Tải bản đầy đủ
Chương 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI GIAI ĐOẠN 2011 - 2015

Chương 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI GIAI ĐOẠN 2011 - 2015

Tải bản đầy đủ

28

giới có nhiều biến động, nhất là khu vực biển Đông; kinh tế thế giới suy giảm, quá trình
phục hồi chậm; kinh tế trong nước gặp rất nhiều khó khăn, ảnh hưởng rất lớn đến việc
phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh.
Việc thực hiện tái cơ cấu kinh tế gắn với chuyển đổi mô hình tăng trưởng bước đầu
đạt một số kết quả khá; nền kinh tế đã vượt qua khó khăn và phát triển theo đúng định
hướng. Chỉ số GRDP tăng bình quân mỗi năm 12%, cao hơn so với mức tăng bình quân
chung cả nước và một số địa phương trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam; cơ cấu
kinh tế chuyển dịch theo hướng giảm nhẹ ngành công nghiệp, xây dựng và phát triển
mạnh các ngành dịch vụ.
Bảng 2.1. Tổng sản phẩm trong tỉnh Đồng Nai theo giá hiện hành phân theo
lĩnh vực kinh tế
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm

Nông, lâm ngư

Công nghiệp,

nghiệp

xây dựng

Dịch vụ, thuế

Tổng số

2011

7.409,34

56.589,76

34.760,13

98.759,23

2012

7.984,15

66.962,03

42.503,91

117.414,09

2013

9.143,40

82.581,21

53.409,30

145.133,91

2014

10.006,00

95.645,10

62.340,90

167.992,00

Nguồn Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai
Theo bảng 2.1 cho thấy: Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo đúng định hướng công
nghiệp hóa, hiện đại hóa trên địa bàn tỉnh. Tỷ trọng ngành công nghiệp xây dựng năm
2014 là 56,93%; dịch vụ là 37,01%; giảm ngành Nông, lâm ngư nghiệp từ năm 2011 là
7,5%, đến năm 2014 xuống còn 5,96%.
Việc huy động các nguồn lực cho đầu tư phát triển, đầu tư hệ thống hạ tầng kinh tế
kỹ thuật, đặc biệt là đầu tư các công trình trọng điểm, quan trọng, đầu tư cho nông thôn,
hạ tầng đô thị đã mang lại hiệu quả đáng kể, tạo tiền đề thúc đẩy tăng trưởng, bảo đảm
an sinh xã hội.
Việc bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ về đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị lưu trữ
tuy đã được tỉnh quan tâm nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Hiện nay, Kho lưu trữ chuyên

29

dụng tỉnh đang được xây dựng, trong đó kinh phí Trung ương hỗ trợ 30%, 70% kinh phí
địa phương với tổng mức đầu tư 99,8 tỷ đồng; ngoài ra, có 9/11 huyện, thị xã, thành phố
được xây dựng Kho lưu trữ nhưng việc đầu tư máy móc, trang thiết bị chưa đủ và đúng
theo tiêu chuẩn gây khó khăn trong việc bảo quản tài liệu.
Bên cạnh đó, nhận thức của lãnh đạo các cấp về công tác lưu trữ chưa cao nên việc
chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ không triệt để dẫn đến tình
trạng tài liệu tồn đọng, tích đống quá nhiều.
Tóm lại, điều kiện tự nhiên và tình hình kinh tế, xã hội của tỉnh Đồng Nai đã có
ảnh hưởng nhất định đến việc thực hiện công tác lưu trữ của tỉnh.
2.1.2. Khái quát về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
2.1.2.1. Công tác tham mưu ban hành văn bản
Thực hiện sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước, UBND tỉnh giao Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành, triển khai
một văn bản về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:
Ngày 24/2/2011, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Chỉ thị số 05/CT-UBND về công
tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
Ngày 15/7/2011, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 45/2011/QĐUBND quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
tỉnh Đồng Nai;
Ngày 12/11/2012, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3314/QĐ-UBND
về việc phê duyệt Đề án Quy hoạch ngành Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai (từ năm
2012 đến năm 2020);
Ngày 30/1/2013, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 428/QĐ-UBND
về việc ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi
cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 04/9/2013, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 2809/QĐ-UBND
về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức ở các huyện, thị xã thành phố thuộc
diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;

30

Ngày 11/3/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND về việc
tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
Ngày 22/5/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 1455/QĐ-UBND
quy định về chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu
trữ và tài liệu lưu trữ;
Ngày 18/11/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3694/QĐ-UBND
về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 03/02/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 294/QĐ-UBND
về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 12/02/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Kế hoạch số 1280/KH-UBND
về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2015;
Ngày 06/04/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 813/QĐ-UBND
về ban hành Quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;
Ngày 01/6/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Báo cáo số 3986/BC-UBND
Tổng kết thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
Ngày 08/6/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Báo cáo số 4277/BC-UBND sơ
kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết
định về việc xác định danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử tỉnh, đây là Quyết định chỉ đạo bắt buộc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải chọn lọc nguồn tài liệu có giá trị của cơ quan, tổ chức để
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh góp phần nâng cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo,
cán bộ, công chức, viên chức ở các cơ quan, tổ chức; đồng thời thể hiện sự quan tâm chỉ
đạo của UBND tỉnh để đưa công tác này đi vào nề nếp theo quy định của pháp luật.

31

Ngoài ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ còn tham mưu Sở Nội vụ ban hành những văn
bản hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác phòng chống thiên tai, bảo vệ an toàn
toàn cho tài liệu lưu trữ, các báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác lưu trữ, .....giúp cho các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn toàn tỉnh chú trọng hơn việc thực hiện nhiệm vụ công tác
lưu trữ, xem đó là một nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch hàng năm của mỗi cơ quan.
Bên cạnh những mặt đã làm được vẫn còn một số hạn chế như chưa tham mưu đầy
đủ các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các cơ quan,
tổ chức và công tác ban hành văn bản để triển khai các quy định còn chưa kịp thời.
2.1.2.2. Công tác tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy cấp tỉnh
Tiền thân của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai là Tổ Lưu trữ có 03 biên
chế của phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai; có nhiệm
vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh
Đồng Nai.
Thực hiện Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức - Cán
bộ Chính phủ về Hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp, ngày 19/5/1998
UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 1674/1998/QĐ-UBT thành lập Trung tâm
Lưu trữ Nhà nước thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh với chức năng giúp Chánh
Văn phòng HĐND và UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ địa phương và thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử. Biên chế cán bộ của
Trung tâm được bố trí 05 người, nhiệm vụ Giám đốc do đồng chí Phó Chánh Văn phòng
HĐND và UBND tỉnh Đồng Nai kiêm nhiệm. Lúc này, đội ngũ công chức của Trung
tâm đã được đào tạo ở bậc Đại học (5/5 công chức có trình độ Đại học Lưu trữ và Đại
học khác).
Đến năm 2002, Trụ sở Khối Nhà nước tỉnh Đồng Nai được xây dựng và khánh
thành. Trung tâm Lưu trữ Nhà nước được bố trí tại tầng 7, tầng 8 trong Trụ sở Khối Nhà
nước. Kể từ đây, Trung tâm Lưu trữ Nhà nước đã phát huy được yêu cầu nhiệm vụ quản
lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ địa phương và lưu trữ lịch sử vì đã có hệ thống

32

kho bảo quản tài liệu tương đối rộng, trang thiết bị hiện đại, đảm bảo cho việc thu thập
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Ngày 10/4/2006, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3413/QĐUBND về việc đổi tên Trung tâm Lưu trữ Nhà nước tỉnh Đồng Nai thành Trung tâm Lưu
trữ tỉnh Đồng Nai, giao nhiệm vụ về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ của tỉnh. Tại Quyết định này, Trung tâm Lưu trữ có thêm nhiệm vụ mới, là đơn vị sự
nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, có tư cách pháp nhân, có
con dấu và được phép mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động theo quy định
của pháp luật, biên chế được bố trí là 10 người để đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ.
Năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương, ngày 23/4/2008 UBND tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định số 1300/QĐUBND, chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh Đồng Nai từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở
Nội vụ tỉnh Đồng Nai. Trung tâm Lưu trữ được chuyển giao nguyên trạng và chỉ thực
hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ thành lập Phòng Quản lý Văn
thư – Lưu trữ thuộc Sở để giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh trong lĩnh vực quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý
luận chính trị của đội ngũ công chức, viên chức được chuẩn hóa, đáp ứng tốt cho nhu
cầu công việc.
Đến ngày 07/4/2011, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số
948/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ trên
cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Sở
Nội vụ. Theo Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND
ngày 22/6/2011 của UBND tỉnh Đồng Nai thì Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng
giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và
trực tiếp quản lý tài liệu lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục vừa là đơn vị
hành chính, vừa là đơn vị sự nghiệp.

33

Tổ chức bộ máy cấp huyện
Phòng Nội vụ huyện có bộ phận chuyên trách giúp Trưởng phòng thực hiện chức
năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về lưu trữ của huyện.
2.1.2.3. Công tác tổ chức cán bộ
- Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ: biên chế được tỉnh phê duyệt là 21 người; tuy nhiên,
do điều kiện về cơ sở vật chất và yêu cầu thực tế của công việc tại Chi cục nên tổng số công
chức, viên chức hiện có của Chi cục là 19 người, gồm: Chi cục trưởng (do Phó Giám đốc
Sở Nội vụ kiêm nhiệm); 02 Phó Chi cục trưởng; Phòng Hành chính – Tổng hợp: 05 công
chức và 02 hợp đồng 68 (01 lái xe và 01 tạp vụ); Phòng Quản lý VTLT: 02 công chức;
Phòng Nghiệp vụ và Kho Lưu trữ: 07 viên chức. Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự hướng về chuyên môn,
nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.
- Tại các sở, ban ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, các
đơn vị ngành dọc ở cấp tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động
bằng ngân sách nhà nước: nhiều sở, ban, ngành như Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở
Xây dựng, Sở Công Thương, Sở Ngoại vụ, Sở Tài chính…đều bố trí công chức văn thư,
lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ (từ Cao đẳng quản trị Hành chính Văn phòng đến
Đại học chuyên ngành Lưu trữ); một số đơn vị bố trí nhân viên văn thư kiêm nhiệm công
tác lưu trữ. Tổng số biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ tại sở, ban, ngành thuộc
tỉnh là 16 công chức, viên chức gồm có: 05 đại học ngành khác, 04 đại học Lưu trữ Quản trị văn phòng, 03 cao đẳng Quản trị văn phòng - Lưu trữ, 03 trung cấp văn thư, lưu
trữ và 01 sơ cấp văn thư, lưu trữ.
- Tại các huyện: Hầu hết, các cơ quan, tổ chức đều bố trí nhân viên văn thư kiêm
nhiệm công tác lưu trữ, tổng số biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ cấp huyện là
21 công chức, viên chức gồm có: 07 đại học chuyên ngành khác, 04 đại học Lưu trữ Quản trị văn phòng, 07 cao đẳng Quản trị văn phòng - Lưu trữ, 01 cao đẳng chuyên
ngành khác, 01 trung cấp văn thư, lưu trữ và 01 trung cấp khác.
Biên chế về cán bộ lưu trữ còn thiếu nên nhìn chung các cơ quan, tổ chức đều bố
trí nhân viên văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ chưa đúng chuyên môn, nghiệp vụ;

34

chủ yếu là trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp ngành khác do biên chế cán bộ lưu trữ
hiện nay còn thiếu. Vì vậy, gây khó khăn trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ công
tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức và địa phương.
Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ đáp ứng nhu cầu
công việc. Trong thời gian qua, tỉnh Đồng Nai đã phối hợp với Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh mở lớp đào tạo Đại học chuyên ngành
văn thư – lưu trữ và Quản trị hành chính văn phòng với kết quả 96 học viên tốt nghiệp
năm 2012, đối tượng đều là công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh
được cử đi học với hình thức vừa học vừa làm.
Trong năm 2014, tỉnh phối hợp với Trường Đại học Nội vụ (Văn phòng đại diện
tại thành phố Hồ Chí Minh) mở lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước và nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ cho 140 lãnh đạo phụ trách, công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã
Long Khánh và thành phố Biên Hòa.
Hầu hết các cơ quan, tổ chức đã cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham dự
các lớp do Sở Nội vụ tổ chức; một số đơn vị cử cán bộ đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ
tại Trường trung cấp văn thư, lưu trữ Trung ương II tại Quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí
Minh ...
Công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ luôn được quan
tâm chỉ đạo. Nhiều lớp bồi dưỡng, tập huấn đã được mở với số lượng ngày càng đông,
các lớp tập huấn đã cung cấp cho người học nhiều kỹ năng quan trọng, cần thiết cho công
tác văn phòng nói chung và công tác lưu trữ nói riêng.
Các lớp đào tạo, bồi dưỡng không chỉ tập trung vào các đối tượng là nhân viên làm
công tác lưu trữ mà còn mở rộng tập huấn đến lãnh đạo vì lãnh đạo cơ quan là người trực
tiếp chỉ đạo các công việc lưu trữ cơ quan, do đó thông qua các lớp tập huấn đã giúp cho
lãnh đạo cơ quan nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, từ đó chỉ
đạo sát sao, thiết thực và cụ thể hơn các nhiệm vụ này.

35

Qua việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng giúp cho cán bộ lưu trữ nâng cao trình
độ chuyên môn, cập nhật những văn bản hướng dẫn mới của Trung ương, UBND tỉnh
để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ tại cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng còn hạn chế vì chủ yếu tập trung đào tạo,
bồi dưỡng về công tác quản trị văn phòng, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư
và công tác lưu trữ. Các nội dung này tập trung vào các công việc văn phòng nói chung,
nên nội dung chuyên đề về các nghiệp vụ lưu trữ vẫn còn thiếu vì thế chưa đáp ứng được
nhu cầu công việc. Ngoài ra, thời gian tổ chức các lớp tập huấn còn ngắn nên chưa thể
truyền tải hết những nội dung cần thiết trong thực tế.
2.1.2.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí
“Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc” cần phải được bảo quản an toàn,
tránh hư hỏng, mất mát.
Để thực hiện chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Theo đó, Chỉ thị đã chỉ đạo các ngành, các cấp phải bố trí xây dựng Kho Lưu trữ để bảo
quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Tiếp theo, ngày 24/9/2010,
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án hỗ trợ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng các
tỉnh, thành phố, trực thuộc Trung ương. Trên cơ sở Quyết định này, nhiều địa phương
trên cả nước đã xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh trong đó có tỉnh Đồng Nai.
Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai đang triển khai thực hiện dự án xây
Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Quyết định số 3494/QĐ-UBND ngày 31/10/2014
về việc duyệt dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai với tổng
mức kinh phí đầu tư 99,8 tỷ đồng (trong đó bao gồm Ngân sách Trung ương hỗ trợ 30%
và Ngân sách địa phương 70%).

36

Bảng 2.2. Tổng kinh phí đầu tư dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng
tỉnh Đồng Nai
Đvt: triệu đồng
Nội dung chi

STT

Vốn đầu tư

01

Chi phí xây dựng

59.416

02

Chi phí thiết bị

11.087

03

Chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng, tái định cư

14.847

04

Chi phí QLDA, tư vấn và chi phí khác

6.667

05

Chi phí dự phòng

7.823

Nguồn: Quyết định phê duyệt dự án của UBND tỉnh Đồng Nai
Quy mô đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh bao gồm 02 khối nhà chính
gắn liền với nhau (Khối văn phòng cao 5 tầng và khối Kho Lưu trữ cao 8 tầng) với tổng
diện tích sàn 7.262 m2 và các khối nhà phụ trợ khác như: Khối nhà kho kỹ thuật, nhà xe,
nhà bảo vệ, cổng hàng rào, nhà trạm bơm; máy phát điện dự phòng, bể nước ngầm, sân
bãi – đường nội bộ.
Ngoài ra, một số huyện như: Thị xã Long Khánh, huyện Vĩnh Cửu, huyện Xuân
Lộc, huyện Trảng Bom và huyện Thống Nhất ….. đã xây được Kho lưu trữ riêng biệt,
đạt yêu cầu theo quy định để phục vụ cho công tác nộp lưu vào lưu trữ huyện; huyện
Long Thành và Nhơn Trạch tuy chưa được xây kho nhưng cũng đã bố trí được diện tích
thích hợp để bảo quản tài liệu của địa phương.
Hiện tại, cán bộ lưu trữ huyện làm công việc bảo quản hồ sơ, tài liệu cấp huyện với
số lượng hồ sơ, tài liệu tương đối nhiều. Tuy nhiên, chưa được trang bị máy vi tính đầy
đủ, hầu hết tài liệu được xử lý thủ công bằng phương pháp truyền thống và chủ yếu là
lưu trữ hồ sơ giấy. Qua khảo sát, cho thấy tình hình thực tế như sau:
- Chỉ 02/11 huyện, thị xã, thành phố được trang bị máy tính; 9/11huyện, thị xã,
thành phố chưa được trang bị máy tính phục vụ công tác lưu trữ tài liệu.
- 11/11 huyện, thị xã, thành phố chưa được trang bị phầm mềm lưu trữ.
Qua quá trình đánh giá hiện trạng 11 Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố Biên
Hòa, cho thấy 11 Phòng Nội vụ cần phải trang bị mới một số máy tính, máy scan, thiết

37

bị mạng phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý điều
hành, chú trọng đào tạo công chức, viên chức các kiến thức bảo mật cơ bản, quản trị hệ
thống, hướng dẫn sử dụng phần mềm phục vụ công tác chuyên môn, bảo đảm tận dụng
tối đa các chức năng của phần mềm và tránh được những rủi ro về thất thoát thông tin
hoặc không kiểm soát được hoạt động của hệ thống.
Nhằm quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
và trang bị đồng bộ các thiết bị phục vụ cho công tác số hóa; Chi cục đang triển khai
thực hiện Dự án “Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các
huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa” theo Quyết định số 3060/QĐ-UBND
ngày 07/10/2015 của UBND tỉnh về việc duyệt đề cương và dự toán chi tiết dự án với
tổng mức kinh phí đầu tư 2,1 tỷ đồng, cụ thể như sau:
Bảng 2.3. Tổng kinh phí đầu tư Dự án Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số
hóa tài liệu lưu trữ tại các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa
Đvt: triệu đồng
Nội dung chi

STT

Vốn đầu tư

01

Chi phí thiết bị phần cứng + phần mềm

02

Chi phí quản lý dự án

34

03

Chi phí tư vấn đầu tư

93

04

Chi phí khác

10

05

Chi phí dự phòng

1.867

100

Nguồn: Quyết định phê duyệt Đề cương và dự toán chi tiết của UBND tỉnh
Dự án Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các huyện,
thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa giúp tài liệu lưu trữ tại Phòng Nội vụ các
huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa được bảo vệ, bảo quản an toàn và việc
quản lý tài liệu lưu trữ mang tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian cho Phòng Nội vụ
và các tổ chức, cá nhân liên quan trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đảm
bảo được yêu cầu về an toàn, bảo mật trong việc quản lý và lưu trữ dữ liệu. Đồng thời,
góp phần vào việc cải cách thủ tục hành chính cũng như nâng cao hiệu quả làm việc cho
công chức, viên chức của Phòng Nội vụ.

38

Đến nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ chỉ đang được thực hiện tại Chi cục và đang
tiến hành triển khai đến các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa nhưng
chưa được áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc tỉnh nên gây khó khăn trong việc
thống nhất quản lý đồng bộ công tác lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.
Như vậy, hiện đại hóa công tác lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng dữ liệu
điện tử là một định hướng quan trọng trong chủ trương, quy hoạch phát triển công tác
lưu trữ đã được UBND tỉnh xác định, không chỉ phục vụ cho quy trình cải cách hành
chính, cho sự phát triển ngành, lĩnh vực mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã
hội.
2.1.2.5. Công tác phối hợp
Công tác phối hợp thực hiện công tác lưu trữ được triển khai hàng năm, các cơ
quan, tổ chức đã tích cực tham gia với tinh thần trách nhiệm.
Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan theo dõi tình hình
thi hành pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ để phát hiện những khó khăn, vướng mắc, bất
cập trong thực tiễn thi hành pháp luật, nhằm đề ra biện pháp xử lý, khắc phục; thường
xuyên phối hợp với các huyện tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ, triển khai Luật Lưu
trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ, các văn bản của Trung ương, UBND tỉnh chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác này. Từ năm 2011 đến nay, tổ chức tập huấn cho khoảng 1.645
lãnh đạo phụ trách, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban,
ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, các phòng ban chuyên môn,
đơn vị sự nghiệp và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố.
Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, công chức
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp
theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực được phân công.
Phòng Nội vụ phối hợp với cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện,
công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo dõi tình hình thi hành pháp
luật về lưu trữ trong phạm vi quản lý ở địa phương.