Tải bản đầy đủ
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Tải bản đầy đủ

Trường ĐHKTQD Hà Nội

12

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

+ Ngày 08/08, phiếu xuất 102 = 2.516 x 16.523 đồng/kg = 41.572.407 đ
Với các vật tư khác cách tính trị giá vốn vật tư xuất kho cũng tương tự.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng
Ninh
Do nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả sản xuất
kinh doanh nên việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều phòng ban, bộ phận cùng
tham gia. Việc quản lý nguyên vật liệu phải được thực hiện chặt chẽ từ khâu thu
mua đến khâu sử dụng nguyên vật liệu.

1.3.1. Tổ chức quản lý khâu thu mua nguyên vật liệu
Việc mua sắm vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình
sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau:
- Kế hoạch sản xuất, sửa chữa, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng của
đơn vị.
- Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục công trình
sửa chữa (căn cứ vào dự toán thiết thi công công trình)
- Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất.
- Báo cáo nghiên cứu khả thi phương án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản
tiên lượng vật liệu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
- Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây
dựng.
- Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị.
- Kế hoạch vốn.
- Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nước và tổng Công ty điện
lực Việt Nam.
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập kho do mua ngoài. Để tránh lãng
phí vốn, đồng thời phải thực hiện đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cho hoạt động
thi công công trình thì định kỳ từ ngày 5-6 đầu tháng trước Phòng Kế hoạch Kỹ
thuật phải xây dựng được kế hoạch sử dụng vật tư cho tháng sau để có căn cứ thực

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

Trường ĐHKTQD Hà Nội

13

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

hiện thu mua nguyên vật liệu. Căn cứ để xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư là định
mức hao phí vật tư cho từng hạng mục công trình, năng lực thi công (tình hình lao
động) hiện có, điều kiện thi công công trình...kế hoạch vật tư này sau khi được giám
đốc phê duyệt sẽ là cơ sở để Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tìm kiếm nhà cung cấp.
Khi có kế hoạch về vật tư, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tiến hành tìm kiếm các
nhà cung cấp. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp là đảm bảo cung ứng đúng loại vật
tư, kịp thời khi có yêu cầu cung cấp hàng của Công ty, tạo điều kiện cho Công ty trả
chậm từ 10-20 ngày, giá mua thấp...các tiêu chuẩn này được thể hiện chi tiết trong
báo giá của từng nhà cung cấp.
Khi đã có báo giá, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật trình giám đốc phê duyệt, giám
đốc sẽ lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tối đa các yêu cầu ở trên. Khi đã lựa chọn
được nhà cung cấp, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật tiến hành soạn thảo hợp đồng và thỏa
thuận với khách hàng, sau khi hai bên thống nhất các điều khoản ghi trong hợp
đồng, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật trình giám đốc ký kết hợp đồng.
Khi phát sinh yêu cầu thu mua vật tư, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật gọi điện cho
nhà cung cấp để họ chuyển hàng tới kho Công hoặc chuyển thẳng ra chân công
trình. Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến địa chỉ Công ty thì hội đồng nghiệm thu
của Công ty gồm phó giám đốc, trưởng Phòng Kế hoạch Kỹ thuật, nhân viên thu
mua và kế toán vật tư, thủ kho phải tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách vật tư,
khi vật tư đảm bảo chất lượng ghi trong hợp đồng mới được phép tiến hành nhập
kho.
Lúc này Phòng Kế hoạch Kỹ thuật sẽ lập phiếu nhập kho, chuyển cho thủ
kho, thủ kho kiểm đếm số lượng và tiến hành cho nhập kho.
Các chứng từ nhập kho sau khi được thủ kho ghi thẻ kho sẽ được chuyển lên
Phòng Kế toán cùng chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư
để phản ánh vào sổ sách kế toán.
Có thể thấy việc quản lý khâu thu mua của Công ty là rất chặt chẽ, điều này
đảm bảo cho vật tư thu mua đạt chất lượng cao, đồng thời tiết kiệm chi phí cho
Công ty.

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

Trường ĐHKTQD Hà Nội

14

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

1.3.2. Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho
Ở Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh, nguyên vật liệu được sử dụng
rất đa dạng và phong phú, do vậy Công ty thực hiện xây dựng 2 kho: 1 kho chính ở
Công ty, bao gồm các loại vật liệu nhạy cảm với giá cả của thị trường và đòi hỏi
điều kiện bảo quản phải tốt như sắt thép, xăng dầu, sơn….và một kho tại công trình
bao gồm các loại nguyên vật liệu xuất thẳng không qua kho chính mà đưa trực tiếp
vào sản xuất như cát, đá, gạch,…
Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại
vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi
số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê.
Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho.
Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc
sau:
+ Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu.
+ Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển.
+ Mỗi loại vật liệu được ở một vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu
này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm.
+ Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các
bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý.
+ Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu
hoả tại chỗ.
+ Xây dựng được nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển
định kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ...
Tại Công ty CP Hoàng Hưng Quảng Ninh công tác kiểm kê đánh giá vật tư
tồn kho được tiến hành định kỳ một năm một lần, ngoài ra sẽ kiểm kê với các công
trình đã hoàn thành thi công mà vẫn còn tồn kho trên sổ sách. Các nhân viên kế toán
cùng với các nhân viên ở Phòng Kế hoạch Kỹ thuật xuống hướng dẫn các đội các
kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Nếu trong thời điểm kiểm
kê, vật tư đã viết phiếu xuất kho trên Phòng Kế hoạch Kỹ thuật nhưng chưa dùng

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

Trường ĐHKTQD Hà Nội

15

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

hết mà công trình còn đang thi công tiếp thì Ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa
dùng hết có ứng với khối lượng công việc còn lại để theo dõi việc sử dụng vật tư
cho công trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thì thông báo
cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào công trình mà không làm thủ tục
nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê.

1.3.3. Tổ chức quản lý khâu sử dụng
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu xuất kho sử dụng cho công tác thi công
công trình, ngoài ra còn xuất kho cho công tác quản lý như xuất kho nhiên liệu, xuất
kho phụ tùng thay thế....
Để phản ánh chính xác đối tượng sử dụng, Công ty cũng tiến hành quản lý
chặt chẽ khâu xuất kho.
Khi bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư (các đội thi công, các phòng ban) phải
lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư trên đó ghi rõ chủng loại, số lượng vật tư yêu cầu lĩnh
(đối với các tổ thi công) việc lập phiếu đề nghị lĩnh vật tư phải được lập trước từ 510 ngày sử dụng để đảm bảo việc thi công công trình không bị gián đoạn. Phiếu này
bộ phận sử dụng phải chuyển sang Phòng Kế hoạch Kỹ thuật để kiểm tra, xác nhận,
khi đã đảm bảo đúng chủng loại vật tư trong kế hoạch sử dụng, Phòng Kế hoạch Kỹ
thuật tiến hành xác nhân trên phiếu yêu cầu lĩnh vật tư và chuyển cho giám đốc phê
duyệt.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu lĩnh vật tư có đầy đủ chữ ký xác nhận, Phòng Kế
hoạch Kỹ thuật lập phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận sử dụng.
Bộ phận sử dụng chuyển phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu lĩnh vật tư xuống kho
để nhận vật tư. Thủ kho kiểm tra chứng từ và xuất kho theo đúng chủng loại, số
lượng ghi trên phiếu xuất kho. Công ty nghiêm cấm tuyệt đối không cho vay mượn
vật tư ở kho. Sau khi thủ kho xuất hàng, người nhận hàng nhận đủ hàng thủ kho và
người nhận hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ phản ánh số liệu vật tư xuất
kho lên thẻ kho. Cuối ngày phiếu xuất kho được chuyển lên Phòng Kế toán ghi sổ
và lưu trữ.

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

Trường ĐHKTQD Hà Nội

16

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Bộ phận quản lý vật tư là Phòng Kế hoạch Kỹ thuật có trách nhiệm quản lý
vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc. Tiến hành nhập - xuất vật tư trong tháng.
Định kỳ, tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư cần
dùng cho sản xuất, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn
đọng... để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung
ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do
vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của Phòng Kế
hoạch, thống kê đội, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập,
phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng, hàng quý) kết hợp với cán
bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (là người luôn theo dõi
để tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu), kết hợp với Phòng Kế hoạch và thủ kho
để tiến hành hạch toán đối chiếu, ghi sổ NVL của Công ty

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

17

Trường ĐHKTQD Hà Nội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN HOÀNG HƯNG QUẢNG NINH
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hoàng Hưng
Quảng Ninh
2.1.1. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ nhập:
+ Hoá đơn bán hàng thông thường hoặc hoá đơn GTGT
+ Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm nghiệm
-Chứng từ xuất
+ Phiếu xuất kho
+ Phiếu xuất kho theo hạn mức
-Chứng từ theo dõi quản lý
+ Thẻ kho
+ Biên bản kiểm tra hàng tồn kho
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc kết hợp giữa kho và Phòng Kế
toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, loại
vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị.
Trong doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận
tham gia, song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày chủ yếu
được bộ phận kho và Phòng Kế toán trên cơ sở chúng từ kế toán về nhập xuất vật
liệu. Thủ kho và kế toán vật liệu phải phản ánh chính xác kịp thời tình hình nhập,
xuất, tồn kho vật liệu theo từng danh điểm vật liệu. Bởi vậy giữa kho và Phòng Kế
toán doanh nghiệp cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập,
xuất vật liệu một cách hợp lý công việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép
vào sổ kế toán chi tiết của sổ kế toán nhằm đảm bảo phù hợp số liệu giữa thẻ kho và

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

Trường ĐHKTQD Hà Nội

18

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

sổ kế toán, đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm chi
phí lao động, quản lý có hiệu quả vật liệu.
Phòng Kế hoạch Kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản
xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm
nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế.
Chứng từ chủ yếu của Công ty về nhập kho gồm có:
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, Phòng Kế hoạch Kỹ thuật phải
đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng
loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng
chuyến hàng. Khi hàng về, Công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm
tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và
thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm
hàng hoá. Biên bản này được lập thành 03 liên: Liên 01 được giữ tại Phòng Kế
hoạch Kỹ thuật, liên 02 được gửi cho kế toán nguyên vật liệu, liên 03 giao cho bên
bán. Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và
cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm
nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu
cầu Công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để
giải quyết.
Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm vật
tư, sản phẩm hàng hoá của Công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó
Phòng Kế toán, cụ thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập
kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận
cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết, phiếu nhập
kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập kho. Phiếu nhập kho được
lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu ở Phòng Kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Liên 2: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

19

Trường ĐHKTQD Hà Nội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Liên 3: giao cho Phòng Kế hoạch Kỹ thuật giữ.
Khi nguyên vật liệu được mua về nhập kho thì tuỳ từng loại cụ thể mà thủ
kho có thể điều tiết được sử dụng ngay vào công trình xây dựng hay phải dự trữ và
ứng với mỗi loại nguyên vật liệu như vậy chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 lại có quy
định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Nhu cầu
vật tư

Đề nghị
mua vật tư

Giám đốc
duyệt

Báo giá,
chào hàng

Biên bản
kiểm nhận

Hoá đơn
GTGT

Ký hợp
đồng

Duyệt giá
lựa chọn

Phiếu
nhập kho
Ngày 8 tháng 8 năm 2013 Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh mua
Thép theo hóa đơn số 0023645, về nhập kho. Quy trình nhập mua nguyên vật liệu
có các chứng từ như sau:

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

20

Trường ĐHKTQD Hà Nội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Biểu 2.1. Dự trù mua nguyên vật liệu
Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh
Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
DỰ TRÙ THU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
Kính gửi: -Giám đốc Công ty cổ phần Hoàng Hưng Quảng Ninh
-Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
Tờn tôi là: Nguyễn Văn An - Chức vụ cán bộ vật tư.
Nội dung dự trù: thu mua vật tư phục vụ công trình cho tháng 08 năm
2013 cụ thể như sau:
Đơn vị tính: đồng
STT
1
2
3
4
...

Danh mục vật
liệu
Thép ф 10
Thép ф12
Thép ф 18
Thép ф 22
...

Đơn vị
tính
Kg
Kg
Kg
Kg
...

Số lượng

Đơn giá

6.000
3.000
5.000
5.000
...

16.100
16.500
16.500
15.900
...

Cộng

Thành tiền
96.600.000
49.500.000
82.500.000
79.500.000
...
2.514.100.000

Ngày 25 tháng 07 năm 2013
Giám đốc

Kế toán

Phòng Kế hoạch Kỹ thuật

(Ký, đóng dấu) ( K ý, ghi rõ họ tên) (K ý, ghi rõ họ tên)

Người lậpư
(K ý, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.2. Báo giá
DOANH NGHIỆP TƯ
NHÂN QUANG THẾ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ngày 02 tháng 08 năm 2013

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

21

Trường ĐHKTQD Hà Nội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

BÁO GIÁ
VẬT LIỆU XÂY DỰNG
STT
1
2
3
4

Tên vật tư
Thép ф 10
Thép ф12
Thép ф 18
Thép ф 22

ĐVT

SL

Đơn giá

Kg
2.100
Kg
1.587
Kg
1.426
Kg
2.138
Tổng cộng

16.100
16.500
16.450
15.900

Thành tiền
33.810.000
26.185.500
23.457.700
33.994.200
117.447.400

Ghi chú: Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT
CHỦ DOANH NGHIỆP

BÁO GIÁ VẬT LIỆU XÂY DỰNG
Ngày 03 tháng 08 năm 2013

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2

22

Trường ĐHKTQD Hà Nội

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Là một công ty chuyên xây dựng và cung cấp vật liệu xây dựng, Công ty
TNHH Đầu tư và Thương mại Hồng Dương đã có uy tín trong tỉnh và các khu vực
lân cận. Công ty chúng tôi xin chân thành cám ơn Quý khách hàng đã sử dụng mặt
hàng của Chúng tôi trong thời gian qua và sau đây là báo mặt hàng vật liệu xây
dựng của công ty chúng tôi:
STT

Tên mặt hàng

ĐVT

SL

Đơn
giá

Thành tiền

1

Thép ф 10

Kg

2.100

16.029

33.660.900

2

Thép ф12

Kg

1.587

16.423

26.063.301

3

Thép ф 18

Kg

1.426

16.423

23.419.198

4

Thép ф 22

Kg

2.138

15.817

33.816.746
116.960.14
5

Tổng cộng

11.696.015
128.656.160
Bằng chữ: Một trăm hai tám triệu sáu trăm năm sáu nghìn một trăm sáu mươi
đồng chẵn./
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
(Đã ký)

Biểu 2.3. Hợp đồng kinh tế
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SV: Hoàng Thị Ngọc Huyền - Lớp: Kế toán K23-VB2