Tải bản đầy đủ - 31 (trang)
Phân tích công việc.

Phân tích công việc.

Tải bản đầy đủ - 31trang

Về cơ bản,công tác tổ chức hành chính bao gồm hai bớc: 1.Phân chia,thông qua phân tích hoạt động kinh doanh thành các chức
năng hay các hoạt động cần phải thực hiện. 2.Giao chức năng cho các cá nhân.

2.2.1 Phân tích công việc.


Một biện pháp đơn giản đối với công tác tố chức đợc gọi là phân tích công việc,bằng cách liệt kê tất cả các hoạt động cần phải đợc thực hiện nếu
muốn cho doanh nghiệp đạt đợc những mục tiêu đã định.Những hoạt động này sau đó đợc nhóm gộp lại thành những hoạt động có liên quan nh sản
xuất,phân phối hay tiếp thị và các chức năng phụ trợ. Sản xuất các hàng hoá hay dịch vụ là nguồn lợi ích chủ yếu do phần lớn
các công ty tạo ra;phân phối đem lại nguồn thu nhập cho công ty và các chức năng phụ trợ nh tài chính đợc tiến hành chủ yếu nhằm làm cho hai
chức năng cơ bản trên thực hiện đợc hoặc trở nên hiệu quả hơn và có khả năng sinh lợi hơn.Do đó,trong mét c«ng ty hạch toán-kế toán công
cộng,công việc hạch toán-kế toán cho khách hàng là hoạt động sản xuất,nh- ng việc lu giữ hồ sơ của bản thân những nhà hạch toán-kế toán lại là chức
năng phụ trợ. Việc thực hiện chức năng sản xuất bao gồm việc mua tậu lại các thành
phần đợc dùng để sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụnguyên liệu hay hàng hoá,nhà xởng và thiết bị,và đội ngũ nhân viên cũng nh việc tận dụng các
yếu tố sản xuất.Vì vậy trong nghành bán lẻ,việc lắp ráp mua hàng để bán tại một địa điểm kinh doanh đợc trang bị tiện lợi là một dịch vụ mà ngời
bán lẻ cung cấp cho ngời tiêu dùng cuối cùng về những sản phẩm này;ngời bán buôn cũng thực hiện dịch vụ tơng tự cho bản thân các nhà bán lẻ.Các
chức năng phụ trợ bao gồm tất cả các hoạt động có liên quan đến việc cấp tài chính của công ty cho những hoạt động mua bán của nó.Sản xuất,phân
phối và cấp tài chính là những chức năng đặc trng của một doanh nghiệp kinh doanh.
2.2.2 Phân công công việc. Bớc tiếp theo trong việc thiết lập cơ cấu và tổ chúc hành chính là giao các
chức năng và các chức năng bộ phận cho các thành viên của công ty theo đúng khả năng,năng lực và mối quan tâm tơng ứng của họ,đảm bảo không
giao quá nhiều việc cho các cá nhân có trình độ cao hơn.Trong một công ty tơng đối ít nhân viên,tất nhiên mỗi chức vụ sẽ bao gồm nhiều nhiệm vụ hơn
so với mỗi cá nhân ở một công ty lớn.Có hạn chế đối với việc chuyên môn hoá trong một công ty nhỏ.Có thể không có khả năng có đợc dù chỉ một ng-
ời với trách nhiệm duy nhất tập trung vào,chẳng hạn việc mua hàng hay quản lý dự trữ.Thờng thì những chức năng này do cùng một ngời đảm
nhận,có lẽ là cùng với các chức năng khác.Trong mọi trờng hợp điều quan trọng là các nhân viên của công ty phải biết đợc ai chịu trách nhiệm việc gì
và chịu trách nhiệm với ai.
Nếu trách nhiệm chức năng đợc thể hiện bởi 6 khối giữa trong sơ đồ sau có độ lớn đủ để chiếm hết toàn bộ thời gian của 6 nhân viên và để cho hai
uỷ viên đợc tự do tập trung vào các hoạt động bán hàng quan trọng nhất,thì những đờng kẻ đơn trong phần minh hoạ có thể cho thấy sự giao quyền trực
tuyến,hay những mối quan hệ qua lại trong công ty đó.Nh vậy,ngời nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng sẽ báo cáo cho uỷ viên A,nhân viên chịu
trách nhiệm quản lý dự trữ sẽ báo cho uỷ viên B...Nếu công ty phát triển lớn hơn và mỗi nhân viên trong số 6 ngời này cần có một hoặc nhiều ngời
giúp đỡ cho mình thì 6 nhân viên này có thể trở thành ngời quản lý trong bộ phận tơng ứng của họ.trong một tổ chức thuần tuý trực tuyến nh kiểu tổ
chức trình bày trong sơ dồ thì mỗi ngời quản lý hay giám sát một bộ phận sẽ chịu trách nhiệm thuê những nhân viên cho riêng mình.
Sơ đồ 1:Sự phân chia công việcgiao quyền trong một công ty hợp doanh hay một hãng có hai thành viên
Trong quá trình hình thành và phát triển của một doanh nghiệp,có thể đạt tới một điểm,tại đó đòi hỏi phải có sự chú ý toàn diện của một ngời hay
một phòng vào chức năng nhân sự.Trong trờng hợp nh vậy,chuyên gia hay phòng phụ trách những mối quan hƯ vỊ nh©n sù thêng cã nhiƯm vơ giao
qun tham mu chứ không phải giao quyền trực tiếp;có nghĩa là ngời phụ trách nhân sự chỉ có thể đề nghị hay cố vấn cho những ngời điều hành trực
tuyến và những ngời điều hành trực tuyến sẽ giữ quyền ra quyết định cuối cùng.Những mối quan hệ tham mu đợc thể hiện trên biểu đồ tổ chức bằng
các đờng đứt nét nh sơ đồ 2: ủy viên
ủy viên A
A ủy viên
ủy viên B
B
Mua Mua
vào vào
Định Định
giá giá
Quảng Quảng
cáo cáo
thúc đẩy thúc đẩy
bán bán
hàng hàng
Bán hàng Bán hàng
Quản Quản
lý lý
dự dự
trữ trữ
Kế Kế
toán toán
tài tài
chính chính
Cấp Cấp
tín tín
dụng dụng
thu thu
tiền tiền
Sơ ®å 2:Mèi quan hƯ gi÷a trùc tun tham mu trong mét tỉ chøc nhá.
Giao qun trùc tun. Giao qun tham mu.
Sơ đồ này mô tả bốn bộ phận trực tuyến cha không phải sáu bộ phận nh sơ đồ1,chức năng định giá do hai uỷ viên cùng gánh vác,cộng chức năng mua
hàng và quản lý dự trữ đợc kết hợp vào trong một bộ phận duy nhất,các thành viên đảm nhận toàn bộ chức năng thuộc cơ sở bán hàng.
Hình thức phổ biến nhất ở một tổ chức nhỏ phân chia các bộ phận theo chức năng.Các doanh nghiệp cũng có thể đợc tổ chức theo các khu vực lãnh
thổ hay theo các sản phẩm,cũng nh theo chức năng.
2.2.3 Giao qun. Khã cã thĨ xem xÐt c¸c chÝnh s¸ch về nhân sự và tổ chức trong các doanh
nghiệp nhỏ một cách tách biệt.Chẳng hạn,chính sách về tổ chức cần phải nêu lên cả cách thức giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho các thành viên
khác nhau của công ty.Cần phải ra các quyết định về phạm vi mà những ng- ời chủ doanh nghiệp sẽ giao quyền hạn thuộc các loại khác nhau cho những
ngời khác và họ sẽ giữ những quyền hạn nào cho bản thân họ.Việc giao quyền đúng đắn sẽ là một chức năng quan trọng của quản lý.
Một tiền đề của một tổ chức tốt là trách nhiệm và quyền hạn phải luôn luôn cân bằng.Sẽ không có ai chịu trách nhiệm và một việc gì nếu anh ta
hay cô ta không có quyền hạn để làm việc đó và không thể giao quyền cho Uû viªn A
Uû viªn A Uû viªn B
Uû viªn B
Bộ phận Bộ phận
nhân sự nhân sự
Mua vào Mua vào
và quản và quản
lý dự trữ lý dự trữ
Quảng Quảng
cáo thúc cáo thúc
đẩy bán đẩy bán
hàng hàng
Kế toán Kế toán
tài chính tµi chÝnh
CÊp tÝn CÊp tÝn
dơng dơng
thu tiỊn thu tiỊn
mét ngêi trong doanh nghiệp nếu ngời này không chịu trách nhiệm về các kết qủa.Nếu một chính sách không hoàn toàn rõ ràng và xác định về vấn đề
này,nó sẽ dẫn đến tình trạng lộn xộn và tinh thần thấp. Một yếu điểm chung ở nhiều doanh nghiệp nhỏ là việc không phân chia
quyền hạn đủ để ngời chủ doanh nghiệp đợc tự do tập trung vào những chức năng quản lý quan trọng hơn.Sự cân bằng đúng đắn giữa việc phân chia
quyền hạn thuộc một loại hình thích hợp đủ để một mặt giải phóng cho ng- ời chủ doanh nghiệp khỏi những trách nhiệm nhất định và mặt khác duy trì
đợc sự quản lý đầy đủ đối với doanh nghiệp là mục tiêu của cách tổ chức tốt khác trong doanh nghiệp nhỏ.Trong hầu hết trờng hợp,ngời chủ doanh
nghiệp đều muốn dành quyền quyết định cuối cùng đối với những khoản chi tiêu lớn,đối với việc tuyển dụng ngời vào những vị trí quan trọng và đối
với việc dàn xếp cuối cùng về những khiếu nại của khách hàng có khó khăn đặc biệt hay của ngời cung ứng,gánh nặng của việc ra quyết định cuối cùng
trong mọi vấn đề quan trọng gắn liền với những mối quan hệ công cộng và quan hệ lao động cũng sẽ thuộc về ngời chủ doanh nghiệp.
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm ở một doanh nghiệp nhỏ là đặc biệt quan trọng trong truờng hợp một công ty hợp doanh,vì những hoạt
động của bất kỳ một uỷ viên nào với những ngời bên ngoài đều thờng bị ràng buộc về mặt pháp lý.Cũng nh vậy,các nhân viên bất kỳ của công ty
đều công nhận một uỷ viên nh là một chủ sở hữuvà sẽ nhận lệnh từ bất kỳ một ủy viên nào.Nếu không có sự thoả thuận giữa các uỷ viên về việc phân
chia quyền hạn thờng sẽ dẫn đến các lệnh mâu thuẫn nhau.
2.3 Các hoạt động chỉ đạo.
Chỉ đạo là chức năng giám sát và phối hợp hoạt động của các cá nhân cấp dới và là sự kế tiếp lôgic đối với công tác tổ chức.Việc chỉ đạo bao gồm
việc đa các nguồn nhân lực của tổ chức vào hoạt động hớng đến hoàn thành những mục đích hoặc mục tiêu của công ty.
2.3.1 Phối hợp. Phối hợp là một khía cạnh cơ bản của việc tổ chức tốt.Cần phải có sự phối
hợp vì tất cả các thành viên của một công ty thực hiện những chức năng có mối quan hệ qua lại với nhau;do đó,công việc mà một ngời làm sẽ có ảnh
hởng tới những ngời khác theo một cách nào đó. Sự phối hợp hoàn hảo là một điều lý tởng hiếm khi,nếu không nói là
không thể đạt đợc.Tuy nhiên,ban quản lý phải đợc thờng xuyên phấn đấu để đạt đợc sự phối hợp tối đa tất cả các hoạt động cuả doanh nghiệp,thông
qua việc giám sát và các thủ tục quản lý khác nhau.Mỗi quyết định quan trọng phải đợc đa ra trên cơ sở cân nhắc những tác động của nó đối với tất
cả các bộ phận của doanh nghiệp.Chính sách là những công cụ phối hợp quan trọng bới vì chúng thiết lập nên những mục đích hay mục tiêu chung
để các bộ phận khác nhau phấn đấu hớng tới.Các ngân quỹ,các lịch trình và những loại hình quản lý khác trợ giúp cho việc phối hợp vì chúng giúp ban
quản lý lập kế hoạch và đạt đợc mối quan hệ cân đối giữa hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.Sự phối hợp tiêu biểu cho kÕt
qu¶ ci cïng cđa viƯc qu¶n lý cã hiƯu qu¶ đó là gần nh có sự cân đối hoàn hảo giữa các yếu tố giữa bán hàng với sản xuất,giữa việc mở rộng với các
nguồn lực sẵn có và giữa các yếu tố thu nhập với chi tiêu cộng lợi nhuËn.

2.3.2 Gi¸m s¸t.


Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Phân tích công việc.

Tải bản đầy đủ ngay(31 tr)

×