tác văn thư đảm bảo các quy định của nhà nước

- Quy định của cơ quan về quản lý con dấu: Theo điều 3 Nghị định số

58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 quy định về quản lý và sử dụng con

dấu, UBND quận đã quản lý con dấu bằng cách giao cho cán bộ văn thư trực

tiếp quản lý và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo và hướng dẫn của lãnh đạo cơ

quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Dấu văn phòng UBND quận đóng lên văn bản do Chánh văn phòng ký

theo quy định đó là các văn bản trong quan hệ giao dịch hành chính với cơ quan,

đơn vị, các văn bản thông báo nội dung chỉ đạo và kết luận của UBND ký, các

văn bản do các trưởng phòng ban, tổ tham mưu ký thừa uỷ nhiệm của chủ tịch

UBND quận Tây Hồ.

- Nắm được tính chất quan trọng của con dấu, nên cán bộ Văn phòng nói

chung và cán bộ văn thư nói riêng đã thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu

tương đối tốt;



21



- Ở UBND quận Tây Hồ sử dụng các loại con dấu như: dấu có hình quốc

huy, dấu chức danh, dấu của HĐND, dấu chỉ mức độ mật,khẩn…do cán bộ văn

thư trực tiếp quản lý và sử dụng.

* Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu ở UBND quận Tây Hồ:

- Chủ tịch UBND quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của

Quận theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.

- Chánh văn văn phòng chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND về việc

quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu. Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con

dấu của cơ quan.

- Cán bộ văn thư là người quản lý trưc tiếp con dấu của cơ quan mình. Chịu

trách nhiệm trước Chánh văn phòng về việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu.

* Công tác quản lý con dấu ở UBND quận Tây Hồ:

- Con dấu được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư cơ quan và văn

thư là người có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND dưới sự chỉ đạo, giám

sát của Chánh văn phòng, là người giữ khố tủ để dấu và sử dụng con dấu theo

quy định. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn

phòng và phải có biên bản giao nhận.

- Dấu của UBND quận Tây Hồ được bảo quản cẩn thận, có ngăn tủ đựng

con dấu riêng.

- Dấu được để tại cơ quan tránh việc lạm dụng con dấu vào việc cá nhân,

trái pháp luật.

- Dấu thường xuyên được lau, rửa đảm bảo cho dấu không bị mờ, đủ

thông tin của con dấu trên văn bản.

- Sau mỗi lần sử dụng, dấu được cất gọn vào tủ, khóa lại cẩn thận.

* Công tác sử dụng con dấu ở UBND quận Tây Hồ:

- Cán bộ Văn thư là người trực tiếp sử dụng con dấu.

- Con dấu được đóng lên văn bản của cơ quan ban hành.

- Cán bộ văn thư trực tiếp đóng dấu lên văn bản sau khi đã kiểm tra về

mặt thể thức và thẩm quyền ký, chữ ký của văn bản.

- Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên tay trái theo đúng quy định.

22



- Khơng có tình trạng đóng dấu khống chỉ, thực hiện tốt các quy định về quản

lý và sử dụng con dấu.

2.2.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành:

Để thực hiện tốt công tác Văn thư – Lưu trữ và dần đưa công tác văn thư

lưu trữ của quận Tây Hồ đi vào nề nếp và có sự thống nhất trong tồn quận,

UBND quận đã ban hành cơng văn số 1460/UB –VP ngày 17 tháng 12 năm

2007 về việc thực hiện chế độ

“Lập và giao nộp hồ sơ hiện hành” của cán bộ công chức cơ quan.Công

việc lập hồ sơ của UBND quận là do cán bộ văn thư của quận lập

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng của công tác văn thư cơ quan, được thực

hiện ngay sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong văn bản đã được giải quyết xong.

Văn bản được hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm: Văn bản do cơ

quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc các cá nhân gửi tới, khi

công việc đã được giải quyết xong cần phải được lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng

trong hoạt động quản lý của UBND và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu.

Tại UBND quận Tây Hồ việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ thường trực của nhân viên văn thư trong cơ quan.



Bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản:

Các văn bản đi, văn bản đến cơ quan đều được cán bộ văn thư lập thành

hồ sơ hiện hành và lưu trữ, bảo quản tại văn thư cơ quan.

- Các văn bản đi của cơ quan được lập thành hồ sơ dưới dạng tập lưu các

văn bản có cùng tên loại như: tập lưu quyết định, tập lưu tờ trình,... riêng các

văn bản Quy phạm pháp luật do số lượng ban hành ít nên được lập thành một tập

riêng gôm tất cả các loại văn bản Quy phạm pháp luật mà cơ quan ban hành

trong năm.

- Các văn bản đến cơ quan được lập thành các tập lưu theo tầm quan trọng

của cơ quan ban hành. Các văn bản của cơ quan cấp trên, của UBND Thành phố,

các cơ quan Sở gửi đến văn thư cơ quan lưu lập lưu vào tập lấy tên là tập lưu

23



Trung ương; các văn bản do các cơ quan trực thuộc UBND quận quản lý, các

phường, các đơn vị thuộc các phường được lưu vào tập lấy tên là tập lưu Địa

phương; các văn bản do các cơ quan khác gửi tới như các trường học trên địa

bàn quận, các công ty, doanh nghiệp lưu vào tâp lấy tên là tập lưu các văn bản

khác. Sau khi văn bản được phân loại xong thì cán bộ văn thư phải sắp xếp văn

bản theo số đến của từng cấp để lập hồ sơ, số đến được sắp xếp theo thứ tự từ

nhỏ đến lớn.

* Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành theo từng

năm. Các văn bản đã được giải quyết trong một năm kể từ khi công việc kết

thúc, 03 tháng với tài liệu xây dựng cơ bản, 01 tháng với tài liệu phim ảnh. Khi

giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan văn thư phải thống kê tài liệu hồ sơ vào

mục lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận tài liệu.

=> Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của UBND quận Tây Hồ giúp cho

lãnh đạo cũng như cán bộ trong cơ quan tìm kiếm thơng tin trong các văn bản

được nhanh chóng, đầy đủ, dễ dàng và chính xác

+ Tạo tác phong làm việc khoa học ngăn nắp;

+ Giúp cho việc bảo vệ các thơng tin cần giữ gìn bí mật trong văn bản;

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, thu thập đầy đủ những tài

liệu phản ánh đúng hoạt động của cơ quan đơn vị để cán bộ lưu trữ có thể lựa

chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ.

2.3. Tình hình hoạt động nghiệp vụ cơng tác lưu trữ

2.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan

gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong cơ quan. Thành

phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn

bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc

được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc

chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của

đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

24



- Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, UBND quận Tây Hồ đã

xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục thành phần tài liệu

và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong

hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

- Trong những năm qua, công tác quản lý tài liệu lưu trữ đã được UBND

quận quan tâm, triển khai thực hiện nghiêm túc. Tài liệu lưu trữ được thu thập

bổ sung, bảo quản một cách khoa học, hợp lý có thứ tự, ngăn nắp.

- Ngày 30/8/2006 UBND quận đã ban hành Quyết định số 1023/QĐUBND về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và thành

phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ.

2.3.2. Chỉnh lý tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu theo một phương án

phân loại thống nhất trong tồn phơng. Đây là khâu quan trọng nhất của công tác

lưu trữ.

- Ngày 22/12/2011 Văn phòng HĐND&UBND quận có Cơng văn số

181/VP về việc khảo sát tài liệu lưu trữ, theo đó Văn phòng UBND quận đã mời

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng

tiến hành khảo sát tài liệu lưu trữ của các đơn vị: Tài chính – kế hoạch, Tài

nguyên – môi trường, Quản lý dự án để lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- UBND quận Tây Hồ đã hồn thành quy trình chỉnh lý tài liệu và đạt

được các yêu cầu:

+ Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

+ Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện

hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cần đưa ra loại

huỷ đối với lưu trữ lịch sử;

+ Hệ thống hố hồ sơ, tài liệu;

+ Lập các cơng cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin, cơ sở dữ

liệu và các công cụ tra cứu khác để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu.

- Quá trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành theo từng bước:

1. Giao nhận tài liệu

2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

3. Khảo sát tài liệu

25



4. Bổ sung tài liệu

5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

2.3.3. Bảo quản tài liệu

- Bộ phận kho lưu trữ văn phòng đi vào hoạt động từ cuối năm 1996 khi

đó tài liệu, hồ sơ được bảo quản, lưu giữ trong tủ sắt và chỉ có cán bộ kiêm

nhiệm cơng tác lưu trữ. Đến năm 2010 kho lưu trữ quận được chuyển lên tầng 4

trụ sở UBND quận gồm có diện tích tương đương 4 phòng làm việc (khoảng

100m2) và 01 phòng khai thác tài liệu (phòng đọc) rộng 18m2. UBND quận bố

trí 01 cán bộ chuyên trách làm nhiệm vị lưu trữ.

- Trong kho lưu trữ hiện tại có 113 giá sắt đựng tài liệu tương đương 654m

tài liệu lưu trữ. Bộ phận lưu trữ được bố trí ở vị trí thống mát, rất thuận lợi cho

công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở cơ quan, hệ thống phòng cháy chữa

cháy cảu kho lưu trữ luôn được đảm bảo an tồn tuyệt đối. Cán bộ lưu trữ

thường xun làm cơng tác vệ sinh kho, phòng chống mối mọt, ẩm mốc.

Với rất nhiều nội dung trực quan vơ tình hay cố ý người sử dụng cũng có thể

gây nguy hại đến tài liệu. Như để sử dụng tài liệu đúng cách, các thư viện đã hướng

dẫn độc giả - Ngay khi có thể hãy tránh xa những mối nguy hiểm cho tài liệu:

- Tay phải sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu, ví như tay dính dầu ăn, dầu

ăn dính lên tài liệu thì sẽ làm biến chất tài liệu

- Tài liệu phải được cất giữ trên giá, không đặt dưới đất, khơng đặt trên

nóc giá;

- Sử dụng tấm ken tài liệu đầy đủ để tài liệu không bị đổ, chồng lên nhau;

- Khơng để tài liệu ngồi kho vì có thể khơng đảm bảo được các tác nhân

có thể xâm hại tài liệu;

- Không để tài liệu dựa vào tường hay giá bị ẩm ướt;

- Đảm bảo không gian thích hợp để có thể di chuyển được tài liệu, không

quá chật hẹp dễ bị xô đẩy, vướng mắc;

- Không gấp trang để đánh dấu tài liệu, không viết đánh dấu vào tài liệu,

nếu cần chỉ được dùng bút chì mềm;

- Tránh để thức ăn, đồ uống trong kho;

- Chống nắng tối đa cho tài liệu trong kho;

26



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

b) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi ( do chuyên viên Nguyễn Thị Hương phụ trách )

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×