Tải bản đầy đủ
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FUJIMITSU LÊ NAM VIỆT NAM

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FUJIMITSU LÊ NAM VIỆT NAM

Tải bản đầy đủ

Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương: Tại Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê
Nam Việt Nam, việc đàm phán và ký kết hợp đồng (đối với hình thức xuất khẩu)
chủ yếu là qua email và fax. Do đó nhân viên bán hàng không những cần phải nắm
vững nghiệp vụ kinh doanh ngoại thương mà còn phải luôn trao dồi năng lực, kỹ
năng đàm phán mới mong đạt được thành công. Những lưu ý khi đàm phán và ký
kết hợp đồng qua email và fax:
− Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn luôn nhớ rằng thư từ là sứ
giả của mình đến với khách hàng cho nên phải hết sức thận trọng trong khi viết,
phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn.
− Nội dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng
không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm do trình bày
không rõ ràng, không khúc chiết, hoặc do sử dụng những từ ngữ không chính
xác.
− Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số
điện thoại, số fax…
− Thư chỉ viết trên một mặt, mỗi thư chỉ nên đề cập một vấn đề kinh doanh.
− Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của
mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ. Xu hướng hiện nay
là thư cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ được dùng là thứ tiếng khách
hàng quen dùng để gây thiện cảm và thu hút được sự chú ý của khách đối với
mình.
− Tránh dùng văn phong quá quí tộc, quá cao cấp. Đối tác sẽ khó hiểu khi không
phải là người quí tộc …
− Nên kiên trì viết thư nhiều lần nếu mục đích của quá trình đàm phán chưa đạt.
Ưu tiên đeo đuổi viết thư cho các bạn hàng cũ đã có quan hệ buôn bán từ trước
đến nay.
− Đây là một yêu cầu bức thiết, việc kinh doanh xuất khẩu có được tiến hành hay
không là phải xem năng lực đàm phán của nhân viên bán hàng. Do đó, công ty
cần có chính sách đào tạo kỹ năng đàm phán, giao dịch cho nhân viên bán hàng.
Nhân viên bán hàng thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chưa có nghiệp
vụ về kế toán nên lúc lựa chọn các bút toán định khoản trong danh sách các bút toán
được quy định sẵn trong phần mềm thường lựa chọn sai, đồng thời hàng tuần kế
toán nguyên vật liệu – thành phẩm cũng phải kiểm tra lại việc định khoản của nhân
viên bán hàng này. Kiến nghị được đưa ra là phòng kế toán nên sắp xếp để một
nhân viên kế toán thực hiện hoạt động lập hoá đơn thay vì để nhân viên bán hàng
lập. Kiến nghị này chỉ mang tính chất hỗ trợ tạm thời, xét về lâu dài, công ty nên
bồi dưỡng thêm kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn kế toán cho nhân viên phòng
27

kinh doanh – xuất nhập khẩu để đảm bảo nguồn lực hiện có tại công ty được phát
huy tối đa.
Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu, kiểm tra chất lượng hàng: Sau khi kiểm tra xác
nhận thanh toán của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị hàng
hóa cho xuất khẩu.Trên thực tế nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc thương
nhân nên nghiệp vụ chuẩn bị hàng xuất khẩu cũng rất đa dạng. Các bước cần làm là:
− Rà soát các khâu, quá trình sản xuất và bố trí trang thiết bị và nhân sự.
− Ký hợp đồng thu mua nguyên vật liệu hoặc nhận vật tư.
− Tổ chức sản xuất hoặc gia công.
− Kiểm tra hàng nhập kho để chờ xuất khẩu.
Chú ý: Trong bước này nhà nhập khẩu thường yêu cầu trong hợp đồng giấy chứng
nhận xuất xứ hàng hóa(C/O),Invoice.
Kiểm tra hàng xuất: Hàng hóa xuất khẩu thường có tiêu chuẩn cao theo các tiêu chí
quốc tế nên khi hàng hóa được sản xuất hay chế biến xong cần phải có sự kiểm tra
đánh giá để có các chứng thư chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hóa.Mặt
khác giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng về lô hàng xuất khẩu thường được
quy định là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng thanh
toán. Do đó các nhà xuất khẩu sẽ phải thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa xuất
khẩu để phát hành chứng thư. Các bước cần thực hiện là:
− Ra quyết định thành lập hội đồng chứng thư: PGĐ kinh doanh, trưởng phòng
xuất nhập khẩu, trưởng phòng tài chính.
− Tổ chức tiến hành kiểm tra hàng mẫu theo các phương pháp.
− Lập biên bản đánh giá với đầy đủ chữ ký của hội đồng.
− Soạn thảo và trình ký chứng thư.
Chú ý: Trong bước chuẩn bị hàng xuất hiện giấy chứng nhận về số lượng
(certificate of quantity), chất lượng (certificate of quality).
Thuê tàu (Booking phương tiện vận chuyển): Nghiệp vụ này thường do các điều
kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa.
Nghĩa vụ thuê tàu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D
trong Incoterm 2000.
Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những
bước sau:
− Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
− Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê
dịch vụ cần thiết như vỏ công bốc xếp.

28

− Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao
hàng.
− Cung cấp thông tin bổ sung cho hãng vận chuyển chuẩn bị vận đơn.
− Đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí.
Chú ý: Trong bước này sẽ xuất hiện vận đơn đường biển B/L.
Thực hiện đóng hàng: Nhân viên giao nhận điền vào Booking Note và đưa cho đại
diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với danh mục hàng xuất khẩu. Sau
khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container đểnhân viên giao nhận
mượn và giao Packing List và Seal.Nhân viên giao nhận lấy container rỗng về địa
chỉ đóng hàng của mình - Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch
(nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng container. Sau khi đóng hàng xong,
nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Công ty Cổ Phần FUJIMITSU
Lê Nam Việt Nam điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần; Nhân viên
giao nhận vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc hải quan
cảng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là
8 tiếng trước khi tiếng hành xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt. Sau khi nhận hàng đã
được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn.
Thủ tục hải quan: Nhân viên chứng từ phải khai báo hải quan điện tử trước hoặc
trong lúc đóng hàng nếu hiệu suất sản xuất kém. Việc kê khai này hiện được thực
tiện qua phần mềm hải quan điện tử, tức là được khai và truyền dữ liệu qua mạng
internet. Thời gian khai báo phải trong giờ hành chính nhưng trước giờ cắt máng để
tránh bị rớt hàng. Căn cứ vào thông tin trên những chứng từ thương mại trên, bạn sẽ
khai hải quan nhập khẩu theo quy định hiện hành.
Đến đầu năm 2014, song song với việc truyền tờ khai trực tuyến (online), nhân viên
chứng từ vẫn cần chuẩn bị tờ khai gốc cùng bộ chứng từ giấy để tới chi cục hải
quan (chi cục quản lý cảng dỡ hàng hoặc kho CFS giữ hàng). Tất nhiên tùy theo kết
quả truyền tờ khai là Luồng xanh, Luồng vàng, hay Luồng đỏ, mà bộ chứng từ cần
nhiều hay ít. Nếu tờ khai luồng xanh: mang hàng đến cửa khẩu làm thủ tục giám sát
sau đó xuất hàng. Nếu tờ khai luồng vàng: xuất trình chứng từ đến chi cục hải quan
tiếp nhận, mang hàng đến cửa khẩu làm thủ tục giám sát rồi xuất hàng. Nếu tờ khai
luồng đỏ: mang hàng thực tế và xuất trình chứng từ đến chi cục hải quan tiếp nhận
kiểm tra, mang hàng đến cửa khẩu làm thủ tục giám sát và xuất hàng. Để hoàn
thành thủ tục hải quan cần những hồ sơ sau: Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản
dành cho người xuất khẩu. 1 bản dành cho hải quan lưu), Hợp đồng mua bán hàng
hóa: 1 bản sao, Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính, Phiếu đóng gói
(packing list): 1 bản chính, Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính

29

đối chiếu (nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu), Giấy giới thiệu của công ty xuất
khẩu: 1 bản.
Giao hàng: Nghiệp vụ vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của
nhà xuất khẩu. Đối với hàng xuất khẩu không cần lưu kho lưu bãi hãy giao trực tiếp
cho hãng tàu vận chuyển các nghiệp vụ này bao gồm: Kiểm dịch hay kiểm nghiệm
(nếu có) Thông báo ngày giữa phương tiện dự kiến đến cảng cho cảng biển, chấp
nhận thông báo sẵn sàng. Giao cho các danh mục hàng xuất khẩu phối hợp với
thuyền phó lên phương án sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Thuê đội tàu xếp dỡ của
cảng biển, lấy lệnh xếp hàng ấn định máng xếp hàng, xe và đội bốc xếp hay người
áp tải hàng. Tổ chức giao hàng lên phương tiện vận chuyển. Lấy biên lai thuyền phó
(Mate’s receipt) để đổi lấy vận đơn đồng thời lập bảng tổng kết hàng với đầy đủ xác
nhận của các bên.
Thanh lý hải quan: Muốn thực hiện thanh lý tờ khai Hải quan thì phải
đảm bảo hàng hóa/container đã được lưu tại kho bãi của cảng. Do
đó, trước khi thực hiện thanh lý tờ khai, tại phòng “Thương vụ hải
quan hàng xuất khẩu”, nhân viên công ty kiểm tra thực tế
container đã được đưa vào cảng hay chưa bằng cách nhập mã số
container tại máy kiểm tra. Khi hệ thống trả kết quả số container,
tên công ty và bãi lưu container tại cảng thì nhân viên tiến hành
thanh lý tờ khai.
Lập bộ chứng từ gửi đối tác: Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice,
packing list, CO…), hay do người nhập làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ
khai)… Do vậy, tùy vào vai trò là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị
chứng từ có khác nhau. Lưu ý bộ chứng từ xuất khẩu không hoàn toàn phải giống
với bộ hồ sơ hải qua. Về cơ bản, bộ chứng từ bắt buộc phải có những chứng từ cơ
bản như: Hợp đồng thương mại (Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và
người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin
hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…Hóa đơn thương mại
(Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người
mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa
đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng
số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…Phiếu đóng
gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô
hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung
tích thế nào…Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp
lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó

30

còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó. Tờ khai hải quan (Customs
Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để
hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia
2.2 Công tác tổ chức xuất khẩu lô hàng đầu hủ nhồi bột và thanh cua của
Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam
2.2.1 Phân tích các bên liên quan
(7)

T.S. Lines.LTD
(Ho Chi Minh City, Vietnam)

T.S. Lines.LTD
(MOJI, JAPAN)

(9)

(2)

(3)

(10)

(5)
KAWANISHI WAREHOUSE CO.LTD

(4)
(8)

(11)

(1)
FUJIMITSU LE NAM (VIET NAM) JOINT STOCK COMPANY

KOWA COMPANY, LTD.

(6)

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ các bên liên quan trong quy trình xuất khẩu đậu hủ nhồi bột
và thanh cua tại Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt
Nam )
Giải thích sơ đồ:

31

(1) Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam (FUJIMITSU Le Nam (Viet
Nam) Joint Stock Company) với KOWA COMPANY. LTD kí hợp đồng ngoại
thương với điều kiện C&F.
(2) Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam đặt booking tại đại lý hãng tàu
T.S Line (TP.HCM).
(3) Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam cầm booking lên hãng tàu .
đại lý, văn phong đi lệnh cấp công rỗng, nhận công về nhà mấy đóng hàng.
Container được vận chuyển ra bãi chờ xếp lên tàu.
(4) Tàu xếp hàng lên tàu vận chuyển từ cảng đến cảng.
(5) Tàu cấp Bill of lading cho Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam –
loại SURRENDERED.
(6) Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam mail bản copy của Bill of
lading cho KOWA COMPANY.,LTD.
(7) Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam thuê KAWANISHI
WAREHOUSE CO.,LTD làm forwarder bên Nhật.
(8) Hàng hoá cập cảng MOJI. KOWA COMPANY., LTD cầm bản copy của Bill of
lading gửi cho KAWANISHI WAREHOUSE CO.,LTD để uỷ quyền lấy hàng.
(9) KAWANISHI WAREHOUSE CO.LTD cầm bản copy của Bill of lading đến
cảng để lấy hàng hoá.
(10) Hàng hoá được giao lại cho bên KAWANISHI WAREHOUSE CO.,LTD
(11) KAWANISHI WAREHOUSE CO.,LTD vận chuyển hàng hoá về kho của
KOWA COMPANY.,LTD
2.2.2 Ký hợp đồng ngoại thương
Công việc đầu tiên của người nghiên cứu thị trường là thu thập thông tin có liên
quan đến thị trường về mặt hàng cần quan tâm. Có thể thu thập thông tin từ các
nguồn khác nhau như nguồn thông tin từ các tổ chức quốc tế như trung tâm thương
mại và phát triển của Liên hợp quốc. Hội đồng kinh tế và Châu á Thái Bình Dương.
cơ quan thống kê hay từ các thương nhân có quan hệ làm ăn buôn bán. Một loại
thông tin không thể thiếu được là thông tin thu thập từ thị trường, thông tin này gắn
với phương pháp nghiên cứu tại thị trường. Thông tin thu thập tại hiện trường chủ
yếu được thu thập được theo trực quan của nhân viên khảo sát thị trường do
Ms.Trần Thị Tuyết Duyên (Phòng xuất nhập khẩu), thông tin này cũng có thể thu
thập theo kiểu phỏng vấn theo câu hỏi. Loại thông tin này đang ở dạng thô cho nên
cần xử lý và lựa chọn thông tin cần thiết và đáng tin cậy.
Để tìm được đối tác phù hợp với năng lực sản xuất và hài lòng với mức giá mà
bên Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam bán ra thì Phòng xuất nhập

32

khẩu phải thực hiện bước gọi là chào hàng cho khách hàng tiềm năng. Chào hàng:
là đề nghị của người xuất khẩu hoặc người xuất khẩu gửi cho đối tác biểu thị muốn
mua bán một số hàng nhất định và điều kiện, giá cả thời gian, địa điểm nhất định.
Chào hàng có thể thông qua những phương pháp đơn thuần như quảng cáo. gọi điện
hoặc gửi mail chào giá đến các công ty tiềm năng. Ngoài ra dựa vào các mối quan
hệ thương mại vốn có để tìm đối tác như với KOWA COMPANY., LTD . Việc đàm
phán và ký kết hợp đồng đều diễn qua thông qua mail và fax. Khi hai bên đồng ý
với mặt hàng, mức giá và các điều kiện hai bên mua bán thống nhất với nhau về các
điều kiện đã giao dịch. Họ đồng ý với nhau và đồng ý thành lập văn bản xác nhận (2
bản). Trong hợp đồng thương mại của Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt
Nam và KOWA COMPANY., LTD có Sales contract No. BA3029 và No.
BA3088. Đại diện bên Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam là Tổng
giám đốc KOICHI KUFUDA, bên phía KOWA COMPANY., LTD là Quản lý
YAMATE KICHI. Sales contract No.BA3029: được ký ngày 27/12/2016; Điều kiện
thanh toán: C& có nghĩa là: Cost and Freight (named port of destination): tiền hàng
và cước phí (cảng đến quy định). Đặc điểm chính điều kiện này là: Người bán phải
trả cước phí vận tải chính. Địa điểm chuyển rủi ro về hàng hóa tại nơi gửi hàng (nơi
đi). Phương thức thanh toán: T/T; Thời gian giao hàng: từ tháng 12/2016 đến tháng
2/2017; Điều kiện giao hàng: Cho phép giao hàng từng phần; Cảng đi: TP.HCM,
Việt Nam; Cảng đến: MOJI, Nhật Bản. Mô tả hàng hoá: MOCHI KINCHAKU
( đậu hủ nhồi bột ); Điều kiện/khối lượng: 25g/miếng, Cách thức đóng gói: 25
miếng x 10 thùng; Số kiện hàng: 7600 kiện; Số lượng: 1.900.000 miếng; đơn giá
theo USD: 0.087; Giá theo C&F: 165.300,00 USD. MOCHI KINCHAKU loại 2
miếng; Khối lượng: 25g/miếng; Cách thức đóng gói: 2 miếng x 132 thùng; Tổng số
kiện: 4000; Số lượng: 1.056.000 miếng; Đơn giá theo USD: 0.1; Giá theo C&F:
105.600,00 USD. Hợp đồng thứ hai: Sales contract No.BA3088: được ký ngày
17/02/2017; Điều kiện thanh toán: C&F; Phương thức thanh toán: T/T; Thời gian
giao hàng: từ tháng 2/2017 đến tháng 7/2017; Điều kiện giao hàng: Giao hàng từng
phần; Cảng đi: TP.HCM, Việt Nam; Cảng đến: MOJI, Nhật Bản. Mô tả hàng hoá:
KANI FUMI KAMABOKO ( Thanh cua ); Cách thức đóng gói: 1kg x 10 thùng;
Tổng số kiện: 4000; Số lượng: 40.000kg; Đơn giá theo USD: 3.790; Giá theo C&F:
151.600,00USD
Bên cạnh còn có những loại chứng từ bắt buộc như:
Signed Commercial Invoice: Theo UCP 600 quy định. Hoá đơn thương mại
không cần phải ký. Tuy nhiên. theo hợp đồng thì Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê
Nam Việt Nam phải xuất trình Hoá đơn thương mại đã ký đóng dấu vì nhà nhập

33

khẩu cần dùng cho mục đích khác ngoài thành toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu. Ví
dụ. trường hợp cần xuất trình cho cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa. hoặc vì
mục đích lưu chứng từ của bộ phận kế toán….
Signed Packing List: Phiếu thể hiện cách thức đóng gói của hàng hóa đã được
ký tên đóng dấu bởi Giám đốc Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam.
Nghĩa là khi nhìn vào đó. bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào.
Surrendered Bill of Lading: “Vận đơn đã xuất trình tại cảng bốc hàng”. Đây là
loại vận đơn thông thường. chỉ khác là khi ký phát vận đơn. người vận chuyển hoặc
đại lý tàu đóng thêm dấu “đã xuất trình vận đơn” (surrendered) lên vận đơn và thu
hồi tất cả vận đơn gốc đồng thời thông báo cho đại lý tàu tại cảng đến biết để đại lý
trả hàng cho người nhận mà không cần xuất trình vận đơn gốc (vì không có bất cứ
vận đơn gốc nào để xuất trình nữa). Việc thông báo này thường thể hiện qua hình
thức một văn bản được truyền đi bằng telex, email, fax gọi là “Telex release - Điện
giao hàng”.
Production Date Compendium of Commodity: thể hiện ngày sản xuất và ngày
hết hạn của lô hàng theo từng đợt nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho người
mua dễ dàng quản lý, kiểm tra chất lượng hàng hoá theo lô và kịp thời thông báo
cho người bán nếu lô hàng hư hỏng do quá trình vận chuyển.
Thời gian để hoàn thành bước đàm phán và ký kết hợp đồng là khác nhau đối
với mỗi lô hàng xuất khẩu. Đối với lô hàng này, hai bên công ty mất tổng cộng 4
ngày để đi đến bước hoàn thành quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại
thương chỉ có sự tham gia của hai đại điện pháp luật của Công ty Cổ Phần
FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam và KOWA COMPANY., LTD .
2.2.3 Chuẩn bị, kiểm tra và đóng hàng hoá
Chuẩn bị hàng hoá:
Để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu. Công ty Cổ Phần
FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để
chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã kí: Thu gom tập trung làm thành lô hàng
xuất khẩu, đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ kĩ mã hiệu hàng hoá.
Việc tổ chức đóng gói. bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình
chuẩn bị hàng hoá, vì hàng hoá đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản.
Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững được yêu cầu loại
bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng qui định trong hợp đồng, đồng thời có
hiệu quả kinh tế cao.
Phòng quản lý sản xuất bao gồm chị Bùi Thị Hoàng Hà, chị Nguyễn Thị Đến
và anh Lê Văn Sang trưởng nhóm có nhiệm vụ kiểm tra tiến độ sản xuất và số

34

lượng hàng hoá theo đúng yêu cầu của hợp đồng ngoại thương, theo quy định giao
hàng từng phần. Thời gian sẽ bắt đầu từ sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết
17/2/2016 cho đến khi hàng hoá được đóng vào container và giao lên phương tiện
vận chuyển nội địa ngày 03/03/2017.
Bên cạnh đó đội ngũ công nhân có trọng trách trụ cột là sản xuất đủ và đúng
số lượng hàng hoá được phân công. Việc sản xuất hàng hoá và đóng gói sẽ được
diễn ra song song cho đến khi đủ số lượng hàng hoá theo quy định giao hàng của
hợp đồng.
Kiểm tra chất lượng hàng hoá:
Trước khi giao hàng, Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam phải
có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lượng, bao bì…vì đây là công việc
cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng được đảm bảo,
ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản
xuất cũng như tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất
trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau
khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu cơ sở hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách
hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả
thuận của hai bên. Chị Nguyễn Hồng Loan – quản lý phòng QA-QC chịu trách
nhiệm giám sát và kiểm tra thực tế hàng hoá qua báo cáo của nhân viên dưới quyền
bao gồm chị Pốc Tiểu Phối, chị Phạm Thị Như Nguyệt, chị Bùi Thị Như Ngọc –
nhóm trưởng các nhóm kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Phòng QA-QC (Quality Assurance and Quality Control) – đảm bảo chất lượng
sản phẩm có nhiệm vụ theo dõi trong suốt quá trình chế biến sản phẩm để đảm bảo
chất lượng đầu vào cũng như đầu ra của sản phẩm.
Khâu chuẩn bị, kiểm tra và đóng hàng hoá sẽ được thực hiện tại kho sản xuất
của Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam địa chỉ Ấp Mới 2, Xã Mỹ
Hạnh, Huyện Đức Hoà, Tỉnh Long An – Khu công nghiệp Đức Hoà vào ngày
02/02/2017 trước khi đóng hàng vào container.
2.2.4 Thuê phương tiện vận tải nội địa và quốc tế
Nhân viên chứng từ là chị Nguyễn Thị Yến Trinh thuộc Công ty Cổ Phần
FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam gửi thông tin lô hàng, gửi Booking request cho đại
lý hãng tàu TSLINES qua Mr.Duẫn để xác nhận lại thông tin về hàng hóa: người
gửi hàng: KAWANISHI WAREHOUSE CO., LTD; người nhận hàng:
KAWANISHI WAREHOUSE CO., LTD; trọng lượng: 4.501 ( MT ); loại
container: 1 X 40RH – lạnh; nơi đóng hàng: đóng ở kho của Công ty Cổ Phần
FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam địa chỉ Ấp Mới 2, Xã Mỹ Hạnh, Huyện Đức Hoà,

35

Tỉnh Long An – Khu công nghiệp Đức Hoà; cảng hạ container chứa hàng để thông
quan xuất khẩu: Cát Lái; cảng đến: MOJI, Nhật Bản; ngày tàu chạy: 06/03/2017.
Nhân viên của công ty là chị Trinh sẽ gửi Booking request đến hãng tàu để đặt
chỗ, anh Duẫn sẽ kiểm tra số lượng khách đặt chỗ hôm đó và gửi lại Booking
Confirmation (Lệnh cấp cont rỗng) để xác nhận đã đặt chỗ trên con tàu. Thời gian
thường kéo dài khoảng 1 ngày để trao đổi email qua lại giữa chị Trinh và anh Duẫn
tuỳ theo thời gian duyệt của hãng tàu nhanh hay chậm. Booking Confirmation thể
hiện những thông tin cần thiết sau: Số booking: 341BK7004161; tên tàu: CAPE
FORBY; cảng xếp hàng (port of loading): Hồ Chí Minh, Việt Nam; cảng dỡ hàng
( port of discharge): MOJI, JAPAN; cảng chuyển tải ( transhipment); bãi duyệt lệnh
cấp container rỗng: Cát Lái; giờ cắt máng ( closing time): 23h59p ngày 04/03/2016.
2.2.5 Đóng hàng và vận chuyển hàng ra bãi
Nhân viên giao nhận của Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam là
anh Nguyễn Phước Trung sẽ là thủ tục trước khi lấy container tại Khu thủ tục: Trình
Lệnh cấp rỗng, nộp phí, in phiếu XNB; tại cổng vào: Nhận BAT (nếu cont không
chỉ định số); Nhận BAT và hướng dẫn làm hàng (nếu cấp container chỉ định);
Tại VP hiện trường Khu rỗng/ khu lạnh (Đối với container không chỉ định số):
Nhận phiếu hướng dẫn làm hàng. Vào lúc 9h ngày 28/02/2017, nhân viên giao nhận
của Công ty Cổ Phần FUJIMITSU Lê Nam Việt Nam là anh Nguyễn Phước Trung
sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến văn phòng điều độ của hãng tàu (thường ở
cảng) – Cát Lái, để đổi lệnh lấy container. Ớ bước này phòng điều độ ở cảng Cát
Lái sẽ giao cho anh Trung bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp
container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng là anh Thắng cho phép lấy
container rỗng. Tại Bãi hàng: Tài xế xe là anh Trịnh Phước Hoà cho xe vào vị trí in
trên phiếu hướng dẫn làm hàng để lấy container được thông báo.
Tại Văn phòng hiện trường khu lạnh: Kiểm tra cont trước khi ra cổng gate out.
Nếu anh Trung phát hiện container có những dấu hiệu bị hư hỏng hoặc không đảm
bảo điều kiện để đóng hàng thì sẽ báo về cho phòng xuất nhập khẩu của công ty.
Sau khi tiếp nhận thông tin từ nhân viên hiện trường, phòng xuất nhập khẩu sẽ liên
hệ với đại lý hãng tàu để yêu cầu đổi một container khác đáp ứng yêu cầu vận
chuyển. Trong trường hợp này, container CONT #: TEMU937414; CONT.
QTY/TYPE: 1x40RH ; GR. WT. : 4.501 ( MT ); Reefer Min Temp/ Max Temp : (
-23 / -23 ) đạt tiêu chuẩn để đem về kho đóng hàng. Tại cổng ra: Nộp BAT, phiếu
XNB, nhận phiếu EIR Tại chốt Bảo vệ: Nộp lại phiếu EIR và giữ lại 1 liên. Nhân
viên giao nhận – anh Trung sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container là anh hoà
đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt,

36

đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển
về kho công ty tại Long An đóng hàng và kẹp seal no. TSB 1710222
Phiếu đăng ký làm hàng và xác nhận khối lượng – VGM cho container theo
quy định.Một quy định quan trọng đối với các nhà xuất khẩu bắt đầu có hiệu lực kể
từ ngày 01/07/2016, Tổ chức hàng hải quốc tế đã sửa đổi quy định của công ước
SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ hàng phải thực hiện việc xác định khối lượng hàng hóa
(VGM – Verified Gross Mass). Theo đó, nhân viên điều độ kho sẽ từ chối hàng
nhập kho nếu VGM không được cung cấp. VGM là tổng trọng lượng của hàng hóa
bao gồm trọng lượng hàng hóa, các vật liệu giằng buộc hàng và pallet. Chủ hàng có
thể tự cân các pallet chứa hàng hoặc các đơn vị khác (Carton, Bag, …) thông qua
các thiết bị cân tiêu chuẩn hoặc dùng phương thức tính toán, tuy nhiên phương thức
này cần phải được xác nhận và thông qua bởi một tổ chức có thẩm quyền của nhà
nước. Vì thế, để tiết kiệm và làm chủ được thời gian, Công ty Cổ Phần FUJIMITSU
Lê Nam Việt Nam tiến hành tự cân hàng hóa theo quy định tại kho riêng, với VGM
riêng của 1 container 40’ chứa hàng là 35.000 KGS vào lúc 8h ngày 03/03/2017 .
Hàng hóa không có VGM hoặc có khối lượng toàn bộ vượt quá 5% khối lượng toàn
bộ ghi trên tờ khai sẽ không được tiếp nhận vào kho. VGM lần này là 23.955 KGS
nhỏ hơn so với tờ khai nên hàng của công ty được tiếp nhận vào kho theo quy định.
Nhân viên giao nhận khai báo VGM trực tiếp trên trang Eport của Tân Cảng Sài
Gòn.
2.2.6 Thủ tục hải quan
Phòng xuất nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành bước thủ tục hải quan
cho lô hàng theo phân công như sau: chị Trinh sẽ có trách nhiệm mở tờ khai điện tử,
anh Trung ngoài việc chuẩn bị những chứng từ cần thiết cho việc khai hải quan, anh
Trung còn đảm nhiệm vị trí nhân viên giao nhận trực tiếp đến cảng hoàn thành các
bước còn lại và lấy tờ khai. Bước này được tiến hành sau khi nhân viên chứng từ
nhận được thông báo đóng xong hàng tại kho tức là ngày 02/03/2017.
Bước 1: Đăng ký khai hải quan điện tử: Vào lúc 13h00 ngày 03/03/2017,
chị Trinh bắt đầu khai báo hải quan điện tử. Khởi động phần mềm ECUS5VNACCS, vào mục HỆ THỐNG chọn phần 6. Danh sách khách hàng với đại lý.
Hiện ra cửa sổ chọn THÊM MỚI, điền thông tin doanh nghiệp: Tên công ty: CÔNG
TY CỔ PHẦN FUJIMITSU LÊ NAM VIỆT NAM; Tên giao dịch: FUJIMITSU LÊ
NAM (VIETNAM) JOINT STOCK COMPANY; Mã số thuế:1101824118; Địa chỉ
trụ sở: ấp Mới 2. Xã Mỹ Hạnh Nam. Huyện Đức Hoà. Tỉnh Long An. Việt Nam; Số
điện thoại: 0942043030. Tiếp theo Chọn GHI và ĐÓNG lại của sổ. Tiếp tục vào
phần HỆ THỐNG. chọn mục 2. CHỌN DOANH NGHIỆP KHAI BÁO. Nhấn

37