Tải bản đầy đủ
5 Bảy công cụ thống kê:

5 Bảy công cụ thống kê:

Tải bản đầy đủ



Có thể giải quyết nhiều loại trục trặc hơn, điều này vượt quá khả năng của bất kỳ cá nhân



nào, của một phòng ban nào.
Trục trặc được trình bày cho nhiều người đa dạng hơn về kỹ năng cũng như kiến thức và





kinh nghiệm
Cách tiếp cận làm cho tổ viên hài lòng hơn và nâng cao tinh thần của họ
Những vấn đề vượt quá khả năng giải quyết cảu phòng ban hay các giới hạn chức năng
đều có thể dễ dàng xử lý.
Các khuyến nghị dễ thực hiện hơn là gợi ý cá nhân.
Phần lớn những điều này dựa vào tiền đề là người ta hết sức sẵn sàng ủng hộ bất kỳ cố

gắng nào mà mình đã góp phần vào hay giúp vào để triển khai.
Khi được quản lý tốt các tổ cải tiến vào quá trình giải quyết trục trặc mang lai một cách
nhanh chóng và tiết kiệm. Tinh thần hợp tác thấm nhuần rộng rãi trong mọi tổ chức là một bộ
phận thiết yếu để thực hiện quản trị chất lượng vì nó mang lại sự tin cậy, cải tiến truyền thông và
phát triển sự phụ thuộc lẫn nhau.Việc sử dụng phương pháp truyền thông tác động qua lại, mặt
đốii mặt cùng chung một mục đích theo thời gian sẽ phát triển ý thức phụ thuộc lẫn nhau. Điều
này tạo 1 bộ phận chủ chốt của mọi quá trình cải tiến chất lượng và mang lại cho nhân viên một
phương pháp luận để họ thừa nhận và tham gia qua thông qua động viên tích cực hoạt động
nhóm.Cần lưu ý nhân viên sẽ không được động viên luôn luôn cải tiến trong công việc nếu
không có:





Sự cam kết của ban lãnh đạo cấp cao nhất về cải tiến chất lượng
Bầu không khí chất lượng có tổ chức
Một cách đề cập vấn đề về chất lượng băng sự hợp tác
Tất cả những vấn đè này chủ yếu àm cho người ta cảm thấy chấp nhận và hoàn thành trách

nhiệm, nhiều tổ chức coi đây là một bộ phận của chiến lược chất lượng.
Các nhà quản lý và giám sát cần cam kết biến việc trao quyền thành hiện thực. Cách mở
đầu tốt nhất là thừa nhận những ý kiến hay những cố gắng tốt dù chirddem lại phần nào kết quả.
Việc động viên những ý kiến gợi ý của lực lượng lao động, đặc biệt là thông qua sự tham gia của
họ vào những hoạt động của đội hoặc nhóm đòi hỏi phải có đầu tư lâu dài mà phần thưởng sau
này là sự tham gia hoàn toàn của họ ở cả trong lẫn ngoài tổ chức.

Trang 8

Chủ yếu có hai loại đội, nhóm liên quan đến quản lý chất lượng: các đội cải tiến chất lượng
và các nhóm chất lượng.
Đó là những thực thể hoàn toàn riêng biệt, có thể cùng hoạt động có hiệu quả trong một tổ
chức hoặc có thể được sử dụng một cách hoàn toàn độc lập. Trong phần này chúng ta sẽ nghiên
cứu các nhóm chất lượng – một công cụ quan trọng để thực hiện quản lý chất lượng.

2 Nhóm chất lượng là gì?
Định nghĩa nhóm chất lượng:
Năm 1962, Nhóm chất lượng hình thành tại Nhật Bản với mục đích truyền đạt thông tin
nhanh hơn tới các quản đốc, đồng thời hướng tới xây dựng một môi trường làm việc hoàn hảo,
trong đó mọi người cùng hợp tác và tìm cách sử dụng hữu ích chất xám của mình. Nhóm chất
lượng cũng chính là câu trả lời đúng đắn cho một đòi hỏi hiển nhiên, đó là cần có sự phê phán để
đạt được chất lượng tốt hơn.
Một số định nghĩa của nhóm chất lượng:

-

“Đó là một nhóm nho nhỏ những người làm cùng công việc, gặp gỡ để cùng nhận

-

dạng, phân tích và giải quyết vấn đề về chất lượng sản phẩm”
Các cuộc gặp gỡ thường kéo dài từ 30 phút đến 1 giờ mỗi tuần ở một địa điểm gần
nơi làm việc. Mọi hoạt động mang tính tự nguyện nhưng có tổ chức, bất cứ ai muốn gia
nhập nhóm đều được đón nhận. Đồng thời, mọi người có quyền từ chối tham gia vào
nhóm. Một nhóm năng động sẽ thu hút được nhiều thành viên và hoạt động lâu dài hơn

-

các nhóm khác.
“Đó là một nhóm công nhân thuộc cùng bộ phận sản xuất thường gặp gỡ mỗi tuần một
giờ để thảo luận các vấn đề liên quan đến chất lượng công việc, lần tìm các nguyên nhân,
đề xuất biện pháp giải quyết và tiến hành sửa chữa trong khả năng hiểu biết của họ. (Định

-

nghĩa của IAQC)
“Đó không phải là một cơ chế, một thữ mốt nhất thời hay một chương trình, mà đó là
một cách làm việc, một việc thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con người.
Nhóm chất lượng không thay đổi theo cơ cấu quản lý hay tổ chức mà sẽ thay đổi mối
quan hệ giữa người với người trong công việc” (Định nghĩa của hãng Genera Electric)

Trang 9

Mặc dù định nghĩa cho rằng thành viên các nhóm chất lượng là những người cùng bộ phận
sản xuất, nhưng một số nhóm thành công lại hoạt động với những thành viên từ nhiều bộ phận
khác nhau. Tại một số tổ chức, NCL gồm các giám sát viên từ nhiều bộ phận lập nên. Ở những tổ
hức khác nhau, chúng lại được thành lập từ các phòng kinh doanh hay các phòng thiết kế.
Vậy NCL là gì? Một cách đơn giản, NCL là một hệ thống quản lý mang tính tập thể. Đó là
một nhóm nhỏ những người làm các công việc hoăc tương tự hoặc có liên quan, tập hợp lại một
cách tự nguyện, thường xuyên gặp gỡ nhau để thảo luận và giải quyết một chủ đề có ảnh hưởng
đến công việc hoặc nơi làm việc của họ.
Thường thì nhóm chất lượng họp mỗi tuần một lần vào những thời điểm định trước, nhưng
cũng có thể thay đổi sao cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mỗi tổ chức. Điều chủ yếu là:

-

Nhóm thành viên là những người tự nguyện.
Nhóm phải tổ chức gặp gỡ thường xuyên vào những thời gian định trước.
Đối với mỗi vấn đề, bên cạnh việc phát hiện còn phải điều tra giải quyết.

3 Sự ra đời và phát triển của NCL
Nhóm chất lượng ở Nhật được bắt đầu từ những khóa học hữu ích của Deming và Juran.
Hầu hết các đốc công đã được học đều từ hỏi “Không biết làm gì với những kiến thức đã học
được và tại sao trong phân xưởng không hình thành những nhóm nhỏ, truyền kỹ thuật này cho
công nhân”. Từ đó. Nhóm chất lượng đã ra đời và phát triển mạnh mẽ ở Nhật.
Theo hồ sơ lưu trữ của hiệp hội các nhà khoa học và kỹ sư Nhật (Juse) ở Osaka đã có sấp
xỉ 2000 nhóm được hình thành. Số nhóm chất lượng tăng lên nhanh chóng và tính đến năm 1974,
con số này đã là 7000. Mỗi nhóm có khoảng 3 – 10 thành viên. Hiện nay ở Nhật có khaongr 1
triệu Nhóm chất lượng với sự tham gia của khoảng 7 – 8 triệu người.
Sự thành công đáng kinh ngạc của Nhóm chất lượng ở Nhật đã thu hút được sự quan tâm
của chính phủ Mỹ và các nước khác.
Năm 1954, tiến sỹ Juran đi thăm Nhật và đã bị cuons hút vào hoạt động của các Nhóm chất
lượng ở đây, ông đã viết cuốn sách “Hiện tượng Nhóm chất lượng” để mô tả các cảm nhận và
tiên đoán của ông về chương trình này. Các công ty Honey Well và Loclheed là những công ty

Trang 10

đầu tiên học tập Nhóm chất lượng và áp dụng nó tại Mỹ. Sau đó hàng loạt các hãng và công ty đã
xây dựng Nhóm chất lượng cho mình như Forrd, General motor…
Hiệp hội kiểm soát chất lượng Mỹ đã tổ chức riêng một bộ phận về Nhóm chất lượng nhằm
thu thập thông tin chi tiết hơn.
So với Nhật thì nhóm chất lượng ở Mỹ có ảnh hưởng lớn hơnđến các hoạt động quản lý
các công ty Mỹ thường quen sử dụng mô hình quản lý Taylor, theo đó tiến trình ra quyết định là
từ trên xuống dưới trong khi hoạt động của Nhóm chất lượng dựa trên cơ sở quản lý tập thể và
cho phép công nhân ra quyết định. Do vậy, sự thành công của Nhóm chất lượng ở Mỹ là không
cao.
Sự phát triển của Nhóm chất lượng lan rộng ra các nước lân cận Nhật Bản như Đài Loan,
Triều Tiên và các nước khác trên thế giới.
Ở Việt Nam, vấn đề về chất lượng mới thật sự được quan tâm trong một vài năm gần đây,
vì vậy nhóm chất lượng là con người và tinh thần làm việc tập thể, vì vậy khả năng thành công ở
Việt Nam là rất lớn, vì người Việt Nam vốn thông minh, cần cù và nhanh nhẹn.

4 Mục tiêu của Nhóm chất lượng
Việc đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để chương trình Nhóm chất lượng được thành
công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn, sẽ giúp quản lý trực triếp những hoạt động, cũng
như giúp dự kiến nhân sự và trừ liệu sự tăng trưởng trong tương lai.




Tạo môi trường làm việc thân thiện
Tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện, cải thiện hành vi giao tiếp thông
qua các hoạt đông trao đổi diễn ra thường xuyên, nhờ đó làm thay đổi không khí




làm việc của tổ chức, mọi người đều có thái độ làm việc thân thiện
Giúp xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau cùng phát triển
Mở rộng hợp tác tạo sự tập trung thống nhất trong tổ chức, giúp loại trừ khái
niệm chúng tôi và họ tồn tại phổ biến giữa ban lãnh đạo và công nhân, NCL là một
trong những cách kết nối tất cả mọi người trong tổ chức không phân biệt chức vụ



cấp bậc
Huy động nguồn nhân lực

Trang 11



Thu hút mọi người vào công việc: Khi làm nhiều năm với nhiều công việc quá
nhàm chán và đơn điệu, nhiều tổ chức thống kê thấy rằng khi tham gia hoạt động
NCL mọi người sẽ quan tâm hơn đến công việc, họ chờ đón các hoạt động của



nhóm.
Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng cải tiến: NCL giúp
phát huy sự hài lòng hơn với công việc và thỏa mãn nhu cầu “tự khẳng định” của
nhân viên. Hoạt động của NCL giúp tạo nếp nghĩ liên tục và cải tiến chất lượng,



giảm sai sót.
Tạo cơ hội cho thành viên phát huy tài năng của mình: NCL tạo cơ hội vô hạn
cho nhóm viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến họ cảm thấy mình là một phần
hữu cơ của tổ chức khi có vấn đề xảy ra các thành viên sẽ cùng suy nghĩ, đưa ra ý




kiến, giải quyết khó khăn.
Nâng cao trình độ làm việc của nhân viên
Công tác đào tạo, huấn luyện là một trong những nhân tố then chốt của chương
trình NCL. Các thành viên gia nhập đều được dành 8 – 10 giờ huấn luyện nhằm
nâng cao hiểu biết, kỹ năng để học tìm ra lời giải cho những vấn đề nảy sinh trong
công việc. Giúp hiểu rõ đòi hỏi của tổ chức. Các kỹ thuật, công cụ phát triển, công
cụ sáng tạo, giải quyết khó khăn, tấn công não, biểu đồ, phiếu kiểm tra,… Có thể sử
dụng ở mọi nơi, nhằm phân tích giải quyết các bài toán đặt ra. Suy cho cùng NCL



giúp con người trao dồi kỹ năng và tự thân phát triển đến mức cao nhất.
Thúc đẩy người lao động: Hoạt động của NCL luôn kích thích người lao động
phát huy tốt nhất các khả năng của họ, với việc ghi nhận các ý kiến và đánh giá kết
quả. NCL luôn tạo động lực và hứng thú cho người lao động làm việc một cách




hiệu quả
Nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức
Cải tiến chất lượng là một việc làm thường xuyên, không ngừng. Khách hàng
luôn đòi hỏi chất lượng tốt hơn và một tổ chức nếu muốn đứng vững trên thương
trường, phải luôn cố gắng làm cho khách hàng hài lòng. NCL sẽ liên kết tất cả mọi
người với nhau để giải quyết vấn đề trong sản xuất, nhằm tránh được phiền hà của



khách hàng về chất lượng sản phẩm
Nâng cao năng suất và giảm chi phí: chất lượng được đảm bảo và cải tiến, người
lao động tự nguyện và thích thú trong công việc sẽ góp phần nâng cao năng suất

Trang 12

trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời chi phí cho sai sản phẩm cũng sẽ
giảm xuống đáng kể.

5 Các tổ chức của nhóm chất lượng
5.1 Hình thức NCL

-

Nhóm cơ sở








Gồm các thành viên trong cùng một cơ sở, phân ban phân xưởng
Số lượng các thành viên tối ưu thường từ 4 – 10 người, một nhóm trưởng và một
thư ký phụ trách toàn bộ mọi hoạt động của nhóm.
Nội dung hoạt động của nhóm thường tập trung giải quyết các trục trặc trong nội

bộ công việc nơi họ làm việc.
Nhóm liên kết
Nhóm liên kết được hình thành khi nội dung hoạt động được mở rộng hơn, công việc
không chỉ liên quan đến phòng ban mà liên quan đến nhiều phòng, bộ phận khác nhau.
Thành viên của nhóm liên kết thường là mỗi người phụ trách một công việc khác khác
nhau ở những phòng ban khác nhau, họ tập hợp lại để giải quyết các vấn đề và ảnh hưởng



chung đến toàn bộ sự phát triển của công ty.
Nhóm liên kết thường được hình thành ở các công ty có quy mô lớn, lực lượng lao động
đông, chính nhờ hoạt động của nhóm liên kết mà lãnh đạo có thể nắm bắt một cách chính
xác và điều hành có hiệu quả các hoạt động diễn ra trong công ty mình.

5.2 Cơ cấu tố chức của NCL
Thông thường NCL được tổ chức theo cơ cấu:

-

Ban chỉ đạo: Bao quát toàn bộ hoạt động. Nhóm chất lượng trong công ty, họ thường là

-

các cán bộ lãnh đạo cao cấp trong công ty được chỉ định để thực hiện nhiệm vụ này.
Ban thư ký: Duy trì mọi hồ sơ của NCL. Tổ chức các hoạt động hỗ trợ và thúc đẩy hoạt
động của các NCL, vào sổ đăng ký và theo dõi hoạt động của các nhóm mới thành lập
cũng như các nhóm đã được thành lập từ trước.

Trang 13

-

Điều phối viên: Thường là các cán bộ quản lý hoặc điều hành có trách nhiệm thúc đẩy
các hoạt động của các thành viên NCL cũng như giúp đỡ đào tạo và hướng dẫn các

-

trưởng nhóm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Trưởng nhóm: là người hướng dẫn và phụ trách hoạt động của NCL, chịu trách nhiệm

-

trước lãnh đạo cấp trên về mọi hoạt động của nhóm.
Các thành viên: là những người tham gia vào hoạt động của NCL, họ chính là những
người có vai trò quyết định nhất đến hiệu quả hoạt động của NCL trong công ty.

6 Tổ chức hoạt động của nhóm chất lượng
6.1 Các nguyên tắc cơ bản của NCL
Một nhóm chất lượng thành công luôn đảm bảo các nguyên tắc

-

Triết lý xây dựng con người
Người thủ lĩnh do nhóm bâu ra và được mọi người đồng tình ủng hộ
Giúp nhau cùng tiến bộ
Kết quả công trình là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân nào
Việc đào tạo được quy định chặt chẽ cho mọi người
Khuyến khích tính sáng tạo
Các kế hoạch phải liên quan đến việc chuyên môn của nhóm viên
Có sự quan tâm hỗ trợ của Ban Giám đốc
Ý thức về chất lượng được đẩy mạnh và nâng cao.

6.2 Tổ chức hoạt động của nhóm chất lượng
Quá trình hoạt động của nhóm chất lượng bao gồm những bước sau:



Bước 1: Đưa ra các vấn đề
- Cuộc họp đầu tiên mỗi nhóm sẽ xác định tên nhóm và nhóm trưởng và thư ký.Khi đã

-

hoàn thành thủ tục các thành viên sẽ đưa ra vấn đề cần giải quyết.
Chuẩn bị danh sách các vấn đề, phương pháp đánh giá, những khó khăn khi giải quyết

-

các vấn đề.
Nhóm trưởng phân công cá thành viên thu thập dữ liệu và cá phương pháp thống kê như:
bảng điều tra, đồ thị để sử dụng cho hoạt động nhóm.Thu thập dữ liệu rất là quan trọng
nó giúp chúng ta giải quyết và loại bỏ những vấn đề không cần thiết. Các dữ liệu thu tập

Trang 14