Tải bản đầy đủ - 99 (trang)
CHƯƠNG 3GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH THẠNH

CHƯƠNG 3GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH THẠNH

Tải bản đầy đủ - 99trang

59



 Tự đánh giá lại các quy trình và đưa ra các cải tiến để mang lại hiệu quả hơn.

 Duy trì các chương trình 5S, Kaizen ở các phòng ban đặc biệt là bộ phận sản

xuất.

3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT THEO

TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY ĐẾN NĂM 2015

3.2.1. Hoàn thiện hệ thống tài liệu, kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ

 Hệ thống tài liệu là thành phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý

chất lượng ISO 9001:2008. Qua đó, nó tạo sự thống nhất trong hành động của tổ

chức, là cơ sở để đảm bảo cho cải tiến chất lượng. Vì thế, nội dung tài liệu phải

phù hợp với hoàn cảnh thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang

làm”. Để đảm bảo điều này được thực hiện tốt thì công ty cần áp dụng các

nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu:

 Các thành viên trong tổ chức cần phải tham gia xây dựng và soạn thảo tài

liệu.

 Các Trưởng bộ phận cần phải hướng dẫn và cho nhân viên tham gia vào

công tác xem xét, góp ý để hoàn thiện các tài liệu liên quan đến bộ phận, vị

trí hoạt động của đơn vị.

 Tất cả các tài liệu sau khi ban hành cần phải nhanh chóng triển khai áp dụng

vào thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả (trong thời gian từ 30 ngày

đến 45 ngày).

 Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ

các yêu cầu của tiêu chuẩn và tình hình hoạt động của công ty.

 Hệ thống tài liệu và hồ sơ cần đơn giản, tinh gọn để tạo sự thuận lợi trong việc

tác nghiệp (Các biểu mẫu gần giống nhau thì nên soạn thảo lại, gộp chunglại với

nhau để tránh rườm rà). Nhân viên kiểm soát tài liệu cần hiểu và nắm rõ các dấu

hiệu kiểm soát tài liệu có hiệu lực phê duyệt để tránh áp dụng các tài liệu lỗi thời.

 Lập danh mục, mục lục hồ sơ và cập nhật liên tục khi phát sinh. Ngoài hệ thống

tài liệu được in ra và đóng dấu kiểm soát ban hành đến từng bộ phận thì song



60



song đó, công ty sẽ cập nhật tài liệu (soft-file) trên hệ thống nội bộ của công ty.

Mỗi phòng ban sẽ được cấp 1 user để truy cập sử dụng để tạo sự thuận lợi.

 Mỗi phòng ban sẽ có một nhân viên chuyên phụ trách về chất lượng, sẽ được đào

tạo những kiến thức cơ bản nhất để hiểu rõ về hệ thống. Nhân viên này sẽ thực

hiện các công việc như: rà soát, cập nhật, điều chỉnh, bổ sung tài liệu liên quan

đến phòng ban của mình theo định kỳ, theo yêu cầu thực tế phát sinh.

 Công việc này sẽ do phòng QM – bộ phậm ISO đảm trách, kiểm soát và chịu

trách nhiệm trước Ban Giám Đốc. Bộ phận này sẽ lên kế hoạch cụ thể đối với

từng phòng ban về cách thức thực hiện, thời gian đánh giá và các hình thức xử

phạt khi không đạt yêu cầu …

3.2.2. Hoàn thiện việc lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động tại công ty

 Để đảm bảo chính sách chất lượng được thực hiện và trước tiên các mục tiêu chất

lượng phải phù hợp và hiệu quả. Để thực hiện được điều đó thì quá trình xây

dựng và triển khai các mục tiêu thì công ty cần thực hiện theo các bước như sau:



61



SỨ MỆNH – CHÍNH SÁCH

MỤC TIÊU – NHIỆM VỤ



KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG

THỰC TẾ



TRONG DÀI HẠN



MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

CẤP CÔNG TY HÀNG NĂM



MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

CẤP BỘ PHẬN HÀNG NĂM



MỤC TIÊU THÁNG/ QUÝ

CỦA BỘ PHẬN



KẾ HOẠCH THÁNG/QUÝ

CỦA BỘ PHẬN



TỔ CHỨC THỰC HIỆN



ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH

Hình 3.1 Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu [2]

 Dựa vào sứ mệnh, mục tiêu dài hạn của công ty từ đó đề ra mục tiêu chất lượng

cấp công ty. Từ đó, các bộ phận sẽ xây dựng mục tiêu cho chính bộ phận của

mình và kế hoạch thực hiện cụ thể hàng quý/hàng tháng, cụ thể:



62



Chính sách chất lượng

1. Mục tiêu công ty

Mục tiêu



Kết quả hiện tại



Mục tiêu cần

đạt được



1.1

1.2.



2. Mục tiêu cấp

Mục tiêu

bộ phận

Bộ phận ….



Kết quả hiện tại



Mục tiêu cần

đạt được



2.1

2.2





3. Mục tiêu cá

Mục tiêu

nhân



Kết quả hiện tại



Mục tiêu cần

đạt được



Nhân viên A…

 Khi lập mục tiêu cần có sự tham gia của các Trưởng bộ phận, phải có thảo luận

để đưa ra mục tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế, tránh trường hợp đưa mục

tiêu một cách chủ quan và áp đặt.

 Các mục tiêu khi xây dựng cần phải đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: nội dung

mục tiêu chất lượng phải cụ thể, có xác định thời gian rõ ràng, phải đo lường

được và phù hợp với thực tế. Đồng thời, các mục tiêu tương ứng cần lập một kế

hoạch cụ thể (áp dụng 5W) để theo dõi, kiểm soát hàng tháng để khi không theo

kịp tiến độ thì có giải pháp kịp thời để hành động khắc phục.

 Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình chất lượng

Deming (PDCA):



63



 Plan (Lập kế hoạch): Dựa vào các mục tiêu (chất lượng) đã được xác định,

tiến hành lập kế hoạch cho từng giai đoạn nhằm đạt được các mục tiêu đó.

 Do (Thực hiện): Nhân viên các bộ phận/phòng ban thực hiện các công việc, kế

hoạch đề ra theo các quy trình tác nghiệp.

 Check (Kiểm tra/đánh giá): Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai

lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa các

sai lệch đó.

 Act (Điều chỉnh, cải tiến): Điều chỉnh, cải tiến là các biện pháp can thiệp

nhằm đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đề ra hoặc cải tiến các

hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình mới.

 Khi thực hiện thấy không phù hợp thì tiến hành có kế hoạch điều chỉnh mục tiêu

kịp thời và có kế hoạch khắc phục để đạt đúng tiến độ đề ra.

 Bên cạnh việc thực hiện mục tiêu đúng quy trình trên thì công ty cần xây dựng

một chính sách khen thưởng, xử phạt cho phù hợp để tăng động lực, thúc đẩy cho

toàn thể nhân viên thực hiện các mục tiêu. Cụ thể như sau:

 Đối với nhân viên hoàn thành mục tiêu đề ra thì cần có chính sách khen

thưởng hợp lý và kịp thời. Tránh tình trạng hiện nay, dù thực hiện được hay

không thì cũng không có sự khác biệt trong chế độ lương.

 Cần xây dựng KPI cho từng phòng ban theo chiến lược và mục tiêu của từng

công ty. Theo đó, Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá trong việc thực hiện kết quả

công việc và mang tính công bằng, khách quan, chính xác.

3.3.3. Hoàn thiện công tác đo lường sự thỏa mãn của công nhân viên

Đo lường sự thỏa mãn của nhân viên để giúp cho công ty đánh giá được mức

độ thỏa mãn trong công việc hiện tại của họ và những yêu cầu, mong muốn, nguyện

vọng về công việc trong tương lai. Từ đó, giúp công ty sẽ đưa ra những giải pháp,

những chính sách để hỗ trợ và động viên nhân viên làm việc ngày một tốt hơn. Để

thực hiện được điều đó, trước hết công ty cần xây dựng quy trình đo lường sự thỏa

mãn của công nhân viên như sau:



64



 Xây dựng quy trình đo lường thỏa mãn của công nhân viên nhằm mục đích

hướng dẫn công ty thực hiện các cuộc khảo sát mức độ thỏa mãn và gắn kết của

nhân viên với công ty theo định kỳ hàng năm.

 Trong thời gian hai tuần của cuối năm (tháng 12 hàng năm), phòng Nhân sự sẽ

có trách nhiệm phát và thu bảng khảo sát (phụ lục 3) về. Sau đó, tiến hành phân

tích dữ liệu trong hai tuần kế tiếp để tiến hành xem xét mức độ thỏa mãn của

nhân viên. Do công ty hiện nay chia ra làm hai khối: lao động trực tiếp và lao

động gián tiếp. Vì thế, cần chia kết quả ra hai nhóm riêng biệt để có những chính

sách hỗ trợ khác nhau.

 Phân tích dữ liệu, đưa ra nhận xét kiến nghị với Ban Giám Đốc. Từ đó, đưa ra

những chính sách kịp thời và hợp lý.

3.3.4. Hoàn thiện quy trình đào tạo

Trong các yếu tố góp phần tạo dựng sự thành công cho doanh nghiệp, đào tạo

là một hoạt động hết sức quan trọng quyết định đến sự thành bại của tổ chức. Vì thế,

công ty cần chú trọng vào công tác này. Hiện tại, nó còn đang bỏ ngõ nên nâng cao

năng lực của tổ chức, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Hiện tại, quy trình quản lý nguồn nhân lực có đề cập đến công tác đào tạo

nhưng còn chung chung, chưa cụ thể rõ ràng. Vì thế, công ty cần xây dựng một quy

trình đào tạo riêng biệt trong đó:

 Đào tạo công nhân viên mới: giúp cho họ thích nghi với môi trường làm

việc mới, nâng cao hiệu quả công việc, tạo được mối quan hệ để họ gắn bó

lâu dài với công ty. Có hai trường hợp:

 Đối với nhân viên mới:

 Giới thiệu về tổng quan công ty.

 Giới thiệu nội quy, quy định, quy chế, nguyên tắc, chính sách và cách

tính lương thưởng.

 Giới thiệu về tầm quan trọng của chất lượng và các HTQLCL mà công ty

đang thực hiện.



65



 Giới thiệu kế hoạch công việc mà họ đảm nhận và những vẫn đề liên

quan về phòng ban/ bộ phận.

 Cần có kế hoạch rõ ràng, cụ thể để tránh tình trạng nhân viên mới bị

động, lãng phí thời gian.

 Đối với công nhân (lao động phổ thông):

Kế hoạch thử việc 7 ngày nhưng bắt buộc phải đào tạo “nhận thức về

chất lượng” ngay từ khi bắt đầu nhận việc.

 Nhân viên cũ: cần phải có kế hoạch về các lớp được đào tạo trong năm để

nhân viên đăng ký tham gia nâng cao chuyên môn, được tham gia những lớp

đạo tạo nội bộ hay bên ngoài theo quy định. Tránh tình trạng một người học

quá nhiều, còn người thì không tham gia lớp nào.

 Chuyền trưởng/ chuyền phó: khi được đưa lên các vị trí này thì bắt buộc phải

tham gia các lớp đào tạo về chất lượng, về các công cụ thống kê và qua các

kỳ sát hạch tay nghề cũng như sự am hiểu về bộ phận mình sẽ đảm nhiệm.

 Công tác này sẽ do phòng Nhân sự kết hợp với phòng QM thực hiện. Những

vấn đề liên quan về tổng quan công ty, nội quy, quy tắc phòng ban sẽ do

phòng Nhân sự đảm trách. Còn những vấn đề về chất lượng sẽ do phòng QM

thực hiện. Về tương lai lâu dài, tác giả kiến nghị Ban Giám Đốc cần xem xét

đến vấn đề xây dựng một trung tâm đào tạo tại công ty vì đây là vấn đề quan

trọng và mang lại nguồn lợi lâu dài cho công ty.

3.3.5. Áp dụng kỹ thuật thống kê

 Để có được một quyết định chính xác thì cần phải dựa trên những thông tin có

được và phân tích chúng. Để ra một quyết định liên quan về chất lượng thì

chúng ta cần phải xác định được yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng, yếu tố

nào kiểm soát được. Khi đó, kỹ thuật thống kê sẽ giúp cho công ty phân tích

dữ liệu. Từ dữ liệu có được sẽ xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

đang tồn tại hoặc là ở dạng tiềm năng, xác suất xảy ra cao để chúng ta đưa ra

các hành động khắc phục, phòng ngừa kịp thời và cần thiết.



66



 Khi áp dụng công cụ, kỹ thuật thống kê chúng ta sẽ thực hiện theo các bước

như sau:

 Thu thập số liệu

 Xử lý số liệu

 Từ đó, xác định những biến động làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện

của quá trình; phân tích nguyên nhân của những biến động này và đưa ra

các giải pháp để loại bỏ và ngăn chặn sự xuất hiện trở lại (nếu có).

 Các công cụ, kỹ thuật có thể áp dụng vào trong công ty như biểu đồ tiến trình,

phiếu kiểm tra, biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, biểu đồ tán xạ, biểu đồ kiểm

soát, biểu đồ quan hệ, biểu đồ cây, biểu đồ cột, tấn não công.

 Hiện tại, công ty đã thành lập một nhóm chất lượng bao gồm thành viên của

các phòng ban: Sản xuất, QM, QC, Mua hàng, Kế hoạch, Kỹ thuật, Thiết kế và

Bảo trì - Cơ điện. Với mục đích khi có vấn đề về chất lượng sản phẩm, nhóm

này sẽ họp lại thảo luận để tìm ra nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục

nhằm đảm bảo tính ổn định của sản phẩm, tăng năng suất, giảm chi phí do làm

lại hoặc do sửa chữa sản phẩm. Vì thế, để thực sự phát huy hiệu quả của nhóm

và nâng cao trình độ tác nghiệp của nhân viên thì nhóm chất lượng này cần

tiên phong trong việc vận dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý chất lượng như

biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, chu trình PDCA, lưu đồ, phương pháp động

não…vào trong công ty. Nhóm này sẽ thiết lập các biểu mẫu, chương trình

huấn luyện cho phù hợp với từng phong ban và đặc thù công việc để những

nhân viên này thực sự áp dụng được vào công việc.

 Bên cạnh đó thì cần có sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo, đưa ra các mục tiêu hoạt

động rõ ràng của nhóm, liên tục cập nhật các kiến thức quản trị chất lượng,

giao việc đúng người đúng nhiệm vụ, luôn luôn thúc đẩy và hướng dẫn các

nhóm.



67



3.3.6. Hoàn thiện chương trình 5S

 Công ty đã triển khai chương trình 5S trong một thời gian nhưng kết quả vẫn

chưa khả thì vì thế để mang lại hiệu quả cao thì công ty nên chú ý và khắc

phục các vấn đề sau:

 Dán các quy định tại các bảng thông báo ở các xưởng, nhà kho và đọc trên

loa phát thanh tại các xưởng trong các giờ nghỉ giải lao.

 Đào tạo ngay từ đầu cho các nhân viên và công nhân ngay khi bước vào

công ty về tầm quan trọng của 5S.

 Xây dựng hình thức thưởng phạt rõ ràng và minh bạch.

 Đội 5S thường xuyên kiểm tra và kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm,

tránh trường hợp qua loa hay nhắc nhở nhiều lần.

 Chuẩn bị đánh giá:

 Cần có kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đầy đủ tài liệu (các quy định 5S,

checklist) và các phương tiện hỗ trợ (máy ảnh …).

 Khi tiến hành đánh giá cần ghi nhận lại những bằng chứng thực tế tại nơi

đánh giá (chú ý góc chụp sao cho phản ánh rõ được mức độ sai phạm).

 Sau đó, tiến hành lập hồ sơ, ghi nhận vào phiếu không phù hợp và đưa ra

hành động khắc phục và thời gian thực hiện.

 Đội 5S gửi báo cáo kiểm tra cho trưởng phòng QM theo định kỳ quy định.

 Ngoài việc đánh giá theo định kỳ hàng tuần, phòng QM nên tiến hành đánh giá

đột xuất ở các Xưởng sản xuất và có những hình thức xử phạt trong những

trường hợp phát hiện điểm không phù hợp và hiện tượng tái phạm nhiều lần

như: không tuân thủ an toàn kim, hàng phế phẩm để chung với hàng bán thành

phẩm, không có bảng hiệu nhận dạng thành phẩm/ bán thành phẩm …

3.3.7. Áp dụng Kaizen

Trong thời gian qua, các nhân viên có đề xuất ý kiến cải tiến nhưng không

được Ban lãnh đạo quan tâm xem xét và áp dụng nên dần dần không còn nhân viên

nào có tinh thần để mà đề xuất cải tiến. Do vậy, công ty cần khuyến khích toàn bộ



68



công nhân viên tham gia đề xuất các sáng kiến cải tiến nên công ty cần thực hiện

những việc sau:

 Thành lập Ban cải tiến dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh Đạo công ty.

 Xây dựng quy chế khen thưởng đề xuất và có sáng kiến trong hoạt động tại

công ty.

 Phòng QM chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo nhận thức về triết lý cải tiến cho

các Trưởng/phó bộ phận các phòng ban.

 P.QM sẽ là nơi tiếp nhận các đề xuất, sáng kiến cải tiến, xem xét và đánh giá

sơ bộ.

 Tổ chức họp đánh giá đề xuất theo định kỳ 03 tháng/lần.

 Nếu đề xuất khả thi thì lập kế hoạch triển khai áp dụng thí điểm. Sau đó, sẽ áp

dụng đồng bộ các phòng ban.

3.3.8. Tính hiệu quả cho các giải pháp vừa đề xuất





Về nguồn lực: các giải pháp tác giả vừa nêu trên đều sử dụng nguồn lực hiện

có tại công ty. Điều đó cho thấy khi tiến hành công ty sẽ không tốn nhiều chi

phí cho công tác nhân sự. Còn về cơ sở hạ tầng thì chủ yếu là áp dụng một

cách có bài bản về các công cụ quản lý chất lượng, Kaizen … giúp cho Ban

Giám Đốc thực hiện một cách toàn diện về các cam kết duy trì hệ thống quản

lý chất lượng tại công ty.







Về hiệu quả: sẽ mang lại hiệu quả rất lớn vì những vấn đề còn tồn tại ở công

ty trong thời gian vừa qua chưa được quan tâm và xử lý triệt để. Do đó, nếu

tiến hành thực hiện thì công ty sẽ tiến đến hoàn thiện HTQLCL theo TCVN

ISO 9001:2008. Lúc đó, công ty sẽ không tốn nguồn lực(chi phí, nhân sự…)

để khắc phục những hậu quả xảy ra thường xuyên, khách hàng sẽ tin tưởng và

lượng hàng sản xuất sẽ tăng lên, mang lại doanh thu cho công ty, đảm bảo đời

sống cho công nhân viên …



69



KẾT LUẬN

Trong bối cạnh nền kinh tế ngày càng cạnh tranh gây gắt, đòi hỏi các tổ chức

cần phải chuẩn bị cho mình những yếu tố cần thiết để cạnh tranh và hòa nhập. Bên

cạnh nhiều yếu tố thì yếu tố cam kết với khách hàng về chất lượng là vấn đề đáng

quan tâm nhất. Nhận thấy điều đó, công ty đã xây dựng và triển khai HTQLCL theo

tiêu chuẩn ISO 9001:2008 dù hiện tại có nhiều đóng góp tích cực với công ty nhưng

bên cạnh đó vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết.

Trên cơ sở vận dụng những kiến thức đã học cũng với hoạt động thực tiễn tại

công ty, tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng áp dụng TCVN ISO 9001:2008 tại

công ty thông qua bảng khảo sát và tổng hợp tài liệu tại công ty. Tác giả xác định

được những tồn tại trong hệ thống như hệ thống tài liệu lỗi thời; xây dựng mực tiêu

chưa hợp lý, cách đo lường chưa phù hợp; nhu cầu và mong đợi của nhân viên chưa

được quan tâm; chương trình đào tạo cho nhân viên chưa được chú trọng; công tác

theo theo dõi, đo lường và cải tiến hệ thống chưa được thực hiện một cách chủ động

và có hiệu quả và đã xác định được nguyên nhân của những vấn đề này.

Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý chất

lượng như: hoàn thiện hệ thống tài liệu, kiểm soát tài liệu và quản lý hồ sơ; hoàn

thiện việc lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động tại công ty; hoàn thiện công tác

đo lường sự thỏa mãn của công nhân viên; hoàn thiện quy trình đào tạo; áp dụng kỹ

thuật thống kê; hoàn thiện chương trình 5S; áp dụng Kaizen.

Với những giải pháp này cùng với cam kết của Ban lãnh đạo công ty về việc

quyết tâm thực hiện và duy trì và cải tiến HTQLCLsẽ được thực hiện nhằm thỏa

mãn nhu cầu cao nhất của khách hàng, HTQLCL sẽ được hoàn thiện, nâng cao hiệu

quả sản xuất kinh doanh. Đồng thời, nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả hệ thống

của công ty, góp phần đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty trong môi trường

cạnh tranh hiện nay.



Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

CHƯƠNG 3GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU BÌNH THẠNH

Tải bản đầy đủ ngay(99 tr)

×