Tải bản đầy đủ
2 Tổ chức hoạt động của nhóm chất lượng

2 Tổ chức hoạt động của nhóm chất lượng

Tải bản đầy đủ

được còn ở dạng thô và chỉ là dữ liệu của một thời gian ngắn nào đó nhưng có thể giúp
chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto. Biểu đồ Pareto sẽ cho thấy những dữ liệu nào quan
trọng và ngược lại, vấn đề sẽ trở nên rõ ràng hơn, nhờ vậy, mọi người có thể chọn một
vấn đề để giải quyết. Sau khi xác định vấn đề cần giải quyết, nhóm phải xác định rõ mục
tiêu cần đạt.
 Bước 2: Phân tích vấn đề
- Khi vấn đề vào mục tiêu đã được xác định nhóm có thể bắt đầu phân tích với sự giúp đỡ

-

của công cụ quan trọng là tấn công não và biểu đồ nhân quả.
Kỹ thuật điều tra thu thập ý kiến giúp lôi cuốn tất cả các thành viên tham gia để có thể có
danh sách các nguyên nhân khác nhau. Nhóm phải nhất trí chọn ra nhiều nguyên nhân
chính để phân tích và một loạt các dữ liệu khác được thu tập để thẩm tra nguyên nhân.
Nếu chứng mình được rằng nhóm đã chọn đúng nguyên nhân chính thì nhóm có thể tiến
xa hơn và tìm cách giải quyết, nếu không phải lập trở lại bước này, giữ lại khi nguyên
nhân chính được tìm thấy, nhóm tiến hành triển khai cách giải quyết



Bước 3: Triển khai cách giải quyết
Khi nguyên nhân đã được xác minh, các thành viên của nhóm phải cùng nhau dành hết

tâm trí để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Khi nhóm tìm được một trình tự sắp xếp các vấn
đề khó khăn cần được giải quyết, nên chuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Giai đoạn này rất quan
trọng. Nó có thể kéo dài từ 2 đến 3 tuần hoặc từ 2 đến 3 tháng. Không nên khẳng định rằng nhóm
có thể hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian nhất định nào đó vì việc này sẽ tạo nên áp
lực không cần thiết. Nhóm nên họp thường xuyên, mỗi tuần để duy trì mối quan hệ, tạo ra những
cách giải quyết mới và giữ được sự hài hòa trong nhóm, ngoài ra cần nghĩ đến một hệ thống
phòng ngừa, được đúc kết còn lại trong tương lai. Không có một kế hoạch phòng ngừa tốt, cách
giải quyết chỉ có hiệu quả trong thời gian ngắn. Các thành viên NCL cũng nên xem xét tất cả
khía cạnh của vấn đề và xem xét có thể áp dụng cách giải quyết nào ở phạm vi khu vực nào cho
có kết quả, làm như vậy sẽ tránh hao tốn năng lực và loại trừ các chi phí khác



Bước 4: Báo cáo với cấp lãnh đạo
Là hình thức quan trọng để công nhận nhóm, sự nỗ lực hết mình của các thành viên NCL

cần được ban lãnh đạo công nhận để giữ vững nhuệ khí của các thành viên nhóm chất lượng.
Điều quan trong nhất là tổ chức sắp xếp dự án với ban lãnh đạo như thế nào để đạt được thành

Trang 15

công. Việc này giúp cả hai bên: Các thành viên của nhóm cảm thấy công việc của họ không vô
ích và ban lãnh đạo có thể nghe được khía cạnh của vấn đề mà trước đây họ đã xao lãng



Bước 5: Xem xét và theo dõi của ban lãnh đạo
Ban Giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và cách giải quyết. Đồng thời phải lưu ý các

yêu cầu của nhóm chất lượng, qua đó Ban Giám đốc nhận thấy trách nhiệm của mình đối với
chương trình hoạt động của nhóm.
Sau khi báo cáo, một cuộc thảo luận về một lời kiến nghị sẽ được tổ chức: đồng ý hay
không đồng ý với các đề xuất; và chuẩn bị kế hoạch theo dõi cho tương lai, sau đó nhóm nên
thông báo những quyết định để các thành viên biết được thông tin một cách đầy đủ và biết được
những cố gắng của họ có đạt được hiệu quả không, có được quan tâm không.

7 Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm chất lượng
Do tính chất phức tạp của việc triển khai và duy trì hoạt động của QCC, thật khó để đánh
giá hoạt động nhóm QCC có phát triển hay không. Chương trình QCC bao gồm nhiều khía cạnh
nên phải dựa trên nhiều tiêu chí để đánh giá sự phát triển của chương trình.
Các khía cạnh cần xem xét để đánh giá sự hiệu quả của chương trình bao gồm như: Về
nhân tố con người, tài chính, những thay đổi mà nhóm QCC đã tạo ảnh hưởng, v.v…
Câu hỏi đặt ra là: Làm cách nào để có thể đo lường và ước tính dễ dàng sự thay đổi và phát
triển do nhóm QCC đem lại?
Một số tiêu chí sau tổ chức có thể dùng để đánh giá mức độ ảnh hưởng của nhóm QCC đến
tổ chức, và những tiêu chí này có thể mở rộng theo nhu cầu mới phát sinh hoặc tiêu chuẩn tiến
bộ đi theo thời gian:

- Cải tiến chất lượng: Các thông số hoặc phần trăm chất lượng sản phẩm dịch vụ
cải tiến như thế nào,...
- Giảm chi phí: Chất lượng được nâng cao không nhất thiết phải gia tăng chi phí, để
hoạt động hiệu quả các khâu cần làm có trách nhiệm từ đầu vào đến đầu ra sẽ ngăn chặn
việc tạo ra các sản phẩm lỗi, các hoạt động kiểm soát,... Phần chi phí sẽ giảm xuống và
điều này được đo lường bằng các con số.
- Sử dụng máy móc thiết bị.

- Năng suất
- Bảo dưỡng máy móc.
Trang 16

- Thông tin.
- Cải tiến sản phẩm.
- Thái độ.
- Sự bất bình, phàn nàn.
- Sự thỏa mãn của khách hàng.
- Sự hài lòng về công việc.
Không nên đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm QCC chỉ dựa trên kết quả cuối cùng thể
hiện bằng đồng tiền bởi vì ở những bộ phận khác nhau, các kết quả cuối cùng có thể khác nhau.
Vậy nên việc đánh giá phải bao gồm các phương pháp công tác của nhóm chất lượng, thái độ
giải quyết các vấn đề, mức độ khó nhọc và mức độ phối hợp công tác.

8 Thực trạng việc triển khai NCL ở Việt Nam và một số nước trên thế giới
hiện nay.
NCL được biết đến đầu tiên tại Nhật Bản, Hiện hội các kỹ sư và nhà khoa học Nhật Bản
(JUSE) khuyến khích áp dụng QCC thông qua việc thành lập trung tâm QCC. Thành viên của
những nhóm này chỉ cần đăng ký tên ở trụ sở chính của nhóm. Năm 1964, đã có hơn 1000 nhóm
QCC được đăng ký và đến năm 1987, đã có hơn 250.000 nhóm QCC; và đến tháng 12 năm 2014
đã có 45.438 nhóm QCC đăng ký tại trung tâm QCC của JUSE. Hoạt động này ngày càng nhộn
nhịp phong phú và mỗi năm có hơn 3000 đại biểu các nhóm về tham dự đại hội toàn quốc được
khai mạc ở Tokyo.Tại Ấn Độ, đã có 1314 nhóm QCC của 383 công ty/tổ chức đăng ký tham gia
diễn đàn QCC Ấn Độ với tổng số 7245 người (trung bình 5,5 người/nhóm). Con số này hiện
đang gia tăng rất đáng kể, cụ thể ở một số quốc gia Châu Á - Thái Bình Dương như sau:

Bảng 1: TÌNH HÌNH ÁP DỤNG NHÓM CHẤT LƯỢNG TẠI MỘT SỐ QUỐC GIA
CHÂU Á - THÁI BÌNH DƯƠNG
QUỐC GIA CHÂU Á - THÁI BÌNH DƯƠNG

Quốc gia

Năm bắt đầu

Số lượng NCL

Đài loan

1967

18.500

Hàn Quốc

1970

117.406

Trang 17

Thái Lan

1974

Hàng ngàn nhóm

Indonesia

1980

Hàng ngàn nhóm

Philippines

1980

156

Malaysia

1981

2.524

Singapore

1981

139.500

Ấn Độ

1982

Hàng ngàn nhóm

Sirlanca

1985

400

(Nguồn: GT Quản lý chất lượng trong các tổ chức - NXB Thống kê, 2004, trang 1)

8.1 Hoạt động NCL của IBM tại Mỹ.
Từ cuối những năm 1940, hãng IBM đã sử dụng các nhóm để giải quyết vấn đề kỹ thuật.
lúc lúc bấy giờ khi một trong những máy điện toán đầu tiên còn đang hình thành, nhu cầu về nó
đã lớn đến nỗi người ta phải bắt tay vào sản xuất trước cả lúc công tác kỹ thuật hoàn chỉnh
những chi tiết máy cuối cùng được thực hiện ngay tại xưởng sản xuất với sự cộng tác của kỹ sư
và công nhân.Kết quả là đã tạo ra một mẫu thiết kế hoàn thiện hơn. kỹ thuật sản xuất tốt, rẻ và
nhanh hơn một cách đầy ý nghĩa cũng nhờ Tham gia Vào công tác kỹ thuật mà mỗi công nhân
đều tiến bộ nhiều hơn sau thế chiến 2, các tổ chức phát triển với tốc độ nhanh hơn và sản lượng
lớn hơn đã gây ra rất nhiều vấn đề liên quan đến công nhân và hệ thống quản lý điều đáng tiếc là
mối dây giao tiếp, gắn bó giữa lãnh đạo và công nhân đã mất đi.
Cuối những năm 1950, Sidney Rube nstein Khởi Sự chương trình với tên gọi “hệ thống
quản lý đồng hành “PMS (Participative Manerger System).Ý tưởng này cơ bản giống như nhóm
chất lượng, “hệ thống quản lý Đồng Hành” chỉ dẫn một cách gián tiếp các kỹ thuật tương tự như
nhóm chất lượng trong chương trình này, triết lý cho rằng công nhân là những người am tường
hơn ai hết về công việc của họ và có những hiểu biết cần thiết để cải tiến Chất lượng đã được sử
dụng hiệu quả. Việc lập kế hoạch và thực hiện PMS tương tự như nhóm chất lượng. IBM vừa áp
dụng chương trình mới nhằm hỗ trợ nhân viên trao dồi kỹ năng và mở rộng kiến thức. trong một
cuộc phát biểu tại Washington tuần này, Điều hành cấp cao của IBM, Samuel J.Palmisano Cho
biết tập đoàn vừa thiết lập Những tài khoản Giáo dục Đào tạo cá nhân cho các nhân viên có thâm
niên phục vụ đất nước 5 năm tại tập đoàn. Bên cạnh đó, Tập đoàn còn giới thiệu một chương

Trang 18

trình phát triển lãnh đạo có khả năng kết nối nhân viên của IBM trên khắp thế giới cùng bằng
bạn những vấn đề tại các nước phát triển cùng các tổ chức phi chính phủ.
Một yếu tố đặc biệt của chương trình đó là nhân viên IBM có thể kiếm tìm cơ hội việc làm
trong chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức giáo dục và phát triển kinh tế khi họ nghỉ việc tại
IBM, theo lời ông Palmisano thì chương trình này sẽ giúp nhân viên tăng tính độc lập và cạnh
tranh, đồng thời có khả năng thích nghi với bất kỳ một môi trường nào. IBM tin tưởng rằng
chương trình này sẽ giúp thu hút nguồn nhân lực thông minh và sáng tạo nhất đến với tập đoàn.
IBM từng có những chương trình cung cấp hỗ trợ riêng biệt tương tự tại từng thị trường
nhưng đến nay, tập đoàn đã xây dựng được một hệ thống mang tính toàn cầu nhằm hỗ trợ tốt
nhất đối với nguồn nhân lực của IBM ở khắp nơi trên thế giới.

8.2 Hoạt động NCL của Walt Disney.
Walt Disney Là tập đoàn truyền thông lớn thứ 2 thế giới về hoạt động kinh doanh trong
nhiều lĩnh vực: truyền hình, phim, công viên chuyên đề, internet. hẳn là chủ sở hữu hệ thống
kênh truyền hình ABC và một số đài phát thanh, truyền hình khác về mặt quy mô, Walt Disney
chỉ đứng sau tập đoàn truyền thông aol Time warner, công ty cổ phần trong nhiều kênh truyền
hình cáp như ESPN (80%), A&E (38%), các diễn viên của hãng sản xuất phim hoạt hình, phim
nhựa và phim truyền hình thông qua các thương hiệu Walt Disney Pictures, Touch stone
Pictures, Miramax và Dimension. Vì vậy, Walt Disney để duy trì gần như hoàn hảo chất lượng
công việc, nhiều doanh nghiệp lớn cũng sử dụng kỹ thuật này. Năm 1940, ý tưởng về công việc
công nhân cùng đóng góp trách nhiệm vào các hoạt động tổ chức đã được nhiều ông chủ nước
Mỹ ứng dụng hiệu quả. Walt Disney là một trong số đó, ông luôn khuyến khích công nhân tham
gia vào hoạt động của tổ chức mỗi khi có vấn đề mới nảy sinh, ông Thường tập hợp công nhân
lại và Đề nghị hội nêu. Ở Walt Disney có một nguyên tắc” tất cả cho một và một cho tất cả”,
nhấn mạnh tầm quan trọng của làm việc theo nhóm và Trao quyền cho các nhân viên làm việc
theo nhóm được mô tả như một phương pháp bồi dưỡng lòng trung thành mãnh liệt, sự nhiệt
tình và cam kết công ty Walt Disney đảm bảo rằng mỗi khách có một trải nghiệm đáng nhớ và
dễ chịu là trách nhiệm của mọi người lãnh đạo của Walt Disney cho phép nhân viên thẩm quyền
có thể thực hiện và thi hành quyết định. Đó là lý do tại sao các viện Disney được sinh ra để giúp
các nhà lãnh đạo Đào tạo về môi trường, văn hóa và tăng kỹ năng quản lý Cần thiết để tuyển
dụng và giữ chân các nhân viên có kiến thức. Làm việc cho các công ty tin rằng sự hài lòng của

Trang 19