Tải bản đầy đủ
QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG

QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG

Tải bản đầy đủ

10
a. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty bao gồm: kế toán trưởng,
kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán tiền lương, kế toán TSCĐ,
kế toán công nợ - ngân hàng, kế toán ngân quỹ, kế toán các xí nghiệp
và kế toán công trường.
b. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty đang áp dụng công tác kế toán trên máy tính với
hình thức chứng từ ghi sổ.
2.2. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty
CP Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam - Đà
Nẵng
2.2.1. Môi trường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty
2.2.1.1. Đặc thù quản lý
Với chế độ tập trung một thủ trưởng điều hành và kiểm soát
từ trên xuống dưới, đảm bảo sự truyền đạt và phản hồi thông tin một
cách chính xác, tập trung theo yêu cầu lãnh đạo.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu điều hành tổ chức của công ty được chia thành: bộ
phận quản lý và chỉ đạo của công ty và bộ phận quản lý trực tiếp tại
công trường. Về cơ bản cơ cấu tổ chức được xây dựng tương đối hợp
lý, phục vụ tốt cho công tác KSNB nói chung và KSNB đối với chi
phí xây lắp nói riêng.
2.2.1.3. Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự tại công ty nhìn chung được thực hiện
tốt, hơn nữa đây là doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả nên công
tác nhân sự được chú trọng.
Tuy nhiên qua nghiên cứu cho thấy công ty chưa chú trọng
cho công tác tuyển dụng và đào tạo để phát triển nguồn nhân lực sau
tuyển dụng.
2.2.1.4. Kế hoạch và dự toán xây dựng công trình
Lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến công tác xây dựng dự
toán.

11
Tuy nhiên, đơn vị lại không thiết lập kế hoạch ngắn hạn về
chi phí xây lắp cho các công trình.
2.2.2. Xây dựng dự toán chi phí sản xuất tại Công ty
Trong mỗi dự toán chi phí xây dựng công trình, hạng mục
công trình đều bao gồm dự toán chi phí trực tiếp (chi phí vật tư, chi
phí nhân công, chi phí máy thi công và trực tiếp phí khác). Riêng đối
với chi phí sản xuất chung tính theo tỷ lệ quy định.
Minh họa qua trích dự toán Hạng mục “Nhà kho – Văn
phòng” của công trình “Tổ hợp kho – Văn phòng công ty SAFI tại
Đà Nẵng” được xây dựng tại Khu công nghiệp Thọ Quang – Sơn Trà
– TP. Đà Nẵng:
2.2.3. Tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán tại
công ty
2.2.3.1. Tổ chức chứng từ tại công ty
Nhìn chung việc lập chứng từ tại công ty được thực hiện tốt
và phục vụ có hiệu quả cho việc kiểm tra giám sát các nghiệp vụ phát
sinh chi phí; kèm theo đó là quy trình luân chuyển chứng từ nhanh
chóng đã giúp cho việc hạch toán và theo dõi chi phí chặt chẽ và kịp
thời.
2.2.3.2. Tổ chức sổ sách và báo cáo kế toán tại công ty
Hiện nay, nhằm tăng cường hiệu quả công tác kế toán, công
ty đã sử dụng phần mềm kế toán. Đây là nhân tố góp phần tích cực
trong quá trình hoạt động của hệ thống KSNB về chi phí.
2.2.4. Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty CP Phát triển đô
thị & Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng
2.2.4.1. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công
ty
* Kiểm soát vật chất đối với CPNVLTT:
Đối với nguyên vật liệu phục vụ thi công công trình, công ty
thường không để tồn kho quá nhiều mà khi có nhu cầu mới đề xuất
để mua nhập kho nhằm giảm chi phí bảo quản.

12
Vật tư khi đã xuất kho thì được quản lý bởi đội trưởng đội
thi công và người này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sai sót
xảy ra
* Kiểm soát kế toán đối với CPNVLTT
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm: kiểm soát quá
trình mua NVL nhập kho và kiểm soát quá trình xuất NVL để thi
công công trình.
- Kiểm soát quá trình mua NVL nhập kho.
- Kiểm soát quá trình xuất NVL để thi công CT:
* Những mặt tồn tại của thủ tục kiểm soát CPNVLTT:
Việc phê duyệt trong khâu mua vật tư là chỉ dựa trên đề xuất
của ban chỉ huy công trình chứ không có báo cáo kịp thời từ công
trình, không có kế hoạch chi phí ngắn hạn cho từng giai đoạn, hạng
mục công trình nên chưa kiểm soát được việc đề xuất mua vật tư là
hợp lý hay không.
Phòng vật tư liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để mua vật tư
do đó dễ xảy ra sai phạm nếu bộ phận này thông đồng với nhà cung
cấp để hưởng chiết khấu.
Giai đoạn nhập vật tư, do chưa có một qui trình chuẩn trong
việc kiểm tra để nhận NVL.
Trong quá trình sử dụng NVL, BCH công trình không tiến
hành nghiệm thu khối lượng công việc hàng ngày.
Do quá trình kiểm kê được thực hiện 6 tháng 1 lần, thời gian
quá lâu nên một số trường hợp khi mất mát với số lượng rất lớn, rất
khó khăn trong việc khắc phục hậu quả.
Trong một số nghiệp vụ, việc nhập, xuất và ghi chép NVL cho
xây lắp do cán bộ quản lý tại công trình thực hiện toàn bộ công việc
mà chưa có sự kiểm tra giám sát, dẫn đến việc thông đồng nâng khối
lượng vật tư nhập thẳng để thi công không qua kho, tự điều chỉnh để
cân đối hao hụt,…
2.2.4.2. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp tại công ty

13
Để kiểm soát công nhân thi công tại công trình, CHT công
trình luôn có mặt tại công trình để kiểm tra, giám sát hiệu quả làm
việc của công nhân thông qua Bảng chấm công.
Tại công trình, nhân công trực tiếp được hưởng lương dưới hai
hình thức là: Khoán sản phẩm (các tổ khoán) và lương thời gian (các
tổ công nhật).
* Những mặt tồn tại của thủ tục kiểm soát nội bộ CPNCTT
- Khi thanh toán khối lượng cho các tổ khoán, BCH CT đề
nghị, nhưng không kịp thời xử lý thất thoát do tổ khoán nhận vật tư
sử dụng lãng phí hoặc mất cắp, nên trường hợp thanh toán vượt quá
khối lượng hoàn thành đôi khi cũng xảy ra.
- Công ty chưa có kế hoạch cụ thể, không có bộ phận thực
hiện chức năng kiểm tra để kiểm tra quá trình giao khoán lại cho tổ
khoán từ BCH công trình.
2.2.4.3. Kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công tại công ty
* Kiểm soát vật chất
Máy thi công phải được kiểm tra về mặt kỹ thuật trước khi
xuất dùng và nếu có sự cố phải được sữa chữa để đảm bảo đúng định
mức đề ra. Máy thi công xuất dùng cho thi công công trình, và nhiên
liệu xuất dùng cho máy thi công phải được kiểm tra, giám sát bởi
phụ trách kỹ thuật thi công, chỉ huy trưởng công trình.
* Kiểm soát kế toán
Khi có nhu cầu sử dụng máy thi công, BCH công trình viết
Phiếu đề xuất gởi về Phòng Thiết bị vật tư, phòng thiết bị - vật tư sẽ
kiểm tra và trình lãnh đạo ban hành Lệnh điều động xe máy đến công
trình. Phòng Kế hoạch – kỹ thuật làm hợp đồng thuê cho công trình.
Việc theo dõi máy thi công sẽ được theo dõi qua Nhật ký hoạt động
xe máy hay thẻ theo dõi chuyến xe (đối với xe trung chuyển). Cuối
mỗi buổi làm việc là có xác nhận của lái xe, kỹ thuật công trình. Khi
kết thúc công việc, BCH công trình sẽ ký xác nhận gởi về phòng
thiết bị - vật tư để xử lý.

14
Định kỳ, căn cứ vào nhật ký hoạt động của từng xe máy tại
công trình, kế toán công trình tiến hành lập Bảng xác nhận khối
lượng ca máy
* Những mặt tồn tại của thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí máy thi
công:
Qua thực tế cho thấy việc kiểm soát hoạt động của máy thi
công chưa thực sự hiệu quả, phụ thuộc chủ yếu vào sự giám sát của
BCH công trình.
2.2.4.4. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung tại công ty
* Kiểm soát vật chất
Việc kiểm soát vật chất thực hiện đối với các khoản mục chi
phí gồm: chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chạy máy thi
công cho hoạt động quản lý chung của công trình.
* Kiểm soát kế toán
Công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên quản lý
ở đội thi công và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này; đội
trưởng, tổ trưởng thực hiện đúng thẩm quyền và các công nhân thực
hiện đúng nhiệm vụ được giao.
Đối với việc kiểm soát chi phí này được thực hiện cụ thể cho
từng đội thi công.
* Những mặt còn tồn tại của thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất chung:
- Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp và
rất khó kiểm soát. Công ty chưa xây dựng được các thủ tục kiểm soát
cụ thể khoản chi phí này.
- Công ty cũng chưa đi vào đánh giá, phân tích chi phí sản
xuất chung thực tế phát sinh so với dự toán
2.2.5. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty CP
Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Quảng Nam – Đà Nẵng
2.2.5.1. Những mặt ưu điểm
Công ty đã tổ chức được cơ cấu quản lý hợp lý

15
Các chính sách về nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, khen
thưởng… khuyến khích được nhân viên gắn bó với công việc.
Công ty rất chú trọng đến công tác lập dự toán trong quá
trình hoạt động
Để đảm bảo công tác quản lý, hệ thống thông tin kế toán
được tổ chức và vận hành phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất
kinh doanh
Công ty đã có những biện pháp tổ chức quản lý hữu hiệu về
các khoản chi phí phát sinh.
2.2.5.2. Những mặt hạn chế
Các phòng ban phối hợp với nhau thiếu tính đồng bộ trong
việc kiểm tra, giám sát hoạt động tại công trình.
Trong việc kiểm soát nghiệp vụ mua vật tư Công ty chưa đưa
ra được các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý và không có sự
tách biệt giữa việc đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhận hàng.
Việc thanh toán trong xây lắp những qui định về quyết toán
năm của công trình làm ảnh hưởng lớn đến thông tin kế toán nếu sử
dụng phân tích để kiểm soát, ảnh hưởng đến quyết toán của từng năm
do xác định không tốt về % khối lượng hoàn thành, chẳng hạn:
- Đánh giá sản phẩm dở dang chủ yếu dựa vào quyết toán
khối lượng các bên, mà chưa xây dựng được thời điểm đánh giá kết
quả chính xác nhất.
- Nhiều khoản chi phí NVL đã sử dụng cho xây lắp nhưng
chưa nhận được chứng từ từ nhà cung cấp nên kế toán phản ánh
không kịp thời vào sổ sách và dẫn đến kết quả báo cáo trong năm tài
chính cũng không chính xác.
Nhìn chung, công tác kiểm soát nội bộ về CPXL tại công ty
còn nhiều bất cập. Công ty cần phải tăng cường công tác kiểm soát
nội bộ đối với chi phí xây lắp nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ chi phí
và đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

16
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên cơ sở lý thuyết của chương 1, chương 2 luận văn đã trình
bày khái quát về Công ty Cổ phần Phát triển đô thị và Khu công
nghiệp Quảng Nam - Đà Nẵng, từ quá trình hình thành, phát triển,
chức năng, nhiệm vụ cũng như những đặc điểm tổ chức sản xuất và
quản lý tại Công ty, xem xét thực trạng môi trường kiểm soát, hệ
thống thông tin kế toán và công tác kiểm soát các khoản mục CPXL
tại đơn vị. Đi sâu vào tìm hiểu các thủ tục kiểm soát CP NVLTT, thủ
tục kiểm soát CP NCTT, thủ tục kiểm soát chi phí MTC và thủ tục
kiểm soát CP SXC để từ đó chỉ ra những tồn tại của mỗi quy trình
kiểm soát CPSX.
Chương tiếp theo sẽ trình bày về một số giải pháp nhằm tăng
cường hoạt động kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại công ty
trong thời gian tới.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ
KHU CÔNG NGHIỆP QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG
3.1. Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp thông qua
hoàn thiện môi trường kiểm soát tại công ty
3.1.1. Về cơ cấu tổ chức
Hiện nay, cơ cấu tổ chức tại công ty tương đối hoàn chỉnh
nhưng lại chưa tạo ra sự kết hợp kiểm soát giữa các phòng ban đối
với các công trình xây dựng, không có bộ phận kiểm soát công việc
xây lắp thường xuyên diễn ra tại công trình. Do đó, công ty cần xây
dựng tổ kiểm soát công trình để kiểm tra hoạt động xây lắp tại các
công trình.
* Chức năng của tổ kiểm soát công trình:
- Kiểm tra báo cáo hàng ngày, hàng tuần và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch của Ban chỉ huy công trường.

17
- Định kỳ hay đột xuất thực hiện kiểm kê vật tư, thiết bị,
CCDC tại công trường.
- Phân tích tình hình sử dụng vật tư tại công trình trước khi
trình lãnh đạo công ty xét duyệt nhu cầu cấp vật tư.
- Kiểm tra khối lượng công việc hoàn thành và việc thanh
toán chi phí nhân công.
- Theo dõi và báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc các sự cố
công việc tại Ban chỉ huy công trường và đề xuất phương hướng giải
quyết.
- Phân tích chi phí xây lắp và lập kế hoạch chi phí ngắn hạn
các công trình, hạng mục công trình.
3.1.2. Chính sách nhân sự
Để đảm bảo cho công tác tuyển dụng và đào tạo công nhân
viên sau tuyển dụng được tốt thì công ty cần phải thiết lập được quy
trình tuyển dụng và đào tạo.
3.1.2.1. Quy trình tuyển dụng
Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng; Thông báo và
thu nhận hồ sơ; Tổ chức thực hiện; Đánh giá và thông báo kết quả
tuyển dụng; Hướng dẫn thử việc, lập các thủ tục tiếp nhận và bố trí
công tác
3.1.2.2. Quy trình đào tạo
Lập kế hoạch hàng năm; Tổ chức đào tạo; Đánh giá công
tác đào tạo.
3.1.3. Công tác lập kế hoạch và phân tích chi phí xây lắp
3.1.3.1. Kế hoạch chi phí ngắn hạn
Hàng ngày, Ban chỉ huy công trình có trách nhiệm báo cáo
về tiến độ thi công và định kỳ lập kế hoạch khối lượng thi công công
trình
Với chức năng nhiệm vụ của tổ kiểm soát, Kế hoạch chi phí
ngắn hạn sẽ được lập dựa trên cơ sở giá trị dự toán công trình và đơn
giá trúng thầu công trình; vào hệ thống định mức sử dụng nguyên
liệu vật liệu đã thiết lập, định mức giao khoán… tổ kiểm soát sẽ tiến