Tải bản đầy đủ
(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)

(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)

Tải bản đầy đủ

b) Bút toán liên quan đến kế toán thu tiền mặt
Nghiệp vụ: Phiếu thu số 65, ngày 9/10/2016, bà Nguyễn Thị Vân rút tiền gửi
ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 50.000.000 đồng.
Nợ TK 111:

50.000.000 VNĐ

Có TK 112:

50.000.000 VNĐ

Trình tự tiến hành nghiệp vụ phiếu thu số 65 như sau:
Sau khi lập hóa đơn phiếu thu số 65 cho khách hàng, kế toán thu sẽ lập phiếu
thu rồi giao cho kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng căn cứ vào phiếu thu để xác
định các thông tin trong phiếu có chính xác không rồi ký duyệt.
Bộ phận thủ quỹ sẽ tiếp nhận phiếu thu đã được ký và tiến hành thu tiền và ký
vào phiếu thu.
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài
Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Bộ phận: Kế toán

Mẫu số: 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU

Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Họ và tên người nôp tiền: Nguyễn Thị Vân
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Số tiền: 50.000.000 đồng (Viết bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Giám đốc

Kế toán

Người nộp

Người lập

(Ký, họ tên, đóng

trưởng

tiền

phiếu

dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ
(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn./.
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài

Mẫu số: S02a – DN

Gòn Co.op Mart Gò Vấp

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ16

Địa chỉ: Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ

BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng

Chí Minh.

BTC)

CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 02
Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Trích yếu

Số hiệu tài khoản
Nợ


A

B

C

1111

112

50.000.000

x

x

50.000.000

Rút tiền gửi ngân hàng
về nhập quỹ
Cộng

Số tiền

Ghi chú
D

1

Kèm theo 1 chứng từ gốc.
Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Kế toán trưởng

Người lập

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

c) Các sổ sách kế toán liên quan đến kế toán thu tiền mặt
- Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 1)
- Sổ cái TK 111 (Phụ lục 2)
- Sổ chi tiết TK 1111
- Sổ nhật ký chung
d) Báo cáo liên quan đến kế toán thu tiền mặt


Báo cáo tài chính: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả





hoạt động kinh doanh năm 2016.
Báo cáo thuế TNDN
Khai thuế GTGT
Bảng cân đối số phát sinh

17

e) Kế toán thu tiền mặt liên quan đến các công việc kế toán khác
Kế toán thu tiền mặt liên quan với kế toán bán hàng và công nợ phải thu khách
hàng để theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách
hàng. Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên
tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. Kiểm tra đối chiếu
theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu.
Kế toán thu tiền mặt liên quan đến kế toán tiền mặt, nhận khoản ký cược, ký
quỹ của công ty bằng tiền mặt.
Kế toán thu tiền mặt liên quan với kế toán tiền mặt để có thể lên được báo cáo
công nợ, theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của
khách hàng.
f) Cách lưu trữ hồ sơ kế toán thu tiền mặt tại Công ty
 Lưu trên hệ thống máy tính

Kế toán bán hàng mở sổ nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết tài khoản… lưu
trên hệ thống kế toán của Công ty khi có nghiệp vụ phát sinh.
 Lưu chứng từ, sổ sách

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế
đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1
đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp
chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu kế
toán,...có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
Kế toán thu tiền mặt in ra các sổ và các phiếu để đóng cuốn và lưu thành từng
quyển có ký tên đóng dấu mọc. Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập
có bìa đầy đủ.

18

Sổ nhật ký chung lưu theo từng tháng, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế
phát sinh.
Các sổ kế toán chi tiết lưu theo từng tháng.
Phiếu thu phải được đánh theo số thứ tự theo ngày tháng phát, phía sau phiếu
thu phải ghi số hóa đơn GTGT để dễ tìm khi cần, kẹp với các chứng từ liên quan phía
sau và được lưu vào sổ tiền mặt.
2.1.4. Kiểm tra kết quả của kế toán thu tiền mặt
 Người kiểm tra:

Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
 Định kỳ kiểm tra

Hàng tháng
Hàng năm
 Cách thức kiểm tra

- Kiểm tra sổ nhật ký chung xem về cách hạch toán của sổ nhật ký chung đã
đúng tài khoản chưa, vì nếu không đúng tài khoản thì lên bảng cân đối số phát sinh sẽ
không cân bằng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra, so sánh đối chiếu sổ nhật ký chung với sổ
cái các tài khoản để xem đã ghi chính xác chưa, có ghi xót hóa đơn hay chứng từ nào
không.
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu với chứng từ gốc. Kiểm tra nội dung ghi trên
Phiếu Thu có phù hợp với chứng từ gốc Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu Thu và Chữ ký
của người có thẩm quyền. Kiểm tra số tiền thu vào cho chính xác để nhập quỹ tiền mặt.
Cho người nhận tiền ký vào Phiếu Thu. Kế toán thu cần ký vào Phiếu Thu và giao cho
khách hàng 1 liên. Sau đó kế toán thu căn cứ vào Phiếu Thu ghi vào Sổ Quỹ (viết tay).
Cuối cùng, kế toán thu chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu cho Kế Toán trưởng.
- Đối chiếu từng sổ cái với sổ chi tiết của cùng 1 tài khoản xem đã khớp số liệu
hay chưa (Về mặt nguyên tắc thì Sổ cái của 1 tài khoản và Tổng các số chi tiết của
cùng 1 tài khoản phải bằng nhau về Số dư đầu kỳ; Số phát sinh trong kỳ và Số dư cuối

19

kỳ). Đồng thời đối chiếu số liệu sổ cái của từng tài khoản với các chứng từ kế toán
khác có liên quan.
- Thực hiện việc đối chiếu giữa sổ 111 và sổ nhật ký chung, phải khớp nhau nếu
không khớp nhau thì tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh.
2.2. Kế toán quy trình chi tiền tại Công ty
2.2.1. Yêu cầu của kế toán chi tiền mặt
Kế toán thu chi mặt cũng là một bộ phận rất quan trọng trong Công ty. Để thực
hiện đúng được nhiệm vụ của mình, kế toán chi tiền mặt phải thực hiện những yêu cầu
cơ bản sau:
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ của Nhà nước,
chế độ quản lý kho tiền, kho quỹ, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy trình, thủ tục xuất,
nhập quỹ do kho bạc nhà nước quy định.
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình thu của kho bạc
nhà nước; đảm bảo khớp đúng giữa sổ kế toán và thực tế về số tồn quỹ tiền mặt tại Kho
bạc và số dư tiền gửi của Kho bạc tại ngân hàng.
2.2.2. Trình tự tiến hành
2.2.2.1. Mô tả trình tự tiến hành
Bộ phận có nhu cầu thanh toán chi tiền lập Giấy đề nghị. Kế toán thu chi sẽ
kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và Giấy đề nghị rồi lập phiếu chi gồm 2 liên và
chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ
quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền và ký xác nhận, sau đó đưa phiếu chi cho khách hàng
ký 2 liên. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu
chi và lưu tại đây.
Căn cứ vào Phiếu Thu, Phiếu Chi đã lập trong ngày Báo Cáo quỹ tiền mặt, thủ
quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo quỹ. Nếu
có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý.
Cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ Phiếu Thu, Phiếu Chi kèm theo Báo Cáo quỹ tiên
mặt cho kế toán tiền mặt. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển

20

cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng quý sẽ lập bảng kê chi
tiết. Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ ký.
2.2.2.2. Vẽ lưu đồ quy trình chi tiền tại Công ty
Sơ đồ 2.2. Lưu đồ quy trình chi tiền tại Công ty

Ký duyệt

Đ

(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
Hằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu, chi và mở sổ quỹ tiền
mặt trên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh
phiếu thu, phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ. Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong
S
21

kế toán thu chi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng
từ và giao cho kế toán tổng hợp.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền . Hằng ngày kiểm kê số tồn
quỹ tại công ty kết hợp cùng với kế toán thu chi để quản lý dòng tiền tại công ty chặt
chẽ hơn.
Cuối mỗi tháng kế toán thu chi lại tập hợp lại các phiếu thu chi đối chiếu với thủ
quỹ. Sau cùng sẽ tạo một file chứng từ thu chi của từng tháng.
Kế toán tổng hợp khi nhận các chứng từ gốc sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán
thực hành trong phân hệ kế toán tổng hợp.Vì phần mềm thực hiện các bút toán tự động
nên các dữ liệu tự kết chuyển vào nhật ký chung, sổ cái 111 và các tài khoản đối
ứng,cuối cùng là báo cáo.
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm
Nghiệp vụ
kinh tế

Phân hệ kế toán tổng hợp

Chứng từ gốc

Nhập liệu

Truy xuất ra sổ cái TK 111

Báo cáo

Nhật ký chung

(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
2.2.3. Kết quả của kế toán chi tiền mặt
a) Chứng từ liên quan đến kế toán chi tiền mặt
-

Hóa đơn GTGT hoặc Hóa Đơn Bán Hàng

-

Bảng thanh toán tiền lương

-

Biên lai chi tiền
22

-

Phiếu chi
b) Bút toán liên quan đến kế toán chi tiền mặt
Nghiệp vụ: Phiếu chi số 262, ngày 04/11/2016, chi tiền tạm ứng tiền nhập hàng
gia dụng R.85F 44.366.700đ cho siêu thị.
Nợ TK 141:

44.366.700 VNĐ

Có TK 111:

44.366.700 VNĐ

Trình tự tiến hành nghiệp vụ phiếu chi tiền tạm ứng như sau:
Người yêu cầu tạm ứng tiền lập phiếu chi tiền rồi đưa lên kế toán chi tiền mặt
bằng phiếu đề nghị chi tiền. Kế toán chi tiếp nhận và kiểm tra, rồi lập phiếu chi giao
cho kế toán trưởng ký duyệt.
Kế toán trưởng giao cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành kiểm tra, nếu thông tin chính
xác sẽ kỹ duyệt và tiến hành chi tiền tạm ứng cho người yêu cầu ứng tiền.
Đơn vi: Công ty TNHH MTV Sài
Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Bộ phận: Kế toán

Mẫu số: 03 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Số: ..................

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Tên tôi là: Trần Đình Đức
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 44.366.700 đồng (Viết bằng chữ) Bốn mươi bốn triệu ba
Kết thúc

trăm sáu mươi sáu nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: tạm ứng tiền nhập hàng gia dụng R.85F
Thời gian thanh toán: Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Giám đốc

Kế toán trưởng

Phụ trách bộ

Người đề nghị thanh

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

phận

toán

23

(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu đề nghị tạm ứng, kế toán lập phiếu chi như sau:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài
Gòn Co.op Mart Gò Vấp

Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Bộ phận: Kế toán

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 04 tháng 11 năm

Quyển số: ...........

2017
Họ và tên người nhận tiền: Trần Đình Đức
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí
Minh
Lý do chi: tạm ứng tiền nhập hàng gia dụng R.85F
Số tiền: 44.366.700 đồng (Viết bằng chữ) Bốn mươi bốn triệu ba trăm sáu
mươi sáu nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Giám đốc

Kế toán

Thủ quỹ

Người lập

Người nhận

(Ký, họ tên, đóng

trưởng

(Ký, họ

phiếu

tiền

dấu)

(Ký, họ tên)

tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu ba trăm sáu mươi sáu
nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn./.

24

Bắt đầu

Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài Gòn

Mẫu số: S02a-DN

Co.op Mart Gò Vấp

(Ban hành theo QĐ số:

Bộ phận: Kế toán

48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 01
Ngày 04 tháng 11 năm 2016
Số

Trích yếu
A
Tạm ứng tiền nhập hàng gia
dụng R.85F
Cộng

hiệu

tài

khoản
Nợ

B
C

Số tiền

Ghi chú

1

D

141

1111

44.366.700

x

x

44.366.700

x

Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Ngày 04 tháng 11 năm 2016
Người lập

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

c) Các sổ sách kế toán liên quan đến kế toán chi tiền mặt
- Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 1)
- Sổ cái TK 111 (Phụ lục 2)
- Sổ nhật ký chung
d) Báo cáo liên quan đến kế toán chi tiền mặt


Báo cáo tài chính: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh năm 2016.
25





Báo cáo thuế TNDN
Khai thuế GTGT
Bảng cân đối số phát sinh
e) Kế toán chi tiền mặt liên quan đến các công việc kế toán khác
Kế toán chi tiền mặt liên quan đến kế toán tiền lương để phát lương cho nhân
viên hàng tháng.
Kế toán chi tiền mặt liên quan đến kế toán tiền gửi ngân hàng để căn cứ vào
Phiếu Nhập Kho, vật tư, tài sản, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bản thanh lý hợp đồng đã
có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán TGNH sẽ lập Ủy Nhiệm Chi gồm 4 liên chuyển
lên cho Tổng Giám Đốc hoặc Kế toán trưởng duyệt. Sau đó kế toán TGNH sẽ gửi Ủy
Nhiệm Chi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán,sau đó
Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho Doanh nghiệp. Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế
toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết TK 112.
Kế toán chi tiền mặt liên quan đến kế toán nguyên vật liệu để chi tiền mua
nguyên vật liệu, đầu tư nguồn hàng cho siêu thị.
f) Cách lưu trữ hồ sơ kế toán chi tiền mặt tại Công ty

 Lưu trên hệ thống máy tính

Kế toán bán hàng mở sổ nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết tài khoản… lưu
trên hệ thống kế toán của Công ty khi có nghiệp vụ phát sinh.
 Lưu chứng từ, sổ sách

Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn
cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải
được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu
trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm
không bị hỏng, mất.
Các chứng từ chi nên để riêng; phiếu chi phải đánh số thứ tự theo ngày tháng
phát sinh rồi kẹp các hóa đơn và chứng từ liên quan vào sau. Hóa đơn nếu được trả
bằng tiền mặt thì đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy
nhiệm chi. Sắp xếp theo thứ tự của số phiếu và nên xếp theo từng tháng.
26