Tải bản đầy đủ
3 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB

3 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB

Tải bản đầy đủ

11

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo, thể hiện ở tư cách và thái độ của nhà
lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì
những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó
mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB, tinh thần này biểu hiện ra thành những quy
định đạo đức ứng xử trong cơ quan;
Cơ cấu tổ chức, là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, cơ cấu tổ chức thể hiện qua sơ đồ tổ chức của mỗi đơn vị. Mỗi một
đơn vị hành chính công có qui mô và đặc thù hoạt động khác nhau nên cơ cấu tổ
chức cũng khác nhau, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ giữa các bộ
phận cũng khác nhau. Do đó mỗi một đơn vị cần phải cụ thể hóa bằng văn bản về
những quyền hạn và trách nhiệm cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận trong một
tổ chức. Mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức cần phải nỗ lực hết mình trong
mối quan hệ thống nhất để đạt được mục tiêu chung của đơn vị;
Chính sách nhân sự, thể hiện ở việc nhà quản lý cần phải có một qui trình
tuyển dụng chặt chẽ (quy chế tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, đãi
ngộ...) đảm bảo nhà quản lý lựa chọn được những nhân viên có đủ năng lực, kinh
nghiệm và đạo đức tốt làm tiền đề cho việc xây dựng một môi trường kiểm soát
hiệu quả.
2.3.2 Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro, không lệ thuộc vào qui mô, cấu trúc loại hình của bất kỳ tổ
chức nào, tất các loại hình tổ chức khi hoạt động đều phải đối mặt với các rủi ro, để
hạn chế những thiệt hại do rủi ro gây ra, các nhà quản lý cần tuân thủ qui trình đánh
giá rủi ro được thể hiện theo từng bước như sau: Nhận dạng rủi ro; Đánh giá rủi ro
và Các biện pháp đối phó. Vì vậy nhà quản lý cần phải nhận dạng mục tiêu, mục
tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, xác định rủi ro làm cho mục tiêu đó
khó thực hiện được, nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi
ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Bước tiếp theo
cần phải nhận dạng rủi ro, rủi ro xuất hiện trong mọi lĩnh vực hoạt động (lĩnh vực
hành chính sự nghiệp, quản lý công, lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật hay đối thủ cạnh

12

tranh…). Để nhận dạng được rủi ro cần phải sử dụng các phương pháp khác nhau
(dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát thường xuyên, họp, trao đổi...). Cuối cùng là biện
pháp đối phó với rủi ro, trong phần lớn các trường hợp rủi ro phải được xử lý hạn
chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp. Các biện pháp xử lý hạn chế
rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng
được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.
2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị
của nhà quản lý được thực hiện thể hiện ở việc phân chia trách nhiệm, kiểm soát quá
trình xử lý thông tin, bảo vệ tài sản, phân tích và rà soát để từ đó phát hiện những
điều bất thường kịp thời điều chỉnh. Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động
kiểm soát phòng ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro.
Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi ro đối
với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách nhiệm chính
trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát để ngăn chặn
hoặc giảm các rủi ro đó.
Các yếu tố của hoạt động kiểm soát bao gồm:
+ Thủ tục phân quyền và xét duyệt: Tuỳ theo cách điều hành của các nhà
quản lý mà họ có thể quy định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự
phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được
xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể hoặc không nên quyết định
trực tiếp mọi vấn đề. Nhờ đó người quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế sự tuỳ tiện khi
giải quyết công việc. Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người
được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải được
tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện củ thể
Theo sự phân công chi tiết và ủy quyền nói trên, người được uỷ quyền thực
hành đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định uỷ quyền của người lãnh
đạo và theo quy định của luật pháp.
+ Phân chia trách nhiệm: Nguyên tắc này được thực hiện thông qua việc

13

phân chia trách nhiệm cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, với mục đích
là không để một bộ phận nào hoặc một cá nhân nào có thể kiểm soát được mọi mặt
của một vấn đề (hay nghiệp vụ). Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của
một nhân viên này được kiểm soát bởi một nhân viên khác. Việc phân chia trách
nhiệm như vậy sẽ giảm bớt được các rủi ro, xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi
gian lận. Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và
rủi ro không ngăn ngừa được thì không một bộ phận hay cá nhân nào được giao một
công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Trách nhiệm phải được giao một cách
có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo sự kiểm tra có hiệu quả. Năm trách nhiệm
chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ.
Tuy nhiên, cần lưu ý sự thông đồng làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của KSNB.
+ Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách: Biện pháp quan trọng để bảo
vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là phải áp dụng những thể thức
kiểm soát vật chất. Việc tiếp cận tài sản và sổ sách phải được giới hạn trong những
cá nhân mà họ được giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm
của người bảo quản tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách.
Hạn chế việc tiếp cận tài sản, sổ sách khi chưa được phép của người quản lý, để làm
giảm rủi ro lạm dụng hoặc làm thất thoát tài sản của Nhà nước.
+ Kiểm tra, đối chiếu: Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước
và sau khi xử lý. Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách định
kỳ. Ví dụ, sổ sách ghi chép tiền gửi ngân hàng đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
+ Rà soát việc thực hiện các hoạt động: Việc thực hiện các hoạt động được
rà soát dựa trên một loạt các chuẩn mực nguyên tắc cơ bản, đánh giá hiệu quả và
tính hữu hiệu. Nếu sự rà soát cho thấy rằng các hoạt động thực hiện không phù hợp
với mục tiêu của tổ chức hoặc các tiêu chuẩn, thì quy trình thực hiện để đạt các mục
tiêu cần phải rà soát lại để đưa ra cải tiến cần thiết.
Việc điều hành, xử lý và hoạt động nên được rà soát định kỳ để đảm bảo tuân
thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những đòi hỏi hiện hành khác.
Việc giám sát kỹ càng giúp việc đảm bảo rằng mục tiêu của việc tổ chức sẽ

14

được thực hiện. Sự giao việc, soát xét và chấp thuận công việc của nhân viên bao
gồm: Sự thông báo rõ ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho
mỗi thành viên; Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong
phạm vi cần thiết; Đánh giá công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc
được thực hiện theo đúng định hướng.
2.3.4 Truyền thông và thông tin
Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra
quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy không phải bất kỳ tin tức
nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.
- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu
cầu của các nhà quản trị.
- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của
tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện
- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp
với quyền hạn và trách nhiệm của họ
Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các
hoạt động của đơn vị để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết. Qua đó cấp
quản lý nhận diện và xử lý các rủi ro. Ngoài ra, khả năng ra quyết định của các nhà
lãnh đạo bị ảnh hưởng bởi chất lượng của những thông tin như tính thích hợp, tính
kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được.Mặc khác, truyền thông hữu
hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp
trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ trong tổ chức
2.3.5 Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động
kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng
như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai
đoạn không. Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát
thường xuyên hoặc định kỳ, hoặc kết hợp cả hai.

15

- Giám sát thường xuyên: KSNB được thiết lập cho những họat động thông
thường và lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý
mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công
việc hàng ngày. Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của
KSNB và liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tượng vi
phạm pháp luật, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống.
- Giám sát định kỳ: Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự
đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên. Giám sát
định kỳ bao phủ tòan bộ sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và đảm bảo
KSNB đạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát.
Như vậy, các yếu tố hợp thành của KSNB có quan hệ chặt chẽ với nhau
trong đó nhấn mạnh tới việc nhà quản lý cần đánh giá rủi ro có thể đe dọa đến việc
thực hiện các mục tiêu, hoạt động kiểm soát sẽ tiến hành xử lý các rủi ro trên thực
tế. Trong khi đó các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi
thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức.
2.4 Một số mục tiêu của KSNB
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tài sản của đơn
vị được an toàn, tài sản có thể bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có
thể bị đánh cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi hệ thống
KSNB thích hợp. Điều này cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất
khác như: sổ sách hoặc các tài liệu quan trọng liên quan khác.
+ Mục tiêu với báo cáo tài chính: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính
trung thực, tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo
cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo
thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán của đơn vị cung cấp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Các thông tin
này phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác, tin cậy, phản ánh đầy đủ và khách
quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế.

16

+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế
trong đơn vị hành chính công phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên
quan. Cụ thể là:
-

Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của đơn vị hành chính công;

-

Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai sót và gian lận
trong mọi hoạt động của đơn vị;

-

Bảo đảm việc ghi chép thông tin đầy đủ, chính xác và việc lập báo cáo
tài chính trung thực, khách quan.
+ Mục tiêu của việc tuân thủ: Kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm quản

lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của
người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó,
KSNB còn phải hướng mọi hành vi trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách,
quy định nội bộ đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu đơn vị.
+ Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát
trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết của các
tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn
lực trong đơn vị hành chính công. Định kỳ, các nhà quản lý thường đánh giá kết quả
hoạt động được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm
nâng cao khả năng quản lý, điều hành.
Có thể nói các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên
mọi mặt họat động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn
vị. Tuy nằm trong một thể thống nhất song các mục tiêu nêu trên đôi khi cũng
có mâu thuẫn với nhau, như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ
tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các
nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài
hoà các mục tiêu trên .