Tải bản đầy đủ
2 Nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.

2 Nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.

Tải bản đầy đủ

14

sách cung ứng nguyên vật liệu. Không có một cách đúng đắn để thiết lập một chính
sách cung ứng nguyên vật liệu. Các yếu tố như quy mô của doanh nghiệp, sự sẵn có
của nhà cung cấp để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết, và các dòng tiền và tín
dụng của công ty thường sẽ ảnh hưởng đến cách tiếp cận cung ứng nguyên vật liệu.
Quy mô của công ty cũng có thể tạo sự khác biệt trong việc hình thành chính sách
cung ứng nguyên vật liệu, trong đó một công ty nhỏ có thể không có khả năng có được
lợi thế giảm giá như một công ty với khối lượng cung ứng nguyên vật liệu lớn.
1.2.2 Thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
Đa số hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của các công ty sản xuất thường được
tập trung quản lý bởi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên điều này còn tùy thuộc vào cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp có thanh lập bộ phận chuyên
trách hay không. Thông thường ở các công ty có quy mô lớn tất cả các hoạt động cung
ứng nguyên vật liệu phải thông qua phòng mua hàng, còn ở các công ty nhỏ bộ phận
sản xuất hoặc bộ phận xuất nhập khẩu sẽ phụ trách. Hoạt động cung ứng nguyên vật
liệu có thể là hoàn toàn khác nhau giữa các công ty và các ngành công nghiệp.
Theo Arjan Van Weele (2009) các chức năng liên quan đến việc cung ứng
nguyên vật liệu sẽ bao gồm các hoạt động sau:
- Phát triển hệ thống cung ứng
- Xác định thông số kỹ thuật của hàng hóa và dịch vụ
- Xác định các nhà cung cấp tiềm năng
- Liên hệ với nhà cung cấp được lựa chọn
- Đàm phán với nhà cung cấp để thiết lập một thỏa thuận về điều kiện, đặc biệt là
về giá cả
- Gởi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
- Giám sát và đánh giá nhà cung cấp
- Theo dõi đơn đặt hàng
- Gia hạn hợp đồng

15

Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu không bao gồm trách nhiệm lập kế hoạch
đối với yêu cầu nguyên liệu, lập kế hoạch vật tư, quản lý hàng tồn kho, kiểm tra và
kiểm soát chất lượng đầu vào.
Theo Peter Gilroy (2007) quy trình cung ứng nguyên vật liệu sẽ là một quá trình
liên tục nối tiếp với quản lý tài sản theo sơ đồ dưới đây.

Sơ đồ 1.1: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu của tổ chức công
(Nguồn: Peter Gilroy, 2007)
Theo sơ đồ 1.1 trên ta thấy công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu sẽ bắt
đầu từ ý tưởng đề xuất loại nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm mới, ý tưởng sẽ được
đưa vào phân tích kinh doanh: chi phí- lợi nhuận. Đồng thời với những thông tin thị
trường, nếu sản phẩm được tiếp tục phát triển, đội dự án sẽ đưa ra yêu cầu cung ứng
nguyên vật liệu.
Các bước tiếp theo của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ giống các hoạt
động cung ứng nguyên vật liệu đã được đề cập của Arjan Van Weele. Tuy nhiên, theo
Gilroy quá trình cung ứng phải bao gồm luôn việc đưa ra yêu cầu và nhận hàng đến
kho sản xuất.

16

Theo J. Gordon Murray (2007) tổng hợp quy trình cung ứng nguyên vật liệu gồm
những hoạt động cơ bản như sau:

Hình 1.4: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu
(Nguồn: J. Gordon Murray 2007))
Theo Murray, hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ bắt đầu từ hoạt động xác
định nhu cầu và kết thúc chu trình sẽ là đánh giá nhà cung cấp có đáp ứng đúng yêu
cầu hay không.
Căn cứ vào những cơ sở lý thuyết trên tác giả tiến hành phỏng vấn một số
chuyên gia mua hàng để xác định nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
cho quá trình sản xuất bao gồm những hoạt động cụ thể như thế nào. Tác giả tiến hành
lấy ý kiến của 8 chuyên gia mua hàng từ bốn công ty PepsiCo Việt Nam, Nestle,
Kimberly Clark và công ty Unilever Việt Nam, đây là bốn công ty lớn trên thị trường
hàng tiêu dùng. Đồng thời bốn công ty này có bộ phận sản xuất tại Việt Nam.
Sau khi lấy ý kiến chuyên gia, tác giả thống nhất được các hoạt động liên quan
đến việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất sẽ bao gồm các hoạt động sau:

17

Kế hoạch
và nhu
cầu cung
ứng

Thương
lượng và
đặt hàng

Tìm và
lựa chọn
nhà cung
cấp

Kiểm tra
và nhận
hàng

Đánh giá kết quả

Hình 1.5: Tóm tắt những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
1.2.2.1

Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu.
Kế hoạch là một phần quan trọng và là phần khởi đầu trong hoạt động cung

ứng. Lượng nguyên vật liệu đầu vào cần cung ứng, dựa trên nhu cầu sản xuất của bộ
phận lập kế hoạch. Nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch sản xuất sẽ thiết lập những mục tiêu tổng quát về chủng loại nguyên vật liệu,
khối lượng và thời gian cần cho sản xuất. Kế hoạch sản xuất được xây dựng căn cứ
vào nhiều yếu tố tác động như:
-

Các quyết định Marketing, kế hoạch bán hàng, đặc biệt là mặt hàng và giá cả.

-

Kết quả phân tích và tình hình bán ra về số lượng bán hàng, về chủng loại mặt
hàng.

-

Nhu cầu của thị trường

-

Nguồn cung ứng nguyên vật liệu

-

Sự biến động về tồn kho và yêu cầu dự trữ

-

Công suất của máy móc thiết bị của nhà máy.

-

Kỹ thuật công nghệ

-

Khả năng về nguồn nhân lực

-

Khả năng về tài chính

-

Năng lực cạnh tranh....

18

Từ những căn cứ trên, bộ phận kế hoạch của công ty sẽ đưa ra kế hoạch sản xuất, từ kế
hoạch sản xuất sẽ quy đổi sang kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu với những thông tin
sau:
-

Chủng loại nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất cần cung ứng.

-

Lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu cần cung ứng.

-

Tiêu chuẩn chất lượng nguyên vật liệu.

-

Tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên vật liệu.

-

Thời điểm cần nguyên vật liệu.

Việc xác định cụ thể từng loại nguyên vật liệu để giúp quá trình lựa chọn nhà cung
cấp, phương thức cung ứng nhằm đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Cần phân biệt rõ lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu cần cung
ứng. Lượng hàng hóa nguyên vật liệu cần cung ứng bao gồm lượng cần dùng để hoàn
thành nhiệm vụ sản xuất khối lượng sản phẩm theo yêu cầu thị trường và lượng cần dự
trữ cuối kỳ. Lượng hàng hóa nguyên vật liệu vật tư cần cung ứng được xác định theo
công thức sau:
Vcm = Vcd + (Vd2 – Vd1)
Trong đó:
Vcm : Lượng hàng hoá vật tư thực cung ứng vào trong toàn bộ kỳ sản xuất kinh doanh.
Vcd : Lượng hàng hóa vật tư cần dùng trong toàn bộ kỳ sản xuất kinh doanh.
Vd1 : Lượng dự trữ hàng hóa vật tư đầu kỳ.
Vd2 : Lượng dự trữ hàng hóa vật tư cuối kỳ.
Tiêu chuẩn chất lượng hàng cung ứng thì xác định theo nhu cầu sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Yêu cầu về chất lượng:
-

Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng cung ứng.

-

Chất lượng tối ưu hàng hoá là đáp ứng phù hợp nhất với nhu cầu sản xuất và
tiết kiệm chi phí.

-

Thời gian cung ứng phải đáp ứng đúng kịp thời theo hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.

19

-

Chi phí cung ứng nguyên vật liệu phải phù hợp với chính sách cung ứng nguyên
vật liệu và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Việc xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng
hàng tối ưu mà doanh nghiệp cần, từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp phù
hợp.
1.2.2.2

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng.
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp một trong những bước quan trọng trong

hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, vì các nhà cung cấp ảnh hưởng đến giá cả, chất
lượng, độ tin cậy và sự sẵn có của sản phẩm (Pearson và Ellram, 1995). Lựa chọn nhà
cung cấp thường là một quyết định được kết hợp bởi nhiều tiêu chí. Tìm kiếm và lựa
chọn đúng các nhà cung cấp có thể mang lại hiệu quả chi phí cho cả hàng hoá
(Sonmez, 2006) và dịch vụ cần cung ứng sẽ dẫn đến tăng khả năng cạnh tranh của một
công ty (Wu, 2007) (Bo van der Rheea, 2008) (Ng, 2008). Theo Ramanathan (2007)
việc lựa chọn các nhà cung cấp còn có một vai trò quan trọng liên quan đến đảm bảo
chất lượng kết quả đầu ra của tổ chức.
Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm những nguồn cung ứng, chẳng hạn qua
các trang vàng, danh mục điện thoại, các trang điện tử, qua các cuộc hội chợ triển lãm
mà các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc“không nên chỉ có
một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ và toàn diện các nhà cung cấp tiềm
năng trước khi đưa ra quyết định. Lựa chọn người cung ứng thông qua các tiêu chuẩn
như chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý.
Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi
tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn
chế ở những đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo
sự ổn định về chất lượng dịch vụ.
Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp (tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang cung ứng phục vụ cho quá trình sản xuất) thì việc
cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên kết quả đánh giá
về kết quả thực hiện của nhà cung cấp.

20

Đối với những nguyên vật liệu mới mới được đưa vào danh mục nguyên vật
liệu cần cung ứng của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung
cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp truyền thống có ưu điểm như sau:
- Thuận lợi về mặt giao tiếp trao đổi thông tin vì cả hai đều đã hiểu cách làm việc
của nhau.
- Giảm được chi phí giao dịch và các chi phí khác có liên quan đến cung ứng
nguyên vật liệu.
- Giữ vững được quan hệ làm ăn lâu dài.
Nhưng việc lựa chọn này cũng gặp phải một số khó khăn sau:
- Do hai bên đã có quan hệ lâu đời với nhau do vậy nhiều khi ỷ lại, nhà cung cấp
không tích cực cải tiến, không đầu tư công nghệ mới.
-

Nếu là nhà cung cấp độc quyền thì làm cho hoạt động sản xuất của công ty

không được an toàn, trong trường hợp có sự cố thì công ty cũng bị ảnh hưởng.
-

Do có quen biết nên công ty thường ký hợp đồng theo giá cũ. Khi giá cả trên

thị trường bị giảm công ty cũng rất khó để thay đổi.
Đối với việc lựa chọn nhà cung cấp mới: Bên cạnh những nhà cung cấp có quan
hệ làm ăn lâu dài, công ty nên chú trọng phát triển đối tượng các nhà cung cấp mới.
Những nhà cung cấp mới cũng mang lại những ưu điểm sau:
- Lợi thế về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng có thể chính xác đáp ứng
được yêu cầu.
- Doanh nghiệp được cung cấp nhiều thông tin có liên quan đến thị trường từ các
nhà cung ứng.
Thế nhưng việc sử dụng nhà cung cấp mới cung có những hạn chế nhất định như:
- Do tính chất là khách hàng mới, vì vậy công ty phải mất nhiều thời gian và chi
phí để thử sản phẩm. Tất cả các bộ phận đều phải tham gia quy trình đánh giá nguyên
vật liệu mới.
- Nhân viên cung ứng nguyên vật liệu phải dành nhiều thời gian trong việc hướng
dẫn nhà cung cấp về các điều khoản quy định của công ty.

21

- Nhà cung cấp mới chưa có hoặc không có đủ kinh nghiệm và khả năng xử lý
các tình huống khi xảy ra vấn đề.
- Khả năng cung cấp của nhà cung cấp mới không đủ đáp ứng nhu cầu của doanh
nghiệp nếu dây chuyền của họ chưa ổn định.
Để khắc phục được những nhược điểm của việc sử dụng nhà cung cấp mới trên
thì doanh nghiệp cần phải thường xuyên trao đổi, cập nhật, nắm được tình trạng hoạt
động kinh doanh, tình trạng tài chính, khả năng sản xuất giao hàng nguyên vật liệu của
nhà cung ứng, hỗ trợ nhà cung cấp trong việc đào tạo, kiểm tra, bảo quản nguyên vật
liệu, trao đổi thông tin từ các nhà cung ứng về nhu cầu thị trường, xu hướng biến đổi.
Để từ đó có kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu lâu dài.
1.2.2.3

Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thương

lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng cung ứng bán với các nhà cung cấp.
Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là:
-

Thống nhất tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm (độ dung sai sản phẩm, độ bền và
phương tiện kiểm tra).

-

Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn
như kiểm tra lại khi có biến động giá nguyên vật lệu, trị giá đồng tiền.

-

Xác định hình thức trả tiền (như trả tiền mặt với sự giảm giá, trả vào ngày cuối
tháng...).

-

Điều kiện giao hàng: CIF, FOB, DDU...

-

Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm.

-

Trách nhiệm của nhà cung cấp nếu sản phẩm không đạt yêu cầu

-

Hình phạt khi nhà cung cấp vi phạm hợp đồng.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong thương lượng, nếu chấp nhận doanh

nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đã lựa chọn và tiến hành đơn
đặt hàng. Các thỏa thuận hợp đồng xác định nghĩa vụ và vai trò của cả hai bên trong
mối quan hệ (Cannon và Perreault 1999). Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong
cung ứng nguyên vật liệu và đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên cung ứng bán. Hợp

22

đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật (pháp lệnh về hợp đồng
kinh tế, luật dân sự, luật thương mại...)
Nếu là hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu nhập khẩu phải tuân thủ quy định
của luật pháp Việt Nam về hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, công ước quốc tế về
hợp đồng xuất nhập khẩu và các quy định pháp luật của các nước có liên quan đến
cũng như thông lệ quốc tế.
Nội dung của hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu cụ thể, chi tiết càng tốt,
nhưng ít nhất phải có những điều khoản bắt buộc. Nhìn chung hợp đồng phải thể hiện
được những nội dung sau:
-

Tên, địa chỉ của các bên cung ứng bán hoặc người đại diện của các bên.

-

Tên và số lượng, quy cách, tính chất của hàng hoá.

-

Đơn giá và phương pháp định giá.

-

Phương thức và điều kiện giao nhận.

-

Điều kiện vận chuyển.

-

Phương thức và điều kiện thanh toán.
Đặt hàng là một hành động pháp lý của người cung ứng với nhà cung cấp. Đơn

đặt hàng được in thành nhiều bản, các bên liên quan đều đến việc thực hiện đều giữ để
đảm bảo việc tuân thủ giao hàng đúng như hợp đồng và đơn đặt hàng.
1.2.2.4

Tổ chức thực hiện việc nhận hàng
Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng cung ứng bán và đưa hàng hóa

vào kho hậu cần của người cung ứng, bao gồm: Giao nhận hàng và vận chuyển hàng.
Giao nhận là quá trình chuyển giao quyền sở hữu từ nguồn hàng sang doanh
nghiệp. Có thể tại nguồn hàng hoặc tại cơ sở hậu cần của người cung ứng. Tiếp nhận
hàng hóa là hệ thống một công tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng chất lượng
hàng hóa nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận
chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lí hàng hóa theo
các văn bản pháp lý quy định.
Tiếp nhận số lượng: Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác
định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giaoo nhận hàng hóa về mặt lượng.

23

Tiếp nhận chất lượng : Là kiểm tra chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định
trách nhiệm vật chất các bên tham gia giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất
lượng của hàng hóa nhập.
Nhà cung cấp thường chịu trách nhiệm việc chuyển hàng hóa khi doanh nghiệp
cung ứng nguyên vật liệu, như thế tiết kiệm được chi phí cho cả người cung ứng và
người bán. Nhưng trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp phải tự mình vận
chuyển hàng hóa trong cung ứng (do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận
chuyển hàng hóa). Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có phương án vận chuyển
hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất.
1.2.2.5

Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
Cung ứng nguyên vật liệu là hoạt động thường xuyên xảy ra trong mỗi quá trình

sản xuất kinh doanh. Hoạt động này phải được đánh giá một cách liên tục, chính xác.
Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là quá trình đo lường và đánh giá kết
quả cung ứng nguyên vật liệu và tiến hành điều chỉnh để thực hiện mục tiêu cung ứng
nguyên vật liệu. Và được tiến hành theo mô hình sau:
Xác định chỉ tiêu đo
lường

Thiết lập tiêu chuẩn
so sánh

Tiếp tục theo dõi việc
mua hàng

Đo lường kết quả
mua hàng

So sánh kết
quả với tiêu
chuẩn

Thực hiện hành động
điều chỉnh

Hình 1.6: Quy trình kiểm soát hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Các tiêu chuẩn đánh giá:

24

Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu lô hàng cung ứng về số lượng

-

chất lượng cơ cấu.
Tiêu chuẩn hoạt động: Thời gian cung ứng, tính chính xác về thời gian và địa

-

điểm giao hàng.
Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong cung ứng nguyên vật liệu

-

Qua đó xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục, và quản trị hoạt động
cung ứng nguyên vật liệu hiệu quả hơn.
1.3 Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu nguyên vật
liệu.
Trong quá trình sản xuất, để hoạt động cung ứng nguyên vật liệu nguyên vật
liệu được tốt, hoàn thành nhiệm vụ của mình thì yếu tố am hiểu về các hoạt động cung
ứng nguyên vật liệu, các loại nguyên vật liệu cần cung ứng thôi chưa đủ mà doanh
nghiệp cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động cung ứng nguyên vật
liệu. Doanh nghiệp cần phải theo sát thị trường: số lượng người cung ứng, số lượng
người bán... Bên cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnh hưởng đối với hoạt
động cung ứng nguyên vật liệu như cường độ cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện
tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt động cung ứng
nguyên vật liệu.
Giao thông –
vận tải
Chiến lược kinh
doanh

Hoạt
động mua
hàng

Đối thủ

Kinh tế

Thông tin
liên lạc

Kết quả
tiêu thụ
Nhà cung cấp

Các nguồn lực của
doanh nghiệp
Chính trị pháp luật

Hình 1.7: Các yếu tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu