Tải bản đầy đủ
4 Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

4 Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

Tải bản đầy đủ

Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp cần tiếp tục các hoạt động này để tận
dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh đạo nên vận động, triển
khai cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi
trường làm việc



Thực hiện Seiton

Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện. Seiton có nghĩa là sắp xếp, bố trí
các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy.
Các nguyên tắc về Seiton bao gồm:

- Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng.
- Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng.
- Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ
thống.

- Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
- Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng.
Đối với các công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, chúng ta nên bố trí hợp lý, phù hợp với tần
suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả. Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để
gần nơi làm việc nhất, các vật ít dùng tới thì có thể để xa hơn và 18 những thứ không cần dùng
tới nhưng phải lưu giữ thì cất vào kho riêng và có dấu hiệu nhận biết.



Tiến hành Seiso

Seiso có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết bị. Thực hiện vệ
sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tạo sự thoải mái và an toàn cho
nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo. Ngoài ra, nhờ nơi làm việc sạch sẽ, việc áp dụng
quản lý trực quan tại các doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, góp phần nâng cao năng suất.
Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Seiso còn đóng góp một vai trò quan trọng
trong việc bảo trì máy móc, thiết bị. Khi thực hiện Seiton, nhân viên hay người vận hành máy lau
chùi và kiểm tra từng vị trí trên máy móc, nhờ đó phát hiện ra những bất thường của máy móc
ngăn ngừa các nguồn bẩn (một trong những nguyên nhân dẫn đến sự cố máy móc). Từ đó, người
vận hành có thể hành động kịp thời nhằm phòng ngừa và khắc phục những bất thường đó.
Các công việc chủ yếu trong Seiso là:

Trang 29

- Phân chia khu vực và trách nhiệm. Ban chỉ đạo sẽ phân công trách nhiệm ai làm
gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi người, bộ phận, thiết lập bản đồ khu
vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận tiện.
- Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh.
- Tiến hành thực hiện vệ sinh. Trước khi làm vệ sinh, chúng ta cần xác định
phương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của hoạt động
này. Khi thực hiện vệ sinh, chúng ta nên nhớ nguyên tắc: “Vệ sinh là Kiểm tra”.
- Tiến hành cải tiến vệ sinh. Luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm thời gian vệ
sinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa các nguồn bẩn.
- Đề ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh.Một khẩu hiệu phổ biến
trong các doanh nghiệp là ‘5 phút làm 5S mỗi ngày” sẽ giúp các hoạt động 5S được duy



trì hàng ngày.
Thực hiện Seiketsu

Khi thực hiện thường xuyên các hoat động 3S và mang lại hiệu quả lớn, đây chính là chúng
ta đang thực hiện Seiketsu. Để duy trì và nâng cao 5S, doanh nghiệp có thể sử dụng một số
phương pháp hữu ích sau:
Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá về các hoạt động 5S. Khi thực hiện, ban lãnh đạo cần phải
cam kết và đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S. Cũng giống như các hệ thống quản lý khác,
5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để có thể đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S. Hệ
thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm:

- Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S.
- Sơ đồ tổ chức 5S.
- Các quy định về 3S.
- Tư liệu đào tạo.
- Tài liệu quảng bá về 5S.
- Bảng tin, bản tin 5S.
- Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S.
- Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S. Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các phòng
ban trong công ty. Thứ ba, tạo ra phong trào thi đua giữa các doanh nghiệp về 5S.



Thực hiện Shitsuke

Trang 30

Tiến hành Shitsuke chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tự giác của công nhân viên
trong việc thực hiện 3S. Khi thực hiện 3S thường xuyên, làm 3S dần trở thành một phần không
thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhân viên. Mục tiêu cuối cùng của Shitsuke hay của cả
5S chính là đưa triết lý 5S vào trong văn hóa doanh nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của công ty
trong các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác

3.5 Đánh giá định kỳ 5S
Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớn trong cải tiến năng suất,
chất lượng, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết. Nội dung trong bước này cần chú ý:

- Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S.
- Cán bộ đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S.
- Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về 5S.
- Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực hiện tốt 5S.
- Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các doanh nghiệp, tổ chức khác.
- Tổ chức thi đua 5S giữa các công ty để hoàn thiện chương trình 5S hơn.
Trong mọi quá trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá là vấn đề cần chú ý
hàng đầu. Tùy thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp, các tiêu chí đánh giá thực hiện 5S
được thiết lập cho phù hợp.
Trong thực tế, việc phát động phong trào thực hiện 5S không quá khó nhưng duy trì và
phát triển nó dài hạn lại một vấn đề khá khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Ở hầu hết
các doanh nghiệp, ý thức kỷ luật của nhân viên trong công việc còn chưa cao, do vậy kiểm tra,
đánh giá thường xuyên trong giai đoạn đầu sẽ giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen của họ.
Ngoài ra, dựa vào quy mô của doanh nghiệp, chúng ta có thể thiết lập những đợt kiểm tra, giám
sát lớn nhỏ khác nhau để đánh giá các hoạt động. Sau khi 5S trở thành thói quen của nhân viên,
việc đánh giá chỉ cần thực hiện định kỳ 2 lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ hiệu
quả nhất.
Ngoài các hoạt động kiểm tra đánh giá, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc khen
thưởng cho các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt 5S. Đây cũng là hình thức khích lệ rất hiệu quả
trong quá trình áp dụng 5S trong công ty. Bên cạnh đó, tổ chức tham quan, giao lưu kinh nghiệm
với các đơn vị đã áp dụng mô hình này sẽ góp phần thúc đẩy tinh thần của nhân viên trong việc
phát triển 5S lâu dài.

Trang 31

Đây là mô hình áp dụng hiện các doanh nghiệp Viet Nam nói chung và nhiều doanh nghiệp
khác trên thế giới, cũng như hiện đang được áp dụng tại một số doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt
Nam.

4 Để duy trì 5s
Mục đích làm 5S là hình thành thói quen tốt trong công việc cho mọi người. Vì sao? Một
thói quen tốt sẽ hạn chế nhầm lẫn do thiếu tập trung gây ra, làm việc nhanh hơn, giảm thời giam
tìm kiếm. Nhầm lẫn là 1 rủi ro dẫn đến sự cố hàng đầu trong y khoa. Con người ai cũng có lúc
thiếu tập trung trong công việc, do đó nhầm lẫn sẽ diễn ra một cách rất bất ngờ.
Không hình thành được thói quen cho mọi người là chưa làm 5S thành công.
Mà thói quen cần phải có thời gian để hình thành. Do đó bước duy trì tốn nhiều công sức.
Nhiều nơi không duy trì được dẫn đến làm 5S thất bại, từ đó mọi người không thấy hết giá
trị của 5S, và xem nó là chuyện tầm phào.



Để duy trì 5S có một vài cách tác động:

Lập ra một kế hoạch hành động: Tất cả Cán bộ nhân viên trong công ty từ cán bộ quản lý đến

nhân viên làm việc tại mục tiêu, phải nắm vững nội dung chương trình 5S để áp dụng vào công
việc hàng ngày tại nơi làm việc.

-

Mỗi doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát toàn bộ trước khi tiến hành cải tổ lại theo tiêu
chí 5S vì trong quá trình triển khai 5S sẽ xuất hiện những phản ứng trái chiều bất lợi khi

-

mỗi chính sách đưa ra có ảnh hưởng đến thói quen, mục đích của người khác.
Thành lập đội 5S, đội này sẽ chỉ huy việc thực hiện toàn bộ hệ thống
Xây dựng kế hoạch 5S rõ ràng bao gồm cả tiến độ dự kiến

Đào tạo và chỉ dẫn cho những người có liên quan:
- Thông báo về ý nghĩa của 5S cho tất cả những người có liên quan
- Xác định kết quả kỳ vọng và mong muốn về một hệ thống 5S
- Kết quả được đảm bảo bởi những người có liên quan
- Nhấn mạnh rằng “Giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề” phải trở thành quy tắc chứ
không phải chỉ đổ lỗi và chỉ tay năm ngón.

Trang 32