Tải bản đầy đủ
d, Hoạt động kiểm soát

d, Hoạt động kiểm soát

Tải bản đầy đủ

như về độ tin cậy của nguồn thông tin đó. Ngoài ra, KTV cũng sẽ trao đổi với nhà quản
lý về những hành động sẽ được nhà quản lý áp dụng khi phát hiện ra những điểm còn
hạn chế của hệ thống KSNB thông qua quá trình kiểm tra, giám sát trên. Từ đó, căn cứ
trên việc xem xét các yếu tố cơ bản của hệ thống giám sát kiểm soát và thực tế tính
chất, quy mô cũng như mức độ phức tạp của khách thể, KTV sẽ tiến hành giải thích
những yếu tố còn vắng mặt ngoài mong muốn của KTV liên quan tới giám sát hệ thống
kiểm soát.
d, Giám sát
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận giúp ban lãnh đạo công ty quản lý và giám sát
hệ thống KSNB. Khi khách hàng có bộ phận kiểm toán nội bộ, KTV sẽ thu thập hiểu
biết về bộ phận này như trách nhiệm của bộ phận, hay sự phù hợp của bộ phận với cấu
trúc của công ty khách hàng. Những yếu tố sẽ được xem xét về bộ phận kiểm toán nội
bộ như:
- Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả.
- Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập và trực tiếp chịu trách nhiệm trước ban
giám đốc.
- Bộ phận này hoạt động tuân theo chuẩn mực của kiểm toán nội bộ.
- Phạm vi hoạt động của bộ phận phù hợp với quy mô, tính chất và cấu trúc của
công ty.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ thiết lập kế hoạch hàng năm nhằm xem xét rủi ro
liên quan tới việc phân bổ nguồn lực của công ty.
- Kế hoạch hoạt động của kiểm toán nội bộ được xem xét trước bởi nhà quản lý
cấp hai, ban giám đốc hoặc ban kiểm soát, và kiểm toán độc lập.
- Kết quả hoạt động của kiểm toán nội bộ được báo cáo tới nhà quản lý cấp hai,
ban giám đốc, ban kiểm soát và kiểm toán độc lập.
Trong trường hợp công ty khách hàng có kiểm toán nội bộ, KTV ngoài việc tìm
hiểu các yếu tố trên còn phải tìm hiểu những công việc đã được thực hiện bởi kiểm
toán nội bộ liên quan tới cuộc kiểm toán, và xem xét khả năng sử dụng kết quả công
việc của kiểm toán nội bộ.
Năm thành phần chính của hệ thống KSNB được thể hiện qua rất nhiều yếu tố
cấu thành cụ thể, đồng thời phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề kinh doanh… của mỗi
21

doanh nghiệp khách nhau mà các yếu tố đó được thể hiện khác nhau. Do đó, EY chỉ
đưa ra hướng dẫn cho các KTV để thực hiện công việc của mình một cách dễ dàng
hơn, còn trong quá trình làm việc KTV sẽ dựa trên kinh nghiệm và những phát hiện
thực tế của mình để thu thập được những hiểu biết đầy đủ nhất về hệ thống KSNB của
khách hàng.
Sau khi thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB của khách hàng, KTV sẽ mô tả lại
những phát hiện trên giấy tờ làm việc của mình. Đó chính là những nhận xét, mô tả của
KTV về từng yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB của khách hàng, làm cơ sở cho
KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát tiếp sau đó.
1.2.2.3 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát
Đối với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên thì sau khi thu thập đầy đủ hiểu biết
về các thành phần của hệ thống KSNB, KTV sẽ tiến hành đánh giá môi trường kiểm
soát cũng như các yếu tố khác của hệ thống KSNB để có được đánh giá ban đầu về rủi
ro kiểm soát.
Đối với những khách hàng lâu năm của EY thì KTV sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát
chủ yếu trên cơ sở kết quả đánh giá những năm trước đó, trên cơ sở KTV đã tiến hành
phỏng vấn khách hàng những thay đổi liên quan tới hệ thống KSNB và đánh giá tác
động của những thay đổi đó.
Hệ thống KSNB của khách hàng có giúp ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa kịp
thời những sai sót trọng yếu hay không và ảnh hưởng tới chương trình kiểm toán như
thế nào sẽ được KTV đánh giá thông qua việc xem xét các các thông tin mà KTV đã
thu thập được. Như mối quan hệ qua lại giữa môi trường kiểm soát với các thành phần
khác của hệ thống KSNB. Ví dụ, khi tiến hành quá trình đánh giá rủi ro KTV xác định
quá trình đánh giá rủi ro là không phù hợp với hoàn cảnh của công ty khách hàng,
KTV sẽ xem xét ảnh hưởng của quá trình đó tới môi trường kiểm soát. Các yếu tố cấu
thành của môi trường kiểm soát và giám sát kiểm soát là không đầy đủ thì KTV cần
phải giải thích và xác định ảnh hưởng, hay sự phù hợp của quá trình truyền tải thông
tin trong công ty.

22

Từ đó, KTV sẽ xác định ảnh hưởng của hệ thống KSNB tới toàn bộ chương trình
kiểm toán trên góc độ tổng thể, liệu công ty có chính sách và thủ tục phù hợp liên quan
tới sự phân công, phân nhiệm, phê chuẩn, bảo vệ và quản lý tài sản phù hợp với tính
chất và quy mô của mình. KTV sẽ lập bảng xác định những chu trình nghiệp vụ quan
trọng và những phương pháp kiểm toán sẽ áp dụng (dựa vào hệ thống KSNB hay thực
hiện trực tiếp các thử nghiệm cơ bản cho từng chu trình).
Kết quả của việc đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát sẽ được thể hiện trên
GAM-X với rủi ro được đánh giá cụ thể cho từng mục tiêu kiểm toán đối với từng chu
trình, nghiệp vụ quan trọng. Rủi ro kiểm soát sẽ được xác định là có thể tin tưởng vào
KSNB của khách hàng hay không hay ở mức tối đa, nếu có thì các thử nghiệm kiểm
soát sẽ được tiến hành.
1.2.2.4 Thực hiện kỹ thuật kiểm tra từ đầu tới cuối
Kỹ thuật kiểm tra từ đầu tới cuối là một phương pháp bổ sung để KTV xác minh
lại về mặt thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB tại công ty khách hàng. Thủ tục
kiểm toán này chỉ mang tính bắt buộc với các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính hợp
nhất, đối với những cuộc kiểm toán khác việc áp dụng thủ tục được khuyến khích chứ
không bắt buộc. EY thực hiện thủ tục này cho những chu trình, nghiệp vụ quan trọng
bao gồm cả quy trình trình bày xử lý BCTC, xem xét cả những bước công việc được
thực hiện thủ công cũng như tự động. Thông qua việc kiểm tra quá trình một nghiệp vụ
diễn ra từ khi nó bắt đầu, được phê duyệt, ghi chép, xử lý và cuối cùng được báo cáo
trong sổ cái, báo cáo kế toán. KTV sẽ sử dụng các chứng từ và kỹ thuật xử lý thông tin
mà khách hàng sử dụng. Các bước chung nhất của một nghiệp vụ khi phát sinh như
sau:
Bắt đầu: khi nghiệp vụ phát sinh tại công ty khách hàng.
Phê chuẩn: các thủ tục phê chuẩn gồm phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể ở
các cấp quản lý và một sổ thủ tục khác đảm bảo nghiệp vụ diễn ra hợp lý, hợp lệ, phù
hợp và phục vụ hoạt động của công ty khách hàng.
Hạch toán: thông tin về nghiệp vụ được ghi chép trong sổ kế toán của công ty.
Xử lý: thông tin được xử lý, luân chuyển trong công ty khách hàng.
23

Báo cáo: thông tin được phản ánh trên sổ cái và các báo có kế toán của công ty
khách hàng.
Khi môi trường công nghệ thông tin của khách hàng được đánh giá là phức tạp thì
KTV sẽ có sự trợ giúp của các chuyên gia kỹ thuật của EY để có thể bám sát sự vận
động của nghiệp vụ một cách tự động.
Trong quá trình thực hiện kiểm tra từ đầu tới cuối, KTV sẽ tiến hành phỏng vấn
khách hàng, những người liên quan tới loại nghiệp vụ mà KTV kiểm tra để có được
nguồn thông tin và xác định được các thủ tục kiểm soát mà khách hàng áp dụng. Từ đó,
KTV sẽ đánh giá các thủ tục kiểm soát mà khách hàng áp dụng có phù hợp không, có
tồn tại rủi ro gian lận tiềm tàng hay sự lạm dụng quyền hạn hay không, quy trình xử lý
nghiệp vụ diễn ra có đảm bảo về mặt thời gian và được những người thực hiện hiểu
biết thấu đáo về nhiệm vụ của họ cũng như cách thức xử lý của hệ thống hay không.
Mặt khác, KTV cũng xem xét việc phân công, phân nhiệm trong quá trình nghiệp vụ
diễn ra thực tế hoặc tiềm ẩn bất kỳ sự xung đột về nhiệm vụ giữa các thành viên tham
gia hay không, nếu có KTV sẽ phải xác định cụ thể.
Trong trường hợp có sự thay đổi quan trọng liên quan tới nguồn thông tin bao
gồm sự thay đổi phần mềm máy tính đang áp dụng, KTV sẽ phải đánh giá bản chất của
sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó tới công tác kế toán và báo cáo, và xem
xét liệu KTV có cần thực hiện kiểm tra chi tiết nghiệp vụ cho cả 2 trường hợp trước và
sau khi có sự thay đổi hay không.
Nếu thủ tục kiểm tra từ đầu tới cuối không khẳng định lại đánh giá ban đầu của
KTV về hệ thống kiểm soát, KTV sẽ phải đánh giá lại việc sử dụng chiến lược nào
(dựa vào hệ thống kiểm soát hay tiến hành trực tiếp các thử nghiệm cơ bản) cho từng
chu trình nghiệp vụ quan trọng và đánh giá lại hệ thống KSNB.
Việc thực hiện kiểm tra từ đầu tới cuối sẽ được thực hiện cho những chu trình hay
loại nghiệp vụ quan trọng khi KTV tin tưởng vào hệ thống KSNB (Rủi ro kiểm soát
nhỏ hơn mức tối đa) hoặc khi chu trình đó được đánh giá là có rủi ro lớn.
Thủ tục kiểm toán này khẳng định lại hiểu biết của KTV về mặt thiết kế và vận
hành của các thủ tục kiểm soát do khách hàng thiết lập. KTV xem xét các thủ tục kiểm
24

soát của khách hàng tồn tại ở 3 dạng chính: bằng tay, tự động hoặc cả hai. KTV sẽ
phỏng vấn khách hàng cách xử lý khi khách hàng phát hiện có sai sót, họ sẽ làm gì và
khi nào thì sẽ có biện pháp xử lý sai sót đó, sai sót đó dẫn tới kết quả gì và nó được giải
quyết như thế nào.
Những yêu cầu khi thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu tới cuối của KTV:
- Thủ tục kiểm tra từ đầu tới cuối bao quát được toàn bộ quá trình xử lý nghiệp
vụ từ khi bắt đầu, phê chuẩn, hạch toán, xử lý và báo cáo cùng với những thủ tục kiểm
soát có liên quan.
- Phỏng vấn nhân viên công ty khách hàng xem họ có nắm rõ và hiểu rõ những
thủ tục kiểm soát mà công ty đặt ra hay không.
- Khi KTV đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu nhỏ hơn mức tối đa, KTV sẽ đánh
giá liệu chất lượng của bằng chứng kiểm toán được thu thập trong quá trình thực hiện
kiểm tra từ đầu tới cuối có đủ để khẳng định hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành
hiệu quả hay không.
- KTV sử dụng nguồn tài liệu và kỹ thuật xử lý thông tin giống như khách hàng
sử dụng khi tiến hành kiểm tra từ đầu tới cuối.
- Phỏng vấn khách hàng các vấn đề liên quan tới việc phát hiện sai sót, biện
pháp sử lý, ảnh hưởng của sai sót, để KTV có thể đánh giá được khả năng của gian lận
hoặc lạm dụng quyền hạn trong đối với loại nghiệp vụ được kiểm tra.
- Khi xác định có những sự thay đổi quan trọng về thông tin, biện pháp xử lý
thông tin ví dụ thay đổi phần mềm kế toán, KTV sẽ đánh giá bản chất của sự thay đổi
và xác định liệu có tiến hành kiểm tra từ đầu tới cuối cho loại nghiệp vụ đó cả trước và
khi có sự thay đổi hay không.
Khi hoàn thành xong việc kiểm tra từ đầu tới cuối, KTV sẽ có được những kết
luận:
- Độ chính xác của thông tin mà KTV đã thu thập được liên quan tới các thủ tục
kiểm soát đối với loại nghiệp vụ và nguồn thông tin.
- Thủ tục kiểm soát có được áp dụng trên thực tế hay không.

25

- Thủ tục kiểm soát được thiết kế hiệu quả để có thể ngăn chặn, phát hiện và sửa
chữa kịp thời những sai sót quan trọng hay không.
Qua việc áp dụng thủ tục kiểm tra từ đầu tới cuối, KTV sẽ khẳng định lại một lần
nữa độ tin cậy của hệ thống KSNB, đồng thời KTV cũng sẽ xác định được sự thiếu sót
hay những yếu điểm của hệ thống KSNB. Khi đánh giá sự thiết kế hiệu quả của hệ
thống KSNB, KTV sẽ xem xét thủ tục kiểm soát có hay không:
- Được thực hiện bởi những người có đủ năng lực.
- Đảm bảo việc ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu.
- Xảy ra sự lạm dụng quyền hạn của nhà quản lý.
- Phân công, phân nhiệm phù hợp.
- Phản ứng nhanh với câu hỏi “what could go wrong”
Sự phân tách trách nhiệm
Trong quá trình tiến hành kỹ thuật kiểm tra từ đầu tới cuối, KTV sẽ xem xét sự
tham gia của từng cá nhân trong quá trình tiến hành các thủ tục kiểm soát, có hay
không sự xung đột sự phân công phân nhiệm và sự thiết kế các thủ tục có thể đảm bảo
giải quyết được những xung đột tiềm tàng có thể xảy ra hay không. Dựa trên những
quan sát của mình, KTV sẽ xác định những phân tách trách nhiệm không phù hợp và
sự ảnh hưởng của nó tới đánh giá của KTV về hệ thống KSNB. Ngoài ra, KTV còn
xem xét liệu hệ thống công nghệ thông tin mà khách hàng sử dụng có khả năng phát
hiện sự không phù hợp trong phân công, phân nhiệm hay không.
Sự phân công, phân nhiệm phù hợp đóng một vai trò quan trọng khi đánh giá sự
hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát từ đó giúp đạt được các mục tiêu của hệt hống
KSNB. Sự phân tách trách nhiệm không hợp lý sẽ giảm thiểu thậm chí làm mất đi tính
hiệu quả trong việc thiết kế của hệ thống kiểm soát. Vì vậy, việc xem xét sự phân công,
phân nhiệm trong công ty khách hàng khi tiến hành đánh giá hệ thống KSNB là vô
cùng quan trọng.
Kết quả của bước công việc này sẽ được thể hiện trong một bảng tổng hợp được
lập bởi KTV trong đó thường có các nội dung như bước kiểm soát, người chịu trách
nhiệm, tham chiếu, áp dụng công nghệ thông tin hay không.
26

1.2.2.5 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Sau khi thu thập được hiểu biết tổng quát về mặt thiết kế của hệ thống KSNB ở
các bước trước, KTV sẽ tiến hành thử nghiệm kiểm soát để kiểm tra mặt vận hành của
hệ thống KSNB. Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện nhằm mục đích khẳng định lại
các thủ tục kiểm soát có thực sự được khách hàng áp dụng và áp dụng một cách hữu
hiệu hay không. Sau khi tiến hành thử nghiệm kiểm soát, KTV căn cứ vào kết quả thu
được để đánh giá lại rủi ro kiểm soát, từ đó đánh giá rủi ro kết hợp.
a, Thu thập hiểu biết về chu trình, nghiệp vụ sẽ tiến hành thử nghiệm kiểm
soát
Để đảm bảo có đầy đủ hiểu biết về chu trình, nghiệp vụ mà mình sẽ tiến hành thử
nghiệm kiểm soát, trước khi tiến hành thử nghiệm kiểm soát, KTV sẽ phải thu thập
hiểu biết về chu trình, nghiệp vụ mà KTV định tiến hành thử nghiệm này.
Trước tiên, KTV sẽ tiến hành điền một bảng thông tin tổng quát nhất liên quan tới
chu trình, nghiệp vụ quan trọng. Nội dung cơ bản của bảng gồm có các cơ sở dẫn liệu
liên quan mục tiêu tài chính, mục tiêu hoạt động, mục tiêu tuân thủ, điểm bắt đầu và
điểm kết thúc của chu trình, nghiệp vụ (các chứng từ, sổ kế toán liên quan và các ứng
dụng tin học liên quan tới đầu vào và đầu ra của chu trình, nghiệp vụ đó).
Thông qua việc theo sát quy trình diễn ra của chu trình, nghiệp vụ quan trọng, sẽ
giúp KTV xác định và mở rộng hiểu biết của mình liên quan tới việc hạch toán, các
chứng từ và quá trình xử lý nghiệp vụ, chu trình một cách cơ bản nhất. Đồng thời,
KTV sẽ liên tục cập nhật những thủ tục kiểm soát được khách hàng sử dụng. Từ đó
KTV sẽ báo cho khách hàng về những thủ tục kiểm soát mà khách hàng không hoặc
chưa sử dụng và chỉ ra những sai sót có thể xảy ra và những thủ tục này là cần thiết.
Khi thực hiện bước công việc này, KTV có thể sử dụng các bảng, biểu, lưu đồ, và các
bảng tường thuật giúp KTV xác định sai sót có thể xảy ra một cách dễ dàng hơn.
Trong quá trình làm việc, KTV sẽ ghi chú lại những điểm cần chú ý liên quan tới
các thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình, nghiệp vụ mà KTV thu thập hiểu
biết. Kết quả cuối cùng của các bước công việc trên là những yếu điểm, tồn tại của hệ
thống KSNB mà KTV phát hiện được để đánh giá các sai sót có thể xảy ra với các
27

khoản mục liên quan tới chu trình, nghiệp vụ này. KTV đồng thời cũng lập bảng đánh
giá các nút kiểm soát liên quan tới chu trình, nghiệp vụ mà KTV đang tìm hiểu.
b, Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
Khi KTV đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức tối thiểu hoặc trung bình, thì các thử
nghiệm kiểm soát sẽ được thực hiện đầy đủ hoặc giới hạn, qua đó sẽ tiết kiệm thời gian
và chi phí của cuộc kiểm toán. Trong trường hợp hệ thống kiểm soát của khách hàng
được đánh giá không hiệu quả tức rủi ro kiểm soát ở mức tối đa hoặc rất lớn thì KTV
sẽ thực hiện trực tiếp các thử nghiệm cơ bản mà không tiến hành các thử nghiệm kiểm
soát.
Tùy theo đặc điểm của từng cuộc kiểm toán, loại hình kinh doanh, quy mô khách
hàng mà các thử nghiệm kiểm soát được KTV thiết kế một cách phù hợp. Các thử
nghiệm kiểm soát được thiết kế trên cơ sở những hiểu biết mà KTV đã thu thập được
về chu trình, nghiệp vụ mà KTV sẽ tiến hành thử nghiệm kiểm soát. Về cơ bản, thử
nghiệm kiểm soát là thủ tục kiểm toán giúp KTV khẳng định lại đánh giá ban đầu của
mình về hệ thống KSNB của khách hàng là đúng hay cần phải điều chỉnh. Thử nghiệm
kiểm soát được thiết kế để KTV tiến hành chọn mẫu để kiểm tra các nghiệp vụ theo sự
hướng dẫn của trưởng nhóm và căn cứ trên cơ sở của cuộc kiểm toán đã tiến hành
những năm trước.
c, Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Quá trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát sẽ xác định hệ thống KSNB của khách
hàng có được vận hành theo đúng hiểu biết mà các KTV đã thu thập được không, việc
vận dụng có liên tục và đảm bảo ngăn chặn các sai phạm và tính hiệu lực cho các hoạt
động trong doanh nghiệp và các sai phạm khi được phát hiện có được sửa chữa một
cách kịp thời và thích đáng hay không.
Thử nghiệm kiểm soát được tiến hành bằng cách kết hợp kỹ thuật phỏng vấn,
kiểm tra tài liệu, quan sát, thực hiện lại. Trong các thủ tục trên thì thủ tục phỏng vấn
được đánh giá là có độ tin cậy thấp nên phải kết hợp với các thủ tục khác đảm bảo chất
lượng của bằng chứng kiểm toán. Thủ tục thực hiện có độ tin cậy cao nhất. Trong khi
tiến hành thử nghiệm kiểm soát, KTV sẽ ghi chép lại trong giấy tờ làm việc của mình
28