Tải bản đầy đủ - 64 (trang)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Tải bản đầy đủ - 64trang

Trường ĐHKTQD Hà Nội



12



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



+ Ngày 08/08, phiếu xuất 102 = 2.516 x 16.523 đồng/kg = 41.572.407 đ

Với các vật tư khác cách tính trị giá vốn vật tư xuất kho cũng tương tự.

1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng

Ninh

Do nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả sản xuất

kinh doanh nên việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều phòng ban, bộ phận cùng

tham gia. Việc quản lý nguyên vật liệu phải được thực hiện chặt chẽ từ khâu thu

mua đến khâu sử dụng nguyên vật liệu.



1.3.1. Tổ chức quản lý khâu thu mua nguyên vật liệu

Việc mua sắm vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình

sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau:

- Kế hoạch sản xuất, sửa chữa, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng của

đơn vị.

- Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục công trình

sửa chữa (căn cứ vào dự toán thiết thi công công trình)

- Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất.

- Báo cáo nghiên cứu khả thi phương án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản

tiên lượng vật liệu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê

duyệt.

- Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây

dựng.

- Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị.

- Kế hoạch vốn.

- Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nước và tổng Công ty điện

lực Việt Nam.

Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập kho do mua ngoài. Để tránh lãng

phí vốn, đồng thời phải thực hiện đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cho hoạt động

thi công công trình thì định kỳ từ ngày 5-6 đầu tháng trước Phòng Kế hoạch Kỹ

thuật phải xây dựng được kế hoạch sử dụng vật tư cho tháng sau để có căn cứ thực



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



Trường ĐHKTQD Hà Nội



13



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



hiện thu mua nguyên vật liệu. Căn cứ để xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư là định

mức hao phí vật tư cho từng hạng mục công trình, năng lực thi công (tình hình lao

động) hiện có, điều kiện thi công công trình...kế hoạch vật tư này sau khi được giám

đốc phê duyệt sẽ là cơ sở để Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tìm kiếm nhà cung cấp.

Khi có kế hoạch về vật tư, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tiến hành tìm kiếm các

nhà cung cấp. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp là đảm bảo cung ứng đúng loại vật

tư, kịp thời khi có yêu cầu cung cấp hàng của Công ty, tạo điều kiện cho Công ty trả

chậm từ 10-20 ngày, giá mua thấp...các tiêu chuẩn này được thể hiện chi tiết trong

báo giá của từng nhà cung cấp.

Khi đã có báo giá, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật trình giám đốc phê duyệt, giám

đốc sẽ lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tối đa các yêu cầu ở trên. Khi đã lựa chọn

được nhà cung cấp, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tiến hành soạn thảo hợp đồng và thỏa

thuận với khách hàng, sau khi hai bên thống nhất các điều khoản ghi trong hợp

đồng, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật trình giám đốc ký kết hợp đồng.

Khi phát sinh yêu cầu thu mua vật tư, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật gọi điện cho

nhà cung cấp để họ chuyển hàng tới kho Công hoặc chuyển thẳng ra chân công

trình. Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến địa chỉ Công ty thì hội đồng nghiệm thu

của Công ty gồm phó giám đốc, trưởng Phòng Kế hoạch Kỹ thuật, nhân viên thu

mua và kế toán vật tư, thủ kho phải tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách vật tư,

khi vật tư đảm bảo chất lượng ghi trong hợp đồng mới được phép tiến hành nhập

kho.

Lúc này Phòng Kế hoạch Kỹ thuật sẽ lập phiếu nhập kho, chuyển cho thủ

kho, thủ kho kiểm đếm số lượng và tiến hành cho nhập kho.

Các chứng từ nhập kho sau khi được thủ kho ghi thẻ kho sẽ được chuyển lên

Phòng Kế toán cùng chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư

để phản ánh vào sổ sách kế toán.

Có thể thấy việc quản lý khâu thu mua của Công ty là rất chặt chẽ, điều này

đảm bảo cho vật tư thu mua đạt chất lượng cao, đồng thời tiết kiệm chi phí cho

Công ty.



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



Trường ĐHKTQD Hà Nội



14



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



1.3.2. Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho

Ở Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh, nguyên vật liệu được sử dụng

rất đa dạng và phong phú, do vậy Công ty thực hiện xây dựng 2 kho: 1 kho chính ở

Công ty, bao gồm các loại vật liệu nhạy cảm với giá cả của thị trường và đòi hỏi

điều kiện bảo quản phải tốt như sắt thép, xăng dầu, sơn….và một kho tại công trình

bao gồm các loại nguyên vật liệu xuất thẳng không qua kho chính mà đưa trực tiếp

vào sản xuất như cát, đá, gạch,…

Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại

vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi

số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê.

Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho.

Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc

sau:

+ Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu.

+ Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển.

+ Mỗi loại vật liệu được ở một vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu

này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm.

+ Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các

bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý.

+ Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu

hoả tại chỗ.

+ Xây dựng được nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển

định kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ...

Tại Công ty CP Hoàng Hưng Quảng Ninh công tác kiểm kê đánh giá vật tư

tồn kho được tiến hành định kỳ một năm một lần, ngoài ra sẽ kiểm kê với các công

trình đã hoàn thành thi công mà vẫn còn tồn kho trên sổ sách. Các nhân viên kế toán

cùng với các nhân viên ở Phòng Kế hoạch Kỹ thuật xuống hướng dẫn các đội các

kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Nếu trong thời điểm kiểm

kê, vật tư đã viết phiếu xuất kho trên Phòng Kế hoạch Kỹ thuật nhưng chưa dùng



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



Trường ĐHKTQD Hà Nội



15



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



hết mà công trình còn đang thi công tiếp thì Ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa

dùng hết có ứng với khối lượng công việc còn lại để theo dõi việc sử dụng vật tư

cho công trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thì thông báo

cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào công trình mà không làm thủ tục

nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê.



1.3.3. Tổ chức quản lý khâu sử dụng

Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất kho sử dụng cho công tác thi công

công trình, ngoài ra còn xuất kho cho công tác quản lý như xuất kho nhiên liệu, xuất

kho phụ tùng thay thế....

Để phản ánh chính xác đối tượng sử dụng, Công ty cũng tiến hành quản lý

chặt chẽ khâu xuất kho.

Khi bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư (các đội thi công, các phòng ban) phải

lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư trên đó ghi rõ chủng loại, số lượng vật tư yêu cầu lĩnh

(đối với các tổ thi công) việc lập phiếu đề nghị lĩnh vật tư phải được lập trước từ 510 ngày sử dụng để đảm bảo việc thi công công trình không bị gián đoạn. Phiếu này

bộ phận sử dụng phải chuyển sang Phòng Kế hoạch Kỹ thuật để kiểm tra, xác nhận,

khi đã đảm bảo đúng chủng loại vật tư trong kế hoạch sử dụng, Phòng Kế hoạch Kỹ

thuật tiến hành xác nhân trên phiếu yêu cầu lĩnh vật tư và chuyển cho giám đốc phê

duyệt.

Căn cứ vào phiếu yêu cầu lĩnh vật tư có đầy đủ chữ ký xác nhận, Phòng Kế

hoạch Kỹ thuật lập phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận sử dụng.

Bộ phận sử dụng chuyển phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu lĩnh vật tư xuống kho

để nhận vật tư. Thủ kho kiểm tra chứng từ và xuất kho theo đúng chủng loại, số

lượng ghi trên phiếu xuất kho. Công ty nghiêm cấm tuyệt đối không cho vay mượn

vật tư ở kho. Sau khi thủ kho xuất hàng, người nhận hàng nhận đủ hàng thủ kho và

người nhận hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ phản ánh số liệu vật tư xuất

kho lên thẻ kho. Cuối ngày phiếu xuất kho được chuyển lên Phòng Kế toán ghi sổ

và lưu trữ.



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



Trường ĐHKTQD Hà Nội



16



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



Bộ phận quản lý vật tư là Phòng Kế hoạch Kỹ thuật có trách nhiệm quản lý

vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc. Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng.

Định kỳ, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư cần

dùng cho sản xuất, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn

đọng... để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung

ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do

vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của Phòng Kế

hoạch, thống kê đội, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập,

phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng, hàng quý) kết hợp với cán

bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (là người luôn theo dõi

để tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu), kết hợp với Phòng Kế hoạch và thủ kho

để tiến hành hạch toán đối chiếu, ghi sổ NVL của Công ty



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



17



Trường ĐHKTQD Hà Nội



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN HOÀNG HƯNG QUẢNG NINH

2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hoàng Hưng

Quảng Ninh

2.1.1. Chứng từ sử dụng

- Chứng từ nhập:

+ Hoá đơn bán hàng thông thường hoặc hoá đơn GTGT

+ Phiếu nhập kho

+ Biên bản kiểm nghiệm

-Chứng từ xuất

+ Phiếu xuất kho

+ Phiếu xuất kho theo hạn mức

-Chứng từ theo dõi quản lý

+ Thẻ kho

+ Biên bản kiểm tra hàng tồn kho

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp giữa kho và Phòng Kế

toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, loại

vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị.

Trong doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận

tham gia, song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày chủ yếu

được bộ phận kho và Phòng Kế toán trên cơ sở chúng từ kế toán về nhập xuất vật

liệu. Thủ kho và kế toán vật liệu phải phản ánh chính xác kịp thời tình hình nhập,

xuất, tồn kho vật liệu theo từng danh điểm vật liệu. Bởi vậy giữa kho và Phòng Kế

toán doanh nghiệp cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập,

xuất vật liệu một cách hợp lý công việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép

vào sổ kế toán chi tiết của sổ kế toán nhằm đảm bảo phù hợp số liệu giữa thẻ kho và



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



Trường ĐHKTQD Hà Nội



18



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



sổ kế toán, đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm chi

phí lao động, quản lý có hiệu quả vật liệu.

Phòng Kế hoạch Kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản

xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm

nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế.

Chứng từ chủ yếu của Công ty về nhập kho gồm có:

* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật phải

đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng

loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng

chuyến hàng. Khi hàng về, Công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm

tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và

thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm

hàng hoá. Biên bản này được lập thành 03 liên: Liên 01 được giữ tại Phòng Kế

hoạch Kỹ thuật, liên 02 được gửi cho kế toán nguyên vật liệu, liên 03 giao cho bên

bán. Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và

cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm

nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu

cầu Công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để

giải quyết.

Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật

tư, sản phẩm hàng hoá của Công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó

Phòng Kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập

kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận

cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết, phiếu nhập

kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho. Phiếu nhập kho được

lập thành 3 liên:

Liên 1: lưu ở Phòng Kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết.

Liên 2: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



19



Trường ĐHKTQD Hà Nội



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



Liên 3: giao cho Phòng Kế hoạch Kỹ thuật giữ.

Khi nguyên vật liệu được mua về nhập kho thì tuỳ từng loại cụ thể mà thủ

kho có thể điều tiết được sử dụng ngay vào công trình xây dựng hay phải dự trữ và

ứng với mỗi loại nguyên vật liệu như vậy chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 lại có quy

định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau.

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Nhu cầu

vật tư



Đề nghị

mua vật tư



Giám đốc

duyệt



Báo giá,

chào hàng



Biên bản

kiểm nhận



Hoá đơn

GTGT



Ký hợp

đồng



Duyệt giá

lựa chọn



Phiếu

nhập kho

Ngày 8 tháng 8 năm 2013 Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh mua

Thép theo hóa đơn số 0023645, về nhập kho. Quy trình nhập mua nguyên vật liệu

có các chứng từ như sau:



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



20



Trường ĐHKTQD Hà Nội



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



Biểu 2.1. Dự trù mua nguyên vật liệu

Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh

Phòng Kế hoạch Kỹ thuật

DỰ TRÙ THU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU

Kính gửi: -Giám đốc Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh

-Phòng Kế hoạch Kỹ thuật

Tờn tôi là: Nguyễn Văn An - Chức vụ cán bộ vật tư.

Nội dung dự trù: thu mua vật tư phục vụ công trình cho tháng 08 năm

2013 cụ thể như sau:

Đơn vị tính: đồng

STT

1

2

3

4

...



Danh mục vật

liệu

Thép ф 10

Thép ф12

Thép ф 18

Thép ф 22

...



Đơn vị

tính

Kg

Kg

Kg

Kg

...



Số lượng



Đơn giá



6.000

3.000

5.000

5.000

...



16.100

16.500

16.500

15.900

...



Cộng



Thành tiền

96.600.000

49.500.000

82.500.000

79.500.000

...

2.514.100.000



Ngày 25 tháng 07 năm 2013

Giám đốc



Kế toán



Phòng Kế hoạch Kỹ thuật



(Ký, đóng dấu) ( K ý, ghi rõ họ tên) (K ý, ghi rõ họ tên)



Người lậpư

(K ý, ghi rõ họ tên)



Biểu 2.2. Báo giá

DOANH NGHIỆP TƯ

NHÂN QUANG THẾ



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Ngày 02 tháng 08 năm 2013



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



21



Trường ĐHKTQD Hà Nội



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



BÁO GIÁ

VẬT LIỆU XÂY DỰNG

STT

1

2

3

4



Tên vật tư

Thép ф 10

Thép ф12

Thép ф 18

Thép ф 22



ĐVT



SL



Đơn giá



Kg

2.100

Kg

1.587

Kg

1.426

Kg

2.138

Tổng cộng



16.100

16.500

16.450

15.900



Thành tiền

33.810.000

26.185.500

23.457.700

33.994.200

117.447.400



Ghi chú: Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT

CHỦ DOANH NGHIỆP



BÁO GIÁ VẬT LIỆU XÂY DỰNG

Ngày 03 tháng 08 năm 2013



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



22



Trường ĐHKTQD Hà Nội



Chuyên đề thực tập chuyên ngành



Là một công ty chuyên xây dựng và cung cấp vật liệu xây dựng, Công ty

TNHH Đầu tư và Thương mại Hồng Dương đã có uy tín trong tỉnh và các khu vực

lân cận. Công ty chúng tôi xin chân thành cám ơn Quý khách hàng đã sử dụng mặt

hàng của Chúng tôi trong thời gian qua và sau đây là báo mặt hàng vật liệu xây

dựng của công ty chúng tôi:

STT



Tên mặt hàng



ĐVT



SL



Đơn

giá



Thành tiền



1



Thép ф 10



Kg



2.100



16.029



33.660.900



2



Thép ф12



Kg



1.587



16.423



26.063.301



3



Thép ф 18



Kg



1.426



16.423



23.419.198



4



Thép ф 22



Kg



2.138



15.817



33.816.746

116.960.14

5



Tổng cộng



11.696.015

128.656.160

Bằng chữ: Một trăm hai tám triệu sáu trăm năm sáu nghìn một trăm sáu mươi

đồng chẵn./

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

(Đã ký)



Biểu 2.3. Hợp đồng kinh tế

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Tải bản đầy đủ ngay(64 tr)

×
x