Tải bản đầy đủ - 0 (trang)
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

Tải bản đầy đủ - 0trang

hồ sơ, tài liệu theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, quy định về công tác văn thư

đã đưa công tác văn thư của UBND quận đi vào nề nếp, khoa học, đáp ứng được

ngày càng tốt yêu cầu công việc, cũng như yêu cầu của Thành phố Hà Nội về cải

cách hành chính.

Quận đã phân cơng lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng Nội vụ và các

đồng chí cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ thực hiện

theo đúng Kế hoạch số 61/KH-UBND nhày 19/4/2012 của UBND Thành phố

Hà Nội về công tác văn thư – lưu trữ năm 2012.

UBND quận tổ chức tập huấn Luật Lưu trữ, Nghị định 110/2004/NĐ-CP

ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Cơng tác Văn thư – lưu trữ; Nghị định số

111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ; Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư tại các

phòng, ban chun mơn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận, UBND các phường, các

trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn quận.

Hầu hết các văn bản do quận và phường ban hành đều đảm bảo đúng quy

định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Thông tư liên tịch số 55/TTLTBNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số 01/2001/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính.

Nội dung kiểm tra, hướng dẫn cần tập trung vào các vấn đề sau:

- Việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy định khác

của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực hiện các chế

độ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định của

Nhà nước;

- Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định;

- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

11



+ Thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

+ Xác định thực tế tình trạng Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài

liệu trong kho;

+ Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy

định của pháp luật;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ;

- Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.

2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư

2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản:

- Trình tự thủ tục ban hành văn bản:

+ Hầu hết các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của quận và

phường ban hành được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản Quy

phạm pháp luật của HĐND&UBND: Ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm

quyền về hình thức và nội dung, cơ bản đảm bảo đúng trình tự thủ tục quy định,

đa số các văn bản được ban hành đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

+ Đối với các văn bản Hành chính thơng thường: Nhìn chung các đơn vị

thuộc quận đã chấp hành nghiêm chỉnh việc thực hiện quy trình soạn thảo, trình

ký và ban hành văn bản: UBND quận và UBND các phường đã phân công cán

bộ Văn phòng thực hiện cơng tác kiểm tra văn bản trước khi trình lãnh đạo ký,

phê duyệt để chánh nhầm lẫn sai xót.

- Cơng tác soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn. Thuộc

chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân nào thì giao cho đơn vị, cá nhân đó

soạn thảo. Việc xây dựng và ban hành văn bản gồm các bước:

* B1: Cán bộ được phân công soạn thảo văn bản

* B2: Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị kiểm tra nội dung tính pháp lý

và ký nháy vào văn bản

* B3: Chuyên viên văn phòng kiểm tra nội dung, thể thức và trình ký

* B4: Chánh Văn phòng kiểm tra, ký nháy

12



* B5: Lãnh đạo UBND kiểm tra và phê duyệt

* B6: Cán bộ văn thư kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người có

thẩm quyền, đăng ký và làm thủ tục phát hành.

Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ thực hiện

theo VBQPPL tại điều 19 Luật ban hành quy phạm pháp luật năm 1996 và điều

11,14 của Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (có sửa đổi) năm 1994 thì

HĐND ban hành Nghị quyết, UBND ban hành quyết định, chỉ thị.

Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ quan

cấp trên, các quyết định trong văn bản của UBND quận ngoài việc tuân thủ các

quy định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có chức

năng, quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, trung ương.Vì vậy

việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận được xây dựng trên:

+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bản

ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?

+ Xác định tên lọai văn bản, căn cứ vào tính chất mục đích và thẩm quyền

ban hành, đối tượng thi hành văn bản;

+ Thu thập và xử lý thơng tin: khâu này quan trọng vì nó có liên quan đến

nội dung của vấn đề cần soạn thảo để văn bản ban hành ra đạt được mục đích đề ra;

+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo;

+ Sau khi văn bản đã được duyệt, người soạn thảo phải đọc lại văn bản

lần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyển văn thư để ghi số, ngày, tháng,

năm, sốt lại văn bản , trình ký chính thức đưa ra và phát hành.

Trên thực tế thì HĐND và UBND quận ban hành một số loại văn bản hành chính

như: Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Thơng báo, Tờ trình, Cơng văn, Biên bản,

Hợp đồng, Chương trình, Nghị quyết, Hướng dẫn, Chỉ thị,…

Và các loại văn bản như; giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường. Cùng

với một số phiếu dùng trong công tác văn thư hàng ngày: phiếu báo, phiếu gửi…

Tất cả các văn bản trên nhằm phục vụ cho quản lý nhà nước ở UBND quận Tây

Hồ và theo đúng quy định của cơng văn 425/VTLTNN – NVTW.



13



-



Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản:

Chủ tịch UBND quận là người thay mặt UBND quận ban hành các văn



bản pháp quy quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo chung của

UBND quận gửi cho UBNDTP, HĐND tại các kỳ họp HĐ.

Chủ tịch UBND quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị, quyết định:

VD:



TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH



Nguyễn Văn A

Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tịch được chủ tịch ủy quyền ký vào các

văn bản trên

VD:



TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

KT.CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH



Nguyễn Văn B

Phó chủ tịch UBND quận được phép ký thay chủ tịch vào các văn bản

pháp quy và các văn bản hành chính khác của UBND quận thuộc phạm vi cơng

tác của mình được phân cơng.

Đối với các ủy viên của UBND quận phụ trách văn phòng, được ủy quyền

ký một số văn bản theo quy định của UBND quận Tây Hồ. Chánh văn phòng

được phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thơng thường để truyền đạt

ý kiến, chỉ đạo giải quyết công văn của UBND quận hoặc đôn đốc, nhắc nhở về

việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND cũng như các Quyết định, Chỉ thị của

UBND quận.

14



VD:



TL. CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHỊNG



Nguyễn Văn C

Nhìn chung, UBDN quận đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước

về trình tự, thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảm

bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành.

a) Công tác tổ chức, quản lý văn bản

b) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi ( do chuyên viên Nguyễn Thị

Hương phụ trách )

Quá trình xử lý công văn đi gồm các giai đoạn sau:

- Soạn thảo văn bản:

+ Các chuyên viên của các phòng ban chuyên môn, các đơn vị thuộc

Quận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định của

Nhà nước;

+ Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận được giao nhiệm vụ

soạn thảo Văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận đồng

thời phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của văn bản;

- Kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản.

+ Chun viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội

dung Văn bản do các phòng ban chun mơn chuyển đến. Chánh hoặc Phó văn

phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các Văn bản

đạt yêu cầu và trình Lãnh đạo UBND quận ký phê duyệt;

+ Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các Văn bản cần

được sửa đổi bổ sung theo u cầu của Lãnh đạo Văn phòng thì chun viên

Văn phòng sẽ chuyển lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo để hoàn thiện lại;

- Phê duyệt.

+ Lãnh đạo UBND quận hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền

thừa lệnh UBND quận xem xét nội dung, hình thức, hoặc ký chính thức đối với

15



các Văn bản đạt yêu cầu. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo

Văn bản để chỉnh sửa;

+ Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,

khơng dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực để ký văn bản;

- Đăng ký Văn bản đi.

+ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức Văn bản, chữ ký,

của người có thẩm quyền có hợp lệ khơng. Nếu khơng đúng quy định về thể

thức Văn bản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị

soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định;

+ Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương trình quản lý

công văn đi – đến để lưu và phục vụ cho cuối năm in, đóng thành sổ đăng ký văn

bản. Việc đăng ký bằng sổ hiện nay ở UBND quận chỉ dùng để ghi một số thông

tin cần thiết về văn bản như: ngày, tháng văn bản, số ký hiệu văn bản, tên cá nhân

và đơn vị lấy số( thuận tiện cho việc lấy số nhanh chóng, liên hệ với các cá nhân,

đơn vị khi có sai xót để sửa chữa, bổ sung). Các văn bản do UBND ban hành

được đăng ký vào sổ riêng, có hệ thống số riêng cho từng loại văn bản: sổ Quyết

định, sổ Công văn, sổ Tờ trình, sổ Thơng báo, sổ Kế hoạch, sổ báo cáo; ngồi ra

có sổ đăng ký riêng cho các văn bản của Hội đồng nhân dân và Văn phòng.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)

 Bìa sổ:

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:…….

Từ ngày……. đến ngày………

Từ số……….. đến số…………

Quyển số:……….

Đăng ký phần bên trong

Số ký



Ngày



Tên loại và



Nơi nhận Ngườ

16



Nơi người



Ghi



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

Tải bản đầy đủ ngay(0 tr)

×